UNIVERSIDAD AUTÓNOMA JUAN MISAEL SARACHO

SECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TARIJA - BOLIVIA GR-III/1

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AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA ESPECIAL A LOS RECURSOS DONADOS POR REPSOL A LA U.A.J.M.S.
POR EL PERIODO COMPRENDIDO DE 01 de SEPTIEMBRE AL 31 de DICIEMBRE DE 2016
PLANILLA DE DEFICIENCIAS

REF REF
CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES
P/T P/T
1 Lo expuesto Dicha atraso se presenta Lo descrito anteriormente Se recomienda al
RETIRO DE FONDOS anteriormente a causa de negligencia puede ocasionar Coordinador presentar su
EN FECHA contraviene lo por parte del irregularidad en las documentación para
ATRAZADA enmarcado en la ley Coordinador al no operaciones al no tener el retirar los fondos de la
presentar su solicitud de Coordinador los fondos CUA.
Se pudo evidenciar traspaso del dinero y del necesarios para cumplir
que el desembolso Departamento de con las tareas respectivas.
por REPSOL fue en el Finanzas por no ser
mes de Mayo, agilizar los trámites.
realizando el retiro
de dinero de la
C.U.A. el mes de
Septiembre y recién
contabilizando a la
Libreta del convenio
de Repsol.

GR-III/2

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REF REF
CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES
P/T P/T
2 Lo expuesto Dicha omisión se Lo descrito Se recomienda al Rector
INEXISTENCIA DE UN anteriormente presenta a causa de anteriormente puede de la UAJMS, instruir a la
REGLAMENTO contraviene lo negligencia por parte de ocasionar un manejo dirección administrativa y
ESPECÍFICO DE enmarcado en la ley la dirección irregular en las financiera, ordene
GASTOS Nº1178 Capítulo VI, administrativa y operaciones por parte del mediante una circular
Articulo 27, que financiera al no instruir coordinador de la interna la elaboración y
Se pudo evidenciar indica que cada la elaboración del Estación experimental aprobación de un
que la UAJMS no entidad del sector reglamento específico Puerto Margarita. Al no reglamento específico
cuenta con un Publico elaborara en para la asignación de los tener un conocimiento de para los gastos con
reglamento marco de las normas gastos con recursos de cómo manejar los recursos de REPSOL
específico de gastos, básicas dictadas por REPSOL recursos de manera
que tenga por los órganos rectores, eficiente.
Objetivo normar la los reglamentos
asignación y uso de específicos, para el
los gastos. funcionamiento de
los sistemas de
administración y
control.
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REF REF
CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES
P/T P/T
3 Lo expuesto Esto se presenta debido Lo descrito anteriormente Se recomienda al Rector
FACTURAS EMITIDAS anteriormente a la falta de modificación genera falta de de la UAJMS, instruir al
A TERCERAS incumple al principio del nombre al cual será confiabilidad del manejo director administrativo y
PERSONAS contable ENTE, el cual dirigida la factura. de gastos. financiero el cambio del
Realizada la indica que los estados nombre de la factura de
verificación a la financieros se energía eléctrica a la
documentación refieren siempre a un correspondiente entidad.
requerida, de Gastos ente.
de energía eléctrica
proporcionada por la
U.A.J.M.S, Se pudo
evidenciar que las
facturas de estos
pagos no están
dirigidas a la
universidad sino a
una tercera persona.
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REF
CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES REF P/
P/T
4 Lo expuesto Esto se presenta Lo descrito Se recomienda al Rector
FALTA DE anteriormente debido a que no se anteriormente puede de la UAJMS, instruir a la
DOCUMENTACIÓN DE incumple las normas ejerció un control y generar la falta de dirección administrativa
RESPALDO básicas del sistema de supervisión necesaria confiabilidad, control, y financiera, ordene
4.1 Falta de pasaje ticket contabilidad en la recepción, supervisión y legalidad mediante una circular
Realizada la verificación a la integridad, título II, presentación y del registro de los interna al jefe de la
documentación requerida, capítulo I, artículo 26, archivo de la comprobantes por unidad de contabilidad,
del pago de pasajes y relativo al archivo de documentación parte del contador al que todos los
viáticos proporcionada por comprobantes requerida. no exigir comprobantes contables
la UAJMS, Se pudo contables y documentación que cuenten con la
evidenciar que todos los documentos de sustente las documentación
comprobantes no cuentan respaldo. operaciones realizadas requerida de respaldo.
con documentación de así mismo puede
respaldo pertinente. Como también el originarse
4.2. Falta cronograma de Reglamento de responsabilidades.
actividades Adquisición de bienes
Realizada la verificación a la y Contratación de
documentación requerida, Servicios Articulo3
de Gastos por alimentación
y otros similares
proporcionada por la
UAJMS, Se pudo evidenciar
que ninguno cuenta con un
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cronograma detallado de
las actividades realizadas.
4.3. Falta de cotizaciones,
contrato de trabajo, acta
de conformidad y otros
De acuerdo a la verificación
de la documentación sobre
los contratos de Bienes y
Servicios se pudo observar
que algunos gastos no
cuentan con la
documentación suficiente.
4.4. Falta de Facturas y/o
recibos, planillas y otros
Realizando la verificación de
la documentación que
contiene los comprobantes
se evidencio que faltan
facturas y/o recibos y otros
que respalden los gastos GR-III/4.1
realizados

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REF
CONDICIÓN
P/T
5 Lo
FACTURAS SIN LA
DESCRICION ADECUADA
DE LOS SERVICIOS
Realizada la verificación
a la documentación
requerida, de Gastos de
Combustible y Limpieza,
proporcionada por la
U.A.J.M.S,
Se pudo evidenciar que
las facturas de estos
pagos no presentan una
descripción adecuada
del servicio ya que no se
especifica el número de
placa del vehículo. cabo.
REF
CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES
P/T
expuesto Esta situación se Lo descrito anteriormente Se recomienda al Rector
anteriormente presentó debido a la genera incertidumbre de la UAJMS, instruir al
incumple a lo falta de control y acerca de los gastos director administrativo y
establecido por supervisión por parte realizados ya que se financiero ejecutar
Impuestos Nacionales
del responsable de la puede interpretar que procedimientos de
que indica que la
unidad administrativa algún vehículo distinto al control y supervisión en la
descripción de los
servicios de la factura y financiera al no del programa esté siendo recepción de facturas y
debe contener los datos exigir que se beneficiado con dichos que las mismas presenten
del emisor como del presenten facturas servicios. todos sus atributos
receptor, motivo por el con detalles correspondientes.
cual se emite la factura. completos de los
Esto no es otra cosa que servicios que se están
la descripción de los realizando
servicios o de la
operación económica
que se está llevando a

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P/T P/T
6 Lo expuesto anteriormente Esto se presenta Lo descrito Se recomienda al
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CARGA DE incumple las normas básicas debido a la falta de anteriormente Rector de la U.A.J.M.S,
COMBUSTIBLE A del sistema de contabilidad procedimientos de genera falta de instruir por escrito a la
VEHICULO EXTERNO AL integridad, título II, capítulo I, control y supervisión trasparecía y dirección
PROGRAMA artículo 24, relativo al archivo en la recepción de confiabilidad del uso administrativa y
Realizada la de comprobantes contables: documentación de de los recursos financiera, contador
verificación a la los comprobantes contables respaldo por gastos donados por REPSOL que proceda a cumplir
documentación son producto del SIC; las realizados, así también a la U.A.J.M.S. así con toda la
requerida, de Gastos transacciones registradas en la falta de exigencia de también información documentación de
por Combustibles, los comprobantes contables un informe que contable poco respaldo de las
Lubricantes y Derivados deben estar suficientemente explique y respalde por confiable. operaciones
P/ Consumo respaldados por contratos , qué se dio tal situación. administrativas y
proporcionada por la facturas ,planillas , financieras para dar
U.A.J.M.S, Se pudo autorizaciones escritas y otros cumplimiento a lo
evidenciar que se en originales o copias establecido por el
realizó la carga de legalizadas. Sistema de
combustible a vehículo Contabilidad Integrada,
externo que no con finalidad de evitar
pertenece al programa posibles indicios de
en Puerto Margarita, responsabilidad por la
de la Estación función pública.
Experimental. GR-III/7
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P/T P/T
7 Esto se presenta Lo descrito Se recomienda al
CARGA DE debido a no existir un anteriormente Rector de la U.A.J.M.S,
COMBUSTIBLE control de kilometraje puede ocasionar un hacer conocer al
FUERA DE LO o llenado de la planilla manejo irregular de coordinador de la
ESTABLECIDO POR LA de bitácora. los recursos, Estación Experimental
TABLA DE realizando gastos Puerto Margarita, toda
ASIGNACION más de lo aquella
Realizada la establecido. reglamentación
verificación a las referida a las cargas de
facturas emitidas por combustible.
la Cuenta
Combustible y
lubricantes se
evidencio que
algunas cargas no
cumplen lo
establecido por la
tabla de asignación.
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P/T P/T
8 Lo expuesto anteriormente Esto se presenta Lo descrito Se recomienda al
INEXISTENCIA DE contraviene lo enmarcado en el DS. debido a la ausencia de anteriormente Rector de la U.A.J.M.S,
0181 NB- SABS Normas Básicas del
RECEPCION Sistema de Administración de Bienes
una comisión de puede ocasionar un designar o delegar a un
y Servicios, título II, capitulo II, recepción que pueda manejo irregular en servidor público para
Realizada la articulo 121 relativo al manejo de realizar la verificación las operaciones, así que se establezca una
verificación a la Bienes y Recepción de Bienes. de los bienes también la falta de comisión de recepción
documentación Bienes Donados o Trasferidos. recibidos. credibilidad en y se cumpla con los
I: Los bienes de uso o consumo que
requerida, de Gastos cuanto a los bienes procedimientos
perciba una entidad por concepto de
por Alquiler de donación y/o transferencia deberán que están establecidos en el DS.
Equipo y Maquinaria ser recibidos por la comisión de ingresando al 0181 NB-SABS.
proporcionada por la recepción, conformada por programa, la
U.A.J.M.S, Se pudo servidores públicos de la entidad, incertidumbre de
técnicamente calificados y que
evidenciar que no se que los mismos
deberán ser designados por la MAE o
cuentan con un el servidor público delegado por puedan haber sido
encargado de esta, debiendo levantar acta desviados.
almacén en Puerto detallando el tipo de bien, cantidad y
Margarita, Estación especificaciones técnicas de los
mismos.
Experimental del
programa que
recepcione y verifique
el bien que llega.

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