HALLAZGO No.

REGISTRO INADECUADO DE CUENTAS POR COBRAR, NOTAS DE

CRÉDITO Y FACTURAS

CONDICIÓN:

Se revisó el funcionamiento del control interno sobre las cuentas por Cobrar, Notas de
Crédito y Facturas emitidas de la Empresa, del período comprendido entre el 5 de enero y
20 de junio de 2016.

Los registros indicados fueron así:

1-Nota de crédito registrada N°1510 del 3 de marzo del 2016, por B/.3,122.50 a favor de
Laboratorios del Oeste, S.A. la cual debió ser por B/.2,641.40 según muestran las
facturas 745 y 755.

2- La factura N° 1590 del 25 de febrero de 2016, por B/. 2,425.00 a favor de Juan Batista,
fue ANULADA y se volvió hacer por B/.2,969.00.

Esta facturada fue cancelada mediante los siguientes recibos:

309 B/.689.00
310 1,000.00
311 600.00
312 281.45
321 200.00
323 230.00
Total B/.3,000.45

Observamos que los pagos suman 3,000.45 y la factura se hizo por 2,969.00 lo que
muestra una diferencia de 31.45
CRITERIO:

Las Normas de Control Interno relativas a las Cuentas por Cobrar, Notas de Crédito y
Facturas indican que las mismas deben cumplir con lo establecido en el Manual de
Procedimiento de la empresa y contar con controles preventivos como la supervisión al
momento de su emisión por los supervisores encargados.

CAUSA:

Las cuentas por cobrar deben reconocerse a su valor de realización, que es el monto que
se puede recibir en efectivo o en especie por la venta o intercambio de un activo, por
ende, las cuentas por cobrar deben cuantificarse al valor pactado originalmente del
derecho exigible y según la condición determinada.

La emisión de facturas y notas de créditos según el manual de procedimiento de la

empresa debe quedar registrada y documentada de manera obligatoria por el responsable
de dicha operación, así como supervisada por la administración y departamento de
contabilidad.

Estos registros realizados de manera inadecuada se deben a la falta de supervisión y

control adecuado en el departamento de contabilidad de la empresa.

EFECTO:

La nota de crédito emitida por el monto de B/.3,122.50 mediante el número 1510 y

fechada al 31 de marzo del 2016 de acuerdo a las facturas 745 y 755 de las fechas 26 de
marzo y 23 de abril respectivamente , por las cuales la empresa Laboratorios del Oeste,
S.A. Cancela la deuda reflejan que dicha nota de crédito debió ser por el monto de
B/2,641.40 dando como resultado una diferencia de B/.481.10 a favor de la empresa.
En el caso de la factura 1590 del 25 de febrero de 2016 a favor de Juan Batista , la cual se
anula y se vuelve hacer , observamos que los pagos suman B/.3,000.45 y la factura es por
B/.2,969.00 lo que muestra una diferencia por B/.31.45.

Estas circunstancias traen como consecuencia que no haya conciliación de los registros.

Se le recomienda a la empresa:

 Realizar los ajustes pertinentes en los registros de las Cuentas por Cobrar
 Debido al error cometido en la Nota de Crédito 1510, (Laboratorios del Oeste,
S.A.) se debe hacer Nota de Débito por la por la suma de B/.481.00 e informarle al
cliente.
 Revisar la cuenta de Laboratorios del Oeste, S.A.
 Hacer un archivo de las Notas de Crédito.
 Hacer auditoría a las Cuentas por Cobrar mensual o trimestralmente.