SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

El estudio de los sistemas de información surge como una rama específica de las
ciencias de la computación, esto como una necesidad de entender cómo funcionan la
administración de la tecnología, ya que de apoco la computadora y los dispositivos
comenzaron a tener su auge en el proceso administrativo. Este campo nuevo que se llegó
a conocer como un intento por actualizarse y estar a la vanguardia, han madurado hasta
convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la misma administración. El
área tecnológica en una organización se ha convertido en algo muy importante, ya que de
ahí se pueden gestionar herramientas que puedan potencializar el crecimiento y abarcar
nuevos mercados que aún no puedan ser explorados. La innovación como un arma de
competitividad es una de los temas que no pueden dejarse atrás, ya que de aquí es donde
también se concentra la mayor parte de los ingenios o nuevos inventos que puedan ser
aprovechados en los negocios.
Para que los datos puedan ser aprovechados de la mejor manera, hay que entender
completamente cuáles son los elementos de los sistemas; entrada, frontera del sistema y
salida. Un dato puede ser un número, palabra, imagen, símbolo, etc., la frontera del
sistema es el medio ambiente o la retroalimentación de los resultados de comparación y
por último tenemos la información, que son datos que, dentro de un contexto dado, tienen
un significado para alguien. Para los negocios la información debe ser de calidad y se
consideran tres dimensiones; tiempo contenido y forma.
Es importante tener una cultura informática que permitan y den las condiciones
necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos esperados. Esto tiene
impacto en la toma de decisiones que pueda realizar los gerentes o los mandos medios
para poder guiar a una organización, la forma en que se realice la planificación y el tipo
de producto que comercializan, así es de esencial los sistemas de información y además
sirven para respaldar las operaciones empresariales.
Durante este proceso es necesario y esencial considerar más alternativas, por
temas de costos y de implementación, pero creo que no cabe mal mencionar que para
poder estructurar un sistema de información de esta naturaleza se puede lograr con los
conocimientos adecuados y que puedan proporcionar esta calidad que sin lugar a dudas

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proporcionaría una infinidad de apoyo en la toma de decisiones y de la dirección de la
organización.
También es importante mencionar que para este proceso es importantísimo aplicar
el nivel más alto de lógica en la estructuración de datos para su procesamiento, ya que
para realizar una base de datos y que pueda proporcionar una información valiosa, tiene
que suceder varias etapas, que en un punto más adelante se expondrá. La evaluación de
los resultados y el análisis que puede ofrecer es infinita, desde el análisis a los estados
financieros (vertical y horizontal), hasta la segmentación de datos por rubros y el detalle
de los mismos. Una de las grandes ventajas es poder tomar decisiones más efectivas y
consistentes, los mandos medios y las gerencias, tendrán un abanico de opciones para
poder fomentar las mejoras en las áreas indicadas. La organización se beneficiaría con un
alto desempeño y poder tomar decisiones correctivas para su mejor dirección, lo que
impulsaría la competitividad en el mercado donde se desenvuelve. Hay uno de los
principales factores en donde muchas organizaciones tienen deficiencias al momento de
identificar que indicadores les afecta en su rendimiento, como en la administración el
control es de suma importancia para lograr hacer más eficiente los recursos disponibles.
El beneficio principal es que respalda las decisiones de las gerencias, sin necesidad de ir a
ciegas.
Un Sistema de Información Gerencial es un recurso organizacional, que
proporciona información a grupos de gerentes que tienen necesidades similares. El SIG es
un sistema integrado usuario-máquina para suministrar información que apoye a las
operaciones, la administración, y la de toma de decisiones inteligentes en una empresa.
El SIG es una estructura integrada que optimiza la recopilación, la transferencia y
la presentación de información, a través de una organización con niveles múltiples.
Además, el SIG proporciona información para la toma de decisiones inteligentes. Ayuda
a los gerentes a organizar planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar.
Los elementos que conlleva un SIG, son: información, personas, recursos, por lo
que es integral y que de estos elementos es donde se proporcionan los datos para su
estructuración.
La información abarca presente, pasado y futuro, proporcionada en forma de
informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y las

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salidas de los modelos pueden prepararse en forma tabular o gráficas y son utilizados
tanto por gerentes como otros empleados para la toma de decisiones. Este sistema puede
ser construido por personal capacitado para la administración de base de datos. Una vez
instalado el SIG y funcionando según lo planeado, puede ayudar a los gerentes y otros
usuarios dentro y fuera de la organización a identificar y entender los problemas que
aquejan a la organización.
La información describe a la organización en término de lo que ha sucedido en el
pasado, lo que está sucediendo en el presente y lo que es probable que suceda en el
futuro. Generalmente se presenta en informes periódicos, informes especiales y salidas de
simulaciones matemáticas. La información es utilizada para tomar decisiones que
resuelven los problemas de la organización.
La base de datos contiene los datos del sistema de información contable (SIC) y
datos e información del ambiente. El software o programa produce informes periódicos y
especiales, y lo mismo hacen los modelos matemáticos que simulan los diversos aspectos
de la organización. Las salidas del software son utilizadas por las personas encargadas de
resolver los problemas de la organización.
El objetivo principal de un sistema de información gerencial es hacer que la toma
de decisiones de los gerentes sea más eficiente y productiva. Cuando se consolida la
información de una variedad de fuentes, en una única base de datos y presentar la
información en un formato lógico, sencillo y explicable, un SIG puede proporcionar a los
gerentes todo lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y realizar un
análisis exhaustivo de los problemas operativos. Un SIG puede recopilar casi cualquier
tipo de información que los administradores requieran, desde los datos financieros, como
los ingresos y los gastos diarios y atribuirlos a departamentos o grupos específicos.
Los indicadores de rendimiento, como la puntualidad de los proyectos o la calidad
de los productos con las que la organización dispone, ayuda a los administradores a
determinar las áreas de mejora necesarias. Un sistema de información de gestión puede
facilitar la colaboración y la comunicación también. Los empleados pueden editar y
compartir documentos y comunicar información relevante sobre desarrollos y
advertencias anticipadas en toda la organización.

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 La capacidad de crear informes es una de las características más valiosas del
sistema de información de gestión, los internos presentan información de una manera que
los gerentes pueden comprender, al incluir todos los datos relevantes y agrupar los datos
de una manera lógica y sencilla. Por ejemplo, un informe visto por un gerente corporativo
para entidad financiera puede mostrar ingresos, gastos, indicadores de mora y el tamaño
de una agencia, lo que le permite ver qué agencia cuenta con más activos.
Los colaboradores pueden usar un sistema así para realizar sus tareas asignados de
manera más efectivo. Los colaboradores de todos los niveles pueden consultar un SIG
para verificar el estado de los documentos enviados o de los créditos que están pendientes
de otorgar, ver las estadísticas relacionadas con su agencia o departamento específico y
solicitar los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la organización.
En una organización es importante entender si la recopilación de datos sugiere un
costo adicional, como a las micro o pequeñas empresas, lo que haría una inversión
costosa en algún momento, pero si es una empresa que cuenta con un sistema para sus
transacciones y recopila la información sin muchos o grandes costos adicionales,
entonces el beneficio es impactante.
Los sistemas de información gerencial son uno de los varios sistemas de
información que se utilizan en los negocios. Para comprender mejor los sistemas de
información de gestión, hay que analizar los diferentes tipos de sistemas de información
disponibles en las organizaciones.
Sistemas de procesamiento de transacciones. Estos sistemas han sido diseñados
para recopilar, procesar y almacenar transacciones que ocurren en las operaciones diarias
de una empresa. El sistema también se puede utilizar para cancelar o modificar
transacciones realizadas en el pasado si fuera necesario. Una propiedad de este sistema
que les permite trabajar de manera efectiva es la capacidad de registrar con precisión
múltiples transacciones, incluso si las diferentes transacciones tienen lugar
simultáneamente. Están diseñados para poder manejar grandes volúmenes de
transacciones. Los ejemplos incluyen sistemas de control de existencias, sistemas de
nómina, sistemas de procesamiento, etc.
Sistemas de Soporte a la Decisión. Estos sistemas ayudan a los tomadores de
decisiones a tomar las mejores decisiones al generar proyecciones estadísticas a partir de

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datos analizados. Aunque no elimina la necesidad del criterio del gerente, mejora
significativamente la calidad de la decisión al ofrecer pronósticos que ayudan a
determinar el mejor curso de acción. Estos sistemas recopilan información de varias
fuentes con el fin de ayudar en la toma de decisiones. Los ejemplos de estos sistemas
incluyen el trabajo cooperativo soportado por computadora, los sistemas de apoyo de
decisiones grupales, los sistemas de logística y los sistemas de planificación financiera.
Un sistema de información de gestión puede ser una inversión costosa o una
inversión eficiente si cuenta con el recurso humano para poder elaborar uno propio. Un
sistema de estas características puede construirse siempre y cuando la o las personas que
lo pueda elaborar tengan un conocimiento adecuando del funcionamiento y la
estructuración de base de datos, tal y como lo mencioné en el ensayo “Cómo aplicar la
informática en mi carrera”. Para elaborar un sistema de información gerencial se pueden
hacer de dos formas; Excel: que es una herramienta sumamente importante a través de
fórmulas y macros, tablas dinámicas y Power Pivot; POWER BI: Es una herramienta que
provee Microsoft para el análisis de datos y la inteligencia de negocios, en esta
herramienta es necesario conocer el lenguaje DAX (expresiones de análisis de datos por
sus siglas en inglés) y un poco del lenguaje M.
También será necesario un servidor (es una aplicación en ejecución capaz de
atender las peticiones de un cliente y devolverle una respuesta en concordancia) y realizar
la programación necesaria para la conexión de la aplicación y este hardware.
Para poder comprender que componentes debe tener un sistema de información
gerencia en Alta Verapaz, y poder aplicarlos, hay que contar con los siguientes
conocimientos básicos en la estructuración de base de datos, ya que todo depende de ahí.
¿Es posible lograr un sistema de información gerencial en nuestro medio?, por
supuesto que sí, solamente que la inversión puede ser un poco elevado, en otro caso,
deben contar con un conocimiento avanzado para el modelamiento de datos. Usualmente
no es muy común tener o conocer personas que puedan entender este tipo de
conocimientos, pero en algún momento de mi experiencia laboral, encontré que los
conocimientos esenciales para modelar datos es el Excel y conocer sus funciones, por lo
tanto, como sugerencia considero que debería de existir un curso en donde los alumnos
puedan fomentar el uso de esta gran herramienta.

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 Hay un lenguaje llamado DAX para poder trabajar y modelar datos, es como
ingresar fórmulas en Excel, pero más potente, el programa que lo almacena o lo tiene se
llama POWER BI que es un software para la inteligencia de negocios.
Para comprender un poco de toda esta información, es necesario entender ciertas
definiciones cómo; Base de datos: es donde se almacena toda la información que se
requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e
identificables; Transacciones: corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten
al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información;
Informes: corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario
puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de
acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos. Los restantes elementos de un
sistema de información son: Procesos; corresponden a todos aquellos elementos que, de
acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan
nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí
que aparezca en línea de puntos); Usuario: identifica a todas las personas que interactúan
con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de
estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar
la información al sistema y; Procedimientos Administrativos: corresponde al conjunto de
reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente
al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un
usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.
En forma similar a la estrategia del negocio, la estrategia de tecnologías de
información es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y
manejo; el alcance de la tecnología está asociado con decisiones que determinan el tipo
de tecnologías que se utilizarán (e.g., tecnologías orientadas a objetos, arquitecturas
cliente/servidor, manejo de imágenes, robótica, multimedia, etc.); Las competencias
sistémicas identifican las características y fortalezas de las tecnologías que serán críticas
para la creación/extensión de estrategias de negocios (conectividad, accesibilidad,
confiabilidad, desempeño); Las decisiones de manejo de la Tecnología permiten
determinar el alcance de propiedad sobre la tecnología, así como posibilidades de
alianzas o sociedades.

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 Un cuarto componente de la estrategia de TI, la infraestructura y procesos de
tecnología, tiene tres elementos interrelacionados; La arquitectura tecnológica de la
empresa, en donde se especifican las prioridades y políticas que permiten la integración
de aplicaciones tecnológicas, así como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones
con relación a tecnología; Los procesos relacionados con el desarrollo de aplicaciones
tecnológicas, con su administración y con la operación de ellas; Las habilidades, es decir,
las experiencias, competencias, compromisos, valores y normas de la gente encargada de
entregar productos y servicios de tecnología.
En forma similar a la infraestructura y procesos de la organización, este cuarto
componente se refiere a la manera como se instrumenta la estrategia de TI en actividades,
equipos de trabajos, compromisos y demás elementos asociados con el trabajo en la
empresa. en este caso, los procesos son procesos asociados con las TI, como podría ser el
desarrollo de un nuevo sistema, la impresión de recibos telefónicos, la evaluación de
nuevas soluciones informáticas para la organización, o la operación del centro de
cómputo, entre otros.
Es importante caracterizar a la alineación de estrategias como el resultado de un
ajuste estratégico y de una integración funcional simultáneamente. El ajuste estratégico se
obtiene cuando se toman decisiones que posicionan adecuadamente a la empresa en el
mercado (o a las tecnologías en la Empresa). Un buen ajuste estratégico permite
capitalizar la estructura, procesos y habilidades de la gente en la implementación de la
estrategia organizacional (o de tecnología).
Por su parte, la integración funcional representa la alineación entre los elementos
asociados directamente con el negocio, y aquéllos que tienen que ver con la tecnología en
sí. La integración Funcional es importante porque para cambiar las estrategias de
negocios pueden aprovecharse las oportunidades de las tecnologías, y porque si las
estrategias de negocios cambian, esto tendrá impacto en la estrategia tecnológica.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa
aprovechando las ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la
vinculación entre estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional),
utilizando a las TI como un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del
negocio.

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 Una metodología que puede seguirse para instrumentar esta perspectiva consiste
de cinco pasos; Selección del proceso a innovar, en función de los fines del negocio
(definidos en la estrategia de la organización); Identificación de los facilitadores para el
cambio, donde se considera a las TI y también a otros elementos culturales o estructurales
que podrían ayudar a innovar el proceso; Creación de una visión del nuevo proceso,
donde se definen objetivos y atributos para el desempeño del proceso, y se hace un diseño
del mismo; Diseño de alternativas de implementación, donde se define la manera como
habrá de instrumentarse la visión generada en el paso anterior; Implementación del nuevo
proceso, donde se instrumenta el nuevo proceso.
Lo interesante de esta metodología es que los medios (TI entre otros) se
consideran antes de definir la visión del proceso (el cómo). de esta manera, se busca que
la visión sea lo más innovadora posible. El empleo de las tecnologías para la
instrumentación de nuevas estrategias de negocios requiere conocer las
fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnología y administrar el riesgo
tecnológico adecuadamente.

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 CONCLUSIÓN
La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier
organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos
de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. El
descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las
ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación entre
estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional), utilizando a las TI como
un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio. El empleo de las
tecnologías de la información para la instrumentación de nuevas estrategias de negocios
requiere conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnología y
administrar el riesgo tecnológico adecuadamente.