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INFORMACIÓN DEL PROGRAMA

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

En este documento usted encontrará la información acerca del programa: Legislación

Documental en el Entorno Laboral.

Lea cada uno de los contenidos para conocer más, acerca del tema de su interés.

1. PRESENTACIÓN ................................................................................................................. 2
2. POBLACIÓN A LA QUE VA DIRIGIDO ................................................................................ 3
3. COMPETENCIAS................................................................................................................. 3
4. DURACIÓN .......................................................................................................................... 4
5. METODOLOGÍA .................................................................................................................. 4
6. CONTENIDOS ..................................................................................................................... 5
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .................................................................................... 8
8. REGLAS DEL PROGRAMA ............................................................................................... 11
9. CRITERIOS DE EVALUACIÓN .......................................................................................... 12
10. REQUERIMIENTOS ............................................................................................................ 12
11. CERTIFICACIÓN ............................................................................................................ 13
CRÉDITOS................................................................................................................................ 14

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 1. PRESENTACIÓN

El derecho y la historia, surgen gracias a que nace la necesidad de regular procesos

dentro de las comunidades, para tener una buena convivencia y así estar en armonía
con la sociedad; por lo tanto, se generan normas, las cuales involucran el cuidado de
los archivos históricos que guardan no sólo la memoria de un país, sino también de las
empresas.

Hace más de 30 años en Latinoamérica se comenzó a rescatar el patrimonio

documental de las organizaciones; desde entonces, se ha creado una variedad de
disposiciones legales y reglamentarias, con el fin de velar por los archivos y así, contar
con una verdadera organización de la información.

De acuerdo a lo anterior, éste programa busca dar a conocer la Legislación

Documental que se usa para contar con una gestión eficaz de la información y
documentación en las empresas, de esta manera, incentivar la formulación de
estrategias, para implementar la normatividad en el entorno laboral en el cual se
desenvuelve y así dar respuesta a las necesidades que tiene el sector empresarial
acerca de este tema.

El SENA ofrecerá el programa de Legislación Documental en el Entorno Laboral, con

los elementos de formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales,
metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de última generación,
estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que potencia la formación de
ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores, con
formación centrada desde el hacer e incorporando los elementos cognitivos y
actitudinales para desarrollar en el aprendiz competencias técnicas, cognoscitivas y
comportamentales que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión,
innovando permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y
las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente
la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país.

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 2. POBLACIÓN A LA QUE VA DIRIGIDO

A continuación se presentará el tipo de población a la cual va dirigido este programa:

Este programa está dirigido a personas interesadas en aprender sobre la formulación

de estrategias e implementación de la normatividad en el entorno laboral en el cual se
desenvuelve y así dar respuesta a las necesidades que tiene el sector empresarial
acerca de la Legislación Documental.
3. COMPETENCIAS

Una competencia es la capacidad para hacer algo, basado en un conjunto de

conocimientos y aprendizajes. Para efectos de este programa, a continuación
encontrará la competencia que lo rige; el elemento que hace referencia sobre lo que
usted debe ser capaz de hacer en el desempeño de una función productiva, y
finalmente los resultados que le permitirán al tutor verificar su proceso.

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 4. DURACIÓN

A continuación encontrará claramente el tiempo y duración del programa:

Éste se desarrollará en cuatro semanas, lo que comprende un total de 40 horas. Es

recomendable destinar dos (2) horas diarias de trabajo, abarcando un tiempo mínimo
de diez (10) horas semanales.

Todo el programa estará certificado bajo una metodología de formación virtual de

acuerdo con las posibilidades y requerimientos específicos de los orientadores y
participantes.

5. METODOLOGÍA

La metodología está definida en un ambiente 100% virtual, por lo que usted es quien
decide su propio horario de estudio, pero tenga en cuenta lo sugerido de cumplir como
mínimo diez horas semanales. Recuerde que en este tipo de formación usted es el
actor principal en este proceso de Enseñanza- Aprendizaje, es decir, que es
fundamental el aprendizaje autónomo.

En este sentido, -la metodología-, se centra en la construcción de autonomía a fin de

garantizar la calidad del proceso, en el marco de la formación por competencias, el
aprendizaje por proyectos o el uso de técnicas didácticas activas que estimulan el
pensamiento para la resolución de problemas simulados y reales, soportadas además,
en la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, integradas en
ambientes virtuales de aprendizaje, que en todo el proceso recrean el contexto
productivo y vinculan al aprendiz con la realidad cotidiana y el desarrollo de las
competencias.

Igualmente, estimula de manera permanente la autocrítica y la reflexión del aprendiz

sobre el que hacer y los resultados de aprendizaje que logra a través de la vinculación
activa de las cuatro fuentes de información para la construcción de conocimiento:

 El instructor - Tutor
 El entorno
 Las TIC
 El trabajo colaborativo

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 Específicamente al iniciar el programa, Legislación Documental en el Entorno Laboral,
usted deberá realizar el sondeo, el foro social y la evaluación de inducción.

Posteriormente, comenzará con la lectura semana a semana de los contenidos de

estudio y el desarrollo de las guías de aprendizaje correspondientes.

Dentro de las actividades que se presentan en el proceso de formación usted

encontrará, lecturas, observación de videos, análisis de casos, elaboración de
documentos, ejercicios interactivos, foros y una sesión online. Además, el programa
cuenta para su desarrollo con material didáctico, presentaciones, archivos pdf, videos y
enlaces a sitios web.

6. CONTENIDOS

El programa Legislación Documental en el Entorno Laboral, está conformado por cuatro

contenidos temáticos, descritos a continuación:

CONTENIDO 1: CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

1. EL ESTADO Y SUS ELEMENTOS

2. CONCEPTOS DE DERECHO Y LEY

2.1. Derecho
2.2. Ley

3. CONCEPTO DE LEGISLACIÓN

4. CONCEPTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DESDE EL PUNTO DE VISTA

NORMATIVO

4.1. Información
4.2. Documentos

CONTENIDO 2: INTRODUCCIÓN A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS

1. LA CONSTITUCIÓN Y EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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 1.1. La Constitución Política de Colombia
1.2. Sistema Nacional de Archivo
1.2.1. Etapas de los Sistemas Nacionales de Archivos

2. MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS PARA COLOMBIA

2.1. Los Artículos en la Constitución Política de Colombia

2.2. Leyes
2.3. Decretos
2.4. Circulares

3. LEY 594 DEL 14 DE JULIO DEL 2000

CONTENIDO 3: NORMAS, DECRETOS, ACUERDOS, RESOLUCIONES Y NORMAS

TÉCNICAS

1. JERARQUÍA DE LAS NORMAS ARCHIVÍSTICAS

1.1. Normas Jurídicas

1.1.1. Constitución Política de Colombia
1.2. Normas Administrativas
1.3. Normas Técnicas
1.4. Normas Sociales

2. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL ACUERDO N°

042.

3. EL EJERCICIO DEL ARCHIVISTA SEGÚN LA LEY 1409 DE 2010

3.1. ¿Cuál es el fin de la Ley 1409 de 2010?

3.2. Estructura de la Ley

4. IMPORTANCIA DEL DECRETO 2609 EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

4.1. Aspectos en los que hace énfasis el Decreto 2609 – 2012

5. BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES

SEGÚN LA NORMA ISO 15489

5.1. ¿Cuál es la importancia de esta norma?

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 5.2. ¿Qué estructura tiene la Norma?
5.3. ¿Cuáles son las ventajas de la norma?
5.4. ¿Cuáles son los beneficios de la Norma?
5.5. ¿Cuáles son los procesos de la Gestión de Documentos?

CONTENIDO 4: LA LEGISLACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS EMPRESAS

1. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS?

1.1. ¿Cuáles son los objetivos de los archivos empresariales?

1.2. ¿Cuáles son las características de un archivo empresarial?

2. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

2.1. Según la frecuencia de consulta

2.2. Según lo que se desea almacenar
2.3. Según su ubicación
2.4. Según el grado de privacidad

3. ORDENACIÓN DE LOS ARCHIVOS

3.1. La ordenación cronológica

3.2. La ordenación alfabética
3.2.1. Onomástico
3.2.2. Toponímico
3.2.3. Temático
3.3. La ordenación numérica o correlativa

4. INSTALACIONES DE LOS ARCHIVOS

5. PROTECCION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS

5.1. Protección de archivos públicos

5.2. Protección de archivos privados

6. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO

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 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

En el cronograma usted encontrará la clasificación de las actividades de aprendizaje, el

resultado de aprendizaje a alcanzar, los tipos de evidencia que se deben realizar en las
semanas de estudio y los tiempos de entrega. Los anteriores son requisitos para
cumplir a cabalidad con lo establecido para el programa: Legislación Documental en el
Entorno Laboral.

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 .

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 Nota: Las columnas de tiempos de entrega las diligencia el tutor/instructor cuando se
inicia el proceso.

Las sesiones en línea deben ser acordadas entre el tutor y el aprendiz.

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 Recomendación:

Se sugiere que el sondeo, la evaluación de inducción y la participación en el foro social

se realicen durante los dos primeros días.

8. REGLAS DEL PROGRAMA

Con el ánimo de mantener una relación armoniosa, con buena comunicación entre las
partes y en el marco del respeto y las buenas costumbres, durante la realización del
programa de formación, resulta necesario seguir las siguientes indicaciones:

 Debe usar un lenguaje apropiado al hacer su participación en los foros de

discusión o al dirigirse a algún miembro del curso.

 Por normas de etiqueta es pertinente que evite el uso de mayúscula sostenida y

fuente de color rojo en la tipografía utilizada, ya que el empleo de las mismas
denota aumento en el tono de la voz e irrespeto.

 Respetar las opiniones de los demás compañeros aunque no esté de acuerdo.

 No enviar cadenas de mensajes externos a la plataforma ni a los correos de los

compañeros del curso o del tutor.

 Respetar las diferencias de credo, color, nacionalidad y la independencia de

cada persona.

 Cumplir con las tareas asignadas por el tutor en el tiempo requerido.

 Revisar su correo diariamente y los anuncios del tutor para mantenerse

actualizado en las actividades del programa de formación.

 Utilizar los foros de discusión como medio de comunicación entre aprendices y

tutor.

 Referenciar o citar los contenidos, fragmentos de textos y parafraseos

empleados en la realización de las actividades, de acuerdo a la normatividad
determinada.

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 9. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

A continuación encontrará los indicadores que señalan el nivel del logro que usted debe
alcanzar durante su proceso de aprendizaje, y que le permitirán al tutor dar un juicio
durante y al final de su proceso.

 Conoce la importancia de la legislación archivística para la gestión empresarial.

 Implementa la legislación archivística en los procesos de documentación de la

empresa.

 Clasifica la documentación empresarial de acuerdo con la normatividad y la

legislación vigente.

 Aplica los conceptos de preservación y conservación documental de la empresa,

de acuerdo con las normas vigentes.

10. REQUERIMIENTOS

Para el éxito en la elaboración de este programa de formación se necesitará:

 Tener conocimientos básicos en archivística, gestión documental y tener buenos

hábitos de lectura.

 Tener acceso directo y personal a un computador con internet.

 Disponibilidad mínimo de diez (10) horas semanales y posibilidad de acceder a

internet.

 Instalación de los componentes y plug-ins necesarios para el desarrollo del

curso. Recuerde que usted podrá encontrar y descargar los mismos desde el
área de inducción.

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  Dominio de los elementos básicos relacionados con el manejo de herramientas
informáticas y de comunicación: correo electrónico, chats, Messenger,
procesadores de texto, hojas de cálculo, software para presentaciones, internet,
navegadores y otros sistemas que son necesarios para la formación virtual.

11. CERTIFICACIÓN

Los requisitos para la exitosa finalización del programa de formación son:

El total de horas certificadas para el programa: Legislación Documental en el Entorno

Laboral es de 40 horas.

Recuerde que cada una de las actividades planteadas corresponde a los resultados
de aprendizaje y a un contenido determinado.

Depende de su desempeño y cumplimiento en las actividades para obtener cada

resultado, y así mismo aprobar la totalidad del programa de formación.

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 CRÉDITOS

Líderes de Proyecto

Carlos Fernando Cometa Hortúa

Juan Pablo Vale Echeverry

Líder de Línea
Julián Andrés Mora Gómez

Expertos Temáticos
Sandra Milena Montoya López
Eliana Del Pilar Ospina Castañeda

Asesora Pedagógica
Leidy Diana Cuéllar Serna
Gloria Yiced Pulido Cabezas

Editoras
Ana María Beltrán
Andrea del Pilar Rodríguez
Beatriz Helena Duque
Luisa Fernanda Boada Téllez

Equipo de Diseño
Lina Marcela García López
Liam Pamela Hermida
Dalys Ortegón Caicedo
Nazly María Victoria Díaz Vera
Yisell Noraya Buitrago

Equipo de Programación
Luis Fernando Amórtegui García
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrés Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho

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