AA3.

APLICAR EL PROCEDIMIENTO PARA ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE

ACUERDO CON LO ESTABLECIDO POR LA ORGANIZACIÓN Y SU SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

APRENDRIZ

JAVIER ANDRES ORDOÑEZ

DOCENTE

YENNY YOVANNA GOMEZ CORTES

SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

OCTUBRE 2020

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 TABLA DE CONTENIDO

Introducción 3

Objetivos 4

Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos 5-6

Archivo sgi Ltda.- Ecopetrol s.a. 7-8

Proceso del PGD SGI LTDA. 9-16

Diagnostico. 17

Recomendaciones . 18

Conclusiones . 19

Bibliografía 20

2
 INTRODUCCIÓN

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
d o c u m e n t a c i ó n . C o n e l f i n d e g e s t i o n a r l a g r a n c a n t i d a d d e documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto
con instalaciones de recuperación eficiente por eso

Las visitas realizadas a el archivo tuvieron como fin verificar y conocer los aspectos
archivísticos, aspectos de conservación atendiendo al ciclo vital de los documentos en donde se
evaluaron los archivos de gestión, central y/o fondos acumulados.

3
 OBJETIVOS

• Adquirir conocimiento general sobre la formación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos y las etapas de formación de los archivos.

• Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada
etapa de la formación de los archivos.

• Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.

• Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

4
 FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

ARCHIVO TOTAL
Proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Son las etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde su recepción hasta su
eliminación o conservación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, donde se
identifica la entidad productora, dependencia, funciones de los documentos agrupados en series.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Se refiere al orden que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente en
forma consecutiva de acuerdo a su origen respetando su orden natural en el cual fue conformado

FOLIO - LEGAJO – FONDO

• FOLIO: Hoja; Folio recto (primera cara) y Folio verso (segunda cara)
• LEGAJO: conjunto de documentos empastados.
• FONDO: conjunto de documentos, recibidos y formulados oficialmente para una
administración o por uno de sus funcionarios.
– Fondo Acumulado: documentos dispuestos sin
ningún tipo de organización archivística.
– Fondo Documental: conjunto de actividades técnicas
destinadas a la organización del patrimonio
documental.

SUBFONDO – SERIE – SUBSERIE

• SUBFONDO: conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las

subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina.

5
 • SERIE: conjunto de unidades documentales de los asuntos, procesos o procedimientos de
las
oficinas que los producen.
• SUBSERIE: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
encuentran organizados según su jerarquía.

TIPO DOCUMENTAL

Es la clasificación de los documentos que pertenecen a una serie o Subserie documental.

TRD –TVD

TRD: Tabla de retención documental, listado de series son sus correspondientes tipos
documentales asignado su tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
TVD: Tabla de valoración documental, series o listados documentales asignando su tiempo de
permanencia, como su disposición final

VALOR PRIMARIO – SECUNDARIO

VALOR PRIMARIO: son los documentos que sirven a la entidad que los produce según su
valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable o técnico.
VALOR SECUNDARIO: es el valor histórico o cultural de los documentos conservándolos
en su soporte original.

6
 ARCHIVO SGI LTDA- ECOPETROL S.A.

Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y
secundarios

Archivo SGI LTDA

•Planillas de afiliación a ISS

•Pólizas
•Acta de inicio
•DPS contrato

SERIE – SUBSERIE – TIPO DOCUMENTAL

ARCHIVO SGI LTDA

-Serie: Actas
Subserie: Actas de Cantidades
Tipo Documental: Acta de Cantidades No. 2 del contrato MA-0020799

-Serie: Contratos
Subserie: Contratos de Venta
Tipo Documental: orden de ventas por APUSG 102030.

-Serie: Nomina
Subserie: Nomina Contratistas
:
Tipo Documental Nomina del mes de septiembre de 2013

¿CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS?

Los documentos que se deben eliminar en el archivo de SGI LTDA, son todas aquellas copias o
documentos exactamente iguales que al archivar en el expediente registren como una copia.

¿COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS?

La foliación de los documentos se realiza en orden ascendente por ambas caras, ya que los
documentos que se conservan y almacenan en SGI, están catalogados como de alto riesgo y de
alta confidencialidad.

¿COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS?

7
Los documentos en las carpetas se organizan en forma cronológica del documento más antiguo al

documento más reciente y así sucesivamente hasta que alcance los máximos 200 folios para crear

una nueva carpeta

DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS.

Los datos que deben tener las cajas son, cuantas carpetas contiene la caja, de que contratos y el
número de la caja.
Los rótulos de las carpetas deben contener el logo de ECOPETROL, folio inicial y final, fecha
Inicial y final, objeto del contrato y numero de tomo.

8
 PROCESO DEL PGD SGI LTDA.

“el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como: producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, y disposición final de los
documentos”.

En esta entidad no hay un programa de gestión documental completo, el proceso se divide en:
recepción, distribución, digitalización, tramite, organización, consulta y conservación.

Este archivo es de gestión, a partir de cuándo los contratos son transferidos pasan al archivo
central y de ese proceso se encarga otro contratista de Ecopetrol S.A, que también tiene el
proceso de consulta y préstamo de contratos.

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 DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCION HASTA SU CONSERVACION

ACTA DE CANTIDADES:

El formato se encuentra en el servidor de documentos de Ecopetrol, allí el gestor técnico

ingresa
los datos como valores, contrato, objeto, y periodo, se firma por el gestor técnico, el
contratista y el administrador, siempre y cuando las partes estén de acuerdo, después es enviada a
la gestoría administrativa, para que la ingresen al sistema y allí se le pueda pagar al contratista.

Después de este proceso se elabora un acta de liquidación parcial que es firmada por la
gestoría
administrativa y después de tener todas las firmas se le da una copia al contratista y el gestor
la entrega al archivo con un memorando relacionando que contrato es y que numero de acta, en
el archivo se digitaliza y se publica en la carpeta compartida, para que esté disponible para los
gestores y seguidamente se incluye en el expediente según la fecha y se folia, hasta que el
contrato tenga todas las actas y todos los documentos que lo conforman, no se transfiere.

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 DECRETO 2609 DE 2012
IMPORTANCIA PARA EL PAÍS

Las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contaran con un
instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en
aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de
gestión documental del Estado, de esta manera contribuirá a la transparencia, eficiencia y
responsabilidad de la administración pública.
Las entidades públicas se responsabilizarán de la gestión de los documentos públicos, físicos,
electrónicos para cumplir con los objetivos de PGD brindado los lineamientos de la gestión
documental electrónica.

11
 DECRETO 2609 DE 2012
CAMBIOS EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

• Planeación: actividades de planeación, generación y valoración de los documentos de

la entidad según su creación, diseño, análisis y registro del sistema de gestión documental.

• Producción: estudio de los documentos desde su producción y/o ingreso, tramite y finalidad.

• Gestión y tramite: control y seguimiento de los tramites de los documentos.

• Organización: clasificar, ubicar. Ordenar y describir del documento.

• Transferencia: verificación de las operaciones adoptadas para la transferencia de

Documentos.

• Disposición de documentos: selección del documento para su conservación o eliminación.

• Preservación a largo plazo: garantizar la preservación del documento independiente del

medio, forma, registro o almacenamiento.

• Valoración: se inicia desde la planificación para conocer sus valores primarios o secundarios
para establecer la permanencia según la fase del archivo y su destino final.

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 DECRETO 2609 DE 2012
ASPECTOS MÁS IMPORTANTES

La gestión de los documentos electrónicos, híbridos y digitales los cuales son responsabilidad
de las entidades públicas teniendo en cuenta su autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad, disponibilidad y conservación a lo largo del ciclo de vida del documento.

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 ACUERDO 003 DE MARZO 15 DE 2013

Se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del AGN para decidir sobre la
valoración y su disposición final para proteger el patrimonio documental y su conservación
permanente.

ACUERDO 004 DE MARZO 15 DE 2013

Se modifica el procedimiento para la elaboración de las TRD y TVD teniendo en cuenta su

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación.
Se debe tener en cuenta:

 Equipo de profesionales interdisciplinario para su elaboración.

 Cuadros de clasificación documental según la estructura orgánico-funcional de la entidad.

 Elaboración según las etapas relacionadas en el instructivo aprobado por el AGN.

 Idoneidad

 Análisis contextual (legal, institucional e histórico)

 Trazabilidad y control conservando los soportes e información permanente de la

elaboración de las tablas

 Firmas responsables suscritas por el secretario general, funcionario de superior jerarquía,

responsable del área de archivo gestión documental de la entidad.

 Aprobación mediante acto administrativo expedido por el representante legal según el

comité.

 Publicación en la página Web de las entidades públicas.

 Presentación, revisión y ajustes se realizar dentro de los treinta días siguientes a su

aprobación

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  Evaluación técnica y solicitud de ajustes tendrá un plazo de 90 días a partir de su
recepción.
• Implementación
• Actualización:
Cambios en la estructura orgánica, funciones de la entidad.
Procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.
Cambios en el marco normativo del país.
Transformación de los documentos de físicos a electrónicos.
Generación de nuevas series y tipos documentales.
Cambios de criterios de valoración, soportes y procedimientos que afecten la producción
de los documentos.
• Eliminación de documentos debe estar basada en la tabla las cuales estén aprobadas.
• Inspección y vigilancia serán revisadas después de aprobadas en cualquier momento por el
AGN
• Sanciones según al articulo 35 de la Ley 594 de 2000
• Implementar mecanismos tecnológicos para la automatización de la elaboración, consulta y
actualización de las tablas.

ACUERDO 005 DE MARZO 15 DE 2013

Se establecen los criterios básicos de clasificación, ordenación y descripción de entidades

públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

 Clasificación: fondo, sub fondo, sección, subsección, serie, sub serie, unidad documental
compuesta, unidad documental simple.

• Archivo de gestión: identificación de los tipos documentales producidos en el desarrollo de

la gestión administrativa.

• Archivo central: responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el

servicio de consulta de documentos recibidos en trasferencia primaria.

• Archivo Territorial y Archivo Histórico: debe estar de acuerdo a la estructura orgánico

funcional de la entidad.

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• Ordenación: garantizando la disposición y control de los documentos en cada fase del
archivo y su disponibilidad según las TRD y TVD.

 Descripción documental: desarrollar y elaborar instrumentos de descripción para conocer,

controlar, apoyar, estimular la difusión, consulta de los documentos como memoria cultural
del patrimonio del país.
– Registro y radicación
– Establecer convenios o acuerdos de cooperación académica histórica
– Permitir el acceso, consulta y visualización a través de las páginas Web.
– Descripción para la consulta en línea de actos administrativos, contratos, licencias
.
que no tengan carácter reservado
 Instrumentos de descripción archivística:
 Censo: se identifican y describen datos básicos de un archivo
 Guía: se describe la reseña histórica de su creación, evolución institucional, misión, visión,
alcance, funciones, objetivo, fechas extremas, soportes, series, asuntos de un archivo general
territorial o institucional
 Inventario: se describe de manera exacta los datos delas unidades de conservación de un
fondo documental.
 Catalogo: instrumento de consulta.
 Índices: lista donde se describe el contenido del Documento
• Niveles de descripción:
– Fondo: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
– Sección y subsección: documentos que corresponden con la estructura orgánica de
la entidad.
– Serie y sub serie o asunto: documento resultado de las funciones especificas
– Expediente: documentos generados sobre un mismo asunto.
– Unidad documental simple: documentos con características iguales.

• Áreas de descripción: cualquier soporte en cualquier nivel que identifican la estructura

documental a describir de acuerdo a las necesidades de la entidad y los lineamientos del AGN.

• Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental:

– Identificación de unidad
– Verificación del estado general de la organización y conservación documental
– Definición del plan de trabajo

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 DIAGNÓSTICO

Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les permite acceder a la
información de manera sencilla gracias a la correcta ubicación de los documentos y a la correcta
secuencia en la ubicación física e interna de los documentos, permitiendo a la persona que
consulta la comprensión de la información.

Sin embargo, su documentación no se encuentra foliada lo que dificulta a la hora de buscar un

documento e información de manera precisa y saber cuál es la totalidad de documentos que tiene
cada carpeta a la medida que se suministra información al expediente e impidiendo demostrar el
desarrollo de los trámites. Su estantería no es acorde a la cantidad de documentación que
abarcan, pues se puede apreciar que por más que la documentación este organizada de manera
alfabética esta se encuentra estrecha ocasionando arrugamiento, daños o dificultad al acceder de
manera rápida si se llegase el caso, además de la mala presentación que puede generar ante los
demás.

No existe un encargado para la parte de organización documental, ya que las personas que
trabajan en la entidad son las mismas que acceden y manipulan los archivos donde esto provoca
desorden o descuidar la documentación.

Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su documentación, pues estos
archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con buena iluminación, ventilación,
temperatura, pero en un espacio pequeño lo que impide que a la medida que necesiten retirar un
archivo de su estantería, este no podrá ir al lugar donde se conservan los archivos por que no
tendrían espacio causando pérdidas con su documentación.

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 RECOMENDACIONES

 Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas que hay en
cada folio y a su vez facilitara la búsqueda a un documento particular y demostrar el
desarrollo de sus trámites.

 Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los archivos, ya que
generara un acceso más rápido y eficaz a la documentación y evitara daños en sus
archivos.

 Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar más amplio donde puedan
estar toda la documentación sin que se pierda ninguna. En caso de que no haya un lugar
amplio buscar la manera de organizarla escogiendo alguno de los sistemas de ordenación
documental.

 Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.

 Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte documental de la entidad.
Esto ayudara a tener un orden de entrada y salida de los documentos y a preservar su
conservación.

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 CONCLUSIÓN

• Adquirimos los conocimientos generales sobre la formación de los archivos según el ciclo
vital de los documentos y las etapas de formación de los archivos.

• Identificamos los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada
etapa de la formación de los archivos

• Reconocimos las clases de archivos de acuerdo con su organización.

• Comprendimos la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

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 BIBLIOGRAFIA

• Decreto 2609 de 2012

https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-2609-de-2012/

• Acuerdo No. 003 de marzo 15 de 2013.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259#

• Acuerdo No. 004 de marzo 15 de 2013.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260

• Acuerdo No. 005 de marzo 15 de 2013.pdf

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