INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe

luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento
de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
SOLUCIÓN
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.
3.3 Líderes de procesos
-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de l a empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABL
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
E
 
INICIO

Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de creación
1 o mejora de documento
Líder del proceso
enviar por correo a la Directora del
Departamento de Biblioteca con
copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la embargo, en los casos
documentación problemáticos para la interpretación
del sentido el corrector enviará
2 sugerencias y comentarios al líder
Corrector de Estilo
del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como
versión final al Sistema de Gestión
de la Calidad.

De cualquier manera el corrector

hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
 RESPONSABL
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
E

SI En caso de requerir ajustes en

La Modifica y envía partes problemáticas para la
documentació nuevamente al interpretación el líder del proceso
3 n requiere corrector Líder del proceso hará las modificaciones en las
ajustes? partes indicadas por el corrector y le
enviará nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, Solicitud de

mejora o anulación de creación, mejora Enviar por correo al Coordinador de
documento o anulación de Salud, Seguridad e Higiene en el
documentos trabajo con copia a la Profesional de
Apoyo del SG-QHSE el formato
4 Solicitud de Creación, Mejora o
Líder del proceso
Anulación de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento
sometido a consideración
(Resultado de la revisión del
corrector de estilo)
1

1
Profesional de Apoyo Revisar la solicitud y evaluar la
SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
5 Revisa solicitud y verifica anular el documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área
Aprobada líder del de Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario
Solicitud?
define la intervención de un experto
6 a fin de retroalimentar el documento
SI 3 antes de su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-
7 Mejora o Anulación de Auxiliar del 12, marcando la casilla de
Documentos SG-QHSE aprobado, diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

8 Profesional de Apoyo Para el caso de creación de

SG-QHSE documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se
Auxiliar del actualiza la versión.
SG-QHSE
Codifica y/o actualiza la
versión
 RESPONSABL
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
E

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró,
Emite y Aprueba Coordinador del Área revisó y aprobó, si aplica. El
Documento de Salud, Seguridad e coordinador del Área de Salud
Higiene en el Trabajo Ocupacional informa al líder sobre
la aprobación del documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos
SG-QHSE se identifican con Copia No
Controlada, se graban en PDF (No
Auxiliar SG-QHSE Aplica para formatos) y se adaptan
en el aplicativo disponible.

 
Se publican los nuevos documentos
en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo Al documento físico se le coloca el
10
SG-QHSE sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

Profesional de Apoyo
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de SG-QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control
Documentos Auxiliar del de Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2

Coordinador del Área

de Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo documento se encuentra liberado y
proceso y/o funcionario se autoriza su uso.
que realizó solicitud

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los participantes
proceso correspondiente Líder del proceso del proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

RESPONSABL
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
E
 1
INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion Los líderes de proceso con apoyo del
controlar en Salud, Seguridad e coordinador del Área de salud,
Higiene en el Trabajo seguridad e Higiene en el trabajo
2
identifican los registros incorporados
en el sistema de gestión en salud,
Líderes de procesos seguridad e Higiene en el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de

NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene
Hay solicitud en el Trabajo con copia a la Profesional
o 1 de Apoyo del SG-QHSE el formato
3 necesidades Líderes de procesos
Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-
SI
OH-12 junto con el documento
sometido a consideración

Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la

4 Revisar solicitudes o en Salud, Seguridad e necesidad de crear, modificar o anular
necesidades de registros Higiene en el Trabajo el documento.

Si es una solicitud de anulación, se

NO
Aprobación de solicitud
o necesidad de
5 registros
registra y el proceso termina.
Informa al
Cuando se considere necesario define
líder del
Coordinador de Gestion la intervención de un experto a fin de
proceso
en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de
Higiene en el Trabajo su aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los Seguridad e Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de Gestion actualiza los registros que se generaron
6 en Salud, Seguridad e cambios y controla los cambios o
Higiene en el Trabajo nuevos documentos relacionados con
la estructura de los documentos del SG-
QHSE

7 El Coordinador de Gestion en Salud,

1 Seguridad e Higiene en el Trabajo
establece criterios de control sobre los
Establecer criterios de registros del SG-QHSE
control de registros Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
 RESPONSABL
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
E

Actualización del listado
8 maestro
Listado Maestro
de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos
Coordinador de Gestion Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Se comunica al líder que el documento
9 Coordinador de Gestion se encuentra liberado y se autoriza su
uso.
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
1

Informar los cambios de la

Aplica documento en el
documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso proceso.
13
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en

Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación

de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso
tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades,
Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada,
indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus
portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un
Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas
involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o
de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras
en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.