Sistemas de Información Gerencial

Actividad 5

Análisis del Sistema de Información- parte 2

Tutor:

DIANA LINENA VELASQUEZ ROMERO

dvelas11@uniminuto.edu.co
NRC: 675

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Contaduría Pública
Segundo Semestre
Villavicencio 5 de septiembre
Propuesta implementación de aplicación informática.

Descripción de los sistemas actuales con los que cuenta la organización.

Recordemos que el sistema Ziur Sofware que implementan la empresa Palma La

Roca S.A.S, es muy complejo a pesar que tiene infinidades de operaciones: Es un
sistema que brinda 6 opciones de manejo dependiendo su clasificación empresarial, de
igual manera tiene un costo, por cada una de ellas. Ziur es un sistema muy amplio pero
costoso para medianas empresas.

Damos a conocer 4 aplicaciones que son usadas en las diferentes empresas

dando siempre buenos resultados en su aplicación.

 (ERP). Planificación de Recursos Empresariales.

 (CRM).Gestión de Relaciones con Clientes.
 (BSC). Balance Score Card.
 (SGD). Sistema de Gestión Documental.

De estas 4 aplicaciones vamos a conocer dos ellas que podes implementar en la

empresa, buscando una mejor alternativa en la información y un desarrollo eficaz, para
seguir creciendo como empresa y mantener un producto con calidad en el mercado.

Viendo que el sistema actual es costoso, vamos a conocer dos sistemas de

información, que esté acorde con nuestro propósito, y de estas dos escogeremos la que
se ajuste a nuestra necesidad, teniendo en cuenta nuestra productividad.

El sistema de información; Planificación de Recursos Empresariales (ERP), es un

conjunto de información que permite la integración de ciertas operaciones, especialmente
las que tienen que ver con la producción, logística, inventarios, envíos y contabilidad.
Funciona con sistema integrado, único con acceso a una base de datos centraliza.

Sus características y ventajas son:

 Acceso a una base de datos centralizada.

 Estructura el trabajo.
 Automáticamente captura datos.
 Se puede configurar.
  Hay interacción entre los componentes ERP.
 Requiere de sincronización entre departamentos y tener conocimiento de su
operación.
 Reduce costos.
 Mejora la calidad de análisis.
 La información se da en tiempo real.
 Es de fácil entendimiento y manejo de la aplicación.

Como funciona esta aplicación; podrimos decir que facilita y mejora la

administración. Articula todos los procesos, de contabilidad, gerencia, almacén, controla
costos de producción, dinamiza los recursos humanos, lleva al día las ventas, da
respuesta a las variables que inciden sobre el desempeño cotidiano de la empresa.

Al ser de naturaleza moldeable se puede usar y acoplar prácticamente a cualquier

tipo de negocio. Supone un impulso firme a la economía de una empresa, ya que a través
del sistema se asumen ciertos patrones contrastados de calidad y viabilidad, que son
datos fiables del mercado en el que compite. Se construye mejor el potencial de la
empresa, diseñando todo el programa de actuación partiendo de una base sólida.

El propósito es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de

respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la
toma de decisiones y minimizar los costos. ERP funciona en todo tipo de empresa y su
selección depende de factoras como el tamaño, el tipo, proceso y recursos de la
empresa.

Implementar este sistema no es rápido ni fácil, solo requiere de un estudio

adecuado, sin embargo, con los avances del software en este caso han sido un éxitos.

El segundo tipo de software que sirve para la administración de cualquier empresa

es el sistema de Sistema de Gestión de Documentos (SGD).controla de un modo eficiente
y sistemático la creación y la disposición de los documentos (ISO 15489-1: 2001. Su
objetivo es coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación,
recepción, ubicación, y la preservación de documentos.

El SGD ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario, del
patrimonio y de documentos de la organización, manejando una calidad e imagen.
Este sistema evita la pérdida de documentos, y asegura el acceso de la información,
estableciendo un ciclo de vida a la documentación y posibilita su destrucción de un modo
seguro y certificado.

El objetivo de SGD es tener una asistencia mediante la documentación para

organizar y gestionar, planificar y diseñar políticas de gestión de documentos y de
seguridad en los diferentes soportes. Gestionar, elaborar y aplicar instrumentos
necesarios para garantizar el control de búsqueda y la recuperación de información.

Este sistema puede asistir a cualquier área o persona que forma parte de la
empresa. Posee unas características que muestran seguridad a la entidad que necesita
implementar este sistema:

 Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la

documentación de la empresa.
 Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra
accesos no autorizados.
 Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en
hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina.
 Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso
colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
 Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y
rápido a la información.

El Sistema de Gestión de Documentos está compuesto por:

 Programa de gestión Documental.

 Comité de Archivo.
 Cuadros de Clasificación documental.
 Tablas de Retención Documental (TRD)
 Tablas de Valoración Documental (TVD)
 Manuales de Archivo y Correspondencia.

Las continuas innovaciones en las tecnologías de la información y la comunicación

están transformando el mundo de negocios empresariales en nuevos modelos, nuevos
procesos y nuevas necesidades empresariales. Y esto ha favorecido las inversiones de
las empresas para ser más competitivas en el mercado actual, y para lograr esto hay que
tener un presupuesto para implantación o actualización de sistemas de información.

Reflexión

En estos tiempos en los que es de vital importancia cuidar del medio ambiente y
todo lo relacionado con lo ecológico, juega un papel muy relevante el buen manejo de los
documentos físicos en el mundo empresarial.  Pero la pregunta es: ¿Tenemos claridad
sobre qué, cuándo y cómo hacerlo?
Recordemos que un buen sistema trae buenos beneficios como:

 La empresa mejora su eficiencia y eficacia, lo que la lleva a tener una mejor

productividad y ser más competitiva.
 Reducir costos al bajar el consumo de papel físico entre un 40 al 50% y evita
procesos de reproducción (fotocopiado y digitalización) innecesarios para la
empresa.
 Reducir tiempos y mejorar procesos, al tener fácil acceso a la información y los
documentos, además de evitar reprocesos y hasta utilizar personal adicional.
 Liberar el espacio físico, el cual se utilizará para desarrollar el objeto social de
la empresa.
 Homologa todos los procesos documentales, tanto al interior de la empresa
como los relacionados con proveedores y clientes.
 Facilita la implementación de procesos y normas de calidad entre otras.

“Si quieres ver crecer tu empresa sin enredos ni atrasos con los registros en general,
actualízate con los nuevos sistemas de documentación. “

Dando por terminada las dos exposiciones de los sistemas de aplicación (ERP y SGD). La
empresa tomo más iniciativa y vio la necesita de implementar el Sistema de Gestión de
Documentos (SGD).
Referencias bibliográficas

http://electivaiigroupsgd.blogspot.com/2011/11/sgd-ventajas-y-desventajas.html.

https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/coneix/presentacio/index.html

Gestión documental
revistaempresarial.com › inteligencia-de-negocios › ges...

https://revistaempresarial.com/tecnologia/inteligencia-de-negocios/gestion-documental-
papel-importante-empresa/.

https://asersa.com/sistema-erp-funciona/

https://www.salesforce.com/mx/crm/