UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

Centro de Formación en Tecnologías de Información

CENFOTI

Guía N°6
Trabajar con documentos

I. DATOS INFORMATIVOS
1.1. Nombre de la asignatura : Procesador de Textos
1.2. Semestre Académico : 2019-I
1.3. Tipo de Ciclo : Intensivo Enero
1.4. Aula : Laboratorios de Cómputo Ingeniería y Arquitectura
1.5. Nombre del docente : Ing. CUPI QQUELLÓN, Edson Jhosimar
Ing LICONA ARIZABAL, Cesar Ronaldo
Ing. GARCÍA LINARES, Gonzalo
Ing NUÑEZ DEL PRADO, Milder Palomino
Ing ESPETIA HUAMANGA, Hugo.
Ing NAYHUA ORMACHEA, marco Antonio.
Ing GUZMAN CHIRINOS, Susan
Ing GARCIA HOLGADO, Audric
II. COMPETENCIAS A CONSEGUIR
Trabajar con documentos y guardarlos en diferentes formatos de archivo , así también conocer las diferentes opciones
de configuración con las que cuentan las herramientas para su manejo adecuado.

III. CAPACIDAD
Maneja de manera consciente el entorno de trabajo de Word, las configuraciones que tiene entorno a la edición de
textos.

IV. FUNDAMENTO TEÓRICO:

5. COMBINAAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia dentro de Word es el proceso de distribuir un mismo documento principal a diferentes destinatarios
(contactos) por distintos medios (cartas, correo electrónico, sobres), para ello es necesario crear una lista de destinatarios (base de
datos) el cual es almacenado en un documento Access para luego ser utilizados a través de las etiquetas de datos en Word.

5.1 PREPARACIÓN
5.1.1 ABRIR Y PREPARAR UN DOCUMENTO COMO DOCUMENTO PRINCIPAL PARA UNA COMBINACIÓN
CORRESPONDENCIA.

Paso 1:
Abra el documento que va a ser distribuido por correspondencia, concluya con su edición, considere dejar en blanco un área para
agregar los datos que se incluirán a través de campos para su envío.
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Paso 2:
Ingrese a la opción “Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia” seleccione la opción y seguido se activará un
panel de combinación de correspondencia al lado derecho de su ventana. En ella muestra distintos tipos de documentos de
correspondencia, seleccione uno. (para el presente ejemplo se usa el tipo de documento “lista de direcciones”) a continuación
presione al siguiente paso “Siguiente paso inicie el documento”

Paso 3:
Utilizar el documento actual para realizar la correspondencia, con ello estamos estableciendo a el presente documento como el
principal para el proceso.

5.1.2 SELECCIONAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN U OTRO ARCHIVO O ARCHIVO DE DATOS PARA SER
USADO EN UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Paso 1:
Seleccione una “escribir una lista nueva” para poder agregar a los destinatarios a los cuales se hará la distribución del documento,
de contar con una base de datos Word abrirá el explorador de Windows para ubicar el archivo origen; otro posible escenario es
utilizar su cuenta de contactos de Outlook. Para el siguiente ejemplo se usará “Escribir una lista nueva” seguido precio en “Crear”
esto conlleva a una ventana la cual sirve de interface para acceder la información de los contactos “Tratamiento”, “Nombre”,
“Apellidos”, “Nombre de la Organización”, etc.
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Paso 2:
Verifique la lista adjuntada, si desea puede editar la lista seleccionada en la opción “Editar lista de destinatarios”

5.1.3 INSERTAR CAMPOS DE DATOS EN EL DOCUMENTO PRINCIPAL DE LA COMBINACIÓN DE

CORRESPONDENCIA (CARTA, ETIQUETAS DE DIRECCIONES).

Paso 1:
Seleccione una de las opciones para agregar bloque de direcciones, líneas de saludo o campos dentro del documento. Estos serán
insertados con los nombres de los campos que más adelante se previsualizarán; usted establece el orden en el que se muestran los
campos.

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Paso 2:
Para el presente ejemplo se hace uso de la opción “Más elementos” en el cual se muestran los campos seleccionarlos de acuerdo al
texto que se esté escribiendo.

Si se utiliza la opción “Vista previa de resultados”: logrará previsualizar los

destinatarios y los campos asignados al documento:

Seguido pulse al siguiente paso:

5.2 IMPRESOS
5.2.1 COMBINAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN CON UN DOCUMENTO DE CARTA O ETIQUETAS DE
DIRECCIONES PARA OBTENER UN NUEVO ARCHIVO O DOCUMENTO IMPRESO.
Este paso muestra una vista previa de los campos sustituidos por el los datos ingresados en la base de datos similar a la opción de
“Vista previa de resultados”
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5.2.2 IMPRIMIR EL RESULTADO DE UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA: CARTAS, ETIQUETAS.

Dependiendo de la selección del tipo de documento de correspondencia este resultado puede variar, en el caso de que su selección
fuera “mensajes de correo electrónico” este último implicaría el inicio del Outlook para la correspondencia a través de este medio;
para este ejemplo se combinará la correspondencia en un nuevo documento Word el cual generará una copia del documento
principal por cada destinatario ingresado en la base de datos. Al pulsar sobre “En un nuevo documento.” nos muestra una ventana
donde podemos seleccionar el número destinatarios a los que podemos enviar o si es necesario a todos.

El resultado de este proceso será un nuevo documento con los datos de cada uno de los contactos de la base de datos:

V. APLICACIÓN DE LA GUÍA:
Actividades en Clase:

ACTIVIDAD 1:
Crea y diseña un documento de invitación al evento de aniversario de la UAC.
ACTIVIDAD 2:
Utilizando un documento de correspondencia “Carta” realiza una invitación al evento a 4 de tus compañeros, finaliza el proceso
imprimiendo en PDF las invitaciones.

TAREA EN CASA 1:
Realiza una miniguía del proceso de correspondencia a través de “Mensajes de correo electrónico”
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VI. REFERENCIAS

Alegsa, L. (10 de 07 de 2017). Alegsa.com.ar. Obtenido de http://www.alegsa.com.ar/Dic/editar.php

AulaClick. (10 de 07 de 2017). Entorno de Word 2016. Obtenido de http://www.aulaclic.es/word-2016/t_2_1.htm
castillo, J. (10 de 07 de 2017). SlideShare. Obtenido de Que es editar un documento: https://www.slideshare.net/elgalloAJQ/que-
es-editar-un-documento
CENFOTI. (2014). Manual Word. Manual Ofimática, 1-9.
Eduticperu. (10 de 07 de 2017). EDUTICPERU.COM. Obtenido de http://eduticperu.com/word2016/Leccion02.pdf
Extremadura, G. d. (10 de 07 de 2017). Elementos basicos de Word. Obtenido de
https://emtic.educarex.es/pildoras/pub/cont/archivos/Elementos_basicos_de_Word.pdf
Softonic. (10 de 07 de 2017). Microsoft Word. Obtenido de https://microsoft-word-2016.softonic.com/
WikiPedia. (10 de 07 de 2017). Wikipedia. Obtenido de Microsoft Word: https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word

VII. INSTRUMENTO DE CALIFICACIÓN – GUIA PRACTICA Nº 5

LISTA DE COTEJO PARA LA CALIFICACION (sobre 20 puntos)
Nombre:_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 1: Cumplió con el En proceso

(No)
Objetivo (si)
Crea y diseña un documento de invitación al
evento de aniversario de la UAC.
ACTIVIDAD 2:
Utilizando un documento de correspondencia
“Carta” realiza una invitación al evento a 4 de
tus compañeros, finaliza el proceso
imprimiendo en PDF las invitaciones.
Puntaje total=

Fecha de entrega:____________________________

Nota:__________________

Firma del profesor:___________________________