ACTIVIDAD SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL

Aprendices deben leer la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2019, el cual
reglamenta el título V de la Ley.
A partir de la lectura responda las siguientes preguntas:

1. ¿cuál es el objeto de la ley 594 de 2000?

LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS: tiene como principal
objetivo Establece las reglas y principios que regulan la función archivistas
del estado. Para ello se ha establecido en esta ley una serie de artículos
que le permiten a una entidad pública o privada regulados por la ley guiarse
y llevar una adecuada gestión de archivo de documentación.

2. ¿Las empresas privadas están obligadas a cumplir con la Ley 594 de 2000?

Una empresa privada está obligada a cumplir con la Ley General de

Archivos Si la empresa cumple funciones públicas o presta servicios
públicos está obligada a cumplir con la Ley 594 de 2000 y sus disposiciones
reglamentarias.

3. Según la ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012 ¿cuáles son los
procesos archivísticos?

Procesos archivísticos, Disponer de la documentación organizada,

importancia de los archivos, dirección y coordinación, administración y
acceso, racionalidad, modernización.
Procesos archivísticos: comprende procesos como la producción,
distribución, consulta organización, recuperación y disposición final de los
documentos.

4. ¿Qué es documento de archivo?

Es el conjunto de documentos e información de toda especie, ordenada de

manera racional y adecuadamente registrada y conservada, con el fin de
divulgar o prestar información, cuando sea requerida.
5. ¿Qué es un archivo?

Conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,

públicas o privadas, Un archivo es un conjunto de almacenamiento en un
dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la
carpeta o directorio que lo contiene
El archivo se clasifica en archivo de gestión, central y histórico

6. ¿En qué título encontramos “GESTIÓN DOCUMENTAL”? Defínala

EN EL TITULO ( V). Las entidades tienen la obligación de elaborar y

adoptar las tablas de retención documental. Y elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías
y soportes, en cuya aplicación deberán observar los principios y procesos
archivísticos.

7. ¿Qué es el inventario documental y quiénes están obligados a realizarlo?

El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la

relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes
en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que
el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, están obliga a las entidades de la
Administración Pública. A realizar dicho proceso.

8. ¿Cuáles de los procesos archivísticos están relacionados en la norma ISO

9001? Sustente su respuesta

Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe

destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación,
hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya
que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de
Protección de Datos ISO 27.2001. Tienen relación que los proceso
archivista o documentación son los soportes entregados por una empresa
para tener la verificación de la ISO. Puesto que entrega documentos y
archivos de gran importancia para ser verificados
 9. ¿Cuáles son las razones que llevan a la implementación de un sistema de
gestión documental?
Muchas empresas se debaten aún entre las razones para contratar un Sistema de
Gestión Documental como un servicio más para administrar sus documentos. A
continuación, encontramos algunas de las razones que tenemos para implementar
esta solución:

1. Inmediatez en la información
hacer llegar la información a quién la necesita, dirigiendo los documentos a través
de flujos de trabajo o enviado la información extraída de documentos a sistemas
externos.
2. Mejor servicio al cliente
garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de ejecución.
3. Aumento de la eficacia
El rendimiento de los empleados ya que las actividades que están manuales
pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una
búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. permite hacer más en el
mismo tiempo y disminuir el margen de error.
4. Aumento de la productividad
Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos
electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.
5. Ahorro de espacio
gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento óptimo del
archivo físico.
6. Ahorro de costos
Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de
almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro
porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los
materiales de impresión.
7. Acceso rápido a la información
El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y
organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía
invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de
ciertas tareas manuales.

8. Cumplimiento de la ley
Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe destacar
que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la
empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las
normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.

9. Ahorro de papel:
Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que
toda la información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma,
no sólo se ahorran los costos de la administración del papel.
10. Control de la información
Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen
acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.

10. ¿Cuáles son los instrumentos archivísticos? Explíquelos

Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la

ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión
documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su
clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las
empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los
documentos, su destino, tratamiento y disposición final.

veamos los instrumentos archivísticos autorizados y aconsejados por la

entidad máxima del manejo de la información nacional: El Archivo General
de la Nación (AGN):

 Cuadro de clasificación documental CCD.

 Tabla de Retención Documental TRD.
 Programa de gestión documental PGD.
 Plan institucional de archivos PINAR.
 Formato único de inventario documental FUID.
  Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo.
 Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales
BANTER.
 Tabla de control de acceso TCA.

11. Elabore un mapa mental de la ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012