KAIZEN Y LA NUEVA NORMALIDAD POST-PANDEMIA

¨El Instituto Kaizen (Kaizen Institute Western Europe) hace poco dio a difusión el informe “COVID-19 Evolu-
ción de la Pandemia, Barómetro Económico y Estrategia Kaizen” que insta a las empresas a prepararse
para la post-pandemia. ¨

¨ La combinación de una alta tasa de mortalidad en los grupos de riesgo y la sobrecarga

del sistema de atención de la salud, puede causar aún un mayor número de fallecimientos
debido a la falta de capacidad en el pico de la pandemia. A ello se suma la paralización
casi total de la economía nacional debido al estado de alarma y la política de confinamien-
to, destinados a aislar y disminuir el contagio. ¨

Todos estos comentarios, informes y propuestas se pueden leer y escuchar por estos días en diversos me-
dios locales y externos. Pero podemos preguntarnos:

¿Qué es Kaizen y cómo nos podría ayudar a sobrelle-

var esta crisis que estamos atravesando?

Trataremos de dar una respuesta.

En su libro KAIZEN: La clave de la ventaja competitiva Japonesa, Masaaki

Imai, dice que simplemente significa mejoramiento. Pero en un sentido am-
plio, significa mejoramiento continuo en la vida personal, familiar, social y
de trabajo. Aplicado al lugar de trabajo, significa una mejora continua que
involucra a todos, gerentes y trabajadores por igual. Kaizen es una derivación
de dos ideogramas japonesas (Kanjis), uno es KAI que significa "Cambio" y
ZEN que significa "Bueno". El mejoramiento o mejora continua va más allá de
lo que puede indicar una definición del diccionario. El mejoramiento continuo
es una fijación o ¨actitud mental permanente¨ e inseparable, unida al manteni-
miento y mejoramiento de los estándares de trabajo y de vida en un entorno
lícito. No es una cuestión que internamente nos pueda imponer una normativa,
ya sea de calidad u otras. Es, en definitiva, una manera de pensar y sentir.

Los tres bloques de construcción de un negocio son el hardware, software y el ¨humanware¨. Por eso Kaizen,
Calidad y Productividad están intrínsecamente unidas en el concepto de actitudes mentales hacia el progre-
so y mejora constantes. Es aprovechar el genuino deseo interno en el que todos, de una u otra forma, quere-
mos mejorar. Veamos en resumen qué prácticas cubre o protege la filosofía Kaizen:

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 En el esquema de la sombrilla o paraguas del Kai-
zen encontramos una serie de condiciones cam-
biantes externas y un conjunto de prácticas metodo-
logías, procedimientos y hasta maneras de pensar
que, entre otras, han alcanzado fama mundial. El
grafico intenta ser elocuente al resaltar muchas de
las metodologías empleadas para trabajar el Kai-
zen. Generalmente se asocia a la mejora continua
con grupos de mejora o resolución de problemas,
sistemas de sugerencias y 5´s. Pero si prestamos
atención, vemos que hay muchas más cosas que
abarca y protege la sombrilla. Sin embargo, también
hay que hacer notar, que la eficiencia de esa cober-
tura que proporciona el Kaizen, depende totalmen-
te de la firmeza en la mano que sostenga a esa
sombrilla. Si cualquiera de estos métodos, herra-
mientas y sistemas no es apuntalado o sostenido
con seguridad, no tardará el clima externo o realidad (que no controlamos) en afectarnos negativamente. En
verdad, sin sustento intelectual y filosófico verdadero, cualquier metodología estará condenada al fracaso.

El movimiento de los 5 pasos del Kaizen toma su nombre de cinco palabras japonesas que comienzan con la
letra S:

1. Seiri (enderezar), diferenciar lo necesario y lo innecesario y descartar lo innecesario

• Trabajo en proceso.
• Herramientas innecesarias.
• Maquinaria no ocupada.
• Productos con defectos.
• Papeles y documentos innecesarios.
2. Seiton (poner las cosas en orden).
• Las cosas deben mantenerse en orden de manera que estén listas para ser utilizadas cuando
sea necesario.
• Establecer una rutina de trabajo acorde para lograr esto.
3. Seiso (limpieza)
• Mantener limpio el lugar de trabajo siempre (al ingreso, durante la jornada y al egreso del lu-
gar de trabajo).
• Establecer zonas adecuadas para trabajar sin complicar al resto de los compañeros.
4. Seiketsu (aseo personal)
• Hacer del aseo y de la pulcritud un hábito, comenzando con la propia persona.
• Estandarizar la vestimenta y elementos de protección.
5. Shitsuke (disciplina)
• Seguir los procedimientos de trabajo, las rutinas de control y las reglas de seguridad.

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Por más que lo sigan llamando movimiento de los 5 pasos o simplemente 5´s, hay empresas que han
evolucionado y encuentran muy práctico también agregar más pasos como el Shukan (deben adoptarse con-
ductas lógicas), estas conductas deben ser aplicables y fáciles para todos. Depende de la necesidad y reali-
dad de la empresa y su grado de evolución con la aplicación ordenada y sistemática del sistema. En el cuadro
abajo hay un resumen de la orientación de cada paso y el objeto en relación al comportamiento.

ESPAÑOL JAPONES Comience en su sitio de trabajo

CLASIFICACION SEIRI 1. Mantenga sólo lo necesario

CON LAS
COSAS
ORGANIZACIÓN SEITON 2. Mantenga todo en orden
LIMPIEZA 3. Mantenga todo limpio
SEISO
Y ahora...¿Cómo está usted?

BIENESTAR PERSONAL
SEIKETSU 4. Cuide su salud física y mental
CON USTED DISCIPLINA SHITSUKE 5. Mantenga un comportamiento confiable
MISMO CONSTANCIA SHIKARI 6. Persevere en los buenos hábitos
COMPROMISO 7. Vaya hasta el final en las tareas
SHIRSUKOKU
Pero...¡no lo haga solo!
CON LA COORDINACION SEISHOO 8. Actúe en equipo con sus compañeros
EMPRESA ESTANDARIZACIÓN SEIDO 9. Unifique a través de normas

Hoy es común encontrar o hablar de Kaizen o 5´s y herramientas de calidad, pero hace 25 años atrás no era
así. Es más, en algunos casos no convenía hablar de técnicas japonesas ¨para no abrumar al personal¨ ni a
los empresarios, por eso nosotros buscamos solucionarlo implementando una ¨versión criolla¨ que contenía
inicialmente solo 3´s y lo denominábamos operativo SOL (Seguridad, Orden y Limpieza). Esto genera en la
práctica, una cierta disciplina y base cultural o de apertura a cambios, que luego hagan más fácil y natural ir
avanzado en la implementación de las demás estrategias y metodologías de mejora.
Kaizen en su concepto amplio, se desempeña muy bien en los siguientes campos de trabajo:

• Planificación de utilidades.
• La satisfacción del cliente.
• Los programas de control y sistemas de gestión de la calidad y ambientales.
• Los sistemas de sugerencias.
• Las actividades de grupos pequeños para la búsqueda y resolución de problemas puntuales.
Comités ad hoc.
• La producción justo a tiempo (Just in time o simplemente JIT)
• Los procesos justo a tiempo.
• Los sistemas o procesos de mejora continua.
• La administración transversal de funciones.
• El despliegue y ejecución de la política de calidad.
• El mantenimiento productivo total (MTP).
• La cultura de la empresa.
• Los costos de la no calidad (la fabrica oculta dentro de la propia fabrica)
• La estandarización de actividades y mejora del trabajo diario (Daily Routine Work o DRW)
• El rediseño de los procesos. 6 Sigmas.
• La solución de problemas entre áreas de la organización.
• Disminución del punto de equilibrio.
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Si bien la técnica viene de Japón, no hay que ser japonés para poder aplicarla y puede funcionar bien en
cualquier cultura. La lógica y el sentido común no tienen nacionalidad. No obstante, lo brevemente comentado
hasta aquí, queremos hacer mucho énfasis en la cultura de hacer las cosas hoy mejor que ayer, pero no tan
bien como mañana. Es una manera de pensar en la mejora casi obsesivamente (aunque cualquier extremo
es malo). La JICA (Japan International Cooperation Agency) nos indica con claridad que:

KAIZEN = MEJORA EN LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD (Quality & Productivity Improvement)

Aquí se grafica la mejora que se obtiene solamente por innovación (vocablo Kairyo: muchas mejoras de una
sola vez, en Japonés) y la ventaja comparativa que se obtiene al incluir los procesos de Kaizen.

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Por otra parte, complementando la definición anterior, evidentemente la productividad no sólo supone una
relación matemática, sino también una manera de pensar determinada, conducente en el tiempo al progreso
económico y social. En un sentido amplio la productividad se puede precisar con estos tres enfoques:

a) Desde el punto de vista estático: Productividad es la relación entre la producción y los factores
que en ella intervienen. Relación: producto obtenido sobre recursos empleados en obtenerlos.

b) Desde el punto de vista dinámico: Productividad es la actitud mental que busca el mejoramiento
continuo de esa relación. Esto es la constante insatisfacción constructiva y productiva alineada al
progreso. Es el sustento intelectual y filosófico verdadero que nutre esa búsqueda.

c) Desde el punto de vista referente a su finalidad, el mejoramiento de dicha relación debe hacer-
se en beneficio del obrero mediante ingresos, del empresario mediante utilidades y del consumidor a
través de mejoras en los precios. Ningún aumento del nivel de vida se produce sin aumento de la
productividad.

Existe un libro llamado CALITIVIDAD: la mejora simultánea de la

calidad y la productividad de John York que habla justa mente sobre
este tema. Técnicas que a lo largo de los años demuestran ser eficien-
tes.

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Para concluir: Mucho se habla de aprovechar la crisis para desarrollar a las personas y a los procesos, prac-
ticar la innovación y la mejora en un entorno de teletrabajo con cierta disponibilidad y preparar
un arranque vertical y una respuesta estratégica a la “nueva normalidad” que se avecina pro-
ducto de la pandemia. No es el más fuerte o el más inteligente el que sobrevive, si no el
que responde mejor al cambio.

Todavía recordamos al Dr. Vicente L. Perel (autor entre otros libros de Calidad y Productividad Total) cuando
en una charla sobre el tema de calidad, le preguntaron cómo definiría él al concepto de calidad y nos dijo lo
siguiente: ¨Existe muy poco acuerdo sobre lo que constituye la calidad en su totalidad, en su concepto más
amplio. Hay muchas definiciones alineadas con el cumplimiento de los requisitos y especificaciones, la aptitud
para el uso o goce de un producto, el hacer bien las cosas desde un principio, que la calidad no se controla
simplemente se hace; que es la satisfacción de las necesidades y expectativas establecidas o implícitas de
los clientes, etc. etc. etc. Cualquiera sea la definición que le guste a uno o le aplique mejor a su negocio, no
puede ser una convicción de la boca para afuera. Calidad es algo que debe estar, arriba, abajo, al centro
y adentro nuestro. Es y será una mentalidad de progresar y de mejorar constantemente, por más buena que
sea o nos parezca la situación actual. Es pensar que hoy se pudo hacer algo mejor que ayer y mañana se
podrá hacer mejor que hoy. Es estar dispuestos a enfrentar las condiciones cambiantes del mercado y acep-
tar nuevos retos, a cambiar y buscar nuevas técnicas y métodos. Y siempre será también apostar por el pro-
greso del ser humano. ¨

¨El proverbio japonés “mejor que ser la flor que crece en la adversidad es mejor ser la tierra que le hace
crecer” nos sirve para recordar que la mejora de los procesos puede, y debe, desarrollarse durante la crisis,
para así resurgir más fuertes y con una mayor ventaja competitiva. ¨

¨De nuestra parte creemos, que uno debe estar siempre dispuesto a cambiar, a generar nuevas posibi-
lidades, que son las que justifican, enriquecen y transforman su destino y el de la sociedad. ¨

Ing. Nelson Hugo Pagella & Lic. Eduardo Isidoro dos Santos - agosto 2020

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