FORMATO CUESTIONARIO PARA VALORAR CONOCIMIENTOS

F08-9309-006/01-09-09 Versión 1
Proceso: Ejecución de la Formación Profesional
Procedimiento: Desarrollo Curricular Modelo de Mejora
Continua

Taller No. 1
DATOS GENERALES
Programa de Formación: Tecnólogo Gestión Documental
Competencia: Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la
Normatividad vigente y con las necesidades institucionales.
Proyecto de la Formación Diseño e implementación de un programa de gestión
Profesional: documental de acuerdo con los requerimientos de la entidad y
la normatividad vigente
Actividad de Aprendizaje: Evaluar la verificación de los procesos de gestión documental
de acuerdo con la política institucional y los lineamientos del
sistema de gestión de calidad.

Apreciado aprendiz, utilizando la estrategia de trabajo en GAES por favor investigue

sobre los siguientes temas que se le proponen a continuación, y prepara un informe
para entregar a su instructor en la fecha prevista, tiene de apoyo la bibliografía y
cibergrafia propuesta además del material de apoyo que encuentra en la plataforma
o se le envía al correo electrónico.

Recuerde que este informe debe presentarlo con sus normas icontec para presentar
trabajos escritos. La fecha de entrega del informe es 15 de octubre/14.

Auditoria de Calidad:

1. Que son las Auditorías de calidad, que tipos existen, cuál es su

objetivo, cuales son los principios y que controles se pueden
implementar, acción correctiva y acción preventiva.

Auditorias de calidad: Proceso sistémico, independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Objetivo

 Suministrar a los participantes los conocimientos y técnicas que les

permitan adelantar procesos de auditorías internas a sistemas de gestión,
para que su gestión tenga éxito y se constituyan en actores importantes
facilitando la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de
gestión de calidad.

Principios
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 Enfoque al cliente
 Liderazgo
 Participación del personal
 Enfoque basado en procesos
 Enfoque de sistema para la gestión
 Mejora continua
 Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
 Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

Los registros deben establecerse y mantenerse para:

 dar evidencia del cumplimiento con los requisitos y de la operación efectiva

del SGC
 los registros de calidad deben permanecer legibles, rápidamente
identificables y recuperables

Debe establecerse un procedimiento documentado para:

 Su identification
 su almacenamiento, recuperación
 su protección, recuperación
 determinar el tiempo de retención
 la disposición; de los registros de calidad

Acción correctiva: Una acción correctiva es aquella que llevamos a cabo para

eliminar la causa de un problema. Las correcciones atacan los problemas, las
acciones correctivas sus causas.
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Acción Preventiva: se anticipan a la causa, y pretenden eliminarla antes de su

existencia. Evitan los problemas identificando los riesgos. Cualquier acción que
disminuya un riesgo es una acción preventiva.

2. Como se hace la revisión y evaluación de controles y seguridades

establecidos en las auditorias.

Antes de las actividades de auditoría in situ, la documentación del auditado

debería ser revisada para determinar la conformidad del sistema, según la
documentación, con los criterios de auditoría. La documentación puede incluir
documentos y registros pertinentes del sistema de gestión e informes de auditorías
previas.

Si se encuentra que la documentación es inadecuada, el líder del equipo auditor

debería informar al cliente de la auditoría, a aquellos a los que se ha asignado la
responsabilidad de gestionar el programa de auditoría y al auditado. Debería
decidirse si se continúa o suspende la auditoría hasta que los problemas de
documentación se resuelvan

3. Que es el Informe de resultados dentro de las auditorias.

Como evidencia documentada de la revisión, se incluyen acciones relacionadas

con el mejoramiento del SGC y sus procesos, mejoramiento del producto en
relación con los requisitos del cliente y necesidades de recursos

Los registros de las revisiones deben indicar claramente los temas tratados, las
conclusiones alcanzadas y cualquier acción subsiguiente. Deben también proveer
evidencia de que todos los criterios de entrada de la cláusula 5.6.2 de la Norma
han sido revisados.

Los registros de las revisiones por la dirección deben incluir entre otros:
 Quién realizó la revisión
 Cuándo se realizó la revisión
 Qué fué revisado
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 Resultado de la revisión
 Acciones
 Asignaciones
 Asignaciones de acciones
 Estado de acciones previamente asignadas
 Conclusiones

4. Qué son los indicadores de gestión, para que sirven, cuáles son los
indicadores de gestión que se utilizan en la empresa.

Son una medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una

organización frente a sus políticas, objetivos y metas, también son una expresión
cuantitativa del comportamiento de las variables o de los atributos de un servicio,
un proceso o una organización

Para que sirven

Los indicadores de gestión, sirven para que los empresarios y administradores se

encuentren consientes de los procesos que se realizan en cada uno de los
departamentos de las instituciones.
De esta forma, si en un departamento existe un retraso en la producción, es
posible realizar las gestiones correspondientes para que se acomode a los
departamentos que se encuentran al corriente.
También es un buen instrumento para proyectar cambios estructurales para
acelerar la producción o el cambio de giro del departamento.
Las gestiones se realizan por parte de ejecutivos, quienes se basan en los
parámetros que proporcionan los administradores, gerentes y funcionarios.
Los indicadores de gestión también son utilizados por los ejecutivos para decidir el
tipo de asesoramiento que recibirán los obreros, sus capacitaciones y la selección
de los trabajadores a capacitar según sus aptitudes.

5. Formule una batería de indicadores de gestión a los procesos

representativos de la gestión documental.
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PROCESO TIPO DE PROCEDIMIENTO

INDICADOR
INDICADOR DE •Cumplimiento de objetivos en el periodo de tiempo
 Planeación EFICACIA planificado.

•Tiempo llevado a cabo en producir y crear un

 Producción INDICADOR DE formato de Tablas de Retención Documental.
EFICIENCIA
•Tiempo gastado en realizar un informe de como se
encuentra el archivo de gestión.

INDICADOR DE • Tiempo invertido en la producción del documento

 Gestión y tramite CUMPLIMIENTO hasta el cumplimiento de su función administrativa
por funcionario (TRD).

•Realización de monitorias al archivo de gestión y

 Organización evaluar cuantas cajas y estantes están mal
INDICADOR DE organizados.
EVALUACION
INDICADOR DE • Las transferencias se gestionan de acuerdo al
 Transferencia GESTION cronograma establecido.

INDICADORES •Enumerar a cuantos expedientes del archivo de

 Disposición de DE CALIDAD gestión se les ha dado una mala disposición final
documentos (microfilmación).

Proceso de Verificación:

6. Concepto sobre: Verificación, planeación, meta, control, evaluación y

estandarización
 VERIFICACION: En el sentido más general, la verificación es la comprobación de
algo. Este término se utiliza especialmente en
las ciencias, ingeniería, derecho y computación.

La verificación y reproducibilidad en un experimento o investigación científica es un

paso necesario para probar una teoría. Pero, aunque resulte positiva, no nos asegura
que el resultado verificado sea correcto.
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 PLANEACION: En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la

Planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una
organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos
y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos
propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos
humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. 

 META: Una meta es el fin hacia el que se dirigen las acciones o deseos. De

manera general, se identifica con los objetivos o propósitos que una persona o una
organización se marca.

 CONTROL: La palabra control proviene del término francés contrôle y

significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede
hacer referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre
un sistema.

 EVALUACION: El término evaluación es uno de los más utilizados por los

profesionales de la educación. En buena parte de las ocasiones dicho uso está
asociado a los exámenes y las calificaciones, es decir, a la valoración de los
productos del aprendizaje.

 ESTANDARIZACION: La estandarización puede enfocarse en todas las

características del producto o enfocarse en un aspecto de este o del mercadeo.
Esta opción tiene su principal beneficio en la reducción de costos. En efecto,
intentar producir una amplia diversidad de bienes o uno con muchas variantes,
puede significar un aumento de costos en la medida en que algunos
procedimientos para llegar a este fin serán más costosos sin que por ello sean
más beneficiosos que otros: en el caso de estandarizar se elige el que ofrezca la
mejor relación costo beneficio.

7. Características de un proceso de verificación, instrumentos utilizados

El proceso de verificación tiene como características ser un proceso transparente,

confiable, independiente, integro, autónomo el cual sigue unos parámetros para
determinar que los requisitos sean cumplidos, además este proceso se caracteriza
por ser investigativo y de gran importancia en la toma de decisiones de una
organización. Este proceso se puede medir por medio de los siguientes
instrumentos:

 Listas de chequeo
 Listas de verificación
 Entrevistas
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 Cuestionarios entre otros.

8. Como se elaboran los instrumentos de verificación

 Paso 1
Investigar la efectividad de los procesos (más que conformidad a
procedimientos)

 ¿Cuál es el propósito de este proceso?

 ¿Cómo interactúa este proceso con otros procesos?
 ¿Cuáles son las etapas relevantes a ser desarrolladas?
 ¿Cuáles son los resultados del proceso
 ¿Cómo se está midiendo o monitoreando el proceso

 ¿Existe algún objetivo por mejorar

 Paso 2
Investigar la conformidad del sistema de calidad con los requerimientos
de la norma, Calificar:
 Los requerimientos específicos de la norma para los procesos en revisión
 Requerimientos genéricos de la norma que aplican a todos los procesos

 Paso 3
Requerimientos adicionales de otras fuentes requeridas:
 Documentación específica de una función / actividad
 Documentación estatutaria / reglamentaria vigente
 Requerimientos específicos del cliente

No se recomienda utilizar listas de verificación estándar dados los cambios

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9. Instrumentos de Evaluación: tipos; criterios para su elección y

procedimiento para su elaboración.

Tipos Objetivo
Revisión de registro verificación de los antecedentes del
auditor
Retroalimentación positiva y Proveer información sobre la forma
negativa en que es percibido al auditor
Entrevista Evaluar los atributos personales y las
habilidades de comunicación, para
verificar información, probar el
conocimiento y adquirir información
adicional.
Observación Evaluar los atributos personales y la
capacidad de aplicar los
conocimientos y habilidades.
Examen Evaluar los atributos personales,
conocimiento y habilidades, y su
aplicación
Revisión post-auditoria Proveer información donde la
observación directa no fue posible o
apropiada
Criterios para su elección

 Cuantitativo (años de experiencia, auditorías realizadas, horas de auditoría,

entrenamiento)

 Cualitativo (demostrado con atributos personales, conocimientos, desempeño

de habilidades en el entrenamiento o en el sitio de trabajo)

Procedimiento para su elaboración

Son cuatro pasos:

Paso 1: Identificación de las cualidades y atributos personales y los

conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de
auditoría
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Considerar:

 Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada

 Objetivos y amplitud del programa de auditoría
 Requisitos de certificación
 Función del proceso a auditar
 Nivel de confianza requerido y complejidad del SGC o SGA

Paso 2: Establecer los criterios de evaluación.

Los criterios pueden ser:

 Cuantitativos
 Años de educación y experiencia, auditorías realizadas
 Cualitativos
 Atributos personales, conocimientos o habilidades demostradas, en la
formación o lugar de trabajo

Paso 3: Seleccionar el método de evaluación adecuado

Un panel o persona se puede guiar en la tabla 2:

Considerar:

 Los métodos señalados pueden no ser aplicables en todas las situaciones

 Los diversos métodos pueden diferir en su fiabilidad
 Se sugiere una combinación de métodos para asegurar un resultado
objetivo, coherente, imparcial y fiable

Paso 4: Realizar la evaluación.

 La información recopilada de la persona se compara frente a los criterios

establecidos en el paso 2.

 Cuando la persona no cumpla, se requerirá solventar la brecha y realizar

una nueva evaluación
 La tabla 3 muestra un ejemplo de cómo se pueden aplicar y documentar los
pasos del proceso de evaluación para un programa de auditoría interna
 Identificar los atributos personales, así como las habilidades y
conocimientos para cumplir con las necesidades del programa de auditoría
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