MANUAL PARA REALIZAR DESCARGAR CORREO INSTITUCIONAL POR MEDIO DE MICROSOFT OUTLOOK 365

CONFIGURACION INICIAL DE MICROSOFT OUTLOOK 365

1. Inicie la aplicación Microsoft Outlook

Una vez iniciado se mostrará el asistente de configuración de Outlook por primera vez
2. En la siguiente ventana ingrese el correo institucional del funcionario y luego haga clic en el botón Conectar.

3. Luego mostrará la siguiente ventana donde ingresará la contraseña del correo electrónico e Iniciar Sesión.
4. Se mostrará la siguiente ventana donde solo se dará clic en Aceptar y luego Esperar hasta que realice la
configuración.

5. Hacer clic en el botón Listo en la siguiente ventana.

6. Se mostrará una ventana donde muestra que ya se agregó la cuenta de correo, desactive la opción “Configurar
Outlook Mobile en mi teléfono también” y luego haga clic en el botón Hecho.

7. Espere que cargue la aplicación y se muestre el perfil y generando un archivo de tipo *.ost donde se guardaran
los mensajes de correos electrónicos.
 PARA QUE LA APLICACIÓN OUTLOOK DESCARGUE TODOS LOS MENSAJES ANTIGUOS A UN AÑO REALICE LO
SIGUIENTE

8. Haga clic en el menú Archivo

Mostrará la siguiente ventana

9. Haga clic en el botón Configuración de la cuenta y se desplegara un menú de opciones.

10. En el menú de opciones haga clic en la Opción Configuración de la sincronización y el nombre de cuenta.

11. En la siguiente ventana el correo se encuentra configurado por defecto para que descargue los correos a 1 año de
antigüedad indicada con una barra, haga clic en la barra selectora con clic sostenido y desplácela hacia la derecha
para ampliar el rango de antigüedad, en este caso hasta que diga Todo y haga clic en el botón Siguiente.

Ejemplo:
12. En la siguiente ventana haga clic en el botón Hecho.

13. Cierre la aplicación Outlook y vuélvala a abrir para que aplique los cambios.
Una vez iniciado la aplicación Outlook por segunda vez empezara a sincronizar todos los mensajes existentes en
la cuenta de correo electrónico institucional, si el buzón ya está hasta el límite pueda que se demore todo el día
sincronizando.

AGREGAR NUEVOS PST PARA REALIZAR BACKUP PARCIAL

Para algunos funcionarios que tienen el buzón del correo lleno pero que exigen que los mensajes mas recientes o
del año actual no se eliminen de la nube, se debe realizar lo siguiente.
14. Haga clic en el menú Archivo
 Mostrará la siguiente ventana

15. Haga clic en el botón Configuración de la cuenta, se desplegara un menú de opciones y luego haga clic en
Configuración de la cuenta….

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16. Y mostrara la siguiente ventana

17. Haga clic en la pestaña “Archivos de datos” el mostrará la ubicación donde se encuentra nuestro archivo ost que
almacena sincronizadamente con la nube y Haga clic en el botón Agregar

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18. Y mostrará la siguiente ventana donde se le dará el nombre al nuevo pst para el backup.

Ejemplo: backup 2019 y se hace clic en Aceptar.

 OTRA FORMA DE HACERLO ES DE LA SIGUIENTE
19. Haga clic en el menú de opciones del botón Nuevo correo electrónico, luego haga clic en Más elementos y por
ultimo clic en la opción Archivo de datos de Outlook.

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20. Mostrará la siguiente ventana donde se le dará el nombre al nuevo pst para el backup.

Ejemplo: backup 2019 y se hace clic en Aceptar.

21. En el panel de navegación Izquierdo se muestran los archivos pst que se van agregando como se muestra a
continuación.

22. Agregue o cree las carpetas necesarias como Bandeja de entrada y Elementos enviados que le hacen falta al
nuevo pst haciendo clic derecho en el pst (backup 2019) y luego clic en la opción Nueva carpeta y escriba el
nombre.

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23. Hacer clic en la Bandeja de entrada o Elementos envidados del correo configurado al cual se desea realizar
bakup parcial y eliminarlos de la nube para liberar espacio.

24. Seleccionar los mensajes antiguos que se desean mover al pst backup 2019, se recomienda que se ordene el
listado de los mensajes Por Fecha desde el más antiguo al más reciente para ello haga clic en el botón Por fecha
marcado en la siguiente imagen

25. En el menú de opciones desplegado hacer clic en la opción Mas antiguo en la parte superior
26. Asegúrese de seleccionar los mensajes a mover, luego haga clic derecho en cualquiera de los mensajes marcados,
luego clic en la opción Mover y por ultimo clic en la opción Otra carpeta...

27. Clic en la carpeta llamada Bandeja de entrada en pst backup (backup 2019) y clic en Aceptar.

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 REALIZAR BACKUP COMPLETO
28. Haga clic en el menú Archivo

Mostrará la siguiente ventana y haga clic en Abrir y exportar

29. En la siguiente ventana haga clic en Importar o exportar.

30. En la siguiente ventana elija la opción Exportar a un archivo y clic en Siguiente

31. En la siguiente ventana elija la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y clic en Siguiente

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32. En la siguiente ventana seleccione la carpeta que pertenece al correo electrónico del funcionario y cerciórese que
la opción Incluir subcarpetas está marcada.

33. Haga clic en Finalizar.