Planeación de la Auditoría Administrativa

Adriana Lorena Gallo Campuzano, Amparo Mayorga Cangrejo, Angel María

Barrera Blanco

Fundación Universitaria del Área Andina

Agosto de 2020

Nota del Autor

Auditoría administrativa, Profesora: María del pilar Pulido Ramírez,

Tecnología en Gestión de la Calidad, Facultad de Ciencias Administrativas

Económicas y Financieras, Fundación Universitaria del Área Andina.

La correspondencia relacionada con este documento debe ser enviada a :

Agallo6@estudiantes.areandina.edu.co, amayorga8@estudiantes.areandina.edu.co,

abarrera23@estudiantes.areandina.edu.co
Tabla de Contenido
Tabla de Ilustraciones
 Introducción

La auditoría es la parte administrativa que representa el control de las medidas

establecidas, en su alcance mas amplio, significa verificar que la información financiera,

administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna.

Retomando lo anterior el presente trabajo tiene como objeto realizar una auditoria

administrativa a la empresa, INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR,

que para tal fin desarrollamos una serie de procedimientos, estrategias, cronogramas y

reportes con el fin de desarrollar la actividad de acuerdo con lo visto en el eje 2, y poner en

práctica lo aprendido.
Empresa Auditora: Adriana lorena Gallo Campuzano, Amparo Mayorga Cangrejo, Ángel

María Barrera Blanco

● Términos de referencia: El objetivo de esta auditoría es establecer un marco para

definir los objetivos de la empresa “INSTITUTO COLOMBIANO DE
BIENESTAR FAMILIAR”, cuya cobertura encamine hacia las tareas y así obtener
resultados específicos, en esta organización se enmarcará lo siguiente:

● Control: Evaluar el comportamiento de la organización en relación con los

estándares y controles establecidos. También destinado a orientar la utilización
adecuada de los recursos financieros, físicos y humanos de la organización.

● Productividad: Aprovechar al máximo de los recursos de acuerdo con la dinámica

administrativa establecida por la organización.

● Organización: Aprovechar la estructura organizacional, competencia, funciones y

procesos de trabajo a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el
trabajo en equipo.

● Servicio: Es la forma de constatar que la organización vincula y cubre todas las

expectativas y satisfacción al cliente.

● Calidad: Que la auditoría de la organización tienda a elevar los niveles de actuación

en todos sus contenidos y ámbitos, para que así produzcan bienes y servicios
altamente competitivos.

● Cambio. - Transforman a la organización en un instrumento que la hace más

absorbente y receptiva a la misma.

● Aprendizaje: Permite transformarse en un mecanismo de aprendizaje para que la

organización pueda asimilar sus experiencias.

● Otros: La auditoría debe generar un ambiente de toma de decisiones efectivas,

interacción y de vinculación, teniendo en cuenta las recomendaciones dadas.
Conocimiento del cliente
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es la entidad del Estado

colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la

niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención

especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus

derechos, llegando a cerca de 3 millones de colombianos con sus programas, estrategias y

servicios de atención con 33 sedes regionales y 214 centros zonales en todo el país.

Actividad económica

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es un establecimiento público

descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio,

creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979

y su Decreto Reglamentario No. 2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue

adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Órganos de dirección, administración y representante legal

La administración y dirección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar estará

a cargo de un presidente, un vicepresidente, una Junta Directiva, y un Director General con

la asesoría de un Comité Técnico, los cuales ejercerán sus funciones de acuerdo con la

competencia y atribuciones que les fijan la ley, los decretos reglamentarios y los presentes

estatutos

A continuación se presenta la estructura orgánica de la entidad, de acuerdo con

el Decreto No. 879 del 25 de junio de 2020"Por el cual se modifica la estructura del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y el Decreto

No. 987 de 2012

Organigrama ICBF

Fuente: www.icbf.gov.co
 Planta física

Planta Física: Toda institución para su funcionamiento debe contar con las

instalaciones adecuadas que ofrezcan condiciones ambientales e higiénicas, iluminación,

ventilación y espacio acorde con el total de menores atendidos. Es esencial que las

instituciones brinden un ambiente acogedor y familiar a los menores ( artículo 4 Resolución

N° 00853 de Mayo 2 de 1980)

Sede de la Dirección General en la Av. Carrera 68 # 64C - 75 Bogotá, Colombia

NIT: 899999.239-2.

Horario de Atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Comercialización

En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de

Lleras se adelantan programas que constituyen el pilar fundamental de la misión

institucional:

● Programa de Fortalecimiento a la Familia

Es el conjunto de procesos, acciones y estrategias interdisciplinarias

encaminadas a propiciar oportunidades y capacidades para que las familias, como

unidad básica de desarrollo, en todas sus estructuras, tipologías y manifestaciones

interculturales, puedan garantizar el cumplimiento de sus funciones de socialización,

construcción de valores, de democracia y responsabilidades en el desarrollo humano

y afectivo de todos sus miembros, de tal forma que favorezcan el ejercicio de sus

derechos.
 ● Programa de Apoyo a la Primera Infancia

Tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la

asistencia regular, así como promover la formación de hábitos alimentarios

saludables en la población escolar, prioritariamente a la primera infancia, con la

participación de la familia, la comunidad y los entes territoriales. El apoyo a la

primera infancia se brinda a través de la operación del Servicio Público de Bienestar

Familiar en diferentes modalidades de atención, las cuales comprenden el conjunto

de procesos, recursos, parámetros y actividades en corresponsabilidad (acordadas)

con la familia, la comunidad y el Estado, que se articulan para dar respuesta al

derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizar a los niños y niñas su

desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. Cuál de los dos

aplicaría, porque estaba repetido.

● Apoyo a la Niñez y a la Adolescencia

Tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la

asistencia regular, así como promover la formación de hábitos alimentarios

saludables en la población escolar, prioritariamente a la primera infancia, con la

participación de la familia, la comunidad y los entes territoriales.

Inventario - Cartera

Procedimientos

Marco Normativo del ICBF

 Ley 75 de 1968 por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

Ley 12 de 1991 Por medio de la cual se aprueba la Convención sobre los Derechos

del Niño adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 20 de noviembre de

1989.

Ley 1098 de 2006. Mediante la cual se promulga el Código de la Infancia y la Adolescencia

que deroga el Código del Menor. Esta Ley establece en su Artículo 29 el derecho al
desarrollo integral de la primera infancia

CONPES 109 de 2007. Mediante el cual materializa el documento ‘Colombia por la

Primera Infancia’ y fija estrategias, metas y recursos al Ministerio de la Protección Social,
Ministerio de Educación y al ICBF, con el fin de garantizar la atención integral a esta
población.

Ley 1295 de 2009

Por la cual se reglamenta la atención de los niños y niñas de la primera infancia en los
sectores 1, 2 y 3 del Sisbén, con la que el Estado plantea contribuir a la calidad de vida de
las madres gestantes y a garantizar los derechos de las niñas y los niños desde su gestión.

Decreto 0987 de 2012

Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
“Cecilia De la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias.

 Artículo 28. Funciones de la Dirección de Primera Infancia.

 Artículo 29. Funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la
Primera Infancia.
 Artículo 30. Funciones de la Subdirección de Operación de la Atención a la Primera
Infancia.

Ley 1804 de 2016

 Por la cual se establece la política de Estado para el Desarrollo Integral de la
Primera Infancia de Cero a Siempre.

Programa de trabajo propuesto:

Coordinador General: Adriana Lorena Gallo Campuzano

Objetivo: Coordinar y ejecutar los diferentes auditorias planificando y examinando

las mismas, llevando un cumplimiento de los procesos de acuerdo con los

reglamentos y normas de la organización tanto como auditorías internas como

externas

Líderes de áreas de proyecto: Amparo Mayorga Cangrejo

Objetivos: Realizar los análisis necesarios para el desarrollo, implementación y

coordinación del proyecto que se está implementando como también verificar que
se cumplan los alcances determinados.

Analistas de áreas de proyectos: Ángel María Barrero Blanco

Objetivos: Promover proyectos para la inversión, contribuyendo a que su

formulación se realice de acuerdo con las normas de un manual de operaciones.

Área de intervención

La auditoría se enfocará en la parte de gestión administrativa y de gestión de talento

humano, gestión global con un equipo de trabajo y con funciones a cargo para llevar a cabo

las siguientes actividades:

● Entrevistas

● Análisis del cumplimiento de manuales de funciones

● Revisión de proceso de contratación de proveedores de acuerdo con manual

de funciones
 ● Revisión de proceso de contratación de talento humano de acuerdo a manual

de funciones.

Procedimiento Para Recolectar, Examinar Y Analizar La Información

 Reuniones con las áreas encargadas de procesos Misional, Estratégico y de Apoyo.

 Solicitar información de las áreas mediante un informe de gestión.

 Solicitar hojas de ruta con los soportes requeridos en cada uno de los procesos a

Misional, Estratégico y apoyo.

 Reunión con área administrativa y solicitud de informe de gestión.

 Reporte de hallazgos encontrados semanales

 Elaboración de plan de monitoreo.

Cronograma de actividades
 Entrega de Reunión de Contratación Contratación Análisis de manual de Entrevista Reunión de Actividad
informe funciones apertura

30/09/2020 22/09/2020 16/09/2020 10/09/2020 04/09/2020 01/09/2020 01/09/2020 inicio

30/09/2020 22/09/2020 19/09/2020 15/09/2020 09/09/2020 03/09/2020 01/09/2020 fin

01/10/2020
02/09/2020
03/09/2020

04/09/2020

05/09/2020

Fuente: propi
06/09/2020

07/09/2020

Cronograma de actividades
08/09/2020

09/09/2020

10/09/2020

11/09/2020

12/09/2020

13/09/2020

14/09/2020

15/09/2020

16/09/2020
Cronograma de Actividades

17/09/2020

18/09/2020

19/09/2020

20/09/2020

21/09/2020

22/09/2020

23/09/2020

24/09/2020

25/09/2020

26/09/2020

27/09/2020

28/09/2020

29/09/2020

30/09/2020
 Autoridad para el programa de
auditoria

Planificar

Establecimiento P.A.
A
c - Objetivo y empatía
t - Recursos
u - Responsabilidad
a - Procedimientos
r

Implementación P.A. Competencia y

Mejora del evaluación de
- Elaboración de calendario
programa de auditores
- Evaluación de auditores
auditoria Hacer
- Conducción de actividades
- Conservación de registros Actividad de
- Selección de equipo de auditores auditoria

Seguimiento y revisión P.A.

- Seguimiento y revisión
- Identificación de la necesidad de
Verificar
acciones preventivas y correctivas
- Identificación de oportunidades de
mejora

Diagrama de flujo
 Reportes e informes para presentar

Los seguimientos se realizarán de la siguiente manera:

● Se inicia con una reunión de apertura donde se indica cómo se va a

desarrollar la auditoría.

● Cada día al finalizar la jornada se realizará una reunión y se entregaran

informes parciales de forma verbal de los avances realizados.

● Al finalizar la auditoría se realizará una reunión de cierre donde se brindarán

las conclusiones, hallazgos y no conformidades identificadas durante la auditoría.

● Se indica cuándo se entregará el informe final.

Tiempos de desarrollo

 La auditoría se realizará con un tiempo de un mes, cada de semana se está

auditando un proceso de la dependencia de Talento Humano.

 El día 01/09/2020 se realizará la reunión de apertura.

  Del día 01/09/2020 al día 03/09/2020 el proceso de entrevistas.

 Del día 04/09/2020 al día 09/09/2020 análisis de los cumplimientos de

manuales de funciones.

 Del día 10/09/2020 al día 15/09/2020 revisión de proceso de contratación de

proveedores de acuerdo con manual de funciones.

 Del día 16/09/2020 al día 19/09/2020 revisión de proceso de contratación de

talento humano de acuerdo con manual de funciones.

 El día 22/09/2020 se realizará la reunión de cierre.

 El día 30/09/2020 se presentará el informe final de la auditoría y las

observaciones.
 Informe

Una vez analizada y planteada una auditoria administrativa y teniendo una visión

completa de lo que se ha examinado podemos sacar conclusiones ya que es muy

interesante, aunque muchas veces no es necesario para quien recibe el informe, señalar a

grandes rasgos la metodología empleada y sus limitaciones, por tal razón se deben describir

las técnicas o instrumentos principales que se utilizan en el desarrollo de la auditoría,

haciendo hincapié cuando se haya tenido la necesidad de contratar a ciertos especialistas

para la solución de complejos problemas de la empresa. También se indicará qué gente se

entrevistó y que las pláticas se tuvieron con el personal de la empresa para discutir aquellos

problemas cuya solución era difícil o se prestaba a discrepancias entre los auditores y el

personal de la empresa.