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  • Guia Planes de Contigencia en Archivos

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    (either rN GaN Ce ey Elaboracion de Planes de Contingencia en Archivos Carlos Alberto Zapata Cardenas ARCHIVO GENERAL DELANACION COLOMBIA Guia para la Elaboracién de Planes de Contingencia en Archivos Carlos Alberto Zapata Cérenas ARCHIVO GENERAL DEA NACION DE COLOMBIA levis pblicw ads al Minster de Clara Consejo Disetisa Miniter de Celera Mins arian Gare Cb Vicemimsta Maria Clas Lier Soran Presta del Conejo Presence la Repos Mara Catia Hays Tay ‘Vceminsra de Teealogis de a aformacin yd as Comunicaciones Represent do Presiden epresentante de os Arco dl Pas Jon La Narn Fore ‘rohive Hiro de Ansoguin Academia Colonia de Histor ‘dela Souris Ne Deter del Prete Cobleneias Marta Cova Angel Salazar Delegada del Se Dest Archive General dela Nach Caron Aero Zapata Cienas Director Gene ‘Comité Eaitoria (Cals Aer Zapata Ciena ‘Cada one Factor Lago Mauricio Tovar Gonzi ‘ilar Signez Carls Rojas Niter Mara Fin Ze bret Coordinator ydiagramactian aria Elsi aa Carers [Natacha Exava Ver Sanden Marsa Cds Cars ouograta Caréala Dam Imac Cost Ampresin prema Nacional de Coli ISBN OTS 958 83 Carers 6 No 91 elton: 528 2888 Fax: 3372019 Email contactor archivogenerlgo¥c0 gina wet: wor achive go op. DC. Coleriis ull {Impress en Colombia {Us publicacones de Archivo Gnade ts Nai de Colonia extn [eels por lo spn cla Ley 23 DE 1S2. Pein repre xaos sih atin previ inca a fens {Las opiniones express izadan el bra som responsabiidad cxchniva de ut) autres. Sobre el Autor Carlos Alberto Zapata Cardenas Director General del Archivo General de la Nasi, ttulado en Bibliotecologia y Archivistica se desempeiié como jefe del Archivo General del Banco de la Repablica, Director Técnico de |i Biblioteca Luis Angel Arango, Asesor de la Subgerencia Cultural del Banco de la Replica y del Departameato de Gestion Documeatal del mismo, Coordinador de la Especializacion en Archivistca de Ja Universidad Javeriana, profesor de la eftedra en pregrado y posgrado de Ia ultad de Comunicacién y Lenguaje. En la Universidad de La Salle, fue Coordinador de ka Especializacin en Sistemas de Informacién y Gerencia de Documentos, Docente en diferentes universidades Candidato a doctor en Investigacién en Biblioteconomia y Documentacisa, en a Universidad ‘de Salamanca: cuenta con una especializacion en Geslién Gerencial de la Universidad Central dde Colombia; con un Mister en Documentacign Digital, de la Universidad Pompeu Fabra de Espaia y Magister en Docencia, de la Universidad de La Sale Ha participado en trabajos de investigacion entre los que se destacan “Sitvacion actual de la sestién de documentos clecténicos de la Administracién Publica Central”, AGN, 2003; “Archi nizades: fuente de corrupcién administrativa, AGN, 2006, y" “La preservacidin de documents vitales: aproximacién a la siuacion actual en el Distrito Capital Ha partcipado como lider de proyectos bibliots «2, ¥ como Gerente de los proyectos “Gestin de Informacisn electrénica del Banco de la Repi= blica” y Reeuperacisn del archivo hisiévico” en la misma emtdad, ariosy teenol6gicos en el Banco de la Rep Desde hace algtn tiempo trabaja en el tema de las teenologfas de la informacign y la preserv de documentos electnicos, evidenciando que debe haber una relacin estreca entre Ia re ppracisn del patrimonio archivisticoy Ia modemizacign de los archivos a través del desarrollo y fortalecimiento de las politicasarchivisticas del pats Contenido Sobre el Autor Introduceidn vacion de ka Memoria Histriea 2. Pha s de continuidad del negocio 3. Planos de contingencia en archivos 3.1. Fases para el diseio de un Plan de contingencia 3.1.1. Analisis del negocio 3.1.2. Andlisis y valoracién de resgos 3.1.3 Analisis de los procesos y documentos 3.2. Requerimientos y medidas de proteccion 3.3. Diseio y elaboracidn del Plan de contingencia en archivos 3.3.1. Qué debe contener un Plan de contin, 4. Consideraciones Finales Bibliogr Recursos Electrinicos 15 7 18 2 cf 35 7 8 “Los documentos tienen los mimes ‘enemigos que el hombre: el fuego, el axua, los insectos. el tempo ¥ su propio contenido Paul Valery ol lL Introduccién La informaciéin es, hoy por hoy, uno de Tos ativos esrtégicos mas importantes en cualguir organizacica. La vida administatva y.en general el desstollo de ls negocios, roquieren de informacién relevant y pertinent para garantizar el éxito empresarial. Cada dia son m cmpresas qu invierten cuaniosos recursos fnaneinos pra ssepurar la Uisponibilidad innedise ta de I informacién necesara para a toma de decisiones la gestn de su asuntoscoviianos, Aungue la protec de la informaci se ha venido ealizandowraiionalmente bre ls d= cumentos fsios.el concept de protecidn se ha ampli utimamente 2 tx tp de informs Gn, independiente desu soporte, particularmente a los medios magneticos¥ fos documentos cleetinieos. Hoy en di, la mayerta de as empresas deben contr con planes de ontingenc ‘en eas de que se presentensitaciones que tent conta It eon del negocio, ielayen ‘do polities para el manejo de documentos considrados esenciles para la contnida de as funcionesorganiacicnals, Desde una perspectiva ética, la preservacién de Ia informacién es un imperative pura las ors nizaciones. dado que en sus archivos se encuentra informacién vital que de no exisir podria generar no solo problemas legales yfinancienos sino que podria comprometer su contin Adicionalmente, la adecua én de los documentos coudyuva a reducie eventales Fiesgos de corrupciin y al or transparencia de la gests siminisiativa, tango la contianza de sus clientes y del pico en genera. En esta Guta, se incluyen los lineamientos generales para que los archivistas los incorporen {en su catorne labora actuando conforme a principios morales y éticos, con capacidad para resolver problemas propics de su quehacer profesional. interpretando el acceso a a informacion ‘como tn derecho ciudadano y velando porque la dacumentacicn puesta bajo su cuidado se con I; 1. Preservacién de la Memoria de la Humanidad ridad y proteccin de la informacién, aunque con diferentes matices y perspectiva. ha sido por sigles una preocupacién constante de la humanidad, A su vez, la vulnerablidad de los iferentes medios de registro junto con el valor que ha tenido la informacién alo Targo de la his- toria de las civiizaciones, ha hecho que la protecen del conoeimiento registrado fundamental en la peeservacidn de nuestra memoria colectiv. 1 desarrollo de Jos medios de registro, en diferentes materiales y soports, uilizados por el hhombye ha estado asociado, por un lado, a la facilidad que dichos medios ofrecen para registrar informacién, asf como ala portabilidad o transportabilidd de los mismos. Pero ind Jo fundamental ha sido Ia posibilidad que han evideneiado para preservara lo largo del tiempo,el fe registrado en ellos, Esta preacupaci ha estado a su Vez aaa ala necesial de deco 0, permitiendo su lect, eprosiucccn 6 consulta posterior. Los primeros materiales uilizados para registrar informacién, como la picdra, la madera y el hueso, ‘demostraron ser inadecuados para reservar el mensaje, nto por el proceso mismo de resist, incluyendo los insumnos para Ia creacion del mensaje (tas wotros mesos o mecanismes USAdOS para alterar la materia escripidrea), come por las condiciones a ls eualesestaban expuestos una ‘er habja sido registra la informacién. En la antigficdad, aunque hoy tambign suele sueeder Ia conquista de una eivilizacién por otra sdominante. ha inclvido, en no pocos casos, Ia destruccién de cualqu verbal) de la cultura sometida, pars aanzar Ta dominacién. En otros, se ha producido el saqueo {¥ Ia apropiacin de dichos testimonios por parte del conquistador, os cuales han sido tomados ‘como trofeos de guerra y trasladads a las ciudads de origen de los pueblos vencedores. Con el paso de los siglos, estas précticas siguen manteniendo vigencia, bien sea por razones militares politicas, econdmicas, religiosas o cultural. [gualmente, el mismo proceso de desarrollo de Ia , es + Controlario: supone la realizacin de una serie de aciones y tareas de seguimiento so- tne los resgos identificados, con el fin de contar con informacién necesaria para tomar decisiones oportunas y eectivas. ‘+ Mitigario: mediante 1 aplicacién de aceiones previamenteanalizadas, se toman las ‘medidas apropiadas pars redvecir la pido el efecto eausado. + Transferito: en algunos casos, por razones de costos 0 administrativa, se puede tras- Jadar el riesgo a un tercero, ho cusl se da una Ver se han analiza los niveles de proba bilidad, Ia capacidad para enfremtarlo y los recursos disponibles. * Finalizarlo: Se denomina prevencién de péndida y se da cuando los factores, agentes, fuentes y eausas de riesgo han sido conrolados de manera esrieta, Sin embargo, nin ‘in riesgo se puede evitar con una seguridad del ciento por cient pues siempre persste Jo que se canoce con el nombre del riesgo resid Pigura 2 Medics frente aun riesgo ee: Gre opis pai mio dl Comes Colombians de Sepia al lL La administracin de riesgo es uno de los ees centales de un plan de contingencia, pues te se diseia a partir de la identficacign, anlisis y valoracién de ls riesgos, Enel caso de Ios archivos, éstos se enfrentan a riesgo de diferente tipo y naturaleza cuyos ee: tos pueden variar dependiendo de factores externos¢iniemios propios de un pas, una resin una ciudad © una organizacicn. Por lo anterior, resulta necesario estahlecer el contexto sobre el cual ‘un determinado riesgo (figura 3), el eval abarca desde las condiciones polit toro, la cultura el medio ambiente, la geografia, hasta los recursos (econ estructura, leenol6gicos, humans, et.) ger 3 Pass pr orto ot Risa Perrone) ‘Antes Co Peer = a TT Fee Ge propio ai el modo del Cnn Colombians de Sep Is — | ‘De esta forma, en el andisis del contexto se pueden determinar algunos de los elementos que of al inan un riesgo, como pueden ser el ambien politico imperante,un marco normativo restrictive, la carencia de tecnologias apropiadas, la ubicaciGn fsica (o geogrétic) del archivo, la falta de personal ealificado o idéneo, la ubicackin administrativa del archivo. etc De ahi que sea necesario responder una serie de preguntas a pani de la cuales se labo diagramas de sentido del riesgo documenta enre as cuales se pueden mencionar: {Qué puede ocurti? {Por qué puede ocurrir? {Cémo puede ocurte? {May forma de controlar et iesgo? {Cuiles pueden ser las consscuencias? {Cuil es el nivel de riesgo (exposicia)? {@uales pueden ser las medidas? {Hay recursos para implementar las medidas necesarias? {Las medidas son realistas de acuerdo eo nuestras condi ‘Una vez se ha dado respuesta los anteriores interrogantes es necesario elaborar un mie de riesgo que permitaidentificar tants los procesos critics que afectan el cumpliz ¥y objetivos de la organizacion y del archivo, ode las metas ome la valoraciin y aniisis de los riesgos. Esta ‘es una etapa previa para adoptar las medidas mais adccuadas de acuerdo con la naturaleza de las posibles sinmaciones idemiicadas en el ndlisis de comexto, A partir de ia identifieacsn y valoracién de los riesgos, las diteetivas del archivo pueden delinear um plan de accn que contenga las estrategias y tareas que deberdn levarse a cabo de manera rutinaria y sistemaétiea eon el fin de controlar efectivamente los diferentes ries gos que pueden afectar los documentos de archivo y el desarrollo de las funciones de la entidad y asf evitar © reducir su ocurrencia 0 diminvir su npacto laura 4 Principle egos para um archive ace: Goo opin «ut el ede del Cos Clon de Sept La recoleceidn de informacién es un factor elave para atender adecuadamente un i cs preciso utilizar instrumentos que permitan identifica, registrar y posteiormente anilizar los que pueden afecta la seguridad de los documentos y de su informacicn, de acuerdo con siguiente procedimiente Por ello 1. Identiique y analice los posibles abjetos sobre los cuales se pueden presentar los riesgos, Estos ped. + Las instalaciones de Ia empresa, + Las instalaciones del archivo | Ee + La integridad de fos docu + Los procesos dl archivo: recepeisn, distribucién timite, conservacién, transferencia, et. + La idoneidad ce! personal responsable de los documentos Posterionm identifique los factores que pueden ser fuente rieszos, como: + Naturaleza de la entidad * Ubicacidn geogrdtica + Emorno extero: goograta,ciudadanta, censo de vecinos + Entorno politico y social + Valor (sensibilidad) de la informacign “Medios de registro de la informacién Cultura (corporativa y ciudadana) De igual forma, es necesario investigar y registrar! historal de ineidente’ (Tabla # 1) que hayan afectado en el pasado tanto a la empresa como al archivo, informacién que sirve para calcula fa probablidad de riesgo frente a siniestros ocurridos previamente. “Tabla No.1. ste de oust de probbildad de ocurrencia ivo. En 2. Una vez identiticado el objeto, se debe realizar un ani del incidemte, de acuerdo con informacion, previamente recolectada por el ae dos dependerin del tipo de onganizacién, de los factores in ‘extern asf como de la naturaleza de ka informacién que se conserva en los archivos inndependientemente de su medio de repistr, Tabla No.2. Moi de xpi al Rien Un ejemplo para diligenciar esta matriz se puede dar en los archivos de Ia Polit, los cuales por st_naturaleza contienen informacién sensible para el gobierno, la sociedad dad ciudadana. La exposieiin aun riesgo de pérdida total de la informacién uode ‘or en regiones donde el orden pablo esti en permanente alteracida que ‘en aquellas donde hay tranguilidad social. Si adem, se trata de una zona de orden vd Is estadisticas demuestran varios inentos de tomas violentas de las lad son alas, lo cual hace que evista Piiblico alte instalaciones de polica, la exposicién y la probabil ala ver una alta probabilidad de pérdida de los archives. In Taba No.2. Varco Genera el Ri por Obje0 Esnecesaro realizar este ejrcicio para cada uno de los objetos que han sido itentitiea- ‘dos en el andlisis,con el fn de cubre todos los riesgos alos que estéexpuesto el archivo, independiente de su nivel Un ejercicio similar se debe realizar sobre los componentes del objeto, de forma que Se ‘pueda conocer el riesgo inherente a cada uno, de acuerdo con la caificacn inci dada al objeto CTabla # 2). Siguiendo con el caso hipotético del archivo de la Policia tomado ‘como ejemplo, al descomponer en sts elementos el “objeto inlalaciones del archivo ‘se enumeran algunos factores que pueden afecar la seguridad de los documentos: + Inadecuadas carvotristieasanyuitectinicas + Inadecuado almacenamiento de documentos + Sustraccién de documentos de valor Incorreeta. manipulacién de os documentos Ausencia de medidas de protec En a siguiente tabla se muestran os resultados de un andliss al componente “Sus traccion de documentos de valor”. El resultado para el ejemplo hipotético que estamos

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