ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INFORME DE LABORAL

APRENDIZ
LAURA AGUIRRE PATRON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA – ABRIL 2020
 INTRODUCCION

este informe "Administración Documental- para mostrar paso a paso la recepción o

radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferentes
contextos de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que nos permite mayor rapidez en su
localización los escritos pueden extraviarse en el envió de una sección a otra;
constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
los pasos para la administración documental, principios y normas archivísticas
aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones
oficiales, las disposiciones de la norma Icontec, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y
comprendido el material de estudio presentando.

Evidencia
el proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió. con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: remitente o destinatario, nombre
o código de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS

definición de medios de recepción recibo de documentos oficiales, verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, normas constancia de recibo y asignación
de datos.
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
asignación de consecutivo, fecha y hora, impresión de rótulo de radicación,
relación entre los documentos recibidos y enviados, registro impreso de planillas
de radicación y control.
Registro de entrada carta: al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas
que guarden relación con la actividad de la empresa suministradores,
distribuidores, organismos públicos, entidades financieras, etc.
estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el libro de registro de entrada de correspondencia.

REGISTRO DE LA ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA:

Entrada nº, orden de fecha de entrada, clase, remitente, destinatario, asunto,

anexos.

REGISTRO DE SALIDA CARTA:

Se debe verificar su corrección y prepararla para su emisión, mínimo un original y

copia, ambos deben estar registrados y estampados con el mismo sello (número
de registro, fecha, destinatario).

REGISTRO DE LA SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA: referencia, fecha,

numero de orden, clase de salida.

CORRESPONDENCIA INTERNA: anexos, destinatario, asunto.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA: recepción de cualquier tipo de correspondencia
dirigida al personal del centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al centro de Sistemas de
información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia.
Entregar al coordinador del
centro de Sistemas de información para suconocimiento, registro y asignación de l
a tarea. registro en el Sistema coordinador del centro de Sistemas de información
registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la compañía y al mismo
tiempo asignará en el sistema el o los responsables de la ejecución
del requerimiento, el número correlativo de correspondencia recibida será anotado 
en el documento para su posterior seguimiento.

CONCLUSIÓN
Recibir, radicación, registro, distribución o embalaje de las comunicaciones
internas o externas de la empresa o que envíen o reciban entre cualquier de sus
dependencias es el objetivo de este informe.