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Formato Registro Proveedores
Formato Registro Proveedores
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES DE GECELCA S.A. E.S.P.
GECELCA S.A. E.S.P. es una empresa dedicada a la generación y comercialización de energía eléctrica que se esfuerza por atender oportuna y efectivamente las necesidades y solicitudes de
los clientes, buscando la excelencia en la prestación del servicio, soportados en un talento humano comprometido y competente; cumpliendo la normatividad legal aplicable y demás
compromisos que suscriba la empresa, controlando los efectos adversos en los recursos y objetivos empresariales a través de la gestión integral del riesgo y mejorando continuamente la
eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. En este sentido nuestros proveedores se constituyen en socios estratégicos que nos permiten garantizar el logro de nuestros objetivos de
calidad en la empresa.
ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO:El proveedor deberá actualizar anualmente la información registrada en la base de datos (o en el momento que sea necesario si se presenta alguna
novedad), para lo cual debe aportar la documentación respectiva. Toda modificación que implique aspectos legales o cambios en su situación financiera, debe estar debidamente soportada
(ejemplo: cambio tipo sociedad, cambio razón social, duración de la sociedad, corrección a los estados financieros y declaraciones de renta, etc.) para lo cual deberá remitir los certificados o
documentos digitalizados (escaneados) que permitan verificar dicha modificación. Los documentos deben ser dirigidos al correo electrónico krueda@gecelca.com.co, teléfono 3303025. A
través de este correo puede solicitar información o aclaración sobre cualquier duda relacionada con el registro de proveedores.
TIPOS DE PERSONAS
1. Personas naturales, proveedores de caja menor y proveedores No Homologables
2. Personas naturales extranjeras
3. Personas jurídicas nacionales o sucursal de una sociedad extranjera con domicilio en Colombia
4. Personas jurídicas extranjera o sucursal de una sociedad extranjera sin domicilio en Colombia
TIPOS DE PERSONAS A
DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL REGISTRO EN LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES DE GECELCA
LAS QUE APLICA
• Para personas jurídicas, la sociedad debe tener mínimo tres (3) años de constituida. 3, 4
• Formato de Registro de Proveedores diligenciado. 1, 2, 3, 4
• Copia del documento de identidad para personas naturales. Para personas jurídicas, copia del documento de identidad del representante legal. 1, 2, 3, 4
• Certificado de Cámara de Comercio vigente del domicilio principal y la sucursal (si aplica) con una fecha de expedición no superior a 30 días. 3, 4
• Registro Único Tributario – RUT, actualizado. 1, 3
• Registro Único de Proponentes - RUP vigente (si aplica). 3
• Declaración de Renta del año inmediatamente anterior. 3
• Estados Financieros a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior: Balance General y Estados de Resultados con Notas. 3
• Certificados de gestión de la calidad vigentes (si lo posee). 3, 4
• Autorización de funcionamiento (a los que aplique como: empresas de vigilancia, transporte, agencias de aduana, laboratorios de acreditación, comunicaciones,
3, 4
empresas de medicina prepagada, etc.).
• Portafolio de productos y/o servicios. 3, 4
• Documento vigente que acredite la existencia y representación legal en el país donde tiene su domicilio principal con una fecha de expedición no superior a 60
días, debidamente legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, es decir, con la traducción oficial si está en otro idioma y con la cadena
4
de autenticaciones, la cual está conformada por la Notaría y el Consulado en el país de origen del documento y por el Ministerio de Relaciones Exteriores en
Colombia.
• Documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente o equivalente al RUT, en el país donde tiene su domicilio principal debidamente apostillado. 4
• Autorización de funcionamiento, licencias o permisos (para los casos a los que aplique como: empresas de transporte, agencias de aduana, laboratorios de
4
acreditación, comunicaciones, etc.) debidamente apostillado.
Código: GLOG-P03F01
Título: Registro de Proveedores
Versión: 10
Página 2 de 6
Responsable: Jefe de Contratación
Fecha: 14/11/2017
GECELCA S.A. E.S.P, identificada con NIT 900.082.143-0, y/o GECELCA 3 S.A.S E.S.P, identificada con NIT 900,308,744-1, ostentará la calidad de Responsable del Tratamiento de datos
personales y por ende, es quien decidirá sobre el tratamiento que se le dé a su información personal.
En cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) y sus decretos reglamentarios, le informamos que los datos personales facilitados de manera
voluntaria quedarán incorporados de forma confidencial en la base de datos de Proveedores.
Le indicamos según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, impidiendo el
acceso indeseado por parte de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos. Así mismo, al registrarse, presta su consentimiento libre y expreso para que GECELCA y/o
GECELCA 3 utilice sus datos personales o de las personas que acompañan el proceso de contratación bajo su nombre con los fines de:
En el caso de haber interlocutores designados por EL PROVEEDOR para supervisar el cumplimiento de los servicios contratados o a contratar, éste se compromete a obtener
la autorización de su personal para el tratamiento de datos personales que deba realizarse por parte de GECELCA y/o GECELCA 3. En este último caso deberá señalarse
expresamente la finalidad del tratamiento de la información conforme a las indicadas previamente.
Lo invitamos a que conozca la Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual se encuentra disponible para su consulta en el sitio web www.gecelca.com.co Si
usted tiene alguna inquietud frente al manejo de la información, tenga en cuenta que como titular de datos personales puede formular consultas y reclamos mediante
comunicación enviada a los canales de atención dispuestos en la política, especialmente a la Gerencia Jurídica con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar y
rectificar sus datos personales o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
Con la suscripción de este documento manifiesta su consentimiento para el tratamiento de datos personales y su aprobación frente a la totalidad de su contenido, incluyendo la veracidad y
calidad de la información, reconociendo que la temporalidad del tratamiento atenderá a la duración de la relación contractual y el almacenamiento contable que exige la Legislación en
Colombia. Le recordamos que usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y el derecho de solicitar expresamente, su corrección, actualización o
supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita a los siguientes correos: infopersonal@gecelca.com.co,
notificacionesjudicialesg3@gecelca.com.co
FIRMA:
NOMBRE DE LA EMPRESA:
Dígito
Nombre o razón Tipo y número de documento de identidad:
verificación:
social
Experiencia de la
Anexe las principales certificaciones que acrediten la experiencia de la firma.
firma
Marque con una "x" los programas que son ejecutados en su empresa:
Pograma de Seguridad y Salud en el Trabajo Programa de Seguridad Industrial Programa de Gestión Ambiental
Relacione tres clientes que puedan dar referencias de sus bienes y/o servicios:
Nombre de la empresa Nombre y cargo del contacto Indicativo -Teléfono Verificación*
DECLARACIONES
En calidad de Representente Legal de la firma _____________________________________________________________________,
identificada con NIT.__________________________________, realizo las siguientes declaraciones bajo la gravedad de juramento:
b) Me (nos) obligo (amos) a no prestar nuestra cuenta y a no permitir que terceros desconocidos por mí (nosotros), efectúen depósitos o transferencias a
nuestra cuenta y a no hacer pagos o transferencias desde nuestra cuenta a terceros desconocidos.
c) Declaro (amos) que nuestra ocupación no es, ni se relaciona con la actividad profesional de compra o venta de divisas y que el origen de nuestros recursos
provienen del desarrollo de la (s) siguiente (s) actividad (es): __________________________________
a) Hemos recibido, leído y entendido el contenido de la Guía de Comportamiento Socialmente Responsable para Proveedores y Contratistas de GECELCA.
b) Conocemos y aceptamos los principios, valores, políticas y principios rectores para las empresas y los derechos humanos enmarcados en el Pacto Global y
demás estándares internacionales en RSE.
c) Nos comprometemos a informar a todos nuestros empleados, proveedores y contratistas acerca del contenido de esta guía.
d) Nos comprometemos a suministrar toda información relacionada con las posibles faltas o incumplimientos a la guía a través de los mecanismos y medios
establecidos por GECELCA para tal fin.
4. DECLARACIÓN SOBRE CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS CÓDIGOS DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
Los códigos se encuentran disponibles en el enlace: https://www.gecelca.com.co/index.php/codigos.
a) Hemos leído, entendido y aceptado los Códigos de Ética y Buen Gobierno de GECELCA S.A. E.S.P. por lo cual garantizamos su cumplimiento.
b) Nos comprometemos a informar a todos nuestros empleados, proveedores y contratistas acerca del contenido y cumplimiento de estos códigos.
c) Nos comprometemos a suministrar toda información relacionada con las posibles faltas o incumplimientos a los códigos, a través de los mecanismos y
medios establecidos por GECELCA y/o GECELCA 3 para tal fin.
Autorizo (amos) al GECELCA y/o GECELCA 3, para dar por terminado unilateralmente cualquier contrato, negocio o relación que tenga con nosotros en caso
de inexactitud o incumplimiento de lo aquí indicado o de cualquier cláusula del (los) contrato (s) suscrito (s) con la entidad.
Documento de identidad:
DECLARACIÓN VOLUNTARIA DE ORIGEN DE FONDOS, PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
Solo es obligatorio diligenciar este formato para las empresas que por normas legales están obligadas a adoptar el sistema de prevención del
LA/FT.
Yo, identificado con el nombre y documento de identidad expedido en el lugar y fecha establecidos en este documento, actuando en
calidad de representante legal (o quien haga sus veces) de la firma _______________________________________________
identificada con el NIT ____________________________, realizo bajo la gravedad de juramento, las siguientes declaraciones a
GECELCA S.A. E.S.P. sobre fuente de fondos y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo :
a) El origen de los dineros y depósitos que maneja nuestra empresa y demás operaciones que tramito (amos), proceden del giro
ordinario de actividades lícitas.
b) Declaro (amos) que nuestra ocupación no es ni se relacionan con la actividad profesional de compra o venta de divisas y que
el origen de nuestros recursos provienen del desarrollo de la (s) siguiente (s) actividad (es):
c) Me (nos) obligo (amos) a no prestar nuestra cuenta y a no permitir que terceros desconocidos por mí (nosotros), efectúen
depósitos o transferencias a nuestra cuenta, a no hacer pagos o transferencias desde nuestra cuenta a terceros desconocidos
ni a mantener vínculos de ningún tipo con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas.
d) Que la entidad que represento cumple con las normas que le resultan aplicables y ha implementado los mecanismos para la
prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).
e) Que la entidad que represento, sus accionistas, representantes legales, asociados o socios y miembros de la Junta Directiva
no se encuentran reportados en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho
internacional, en las listas de la OFAC o cualquier otra lista restrictiva y faculto a GECELCA S.A. para que realice las
verificaciones que considere necesarias.
f) Toda la información y documentación aportada es veraz y exacta, para lo cual GECELCA S.A. queda facultada para realizar
las verificaciones que considere necesarias, solicitar aclaraciones y documentos para aclarar dudas sobre las operaciones y
origen de recursos, así como para comunicar sobre los hechos a las autoridades competentes.
g) En el evento de presentarse alguno de los eventos aquí señalados, me comprometo a notificar de manera inmediata a
GECELCA S.A. para que se realicen las acciones pertinentes.
Autorizo (amos) al GECELCA S.A .E.S.P, para dar por terminado unilateralmente cualquier contrato, negocio o relación que tenga con
nosotros en caso de inexactitud o incumplimiento de lo aquí declarado o de cualquier cláusula del (los) contrato (s) u órdenes suscrito
(s) con la entidad.
Firma:
Nombre:
Cargo:
ANEXO
AUTORIZACIÓN PARA PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS
Solicitud Inicial Solicitud de modificación Fecha: ____________________________________
Yo, ________________________________ identificado con la cedula de ciudadanía No. _________________ de ____________________ actuando
en nombre propio ( ) o como representante legal ( ) de __________________ con NIT ______________________, autorizo a GECELCA S.A
E.S.P. Para que efectué el pago de las acreencias a mi ( ) o a mi favor de la entidad que represento ( ) a través de la utilización de sistemas
de transferencia electrónica de fondos, mediante el abono de los recursos a la cuenta que se indica a continuación;
Como constancia anexo certificación expedida por la entidad bancaria respectiva, en donde consta que soy el titular de la cuenta.
“Igualmente manifiesto (en nombre propio o de la entidad que represento, según el caso) que la autorización contenida en esta carta permanecerá
vigente en forma indefinida, mientras el suscrito (o el representante legal de esta entidad, según el caso) nos informe por escrito a GECELCA S.A
E.S.P. la decisión de revocarla o de modificar los datos de la cuenta o la entidad financiera aquí señaladas, utilizando para este último efecto el
formato dispuesto por la mencionada empresa. En consecuencia, libero a GECELCA S.A E.S.P. de cualquier responsabilidad por la omisión o demora
en que incurra el suscrito (o la entidad que represento) en notificar por escrito y en debida forma cualquier revocación o modificación de esta
autorización”.
Así mismo autorizo a GECELCA S.A E.S.P. para que los soportes del pago respectivo me sean enviados a la dirección de internet o correo
electrónico que señalo a continuación y en caso de carecer de la misma, a la dirección postal que igualmente indico:
Nombre del Contacto: _________________________________________________________________________________________________
Cargo del Contacto: __________________________________________________________________________________________________
E-mail:___________________________________________________________________________________________________________________
Dirección para correspondencia: ______________________________________________________________________________________________
Teléfonos:________________________________________________________________________________________________________________
Fax:_____________________________________________________________________________________________________________________
Firma:____________________________________________________________________________________________________________________