EVALUACIÓN INICIAL SG-SST

Realizado por:
Fecha de realización
Nombre de la empresa
Nit de la empresa
Ciudad
Departamento de ubicación
Sector económico
Descripción de la actividad
productiva o de servicios

Clase de Riesgo
Número de Centros de Trabajo o
áreas
Número de
trabajadores
totales:
Número de
trabajadores
directos:
Trabajadores
Número de
trabajadores
temporales:
Número de
trabajadores
contratistas:

Presidente del COPASST O VIGIA

Responsable del sistema en SST

Esta herramienta fue elaborado gracias al trabajo y apoyo de las siguientes personas: German Giraldo Salinas,
Mauricio Naranjo Lotero, Juan Camilo Tamayo Ramirez, Isabel Cristina Soto, Clara Restrepo, Duber Maria
Rodriguez, Pilar Lopera P., Carlos A. Velasquez C.

IR A EVALUACIÓN INICIAL
 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Tipo de Se cuenta con Estado de la

Ciclo Artículos Evidencia
Capítulo Descripción Requisito evidencias implementación
PHVA Dec. 1443
P D R
Política SST 5, 6, 7 Documento escrito de la
Política de SST Implementado
Capítulo II SI Si hay evidencia
totalmente
Planear
Política SST 5, 6,7 Cumunicación Política
Implementado
Capitulo II SI Si hay evidencia
totalmente
Hacer
Obligacion de los 8 Definición de
empleadores 10 Responsabilidades Hay evidencia
Capítulo III SI Sin implementar
parcial
Planear
Obligaciones de los 8 Comunicación de
Capítulo III empleadores 10 Responsabilidades SI
Hacer
Obligaciones de los 8 Rendición de cuentas
Capítulo III empleadores SI
Actuar
Obligaciones de los 8 Presupuesto para SST
empleadores
Capítulo III SI SI

Planear
Obligaciones de los 8 Definición de Talento
Capítulo III empleadores Humano para SST SI SI
Planear
Obligaciones de los 8 Recursos Técnicos
Capítulo III empleadores SI SI
Planear
Obligaciones de los 8 Requisitos legales - matriz
Capítulo III empleadores 12 requisitos legales SI SI SI
Documentación
Planear
Capítulo III Obligaciones de los 8 Plan de trabajo anual +
empleadores 12 Cronograma SI SI SI
Planear
Documentación
Planificación del 17
Capítulo IV SGSST SI SI SI
Planear
Obligaciones de los 8 Copasst
Capítulo III empleadores 12
Documentación SI SI

Hacer
Obligaciones de los 8 Dirección de SST
Capítulo III empleadores
SI SI

Planear

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Capítulo III Obligaciones de los 8 Integración con otros

empleadores Sistemas de Gestión SI
Planear
Capacitación en 11 Capacitación en SST al
SST personal según
competencias
Capítulo III
SI SI SI

Hacer
Capacitación en 11 Socialización al copasst
Capítulo III SST del plan capacitación SI
Hacer
Capacitación en 11 Inducción y reinducción en
SST SST
Capítulo III
SI SI

Planear
Capítulo III Documentación 12 Identificación de peligros,
14 evaluación y valoración de SI SI
riesgos
Planear
15
Capítulo IV SI SI
Planear
Documentación 12 Condiciones de salud y
Capítulo III Pérfil sociodemográfico SI SI
Planear
Documentación 12 Estándares de seguridad
Capítulo III o operación segura SI SI
Hacer
Documentación 12 Registro entrega EPP
Capítulo III
SI
Planear
Documentación 12 Reportes de investigación
Capítulo III de AT y EL SI
Hacer
Documentación 12 Identificación de
Capítulo III amenazas y vulnerabilidad
SI
Hacer
Documentación 12 Procedimientos
Capítulo III Operativos Normalizados SI
Hacer
Documentación 12 Plan de Evacuación +
25 Evaluación de simulacros
Capítulo III
Diseño de planes de SI
evacuación
Hacer

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Capítulo III Documentación 12 Sistemas de vigilancia

epidemiológica SI SI
Hacer
Documentación 12 Evaluaciones ambientales
Capítulo III Planificación SI SI SI
Hacer
Documentación 12 Pérfiles epidemiológicos
Capítulo III del SVE SI SI
Hacer
Documentación 12 Formatos de registros de
Capítulo III inspecciones SI SI
Verificar
Documentación 12 Registros gestión riesgos
Capítulo III
SI
Verificar
Conservación 13 Conservación documentos
Capítulo III documentos
SI
Planear
Comunicación 14 Comunicaciones internas
Capítulo III y externas y canales
SI
Planear
Identificación 15 Comunicación de las
Capítulo IV PEVR evaluaciones ambientales SI
Hacer
Evaluación inicial 16 Autoevaluación
Capítulo IV del SGSST
SI SI SI

Hacer
Planificación del 17 Cumplimiento legal +
Capítulo IV SGSST Fortalecer componetes del
sistema + mejora continua SI

Planear
Capítulo IV Planificación del 17 Objetivos de control de
SGSST riesgos SI
Planear
Planificación del 17 Indicadores de estructura,
Capítulo IV SGSST proceso y resultado SI SI
Planear
Capítulo IV Planificación del 18 Metas anuales
SGSST SI
Planear
Capítulo IV Planificación del 18 Comunicación objetivos
SGSST SI
Hacer
Indicadores SG 19 Ficha de los indicadores -
Capítulo IV SST matriz indicadores SI
Planear

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Indicadores SG 20 Indicadores de estructura

SST
Capítulo IV SI SI
Verificar
Indicadores SG 21 Indicadores de proceso
SST

Capítulo IV SI SI

Verificar
Indicadores SG 22 Indicadores de resultado
SST
Capítulo IV SI SI

Verificar
Gestión de peligros 23 Procedimiento de gestión
Capítulo V y riesgso de peligros y riesgos SI
Planear
Medidas de 24 Tratamiento a los riesgos
Capítulo V prevención y SI SI
control
Hacer
Medidas de 24 Administración EPP que
Capítulo V prevención y parte de la matriz de EPP. SI
control
Verificar
Medidas de 24 Socialización a partes
Capítulo V prevención y interesadas SI
control
Hacer
Medidas de 24 Plan de mantenimiento
Capítulo V prevención y correctivo y preventivo SI
control
Planear
Medidas de 24 Evaluaciones médicas
Capítulo V prevención y ocupacionales SI SI SI
control
Hacer
Prevención, 25 Identificación de
preparación y amenazas y vulnerabilidad
Capítulo V respuesta ante por centro de trabajo SI
emergencias
Hacer
Prevención, 25 Valoración de los riesgos
preparación y asociados a amenazas
Capítulo V respuesta ante SI SI
emergencias
Hacer
Prevención, 25 Procedimientos
preparación y Operativos Normalizados
Capítulo V respuesta ante SI
emergencias
Hacer

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Prevención, 25 Plan de respuesta para

preparación y eventos potencialmente
Capítulo V respuesta ante desastrosos SI
emergencias
Planear
Prevención, 12 Evaluación de simulacros
preparación y
Capítulo V respuesta ante SI
emergencias
Verificar
Prevención, 25 Capacitación y
preparación y entrenamiento en plan
Capítulo V respuesta ante emergencias SI SI
emergencias
Hacer
Prevención, 25 Realización y evaluación
preparación y de simulacros anuales
Capítulo V respuesta ante SI SI
emergencias
Actuar
Prevención, 25 Conformación y
preparación y funcionamiento de
Capítulo V respuesta ante brigadas emergencias SI SI
emergencias
Planear
Prevención, 25 Inspección de equipos de
preparación y emergencia
Capítulo V respuesta ante SI SI
emergencias
Hacer
Prevención, 25 Plan de ayuda mutua
preparación y
Capítulo V respuesta ante SI SI
emergencias
Hacer
Gestión del cambio 26 Gestión del cambio
Capítulo V SI SI
Planear
Adquisiciones 27 Integración de requisitos
Capítulo V de SST en las compras SI
Hacer
Contrataciones 28 Procedimiento de
Capítulo V selección y evaluación de SI SI
contratistas
Planear
Contrataciones 28 Seguimiento a contratistas
Capítulo V SI
Hacer
Contrataciones 28 Verificación afiliación a la
Capítulo V Seguridad Social SI
Hacer
Capítulo III Capacitación en 11 Inducción y reinducción en
SST SST Si
Hacer

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Contrataciones 28 Inducción y reinducción a

Capítulo V contratistas SI
Hacer
Auditoría de 29 Programa de auditoria
Capítulo VI cumplimiento del anual SI SI SI
SG
Verificar
Auditoría de 29 Informe de resultados
Capítulo VI cumplimiento del auditoría SI SI
SG
Verificar
Auditoría de 30 Alcance de la auditoría
Capítulo VI cumplimiento del SI
SG
Verificar
Revisión por la alta 31 Revisión de gerencia
Capítulo VI dirección anual SI SI
Actuar
Revisión por la alta 31 Socialización con el
Capítulo VI dirección Copasst SI
Actuar
Investigación de 32 Procedimiento
accidentes de investigación incidentes,
Capítulo VI trabajo y accidente y enfermedades SI SI
enfermedades laborales
Planear laborales
Investigación de 32 Socialización de lecciones
accidentes de aprendidas
Capítulo VI trabajo y SI SI
enfermedades
Actuar laborales
Investigación de 32 Informes periódicos a la
accidentes de gerencia
Capítulo VI trabajo y SI SI
enfermedades
Actuar laborales
Acciones 33 Seguimiento a acciones
Capítulo VII correctivas y correctivas y correctivas SI SI
preventivas
Actuar
Revision de 34 Revisión de gerencia
Capítulo VII Gerencia y ajuste anual SI SI
Actuar

VOLVER A PORTADA

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

ACCIONES QUE SE PODRÍAN REALIZAR OBSERVACIONES

Documento define la politica de Seguridad y salud en el trabajo que

cumpla con requisitos establecidos en el decreto 1443 -2014

Divulgar a todas las personas que trabajan en función de la

organización, publicar en sitios visibles y dejar evidencia de la
divulgación a todos los trabajadores

Definir y asignar las responsabilidades para todos los niveles de la

Organización. Elaborar matriz de roles y responsabilidades. Incluir
estos en la descripción de cargos.

Comunicar la asignación de las responsabilidades a las partes

interesadas, verificar su comprensión y Dejar evidencia de la misma
Registro anual donde se evidencie que las personas con
responsabilidades en el SG-SST realizaron la rendición de cuentas a la
población trabajadora
Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal
necesario para el diseño, implementación, evaluación y mejora del
sistema. Importante que el documento incluya presupuesto vs plan de
trabajo anual.

Se puede dejar evidencia con carta de asignación desde la Gerencia o

con acta de reunión donde quede claramente definido a quien se
responsabiliza con éste proceso.

Documento donde se definan los recuros tecnicos y la asignación de

presupuesto. Igualmente evidencia de la entrega de los mismos
Documento que contiene la matriz de requisitos legales debidamente
diligenciada.
Plan que sustenta como se dará cumplimiento.

Elaborar un procedimiento y desarrollar un plan de trabajo anual para

alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de
Gestión en SST, este debe estar firmado por la Gerencia y divulgado al
Elaborar
copasst un procedimiento y desarrollar un plan de trabajo anual para
alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de
Gestión en SST, este debe estar firmado por la Gerencia y divulgado al
copasst
Se debe tener registro de elección, acta de la conformación, igualmente
documento del plan de entrenamiento y trabajo del Copasst.
Realizar actas de cada reunión. Garantizar su conservación.

Descripción del cargo y pérfil del responsable y equipo SST. Definir

competencias en términos de educación, formación y experiencia
requerida. El responsable del SGSST debe realizar curso 50 horas del
Ministerio, el cual se debe evidenciar.

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Si se cuenta con otros sistemas de gestión como (9000, 14000, 18000

entre otros), documentar la forma como se va a integrar.
Documento que contiene el plan anual de capacitación y entrenamiento
en SST.
Elaborar formatos que evidencien la participación en los procesos de
formación y capacitación. Garantiza su conservación en el tiempo.
Definir conocimientos técnicos que debe garantizar cada persona en la
organización.

Dejar evidencia de que el plan de capacitación anual fue compartido al

Copasst o vigia y éste hizo aportes al mismo.

Es importante contar con un plan de inducción y reinducción, para

personal nuevo, para cambios de oficios o procesos, para reintegro de
personal, incluso para reintegro de vaciones, este plan debe cobijar a
todo el personal independiente del tipo de contratación.

Incluir en el procedimiento, los criterios para el método a utilizar y la

descripción de la metodología. Incluir la manera en que se le hará
evaluación y seguimeinto a la identificacion de peligros y valoracion de
los riesgos
Incluir el procedimiento,
Tener en cuenta que riesgolos criterios para
psicosocial el método
se identifica conainstrumentos
utilizar y la
descripción
especiales. de la metodología. Incluir la manera en que se le hará
evaluación y seguimeinto a la identificacion de peligros y valoracion de
los riesgos
Realizar perfil sociodemográfico de la población vinculada y en este
Tener en cuenta que riesgo psicosocial
dese
lasidentifica
con instrumentos
debe estar documentado el resultado condiciones de salud.
especiales.

Contar con estándares de seguridad de las actividades críticas,

entrenar y entregar al personal estos estándares . Garantizar su
conservación.
Procedimiento para la selección, compra y entrenamiento en EPP
Describir el proceso desde la adquisición o compra, hasta la
disposición final

Diligenciar formatos de investigación de incidentes, accidentes y

enfermedades laborales. Garantizar su conservación.

Tener documentado el plan de emergencias. Debe incluir identificación

de amenazas y vulnerabilidad. Estar actualizado.

Documentar los procedimientos operativos normalizados para

emergencias.

Documento que contienen el plan de evacuación por centro de trabajo,

están definidos los simulacros y la forma de evaluarlos

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Procedimiento para el control de la enfermedad laboral, SVE partiendo

de la priorizacion de riesgos y de la exigencia legal

Tener en cuenta periodicidad de acuerdo con el aspecto a evaluar

según los SVE, verificar la idoniedad del personal y cumplimiento de la
legislación frente a su licencia
Documento que refleja los perfiles epidemiológicos de la población
vinculada. Estar actualizado.

Registrar el resultados de las inspecciones de seguridad. Garantizar su

conservación. Hacer seguimiento.

Incluir registros donde se evidencie que se actualiza cada vez que se

interviene el riesgo o se genera un cambio en la organización

Procedimiento que defina el como y responsables para la conservación

de documentos y garantizar el archivo por 20 años de aquellos que
define el Decreto empresa

Procedimiento donde se defina el como se realizaran las

comunicaciones en SST.

Dejar evidencia de la presentación que se hace al Copasst de los

resultados de las evaluaciones ambientales.

Realizar autoevaluación para sustentar objetivos, plan de trabajo +

cronograma definido. La autoevaluación debe cumplir lo establecido en
éste artículo del decreto. Apoyarse en herramientas definidas por ARL
o Ministerio.

Plan basado en la priorizacion de riesgos y requisitos legales

Documento que contiene objetivos de control de riesgo definidos.

Definir indicadores de estructura, proceso y resultado según lo indica el

artículo. Crear matriz de indicadores y cumplir con variables de ficha de
indicador.
Definirlos con base en las caracteristicas descritas en el decreto.

Divulgar los objetivos a todo el personal. Evidenciar la divulgación.

Incluir ficha de indicadores con los requisitos descritos en el decreto

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Presupuesto (seguimiento a la ejecución frente a los programas y

cronogramas definidos), Estructura SST, Equipos apoyo, equipos para
emergencia.

Línea base, ejecución del plan de trabajo y del cronograma, gestión de

peligros y riesgos (cumplimiento de acciones correctivas y preventivas
que surgen de las diferentes actividades), ejecución de plan
capacitación, coberturas capaciación y EMO, cumplimiento
investigación accidentes, inspecciones de seguridad, ejecución
mediciones ambientales.

Cumplimiento requisitos legales, cumplimiento objetivos y metas,

cumplimiento plan de acción a no conformidades, incidencia y
prevalencia de EL, tasa accidentalidad, costo ausentismo,
comportamiento seguro, disminución del grado de riesgo (valoración de
riesgo).

Establecer métodos para la identificación, prevención, evaluación,

valoración y control de los peligros y riesgos
Evidenciar en la matriz de peligros y riesgos la jerarquía de control de
riesgo. Desde allí determinar programas de gestión o estrategias para
el tratamiento de los riesgos.
Registros de entrega al personal de los equipos de protección personal.
Garantizar su conservación

Divulgación a todas las partes interesadas de la gestión a los riesgos a

los que están expuestos.

Incluye instalaciones, equipos y herramientas

Documento que contiene la evaluacion médica ocupacional según

riesgos y peligros. Evidencia de su ejecución.

Documento con identificación de amenazas y vulnerabilidad por centro

de trabajo.

En el mismo documento anterior, evidencia de la valoración de

amenazas realizado en cada centro de trabajo.

Socializar los procedimientos operativos normalizados.

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Documento que contiene el sistema de comunicación y trabajo en

equipo con los Entidades de prevención de desastres locales o
regionales

Dejar registro del simulacro de evacuación y sus resultados.

Dentro del plan de capacitación anual se debe incluir la formación y

entrenamiento al personal para el tema de emergencias. Dejar
evidencia de las actividades realizadas.

Hacer seguimiento a las acciones propuestas en las evaluaciones de

simulacros anteriores

Documento que incluye la conformación de la Brigada de emergencias.

Deseable tener el perfil del brigadista.

Registro de las inspecciones realizadas a los equipos contra incendio.

Garantizar su conservación.

Documento que evidencia el plan de ayuda mutua.

Definir el procedimiento de gestión del cambio e implementarlo.

Verificar la posibilidad de integración con otros sistemas de gestión.

Definir criterios de SST para las compras que realiza la compañía.

Trabajadores en misión, cooperados, independientes, contratistas y

subcontratistas

Realizar seguimiento al desempeño de los contratistas.

Verificar cumplimiento de afiliación a Seguridad Social.

Se bede dejar evidencia de las inducciones y reinducciones realizadas

acorde a lo definido en el procedimiento.

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 INVENTARIO DOCUMENTACIÓN 1443 DE 2014

Realizar inducción y reinducción a contratistas. Dejar evidencia de

éstas acciones. Garantizar su conservación.
Definir plan de auditorias al SGSST. Garantizar idoneidad del auditor y
participar al Copasst

Comunicar a las partes interesadas. Analizar resultados y estableces

planes para la mejora continua.

Definir alcance de las auditorías a realizar. Esto estará consignado en

el plan de auditorías.

Tener en cuenta protocolo de revisión

Dejar evidencia de la presentación que se hizo al Copasst de los

resultados de la revisión de gerencia.
Procedimiento de investigación de incidentes, accidentes y
enfermedades laborales
Tener en cuenta las responsabilidades descritas en la Resolucion 1401

Dejar evidencia de la forma en que se socializan los aprendizajes que

dejan los accidentes presentados en la empresa.

Incluir indicadores relacionados con las acciones derivadas de los

planes de accion propuestos en las investigaciones

Dejar evidencia del seguimiento que se hace a las acciones

preventivas y correctivas surgidas al SG SST.

Tener en cuenta los elementos que hacen parte de las

responsabilidades gerenciales segun el decreto

RESUMEN DE LA AUTOEVALUACIÓN

Versión1 - Septiembre 2014 - ESGSST

 AVANCE EN EL CICLO PHVA

Puntaje Puntaje obtenido

Elemento Item(s) obtenido en en Total Ponderación
del Item
evidencia implementación

PLANEAR 29 0 2 2% 30%
HACER 30 0 2 2% 29%
VERIFICAR 10 0 0 0% 21%
ACTUAR 8 0 0 0% 20%
Total 77 0 4 3% 100%

AVANCE POR CAPITULOS

Puntaje Puntaje obtenido

Ponderación
Elemento Item(s) obtenido en en Total del Item
evidencia implementación

Capitulo II 2 0 4 50% 8
Capitulo III 30 0 0 0% 15
Capitulo IV 13 0 0 0% 15
Capitulo V 22 0 0 0% 30
Capitulo VI 8 0 0 0% 22
Capitulo VII 2 0 0 0% 10
Total 77 0 4 100

VOLVER A EVALUACIÓN INICIAL VOLVER A LA PORTADA

 % de
% Implementación Implementa
ción del
Item

1% 2%
0% 2%
0% 0%
0% 0%
1.00%

% de AVANCE POR CAPÍTULOS

Implementa
% Implementación ción del Capitulo II
Item 50%

4% 50% Capitulo VII Capitulo III

0% 0%
0% 0%
0%
0% 0%
0% 0%
0% 0%
4.00% Capitulo VI Capitulo IV

OLVER A LA PORTADA
Capitulo V
ulo III

ulo IV