Planificar y Controlar

Proyectos con Microsoft

Project
Preguntas Frecuentes de tu Asignatura

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Introducción

¿Cómo puedo obtener la licencia de Microsoft Project?

Microsoft Project es un complemento a la licencia de tu paquete Microsoft Office. Si no

dispones de este programa te recomendamos que obtengas la licencia de tu complemento
Microsoft Project a través de la página oficial de Office o probar una de las versiones de
prueba que Office pone a disposición de cada usuario.

https://products.office.com/es-es/project/compare-microsoft-project-management-
software

PREGUNTA 1.

¿Que versión de MS Project se recomienda para el desarrollo de esta asignatura? ¿Se

puede instalar el software MSProject con el sistema operativo de Mac?

• El curso es compatible con cualquier versión de MSP. Es un software que de vez

en cuando se actualiza, las funciones son muy parecidas de una versión a otra, lo
que se suele cambiar es la configuración: por ejemplo, dónde se encuentran
determinadas herramientas.

• Es por eso por lo que a lo largo del curso se indicará que alguna funcionalidad
está en un sitio y podáis ver que en vuestra versión está en otro. Debéis tener en
cuenta que somos muchos y cada uno tenemos una versión. Pero lo más
importante y fundamental es el método que se describe.
• Microsoft Project no está desarrollado para Mac y por otra parte, Excel para Mac
no trae todas las características que se pueden encontrar en Windows, al final es
un software desarrollado por Microsoft, y por tanto está pensado para ese
sistema operativo.
PREGUNTA 2.

En un proyecto se presenta la siguiente situación: hay una línea base que se vio afectada
por condiciones de fuerza mayor y se acordaron nuevas fechas ¿Esto se puede hacer
generando una segunda línea base? ¿Cuál es la línea base oficial?

• La línea base (baseline) de un proyecto es única, tan solo puede haber una
vigente. En el inicio del proyecto la baseline será la planificación inicial que se
haya incluido en el contrato.

• Es muy habitual en los proyectos de cualquier sector hoy día, que durante el
transcurso del proyecto acontezcan eventos que puedan hacer que las
actividades a llevar a cabo y que inicialmente estaban previstas en unas fechas,

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sufran modificaciones. Si las desviaciones no son muy grandes, se debe intentar

volver a lo previsto inicialmente, incrementando los recursos para recuperar el
tiempo perdido; sin embargo, en muchas ocasiones las desviaciones son tan
grandes que se hace imposible.
• Cuando los cambios son muy grandes y ya no tiene sentido comparar el avance
de los trabajos con respecto a la planificación inicial, lo normal es que se vuelva a
trabajar una actualización de la Baseline de tal manera que refleje la nueva
situación del proyecto. Esa Baseline 2, actualización de la Baseline 1, pasaría a ser
la Planificación Oficial del proyecto desde el momento en que es aprobada por
todas las partes: Cliente y Contratista. Es muy habitual que el cliente tenga
reticencias a aprobar la Baseline 2 ya que suele cambiar el plazo inicial del
proyecto y reconoce por tanto que se van a producir retrasos.

PREGUNTA 3.

¿Es conveniente usar un calendario para cada proyecto?

• Es muy recomendable que antes de iniciar la planificación de un proyecto

dediquemos un tiempo a definir un calendario adaptado al mismo. Es algo que
por las prisas muchas veces se pasa por alto y conviene tenerlo muy en cuenta.

• Con MS Project podemos como sabéis:

- Definir horas de trabajo disponibles para cada día del calendario.

- Definir días no laborables (del país, de la región, de nuestra empresa,...).
- Definir días laborales/no laborales específicos para nuestro proyecto.

- Definir días laborales/no laborales específicos para una actividad e incluso

para un recurso.
PREGUNTA 4.

¿Qué información mínima debemos tener para realizar una planificación en MSProject?

• El motor de cálculo (logaritmo) de MSProject está basado en una metodología de

camino crítico. La información básica que una CPM necesita para ponerse en
marcha es:
1) Un listado de tareas o actividades a realizar. Esto no es más que un alcance.
2) Un tiempo para realizar cada una de esas tareas. Duración de las mismas.

3) Unas relaciones entre actividades o tareas.

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• No hace falta más para hacer una planificación.

PREGUNTA 5.

Si vamos a dirigir un proyecto en el cual el cliente no pagará (será a través de voluntarios),

¿será necesario gestionar los esfuerzos de los recursos igualmente?, ¿es necesario
gestionar sus costes?

• Normalmente los recursos tienen coste, pero puede haber casos muy
particulares como el que se está comentando (voluntariado) en que se tienen
recursos "sin coste". En ese caso, lo recomendable sería controlar los recursos
para comprobar y controlar el "esfuerzo" necesario para llevar el proyecto a cabo
(horas-hombre), pero el coste asociado a los mismos sería cero.
PREGUNTA 6.

En la teoría se comenta que un Cost Variance negativa es sobrecoste y en el examen final

se dice lo contrario, ¿cómo se calcula la Cost Variance?

• En el Examen Final el enunciado plantea:

"Project calcula Cost Variance = -1.000€".

• La respuesta correcta es:

"Buenas noticias: su proyecto terminará probablemente 1.000€ por debajo del
presupuesto." ¿Por qué? MSProject calcula la Cost Variance = Cost - Baseline Cost. Es
decir, está previsto gastar 1.000€ menos de lo previsto en la línea base de costes.
Esto se puede encontrar en la página 4 del tema 1 de la clase 3.
-MÉTODO DEL VALOR GANADO

Si la fórmula que aplicas, ver página 8 de ese mismo tema es:

CV = EV-AC
En la que se compara el valor ganado, con el actual cost, una CV negativa indica
sobrecoste. Al final son técnicas distintas de seguir el proyecto.

PREGUNTA 7.

¿Es el Diagrama de Gantt la mejor forma de representar una planificación?

• Existen otras formas de representar de forma gráfica una planificación de

proyecto, entre ellas por ejemplo el Diagrama de Red, muy extendido y útil al
igual que el Diagrama de Gantt.

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• Sin embargo, la forma más usada hoy día sigue siendo el Diagrama de Barras o
Diagrama de Gantt, con todas sus variantes, la manera más extendida de
representar gráficamente la planificación de un proyecto. A esto se une que es
más fácil de comprender por todos los agentes que participan en el mismo, que
no siempre son técnicos formados en planificación.

PREGUNTA 8.

¿Cuál es la mejor herramienta para presentar un proyecto a un Cliente?

• No existe una solución definitiva, o un software, que destaque sobre todos los
demás como la mejor herramienta para presentar un proyecto. Hay que tener en
cuenta que cada proyecto es diferente y lo normal es que usemos distintas
herramientas para crear una presentación que se adapte a lo que en ese
momento el Cliente nos pida.

• Por ejemplo, es casi imposible trabajar solo con MSProject sin usar datos que
tengamos en Excel. Podemos, además, para darle más forma, usar el apoyo de
herramientas como PowerPoint que harán que nuestra presentación sea más
vendible y comprensible.

PREGUNTA 9.

El tracking Gantt es una representación gráfica de las desviaciones sobre el cronograma, sin
embargo, ¿cómo se analiza y se interpreta en MS Project?

• El "tracking gantt" o diagrama de seguimiento es una representación gráfica del

Diagrama de Gantt en el que podemos ver (de forma gráfica):

1) Baseline: en el "tracking gantt" MSP nos representa gráficamente la duración

de las actividades que tenemos en la línea base o baseline. Es decir, en la
planificación inicial a la que aspiramos, normalmente la representa con barras
de color oscuro que se sitúan bajo las barras que representan a cada
actividad.
2) Real: en el "tracking gantt" MSP nos muestra además la duración que le
estamos dando a cada actividad. Se representa o muestra como una barra
que se sitúa encima de las barras de la Baseline.
• Gracias a tener 1 y 2 podemos ver un seguimiento en el que se nos muestra
cómo vamos realmente en comparación con la previsión inicial (baseline) que
teníamos.

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PREGUNTA 10.

¿Se debe siempre realizar el seguimiento de costes en MSProject?

• Desde luego no siempre es necesario hacer un seguimiento de costes a través

del Software MSProject. Es una gran herramienta para hacerlo, pero debemos
tener en cuenta que la herramienta está para ayudarnos y agilizar nuestro
trabajo, no para crear más trabajo. Es por esto por lo que antes de hacer un
seguimiento de costes en MSP, debemos plantearnos si el proyecto lo necesita y
si tenemos los recursos suficientes para alimentar de información a la
herramienta. Siempre antes de trabajar hay que pararse y pensar, ¿me
compensa?
PREGUNTA 11.

¿Las actividades del camino crítico son las más importantes del proyecto?

• Puede que sí y puede que no. Las actividades del camino crítico son aquellas en
las que no tenemos holgura y cuyo retraso tiene una implicación directa sobre el
plazo el proyecto. Pero no debemos perder de vista que una actividad que no es
crítica puede convertirse en crítica en un determinado momento si sufre
determinados retrasos o si actividades predecesoras los sufren y acaban
afectándole. Que una actividad no sea crítica no significa por tanto que n o sea
importante, a veces más que una actividad que forme parte del camino crítico.
PREGUNTA 12.

¿Es aplicable el EVM a todos los proyectos?

• En principio sí. El análisis del Valor Ganado es una técnica de gestión de

proyectos que nos permite la mejora del control de los mismos; sin embargo,
debemos tener en cuenta que la herramienta de control no debe convertirse en
un problema que no se sepa atender. En este sentido, cuando nos enfrentamos a
un proyecto, debemos decidir si merece la pena realizar un EVM, ya que para
hacerlo correctamente deberemos alimentar al sistema con los inputs necesarios
para obtener resultados.

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