ESTUDIO DE CASO

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

• PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

• PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y
etiquetado d. Acabados

• PROCESOS DE APOYO
• Clientes
• Compras
• Mantenimiento
• Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.

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1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control
de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Como asesor de la empresa empezaría por crear la documentación, orden, versión, formato,
codificación, clasificación, a cada documento del Sistema de Gestión, partiendo de la norma
NTC ISO 9001, así como mantendría actualizada dicha información y pueda empezar a ser
aplicada en las diferentes dependencias de la empresa, asi que junto a la ejecucción d elos
procedimientos operativos se iria desarrollando el diseño de procedimeitno de control, puesto
que no se tiene un tiempo establecido para que este proceso sea terminado y de esta
manera no se pierde operatividad y se va ajustando y mejorando en la medida en que se
vaya redactando los procesos como mejora continua.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta

Correspondería al proceso de Elaboración de Procedimientos e instrucciones de trabajo

porque en esta fase se promenoriza de forma meticulosa y documentada como se realziara
cada proceso y procedimiento de la empresa, el alcance que tendrá, quienes seran los
responsables de desarrollar cada actividad para estar en concordancia con la norma NTC ISO
9001, quien define la obligatotiedad de estos proceos: manual de calidad, Procedimientos,
isntrucciones de trabajo y registros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

INFORMACION GENERAL DE LA DOCUMENTACION

Objetivo:
En este procedimiento del SGC está diseñado para realizar control a los procesos de la
empresa Confecciones S.A, donde se llevan a cabo el desarrollo de las prendas con altos
estándares de calidad.
De manera importante el mantenimiento de la documentación del SGC actualizada y a
disposición de todos los empleados.

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Alcance:
El alcance de la documentación, procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y
externo tiene como fin la creación, modificación y actualización de la información que todos
los procesos y procedimiento se den a conocer por los líderes de cada área con el fin de ser
más eficientes y eficaces en el SGC.

Responsable:
El responsable de que cada procedimiento y proceso que sea implementado, socializado y
ejecutado dentro de la empresa de Confecciones S.A es el coordinador de cada área

Coordinador:
Es responsable de socializar a los líderes de cada área los procesos, procedimiento y control
implementado en el SGC.

Líder del proceso:

Todos los líderes de área son los responsables del estricto cumplimiento de los
procedimientos establecidos en el SGC.

DEFINICIONES

Aprobación: Actividad para determinar la aprobación de la documentación.

Caracterización de proceso: Documento que describe las características del proceso.
Cobertura del documento: Área o lugar que cubre el documento.
Difusión: Cualquier medio que pueda comunicar el sistema de gestión de calidad de la
empresa.
Documento: Información o medio de soporte ejemplo: registros, cuentas, dibujo, informe
etc.
Documento controlado: Se considera documento controlado por el sistema de gestión,
toda aquel que cumpla con el registro.
Documento obsoleto: Documento que pierde su vigencia.
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria de los procesos
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas para la
planificación, organización de la documentación producida y recibida por la empresa.
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones, procedimientos o
sugerencias de expertos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea

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Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente
acerca del sistema de gestión.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor.

Codificación de la información

SIGLA SIGLA PROCESO TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO

CONF. XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Caracteristicas del Producto Cp
Manual M
Procedimiento Pr
Formato For
Guía G
Instructivo Inst
Indicador Ind
Matriz Mtz
Plan de Mejoramiento Pm
Programa de Gestión Prgest

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