UNIVERSIDAD DE SANTANDER

PLANEACIÓN Y CALIDAD INSTITUCIONAL

PROCESO DE ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL
INSTRUCTIVO REPOSITORIO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
BUCARAMANGA, 2019

Todo proceso de evaluación requiere del acopio de información significativa y suficiente, la cual
debe dar cuenta en forma integrada de la vida académica y administrativa de la Universidad. Para
ello se requiere recopilar información veraz y pertinente de cada aspecto y organizarla
sistemáticamente.

PROPÓSITO:

El presente instructivo orienta la recolección de información en lo referente a las evidencias

documentales emanadas de los aspectos relacionados con la autoevaluación de los programas
para facilitar la visibilidad de los documentos, así como el desarrollo y avance de la dinámica
universitaria en los procesos de aseguramiento de la calidad.

1. METODOLOGÍA:

Esquemáticamente la metodología se diseña y desarrolla con el cumplimiento de las siguientes

actividades:

1.1. Fuentes de información

Son los diversos tipos de documentos que contienen datos o conocimientos útiles para responder
a la información solicitada. Se debe realizar la búsqueda exploratoria para conocer su tipo,
condición y archivo, en cada uno de los sistemas, en asocio con los encargados para extractar la
información pertinente, obteniendo como producto final archivos físicos o digitales con
información relevante para los procesos de aseguramiento de la calidad académica.

Tipo:
 Documentos: generalmente son documentos institucionales: Acuerdos, Resoluciones,
Circulares, PEI, PEP, Reglamentos y Estatutos.

 Registros: son formatos diligenciados; algunos como las actas deben estar debidamente
firmadas por todos los participantes de la reunión en la que se generó dicho registro.
Los registros en los que se solicita un indicador numérico, se debe adjuntar el documento en
Excel que soporta el resultado del indicador.

Si el programa cuenta con la información descentralizada (cada coordinador tiene los documentos)
el director del programa deberá solicitarlos a quien corresponda para realizar el procedimiento
establecido en este instructivo para su recopilación en un solo repositorio de información.

Condición de la información:
 Física: se deben solicitar al responsable de estos documentos, escanearla y guardarla en el
repositorio. En el caso en que se tenga en un AZ, información muy extensa, se deberá solicitar
al quien corresponda, escanear solamente el Inventario único de documentos y guardarlo en
la carpeta correspondiente como garantía de la existencia de los documentos solicitados.

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En las AZ de documentos, deberá reposar el formato de Inventario único de documentos,

debidamente diligenciado.

 Digital: se debe solicitar la información requerida en el listado de documentos, organizarla en

la carpeta correspondiente del repositorio del programa. En caso en que no se cuente con el
documento, deberá justificarse por medio de un comentario en la celda de dicho listado, el
motivo por el que no se cuenta con el mismo.

No se debe imprimir la información que ya esté escaneada o digital, pero si se debe establecer la
dirección o ruta electrónica, en el formato de inventario único de documentos digitales, que se
entrega para el repositorio.

Ruta electrónica: se obtiene de la barra de texto, de la carpeta en la que se encuentra el

documento. Aplicar las recomendaciones del cuadro de construcción de la extensión (de este
documento) para establecer el nombre de cada documento.

Archivo:
Los archivos digitales deberán organizarse en cada carpeta y diligenciar en la columna “ubicación”
del listado de documentos, la ruta electrónica que indique la ubicación del documento en el
computador de la dependencia; de manera que se cuente con la bitácora de las evidencias del
repositorio documental, pues será un recurso que permita hallar rápidamente la documentación
digital, para sustentar el proceso de autoevaluación en posteriores visitas de pares.

Excepción:
 Información No Documental: en caso que no se cuente con un documento explicito, sino
imagen o fotografía o con un recurso como captura de pantalla o link, se debe insertar en un
documento Word y realizar el comentario correspondiente en la celda del listado, y guardar
con nombre corto en la carpeta establecida para ello Inf_ND (información no documental).

Ej. Menú de la pág. Web que evidencia el plan de estudios del programa:

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Se debe describir en el comentario de la celda del listado documental, el nombre del archivo no
documental. Realizar captura de pantalla cuando sea procedente, insertar la imagen (en el
ejemplo: de la página web del programa en un archivo Word), marcar y guardar el documento:
pag_web_ANT_2019A, en una carpeta específica denominada: Inf_ND.

Inf_ND
CALIDAD_

del progr)
(nombre

Actas

1.2 Listado de documentos

Con el fin de agilizar la búsqueda documental, se creó un listado de documentos en archivo Excel,
organizado por carpetas y subcarpetas, en las que se incorporaran los documentos del repositorio
en la ubicación adecuada. De este modo se contará con las evidencias para los procesos de
aseguramiento de la calidad, de los programas académicos.

Su diligenciamiento se establece en los comentarios de los encabezados de cada columna.

1.3. Construcción del repositorio documental del programa

Con el fin de organizar la información correspondiente a cada programa, que evidencie

documentalmente el cumplimiento de los procesos de autoevaluación y mejoramiento continuo,
se requiere incluir en un archivo dependiente del One drive del director (a) del programa, todos
los documentos solicitados de manera organizada, por periodos académicos y desde el último
proceso de autoevaluación.

Se creará una carpeta para este repositorio y dentro de ella se crearán las carpetas en las que se
archivaran los documentos solicitados en el listado de documentos, acorde a los procesos de
autoevaluación surtidos en cada programa, y en la cual se organizaran los documentos como se
muestra en la siguiente imagen:

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Fuente: Producción propia.

En el One drive, se establece una carpeta denominada: CALIDAD_ (iniciales del programa),
dependiente del correo del director del programa, quien la compartirá con la coordinación de
Autoevaluación, con el fin de alimentar y actualizar la información solicitada en el listado de
documentos. Así mismo el director (a) del programa deberá solicitar la información de cada
carpeta, definida en el listado de documentos, al Comité Curricular para que el coordinador de
autoevaluación la compile de acuerdo al cronograma del listado y subirla al one drive en la semana
especificada, en el mismo.

Ej. En la carpeta CALIDAD_ (incluir el código alfabético del programa- ver anexo 1) se agrupan las
carpetas definidas en el listado de documentos, con el mismo nombre. En las subcarpetas, se
organizan los documentos solicitados en cada una, por periodos académicos (2013A- 2013B,
2014ª-2014B…) desde el último proceso de autoevaluación.

A manera de ejemplo: registros de Actas de participación de los representantes estudiantiles en el

Comité curricular debidamente firmadas 2013A – 2019A. En este caso, el director del programa
deberá solicitar al Comité Curricular, las actas de participación de estudiantes, firmadas por ellos y
el coordinador de autoevaluación será quien recopile la información, en la carpeta
correspondientemente al periodo académico: 2013A – 2019A.

Los programas que ya entregaron la documentación solicitada en 2018, deberán incluirla en su

One drive y continuar actualizando dicha información.

1.4 Orientaciones para el diligenciamiento y recolección de Información

 No modifique los encabezados del listado, ni los documentos establecidos en cada columna,
dado que ello garantiza que los documentos estén acordes a los solicitados según el modelo
de AI.
 No incluya filas en blanco.

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 Si requiere realizar una aclaración sobre algún documento, se sugiere realizarlo en la celda
correspondiente.
 Si no cuenta con el documento o no aplica la solicitud para su programa, señale la celda en
color rojo justificando mediante un comentario por qué no aplica la solicitud.
 Se sugiere preferiblemente guardar los documentos en archivos PDF, no obstante,
también puede ser en Excel, Word y Power Point.
 El listado, debe incluirse en la raíz del repositorio con los comentarios que se hayan
considerado sobre los documentos.
 Utilice las definiciones y las orientaciones de este instructivo, para una correcta
organización documental.
 En la columna ubicación, establecer la ruta electrónica que indique la ubicación del
documento, copiada de la barra de texto del repositorio, del director del programa.
 Con el fin de evitar que los documentos no abran por tener un nombre muy extenso, los
registros solicitados deben marcarse teniendo en cuenta el listado de convenciones, así:

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SUBCARPETA DOCUMENTO
Documento de análisis realizados sobre las tendencias y líneas de desarrollo de la disciplina o
Analisis_tend
profesión
Est_entor_lab Estudios orientados a identificar las necesidades y requerimientos del entorno laboral
Est_nec_soc Estudios que demuestren la necesidad social del programa
Estudios y/o proyectos formulados o en desarrollo, que propendan por la modernización,
Est-pertinencia
actualización y pertinencia del currículo
Estudios actualizados sobre las necesidades formativas en la región de influencia del
Est_nec_format
programa.
Actas_repr Actas de elección de representantes estudiantiles 2013-2019A
Rest_SPRO Resultados pruebas saber PRO - Inglés, periodo: 2013-2019A
Actas_CC Actas de comité curricular
Actas_repr Actas de elección de representante de los profesores 2013-2019A
Evaluacion Evaluación docente y análisis de resultados 2013-2019A
PM Planes de mejora o propósitos de mejoramiento de la evaluación docente 2013-2019A
PT Planes de trabajo de profesores . 2013-2019A
Cursos_formac Listado de oferta de cursos virtuales de formación para los docentes. 2013 - 2019A
IG Informes de gestión de los profesores. 2013- 2019A
PEP
Homolog Registros _homologación de créditos por movilidad. 2013-2019A
Proyect_aula Proyectos de aula - integradores. Evidencias: 2013-2019A
PE Plan de estudios_malla curricular actual.
Syllabus Syllabus curriculares actualizados del programa
Cambios curriculares: Resolución de aprobación del cambio curricular del MEN, Documento
Cambio_curr reforma curricular del programa, aprobado; Actas de comité curricular debidamente firmadas
sobre las revisiones, ajustes y modificaciones curriculares, generadas en el periodo 2013-2019A
Estrategias de bilingüismo: listado de asignaturas impartidas en otros idiomas, cátedras con
Estrat_bil
docentes extranjeros.
Cursos_virtual Listado de oferta de cursos virtuales del área disciplinar del programa. 2013 - 2019A
IG Informes de gestión de los profesores lideres de internacionalización 2013-2019A
IG Informe de gestión y seguimiento a graduados realizado por líder de egresados. 2015 - 2019A
Inf_ND Evidencias Encuentros de graduados. 2013-2019A
Actas de comités de programa de pregrado y postgrado, donde se evidencie elección,
Actas_Repr_gr
nombramiento y participación del representante de los graduados. 2013 - 2019A
Actas de participación de graduados en los procesos de reforma curricular de los programas.
Actas_CC
2013 - 2019A
Sy_inv Syllabus de los cursos del área investigativa
Actas_TG Actas de sustentación de trabajo de Grado, generadas en el periodo: 2013-2019A
Indicador: Estudiantes que eligen como opción de trabajo de grado el proyecto de
Ind_TG investigación. Número de estudiantes con proyecto de investigación/Total de graduados en el
periodo, de los últimos 5 años.
List_soft Listado de Software especializado para investigación
Inventario de laboratorios específicos para las Tareas Académicas del programa. (Docencia,
Inventario_lab Investigación, Extensión o Proyección Social) y/o centros de estudio de uso específico del
programa.
Fichas_ext Fichas de extensión recopiladas en formato institucional por cada programa. 2013-2015
Indicador: Número de propuestas aprobadas en convocatorias focalizadas/Total de propuestas
Ind_convocat
presentadas entre 2013 y 2019A
Informe de gestión líderes de extensión por periodo académico, presentados entre: 2013 -
Inf_ext
2019A
Informes de líderes de extensión sobre acciones de proyección social en el área de influencia o
Acciones_PS
en comunidades intervenidas por la institución. 2013 - 2019A
Evidencias de reconocimientos a los Programas Académicos (Ej.: Docencia, Investigación,
Reconocimientos Extensión, Reconocimientos de entes territoriales, gubernamentales, comunidades
académicas, otros). 2013 - 2019A
Actas e informes técnicos de consultorías (Todos los programas que las realicen). 2013 - 2019A
Actas_inf_consult

Reglamento de práctica
Conv_DS Copia de los Convenios Docencia - Servicio 2013 - 2019A
PT Plan de trabajo y/o cronograma de práctica de cada periodo académico.
Inf_Pr_DS Informe de autoevaluación de la práctica de programas de salud. 2013 - 2019A
Planes de mejora realizados en programas de salud, que rotan en escenarios de practica. 2013-
PMM
2019A
Actas_DS Actas de comité Docencia - Servicio en cada escenario. Por periodo: 2013 - 2019A
Conv_PrE Convenios marcos para prácticas empresariales. 2013 - 2019A
Inf_PrE Informes finales de las prácticas empresariales. 2013 - 2019A
Contratos de aprendizaje SENA a nivel de Tecnologías y Programas académicos para prácticas
Contr_aprend
de sus estudiantes, por período académico durante los últimos 5 años.
Actas de comité curricular y/o de autoevaluación o calidad, debidamente firmadas,
Actas_Autoev
relacionadas con los procesos de autoevaluación del programa académico. 2013 - 2019A
Informe de Resultados de Pruebas Saber PRO y acta o documento de los propósitos de
Inf_SPRO_mejora
mejoramiento.
Inf_autoev Último informe de autoevaluación
PMM Planes de mantenimiento y mejora- PMM de programas con procesos de autoevaluación
Actas_Pl Actas de aprobación de planes de mejoramiento
DM Documentos maestro para Registro calificado.
Anexos_Tc Anexos técnicos- programas de salud
Informe de ejecución del plan de acción de la dirección del programa por período, de los
Ing_Dir
últimos 5 años
Inventario de colecciones bibliográficas, documentales y de Archivo, bases de datos y revistas
Inventario_Bibl
de los centros de estudios para respaldar las labores académicas del programa.
Copia del presupuestos de inversión (diligenciado en el aplicativo), en equipos de laboratorio,
Presup_inver
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recursos de bibliotecas y didácticos para el programa.
Infraestructura tecnológica (audiovisuales, conectividad, equipos de laboratorio) dedicados a
Estrut_tec
la docencia, propios del programa.
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1.5 Entrega del Repositorios de información.

Producto de la metodología propuesta es la compilación de los archivos de soporte documental en

formato Excel, Word y PDF, que contienen la información que evidencia el cumplimiento de los
aspectos.
Una vez creada la carpeta del repositorio inicial, en el One drive, esta carpeta se compartirá al
correo profesional.calidad@udes.edu.co y cada semana se deberá actualizar la información
requerida en el cronograma, que se muestra en el punto 3.

2. RESPONSABLES

El equipo de trabajo para la recolección de evidencias documentales del proceso de AI,

correspondientes a los programas académicos, estará conformado por:
 Director/a del programa: quien solicita la información en el Comité Curricular
 Coordinador/a de autoevaluación: quien recopila la información y la sube al one drive
 Profesores de apoyo a autoevaluación: quienes apoyan la búsqueda de la información
 Integrantes del Comité Curricular: quienes proveen la información de su responsabilidad.

Para el caso de las Facultades, será: el Decano, la Secretaria de la facultad y quien haga las veces
de secretaria/o ante el Consejo de Facultad.

3. RECOMENDACIONES

 En caso de presentarse algún inconveniente en la búsqueda y disposición de la información, se

deberá levantar un acta en la que se consigne tal inconveniente y los compromisos para
aplicar los correctivos, firmarla y adjuntarla en la carpeta del documento,
correspondientemente.

 Así también, en caso de no dar cumplimiento al cronograma establecido para la recolección y

organización de la información, en los periodos establecidos, se enviará un correo recordando
el compromiso de actualizar el One drive conforme a lo establecido en el cronograma y en
este instructivo. De no recibir respuesta, por parte del programa académico en el término de
una semana, se generará un acta de observación y control para rendición de cuentas ante la
Sub-dirección de Aseguramiento de la calidad, miembro activo del Comité de Acreditación
Institucional- CAI, órgano máximo encargado de los procesos de calidad académica.

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4. CRONOGRAMA DE TRABAJO

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CONVENCIONES:

Color amarillo: cada semana se debe realizar la búsqueda de información según los documentos
planteados en la hoja del Listado_doc.
Responsable: Comité Curricular y profesores de apoyo a la coord. de Autoevaluación.

Color verde: cada semana debe subirse información recolectada al one drive.
Responsable: Coord. de Autoevaluación.

Una vez creado el repositorio en el one drive del director, compartir la carpeta al correo a
profesional.calidad@udes.edu.co. En el asunto favor nombrarlo de la siguiente manera:
CALIDAD_(código del programa)

Ejemplo: en la 2ª. semana de septiembre, se requiere la documentación (columna SUBCARPETA

del listado doc.) solicitada para Procesos Académicos.
En la siguiente semana 3ª. de septiembre, se debe enviar la documentación al responsable de
subirla en el one drive; de este modo se va actualizando cada one drive.
De igual forma para las demás carpetas, en amarillo.
El equipo técnico de Acreditación Institucional, iniciará la verificación de los repositorios, a partir
de la semana 3 y las siguientes, después de iniciar el cargue de la información.

RECORDAR: El listado de documentos, debe estar actualizado y archivado en la raíz del repositorio
para la verificación de la información que se está subiendo cada semana, teniendo en cuenta los
comentarios ocasionados para algunos documentos, al interior del programa.

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ANEXO 1.
PROCESO Y/O SUBPROCESO CÓDIGO
ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
INTERNACIONALES ANI

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ADF

BACTERIOLOGÍA Y LABORATORIO CLÍNICO BLC
CENTRO DE EDUCACIÓN VIRTUAL CEV
CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS CET
CONTADURÍA PÚBLICA CTP
DERECHO DER
ENFERMERÍA ENF
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
FAE
ECONOMICAS Y CONTABLES
FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS FCA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD FCS
FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES FCE
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, HUMANIDADES
FCH
Y EDUCACION
FACULTAD DE COMUNICACIÓN ARTE Y DISEÑO FCD
FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS FDC
FACULTAD DE INGENIERÍAS FAI
FISIOTERAPIA FIS
FONOAUDIOLOGÍA FON
INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL ING
INGENIERÍA AMBIENTAL INA
INGENIERÍA CIVIL INC
INGENIERIA DE SOFTWARE INS
INGENIERIA ELECTRÓNICA INE
INGENIERIA INDUSTRIAL INI
INSTRUMENTACIÓN QUIRÚRGICA IQX
MEDICINA MED
MEDICINA VETERINARIA MEV
MERCADEO Y PUBLICIDAD MYP
MICROBIOLOGÍA INDUSTRIAL MII
PSICOLOGIA
PSI
TERAPIA OCUPACIONAL TE
O

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ECTOS ESPECIALES Y GESTIÓN TECNOLÓGICA P

P
S
I
RECTORÍA GENERAL R
E
G
RECTORÍA R
E
C
SECRETARÍA GENERAL S
E
G
SEGURIDAD INFORMÁTICA S
E
I
SERVICIO AL USUARIO S
E
U
SISTEMAS DE INFORMACIÓN S
I
I
TALENTO HUMANO T
A
H
TERAPIA OCUPACIONAL T
E
O
TESORERÍA T
E
S
VICERRECTORÍA DE ASUNTOS V
ESTUDIANTILES A
E
VICERRECTORÍA DE DOCENCIA V
I
D
VICERRECTORÍA DE EXTENSIÓN V
I
E
VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES V
I
I

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