ENFOQUE SISTÉMICO

1) Teoría General de Sistema del biólogo Von Bertanlaffy.

Bertalanfy desarrollo la llamada Teoría General de los Sistemas (TGS), la cual constituye
una teoría interdisciplinaria que busca trascender los principios exclusivos de cada ciencia y
proporcionar principios y modelos generales para todas las ciencias de modo que los
descubrimientos de unas le sirvan a las demás. Esta teoría se basa es un principio
totalizador que establece que los sistemas no pueden ser comprendidos únicamente por el
análisis separado de sus partes debido a la dependencia recíproca que existe entre ellas.

2) Influencia de la TGS en la Administración

A partir del surgimiento de la TGS, las diversas ramas del conocimiento, incluso la
Administración, comenzaron a tratar a sus objetos de estudio como sistemas. Así fue que la
Teoría General de la Administración, pasó por una fuerte y creciente ampliación de su
enfoque.
El enfoque sistémico es el punto de vista que se interesa más por el todo que por las partes.
El enfoque sistémico no concibe la posibilidad de explicar un elemento si no es
precisamente a partir de su relación con el todo. La lógica sistémica busca entender las
interrelaciones entre las diversas variables que constituyen el sistema.

3) Definición y clasificación de sistemas.

Sistema es el conjunto de partes independientes que funcionan como una totalidad y que
tiene un propósito común.
Los sistemas se pueden clasificar según:
 Su constitución:
1.a. Físicos o concretos: cuando están constituidos por objetos y cosas reales y tangibles.
1.b. Abstractos o conceptuales: cuando están constituidos por conceptos, ideas, filosofías,
hipótesis o planes.
 Su naturaleza:
2.a. Cerrados: No presentan intercambio con el entorno que los circunda.
2.b. Abiertos: Presentan relaciones de intercambio con el entorno que los circunda.
Intercambian materias y energía con el medio ambiente. Se adaptan para sobrevivir por
medio de reajustes constantes frente a las condiciones del medio, por medio de un juego de
retroalimentación con su entorno.

4) Principales conceptos de Sistema y sus parámetros de los mismos.

A. Entrada o insumo: Es la fuerza de impulso o de arranque del sistema necesarios para
poder operar. Las entradas pueden ser:
a. Información: todo lo que permite reducir la incertidumbre respecto de algo,
proporcionando orientación y conocimiento.
b. Energía: capacidad utilizada para dinamizar el sistema y hacer que este funcione.
 c. Materiales: recursos utilizados x el sistema como medios para producir salidas
(productos o servicios). Podrán ser:
 Materiales Operacionales: cuando se usan para transformar o
convertir otros recursos (maquinas, instalaciones etc.)
 Materiales Productivos: materias primas que se conviertes o
transforman en salidas.
B. Salida o producto: Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del
sistema. Constituye el resultado final de la operación del sistema, por medio de la
salida el sistema exporta el resultado de las operaciones al ambiente.
C. Procesamiento (caja negra): Es el mecanismo de conversión de entradas en salidas
cuyos elementos internos se desconocen.

D. Ambiente o entorno: Es el medio que rodea externamente al sistema. Existe una

constante interacción entre ambos.

E. Retroalimentación: Es la función del sistema que busca comparar la salida con un

criterio estándar previamente establecido. Constituye un mecanismo mediante el cual
parte de la salida de un sistema regresa a la entrada para alterarla.

F. Homeóstasis: es el equilibrio dinámico obtenido por autocontrol. Es la capacidad del

sistema para mantener determinadas variables dentro de ciertos límites. En otras
palabras es el estado e equilibrio dinámico que permite al sistema mantener su
funcionamiento estable a pesar de las fluctuaciones ambientales.

G. Información: conjunto de datos con un significado común específico, que reduce la

incertidumbre o aumenta el conocimiento respecto de algo.

5) Características de los sistemas.

 Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual la acción que
produzca cambios en una de las unidades constituyentes del sistema deberá producir
cambios en todas sus otras unidades, debido a la relación existente entre ellas. El
efecto total de estos cambios generará un ajuste de todo el sistema.
 El sistema siempre reaccionara globalmente a cualquier estímulo.

6) La organización como sistema abierto

El sistema abierto se caracteriza por un intercambio de transacciones con el ambiente y se
conserva constantemente en el mismo estado por medio de la autorregulación, a pesar de
que la materia y la energía que lo integran se renuevan constantemente (homeóstasis). El
sistema abierto recibe influencia del medio ambiente que influye sobre él, de modo que
logra alcanzar un estado de equilibrio dinámico dentro de ese medio.
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización empresarial. La
organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con
su medio ambiente, sean clientes, proveedores, entidades gubernamentales y sindicales,
entre otros. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de éste. Es un sistema
integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía, con
la finalidad de alcanzar una serie de objetivos.

A. Características de las organizaciones como sistema abierto.

Las organizaciones poseen las características de sistemas abiertos que son:
 Comportamiento probabilística y no determinista: Las organizaciones como
sistemas abiertos se ven afectados por los cambios y variables externas de sus
ambientes. El ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables. De aquí que las
consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no determinísticas y su
comportamiento no es totalmente previsible.
 La organización como parte de una sociedad mayor, constituida por partes
menores: las organizaciones constituyen las partes de un sistema mayor llamado
sociedad y se establecen relaciones recíprocas con el resto de las partes constituyendo
una totalidad que no puede comprenderse mediante el simple análisis de sus partes por
separado.
 Interdependencia de sus partes: La organización es un sistema social cuyas partes
son independientes pero interrelacionadas y necesitan ser coordinadas a través de medios
de integración y control.
 Homeóstasis o estado de equilibrio: La organización alcanza un equilibrio, cuando
satisface dos requisitos:
 Unidireccionalidad o constancia de dirección: a pesar de los
cambios en el ambiente o en la organización, el sistema sigue orientado hacia el
mismo fin, usando otros medios.
 Progreso en relación con el fin: El sistema mantiene en relación con
el fin deseado, un grado de progreso que puede ser mejorado cuando la empresa
alcanza el resultado con menor esfuerzo, mayor precisión y bajo condiciones de
variabilidad.
Además la organización necesita conciliar dos elementos opuestos que son
fundamentales para su supervivencia que son:
- Homeóstasis: tendencia del sistema a mantenerse en equilibrio manteniendo su estado
interno inalterado.
-Adaptabilidad: es la capacidad del sistema de ajustarse a los estándares requeridos en
su interacción con el ambiente, alterando su estado interno para alcanzar un nuevo
equilibrio frente a las nuevas situaciones.
 Frontera o límite: se refiere a la delimitación entre sistema y entorno. La
permeabilidad de la frontera hace referencia al grado de interacción entre sistema y
ambiente.
 Morfogénesis: el sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a sí
mismo y a su estructura básica, por un proceso cibernético, por medio del cual sus
miembros comparan los resultados deseados con los reales y detectan los errores que
deben corregirse para modificar la situación.
 Resistencia: capacidad de superar un disturbio impuesto por un fenómeno externo
generado en la sociedad en que está inmersa, sin que desaparezca su potencial de auto-
organización.

7) Modelo de Katz y Kahn en torno a una organización.

Estos dos autores, desarrollaron un modelo de organización por medio de la aplicación de
la Teoría de los Sistemas a la Teoría de la Administración. En el modelo planteado la
organización presenta características de sistema abierto y se diagrama en base a lo expuesto
a continuación:
A. La organización como sistema abierto
Como sistema abierto la Organización posee las siguientes características:
1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita
provisiones de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material.
Ninguna estructura social es autosuficiente.
2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía
disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados,
mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el
ambiente.
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier
sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.
5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso
entrópico (tendencia al caos y desaparición) para reabastecerse de energía manteniendo
indefinidamente su estructura organizacional.
6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo
informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el
funcionamiento de la misma en relación con éste.
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se
caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente
exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de
intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.
8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones,
lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna.
9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el
mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente.
Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con
relación al ambiente.
 
B. Las organizaciones como una clase de sistema social
Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se
considera una clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema abierto, las
organizaciones tienen propiedades que les son peculiares, pero comparten otras propiedades
en común con todos los sistemas abiertos.
Todos los sistemas sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan en actividades
estandarizadas de una cantidad de individuos. Esas actividades estandarizadas son
complementarias o interdependientes con respecto a algún producto con resultado común.
Ellas son repetidas, relativamente duraderas y relacionadas en espacio y en tiempo.
 
Características de primer orden
Las características de las organizaciones como sistemas sociales son:
 1. Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas no tiene límites en
amplitud. Los sistemas sociales no pueden representarse a través de modelos físicos.
2. Los sistemas sociales necesitan insumos de producción y de mantenimiento para
sustentar su funcionamiento.
3. Los sistemas sociales son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e
imperfectos: se afirman en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y
expectativas de los seres humanos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos.
Necesitan mecanismos de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones
humanas.
5. Las funciones, normas y valores constituyen los principales componentes del sistema
social.
6. Las organizaciones sociales representan el desarrollo más claro de un estándar de
funciones interrelacionadas que insinúan actividades prescritas o estandarizadas.
7. El concepto de inclusión parcial. La organización utiliza sólo los conocimientos y
habilidades de las personas que le son importantes.
8. Con relación a su ambiente. El funcionamiento organizacional debe estudiarse con
respecto a las transacciones continuas desarrolladas con el medio que lo rodea.

8) La cibernética y su aplicación en la Teoría de la Administración.

La cibernética surgió como una ciencia interdisciplinaria para relacionar todas las ciencias,
llenar los espacios vacíos no investigados por ningunas de ellas y permitir que cada ciencia
utilice los conocimientos desarrollados por las demás. Es la ciencia de la comunicación y el
control, ya sea en el animal o en la máquina. La comunicación integra y da coherencia a los
sistemas; el control regula su comportamiento. La cibernética comprende los procesos y
sistemas de transformación y su concreción en procesos físicos, fisiológicos, psicológicos,
etc., de transformación de la información.
Los conceptos desarrollados por la cibernética son ampliamente utilizados por la teoría
administrativa. Entre estos conceptos están:

A. Campo de estudio de la cibernética: los sistemas.

 El campo de estudio de la cibernética son los sistemas como conjuntos de elementos
dinámicamente relacionados entre sí, que realizan una actividad para alcanzar un objetivo,
operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas. Los elementos, que constituyen
las partes u órganos del sistema mantienen una interacción constante para el alcance de un
objetivo.
B. Representación de los sistemas: los modelos.
La cibernética busca la forma de representación de sistemas originales por medio de otros
comparables que se denominan modelos. Los modelos constituyen la representación
simplificada de alguna parte de la realidad.
Existen tres razones básicas para la implementación de modelos:
 La manipulación de entidades reales como personas u organizaciones es
socialmente inaceptable o legalmente prohibida.
 La incertidumbre con la cual la administración lidia crece rápidamente y aumenta de
forma desproporcionada las consecuencias de los errores.
 la capacidad e construir modelos representativos de la realidad aumento
enormemente.

ENFOQUE SITUACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN

         Teoría Situacional (En busca de la flexibilidad y de la agilidad).

TEORÍA SITUACIONAL

La teoría situacional es la más reciente de la teoría administrativa y marca un paso

más allá de la teoría de sistemas. Sus orígenes se remontan a las investigaciones de
Chandler, Burns y Stalker, Wodward y Lawrence y Lorsch sobre las organizaciones y sus
ambientes. Estas investigaciones revelaron que la teoría administrativa disponible era
insuficiente para explicar los mecanismos de ajuste de las organizaciones a sus ambientes
en forma proactiva y dinámica.

Se verificó que las características de las organizaciones se derivan de lo que existe fuera de
ellas: sus ambientes. Se estudiaron los ambientes y la interdependencia entre la
organización y el ambiente. Las organizaciones eligen sus ambientes y después se
condicionan por éstos, y así necesitando adaptarse a ellos para poder sobrevivir y crecer. El
conocimiento del ambiente se hizo vital para la comprensión de los mecanismos
organizacionales. Mientras tanto, el análisis ambiental aún es muy precario y requiere de
mucha investigación futura.

Otra variable que condiciona la estructura y la conducta organizacional es la tecnología

utilizada por la organización. Para enfrentarse con el ambiente. , la organización utiliza
tecnologías que condicionarán su estructura organizacional y su funcionamiento. A partir
de la teoría situacional, la variable tecnología asumió un papel importante en la teoría
administrativa. Algunos autores llegan a hablar en imperativo tecnológico sobre la
estructura organizacional.

La teoría situacional pate hacia nuevos modelos organizacionales más flexibles y orgánicos,
como la estructura matricial, la estructura en redes y la estructura en equipos. También
enfatiza el modelo del hombre complejo y enfoques contingenciales sobre la motivación y
el liderazgo.

En una apreciación critica, se verifica que la Teoría Situacional es ecléctica e interactiva,

pero al mismo tiempo relativista y situacional. En algunos aspectos, parece que la Teoría
Situacional es más una forma relativa de enfrentar el mundo que propiamente una teoría
administrativa.

Otro
II. TEORIA SITUACIONAL
 
A. ORIGEN

A partir de una serie de investigaciones llevadas a cabo en los Estados Unidos y en

Inglaterra en los años ’50 a diversas empresas buscando modelos de estructuras
organizacionales más eficaces. Asimismo, porque los investigadores llegan a la conclusión
que los diversos enfoques o teorías no tenían respuestas para todas las situaciones, no eran
completas del todo, eran incapaces de ayudar a las empresas a ser más eficientes.
 
En 1958, William R. Dill publica un artículo titulado “Environment as an Influence on
Managerial Autonomy”, está bien claro que trata de la influencia del ambiente. También en
ese año la inglesa Joan Woodward realizó en su país una investigación a cien empresas para
verificar si aplicaban en la práctica los principios administrativos propuestos por las
diversas teorías.
 
En 1961, los sociólogos Tom Burns y G. M. Stalker plasman en su obra “The Management
of Innovation” el resultado de la investigación a veinte empresas inglesas sobre su relación
entre las prácticas administrativas y el ambiente externo, llegando a clasificar dos tipos de
empresas: las mecanicistas y las órganicas. Las primeras burocráticas, cerradas, para
ambientes estables y las segundas flexibles, abiertas, para ambientes inestables.
 
En 1962, Alfred D. Chandler, Jr. (más conocido como el padre de la estrategia), en su obra
“Strategy and Structure”, llega a la conclusión que el ambiente influye en la estrategia y
que ésta utiliza la estructura organizacional.
 
Paul R. Lawrence y Jay W. Lorsch son los padres de la Teoría Situacional no sólo por sus
diversas obras: “Organization and Environment: Managing Differentiation and Integration”
(1967), “Developing Organizations: Diagnosis and Action” (1969) y “Studies in
Organization Design” (1970); sino por sus investigaciones realizadas en 1972 relacionadas
a la confrontación organización-ambiente a diez empresas, llegando a la conclusión que no
hay una sola manera de organizar, que las organizaciones deben adecuarse a las situaciones
ambientales.

B. DEFINICIÓN
 
En el trabajo diario del administrador éste siempre se pregunta cuál será la mejor manera de
hacer su labor, hay muchas interrogantes que no tienen solución en los libros o manuales.
La Teoría Situacional (TS) asume que no hay una respuesta universal a todas las
inquietudes porque las organizaciones, las personas y las situaciones varían y cambian
constantemente.
Así, para hacer lo correcto el administrador depende de una serie de variables en un
ambiente interno y externo
crítico y complejo.
 
La TS es la primera teoría que pone énfasis en lo que es la relación organización-ambiente.
Se puede definir el ambiente de dos maneras:
 
a) como un conjunto de personas, grupos y organizaciones que tienen relaciones de
intercambio con una organización.
 
b) como un conjunto de condiciones económicas, políticas, sociales, tecnológicas, etc.
 
El ambiente puede proporcionar recursos y oportunidades, pero también puede
proporcionar limitaciones y amenazas, estos extremos ya forman parte de la estrategia
organizacional.
 
Las variables que presentan mayor impacto sobre las organizaciones son:
 
1. El tamaño de la organización.
2. Adaptación al ambiente.
3. Las tareas.
4. Las personas.
5. Las estrategias.
6. La tecnología usada.
 
Por lo tanto, la TS es la última teoría conformante de la Teoría General de la
Administración (TGA) que trata de las diversas situaciones y contingencias y sus
resoluciones por parte del administrador tomando en cuenta los cambios ambientales que
sufre la organización.

C. PRINCIPIOS

1. Es situacional porque depende de situaciones y circunstancias diversas, prácticamente

rechaza los principios universales de administración. No hay nada absoluto, todo es
relativo.
 
2. Es una teoría que admite que no hay “una única mejor manera” (one best way) de
administrar en una situación dada y que hay variables situacionales de ambientes internos y
externos que impactan en la práctica administrativa (there is no universal or one best way to
manage).
 
3. La TS pone de relieve las relaciones lógicas del tipo “si...entonces”. “Si” esta variable
situacional existe, “entonces” esta es la acción que deberá tomar un administrador. Por
ejemplo, si soy gerente de producción y cuento, por limitaciones presupuestarias, con
maquinaria obsoleta, entonces tengo que dirigir o tomar decisiones de una manera distinta a
que tuviera maquinaria de última tecnología.
 
4. La TS tiene mucho en cuenta el diseño de la organización (organizational design) que es
la estructura de la empresa. Dado los cambios continuos su estructura debe ser flexible y
adaptable al ambiente.

III. CONCLUSIONES
 
1. La TS es la teoría posterior a la Teoría de Sistemas, por lo tanto, es lo último dentro de la
TGA. Esto no significa que invalide las otras teorías, todas siguen siendo válidas bajo
determinadas circunstancias.
 
2. La TGA formulada hasta entonces no era suficiente para explicar los mecanismos de
ajuste de las organizaciones con sus ambientes porque las teorías no consideraban a las
organizaciones como sistemas abiertos.
 
3. Mucho de lo que ocurre a las organizaciones es consecuencia de lo que ocurre fuera de
ellas, el ambiente externo, pero controlar el ambiente es una tarea imposible. Imagínense
que una organización pudiera controlar las condiciones sociales, económicas, políticas,
culturales, ecológicas, tecnológicas, etc. de una sociedad. Lo único que puede hacer una
empresa es adaptarse e innovar para sobrevivir, además que los estudios e investigaciones
ambientales son insuficientes aún.
 
4. En realidad la TS fue creado para organizaciones complejas, pero puede aplicarse a otros
tipos de empresas que buscan colocar, relacionarse o intercambiar sus productos y servicios
a nuevos mercados.
 
5. La ciencia de la Administración está en constante evolución, no sabemos por el momento
que nueva teoría surgirá, pero personalmente pienso que no debemos esperar que lo
formule Harvard o algún gurú norteamericano, pienso que como latinoamericanos estamos
en condiciones de poder crear una teoría propia acorde con nuestra realidad.
 
Lima, 21 de Mayo del 2006.
   
Fuentes:

1. Introducción a la Teoría General de la Administración. Idalverto Chiavenato. Bogotá,

1999.
2. Administración General. José Villanueva Garay. Instituto de formación y asesoramiento
profesional. Lima.
3. www.referenceforbusiness.com. Contingency Approach to Management. Durward
Hofler.