IMPLEMENTACIÓN DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD EN EL SERVICIO
FARMACÉUTICO

Docente:
Carlos Arturo Martínez García
Agosto 18 de 2020
 INFORMACIÓN DE CONTACTO
CON DOCENTE Y CONSEJERO
Carlos Arturo Martínez García
Docente
Celular 3008104393

Jeferson Ricardo Villabona

Consejero
consejero2@unab.edu.co
http://colcatumare.edu.co/j3/index.php?option=com_content&view=article&id=35
3:protocolos-de-evaluacion-docente-en-periodo-de-prueba&catid=2&Itemid=435
Videoconferencia 18 de Agosto
de 2020

ESTABLECIMIENTOS
FARMACÉUTICOS
BASADOS EN PROCESOS
DEFINICIONES DE PROCESO Diccionario de la Real Academia:

• Acción de ir hacia delante.

• Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno

natural o de una operación artificial marcado por
cambios sucesivos que llevan a un determinado
resultado.

• Progreso, avance, algo que sucede.

• Serie de acciones u operaciones que conducen

a un fin.

• Transcurso del tiempo.

 La Gestión por Procesos
Es una forma de organización,
diferente de la clásica organización
funcional, en la que prima la visión
del cliente sobre las actividades
de la organización. Los procesos
así definidos son gestionados de
modo estructurado y sobre su
mejora se basa la de la propia
organización.
La gestión de
procesos aporta una
visión y unas herramientas
con las que se puede
mejorar y rediseñar
el flujo de trabajo para
hacerlo más eficiente y
adaptado a las
necesidades de los
clientes. No hay que
olvidar que los procesos
los realizan personas y,
por tanto, hay que tener
en cuenta en todo
momento las relaciones
con proveedores y
clientes.
 ¿Procesos o Subprocesos?
• No todas las actividades de una organización se realizan por procesos.
Para determinar si una actividad realizada es un proceso o
subproceso, debe cumplir los siguientes criterios:
• La actividad tiene una misión o propósito claro.
• La actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los
clientes, proveedores y producto final.
• La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o
tareas.
• La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la
metodología de gestión por procesos (tiempo, recursos, costes).
• Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.
ESQUEMA DE UN PROCESO

Lo que tiene Lo que se

Recursos consigue
que suceder RR HH
después de
materiales
para que ejecutado el
comience proceso

PROCESO
ACTIVIDADES E
ENTRADAS SALIDAS
INTERACCIONES

Conocimientos Información
ELEMENTOS DE UN PROCESO

• ENTRADA: Aquellas necesidades explicitas o

requerimientos del cliente que obliga a realizar un
proceso determinado.
• DIRECTRICES: Aquellas normas, pautas y principios
que tienen que cumplirse necesariamente para realizar
correctamente el proceso. Deben de ser factibles de
cumplir, no interpretables y de obligado cumplimiento.
• RECURSOS: Lo que utilizamos para dar el valor
añadido al elemento de entrada. Incluye: Material,
Equipamiento y conocimientos profesionales.
• SALIDAS: Resultados con un valor añadido.
ELEMENTOS DE UN PROCESO

Directrices

Recursos
LA DOCUMENTACIÓN DE UN PROCESO

• Los procesos se describen

en una ficha de procesos.

• La ficha de procesos se
acompaña de un diagrama
de flujo.
 FICHA DE PROCESOS OPERATIVOS CÓDIGO: FP-XX

PROCESO: FECHA: de diseño

REVISIÓN: 00 si es el primer diseño

OBJETIVO O MISIÓN DEL PROCESO: RESPONSABLE O PROPIETARIO:

Que, para que y para quien

ENTRADA: Necesidad entrante que nos empuja a poner en marcha este proceso
Comienza: Primera actividad o acción que se lleva a cabo
Incluye: Hasta dónde o a quien abarca y que no
Termina: Última actividad que da paso a otro proceso
SALIDA: Elemento saliente que cubre la necesidad inicial aportando un valor añadido

SEGUIMIENTO DEL PROCESO

INDICADOR ESTÁNDAR FORMATOS/REGISTROS:

Nº de ... Entre 3 y 5 Ficha de datos enviada a las entidades
Grado de... > 20% de los solicitados Cuestionario de satisfacción
% de.... < 15% de desviación

¿QUIÉN? ¿CUÁNDO? ¿CÓMO?

Nombres de personas que llevan el Trimestral Por correo electrónico
seguimiento y dan información Mensual En informe documentado
 DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZADO POR: VALIDADO POR: APROBADO POR:

EL ENFOQUE DE
GESTIÓN POR
PROCESOS
¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR PROCESOS?

GESTIÓN POR PROCESOS

Actividades coordinadas
para dirigir y controlar
una organización
Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que
interactúan, las cuales transforman
los elementos de entrada en
resultados

Gestionar una Entidad por Procesos es dirigir y

controlar una organización mediante conjuntos de
actividades relacionadas que transforman elementos
de entrada en resultados
MAPA DE PROCESOS
DEFINICIÓN DE MAPA DE PROCESOS

El Mapa de Procesos es una

representación gráfica de la
estructura de procesos que
conforman el Sistema de Gestión
de una Entidad.
Describe la actividad de la organización
PASOS PARA DISEÑAR EL MAPA
DE PROCESOS
PASO
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS
2. NOMBRAR LOS PROCESOS
3. SELECCIONAR LOS PROCESOS
4. AGRUPAR LOS PROCESOS DE
ACUERDO A SU CONTENIDO O
TIPOLOGÍA
5. ESTABLECER LA SECUENCIA E
INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS
DEFINICIÓN
• Hacer un inventario de todos los procesos y
actividades que desarrolla la organización.
• Asegurarse de que están incluidas la
totalidad de las actividades que se realizan
en alguno de los procesos.
• Elegir nombres para los procesos
identificados
• Elegir sólo aquellos que aporten valor.
• Procesos Estratégicos.
• Procesos Operativos o de Prestación de
Servicios.
• Procesos de Soporte.
• Dibujarlos en el Mapa de acuerdo a esa
secuencia.
PROCESOS ESTRATÉGICOS MAPA DE PROCESOS

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE SOPORTE
 DOCUMENTACIÓN DE UN
SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD
 MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
RESOLUCIÓN NÚMERO 1403 DE 2007
Por la cual se determina el Modelo
de Gestión del Servicio
Farmacéutico, se
adopta el Manual de Condiciones
Esenciales y Procedimientos y se
dictan otras http://www.latiendanaturista.com/normatividad.htm

disposiciones

22
 CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1°. OBJETO. La presente

resolución tiene por objeto determinar los
criterios administrativos y técnicos
generales del Modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico y adoptar el Manual de http://18des0012u.blogspot.com/2015/12/normatividad.html

condiciones esenciales y procedimientos del

Servicio Farmacéutico.
 ARTÍCULO 2°. CAMPO DE APLICACIÓN

El Modelo de Gestión del Servicio

Farmacéutico y el Manual de Condiciones
Esenciales y Procedimientos, así como
las demás disposiciones contenidas en la
presente resolución, se aplicarán a toda
persona que realice una o más
actividades y/o procesos del servicio
http://esesancarlos.gov.co/modulos/pagina/vista/servicios/farmacia.php
farmacéutico,
ARTÍCULO 2°. CAMPO DE APLICACIÓN
especialmente, a los prestadores de
servicios de salud, incluyendo a los que
operen en cualquiera de los regímenes de
excepción contemplados en el artículo 279
de la Ley 100 de 1993 y a todo
establecimiento farmacéutico donde se
almacenen, comercialicen, distribuyan o
dispensen medicamentos y dispositivos
médicos o se realice cualquier otra actividad http://esesancarlos.gov.co/modulos/pagina/vista/servicios/farmacia.php

y/o proceso del servicio farmacéutico.

 Foro 3 min

¿Cuál es la diferencia entre la

implementación de un Sistema
de Gestión de Calidad
enmarcado en la Norma ISO
9001: 2015 y el Sistema de
Gestión de Calidad del Servicio
Farmacéutico según la
normatividad del sector
Farmacéutico?
 ARTÍCULO 17. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD. Es una herramienta de gestión sistemática y
transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño
CAPÍTULO IV del servicio farmacéutico, en términos de calidad y
SISTEMAS DE
satisfacción social en la prestación de los servicios a
GESTIÓN DE
LA CALIDAD su cargo, la cual está enmarcada en los planes
estratégicos y de desarrollo de las organizaciones a que
pertenece el servicio. El Sistema de Gestión de la
Calidad adoptará en cada servicio un enfoque basado
en los procesos que ofrezca y en las expectativas de
los usuarios, destinatarios y beneficiarios del mismo.
 Todo servicio farmacéutico, establecimiento
farmacéutico o persona autorizada, tendrá la
responsabilidad de desarrollar, implementar,
mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de
Gestión de la Calidad de conformidad con los
Decretos 2200 de 2005 y 1011 de 2006 o las
normas que los adicionen, modifiquen o
sustituyan, la presente resolución y el manual
que adopta y demás normas vigentes sobre
http://coparmextijuana.org/capacitacion16.html
la materia, en el que se deberá identificar como
mínimo:
 DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD EN UN SERVICIO FARMACÉUTICO
DE BAJA Y MEDIANA COMPLEJIDAD
La documentación en un sistema de gestión
de la calidad es un factor importante para
protocolizar las actividades que se realizan en
el Servicio Farmacéutico y que nos permiten
estandarizar los procesos que nos optimicen
los tiempos y por ende contribuya a la
realización ágil de las actividades, además de
establecer los criterios de control en las http://hematooncologos.com/services/servicio-farmaceutico/

actividades más susceptibles de afectar los

resultados del proceso.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O
PROCESOS
El manual de procedimientos es un
formato estándar en un sistema de
Gestión de la Calidad que permite
desarrollar el procedimiento o
proceso en donde se establece la
versión, el responsable, nombre del
proceso, páginas, quien lo realiza,
quien lo revisa y quien lo aprueba,
https://www.esesco.edu.co/es/programas-tecnicos/area-de-la-salud/auxiliar-en-servicios-farmaceuticos

esquematizados primero en un
diagrama de flujo.
 DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo es una forma

abreviada de los pasos de un
proceso apoyados en un algoritmo,
un esquema en donde se plantea
una síntesis o resumen de una
secuencia lógica de actividades de
un proceso que se representa en un
formato gráfico sencillo.
/
https://www.clinicapanamericana.co/servicio-farmaceutico
 Tomado de Módulo ISGCSF: Figura 3. Diagrama de Flujo
Recuperado de: http://blog.pxsglobal.com/2017/01/09/siete-herramientas-basicas-de-la-calidad-el-diagrama-de-flujo-caminar-y-documentar-el-
proceso/
 DESARROLLO DE UN INSTRUCTIVO
El instructivo es un documento de gestión de la
calidad en el que se plasma una actividad
específica o contiene indicaciones muy precisas
como enseñar el manejo de un aparato,
efectuar trámites, operar un computador, entre
otros y no hay interacción entre varios actores,
como sucede en un procedimiento o proceso. El
formato es estándar, a diferencia de un proceso
o procedimiento este no posee un flujograma, https://paraquesirve.tv/instructivo/

teniendo en cuenta que este se da cuando hay

interacción de varios actores.
▪
Ejemplo
La facturación y descargue de inventario de los medicamentos a
través de un software, en donde se tienen los siguientes pasos:
• Se prende el computador.
• Se abre el módulo de facturación y descargue de inventarios, en
escritorio.
• Se selecciona en el menú inicial el ítem de facturación de
medicamento.
 Ejemplo

• Este abre el ítem y solicita número de cédula o documento de

usuario, si es usuario está en la base de datos trae los nombres y
apellidos, en caso contrario se coloca nombre y apellidos.
• Pasa a la sección de medicamentos, se coloca el código y se pasa
por código de barras y aparece el nombre completo de
medicamento.
Ejemplo

• El sistema lo lleva a cantidad y coloca el número de forma

farmacéuticas que lleva, por ejemplo 30 tabletas de acetaminofén
por 500 mg, coloca 30.
• El sistema informático le pide imprimir documento, se coloca si, se
imprime y se entrega esta factura al paciente/usuario/cliente.
MANUAL DE CALIDAD
En la resolución 1403 de 2007 se establece que para
un Manual de calidad del servicio farmacéutico se
debe tener en cuenta los siguientes temas:

•Estructura interna y las principales funciones.

•Usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios

que presta y el nivel de satisfacción acerca de las
funciones a cargo del servicio y la calidad del mismo.
http://www.colvicenteazuero.com/micolegio/mapa_procesos.php?txtId_contenido=2

•Proveedores de materias primas, medicamentos y

dispositivos médicos.
•Procesos propios del servicio farmacéutico que se
efectúen de acuerdo con los procedimientos
documentados, realizando el seguimiento, análisis y la
medición de estos procesos.

•Procesos estratégicos y críticos del servicio que

resulten determinantes de la calidad, su secuencia e
interacción, con base en criterios técnicos previamente
definidos.

•Criterios y métodos necesarios para asegurar que http://www.colvicenteazuero.com/micolegio/mapa_procesos.php?txtId_contenido=2

estos procesos sean eficaces tanto en su operación

como en su control.

MANUAL DE CALIDAD
•Puntos de control sobre los riesgos de mayor
probabilidad de ocurrencia o que generen un
impacto considerable en la satisfacción de las
necesidades y expectativas de calidad de los
usuarios, beneficiarios o destinatarios, con la
participación de las personas y/o responsables de
cada una de las actividades y/o procesos del
servicio.

•Acciones necesarias para alcanzar los resultados

planificados y la mejora continua de estos http://www.colvicenteazuero.com/micolegio/mapa_procesos.php?txtId_contenido=2

procesos.

MANUAL DE CALIDAD
 PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE
MEDICAMENTOS EN UN SERVICIO FARMACÉUTICO DE MEDIANA
O BAJA COMPLEJIDAD

PR- SM-
CÓDIGO
SF-01

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VERSIÓN 01

ADQUISION DE MEDICAMENTOS Y FECHA 08/ 18
DISPOSITIVOS MÉDICOS
HOJA 1/5
 COMPONENTES DEL PROCEDIMIENTO
1. OBJETIVO:
Planeación de la selección de medicamentos de acuerdo a las patologías
prevalentes según la normatividad vigente.
Establecer criterios definidos para el proceso de adquisición garantizando
la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que Ingresan al
servicio del Servicio Farmacéutico de la institución XXX.
2. ALCANCE:
Desde que se definen las Políticas de selección hasta la Recepción
Técnica
3. GLOSARIO:
 COMPONENTES DEL PROCEDIMIENTO
4. RESPONSABLES:
•Comité de Farmacia Terapéutica.
•Profesional área administrativa.

5. POLITICAS DE OPERACIÓN:
•No se recibe medicamento con fechas de vencimiento inferiores a un año.
•No se reciben medicamentos que no guarden la cadena de frio.
•No se reciben donaciones de medicamentos y dispositivos médicos.

6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
COMPONENTES DEL PROCEDIMIENTO
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS

El comité mediante perfil

• Comité de Farmacia epidemiológico,
1 terapéutica. Políticas de Selección consumos históricos • Acta de comité
decide cuales van a ser
las políticas de selección.
De acuerdo a la calidad,
Evaluación y oportunidad de entrega y
• Profesional
2 clasificación de los precios son evaluados y • Kardex.
Administrativo
proveedores clasificados los
proveedores.
Se estudian las diferentes
marcas de laboratorios , la
Estudio oferta de
3 • Comité de Compras oportunidad de entrega y • Acta de comité.
proveedores
precios que maneja cada
proveedor
COMPONENTES DEL PROCEDIMIENTO
Se realiza una solicitud • Solicitud de
previa por parte del necesidad.
Servicio Farmacéutico. El • Disponibilidad
• Profesional
4 Adquisición área administrativa • Registro
administrativo
realiza la disponibilidad, presupuestal
registró presupuestal y • Orden de de
orden de compra. compra.
Se revisa que la orden de
compra corresponda al
• Factura.
Recepción pedido recibido (se
5 • TSF - TRF • Orden de
Administrativa verifican nombres,
compra.
cantidades, precios y
numero de factura).
Se revisa registros
INVIMA, lotes, fechas de
vencimientos,
• TSF - TRF condiciones de • Acta de
6 Recepción Técnica
almacenamiento y recepción.
cadenas de frio de cada
uno de los
COMPONENTES DEL PROCEDIMIENTO

7. DOCUMENTACION INTERNA:

• Acta de comité.
• Kardex.
• Solicitud de necesidad.
• Disponibilidad
• Registro presupuestal
• Orden de compra.
• Factura. https://conference.com.mx/shop/product/1086-identificacion-de-procesos-y-elaboracion-de-procedimientos-1855?page=30

• Acta de recepción.
COMPONENTES DEL PROCEDIMIENTO

9. PUNTOS DE CONROL:

• Recepción Administrativa.
• Recepción Técnica.

10. MARCO LEGAL:

• Decreto 2200 de 2005.

• Resolución 1478 de 2006. http://www.italdi.mx/oferta-educativa/administracion-y-negocios/elaboracion-de-manuales-de-procedimientos/
Finalmente:

Elaborado por…

Revisado por…

Aprobado por…

No olvide escribir las fechas.

https://www.nutridermovital.com/las-mujeres-optimistas-viven-mas/
DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS

En este procedimiento es importante definir

dispensación de acuerdo a lo establecido en el
Decreto 2200 de 2005, articulo 3: “Es la entrega
de uno o más medicamentos y dispositivos
médicos a un paciente y la información sobre su
uso adecuado realizada por el Químico http://revistafarmanatur.com/gestion-farmaceutica/fefe-no-especial-interes-
dispensar-medicamentos-clasificados-exclusiva-hospitales/
Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de
Farmacia”.
https://enfermeria2nocturno.wordpress.com/2014/11/14/prescripcion-y-formulas-medicas/
http://esedelcauca.blogspot.com/2016/04/formula-medica-excell.html
http://alexamedicamentos929.blogspot.com/2014/06/formula-medica.html
https://fcnnoticias.blogspot.com/2015/02/en-cuidados-intensivos-sistema-de-salud.html
 Información para el
• Condiciones de almacenamiento, paciente
• Forma de reconstitución de
medicamentos cuya administración
sea la vía oral; medición de la dosis,
cuidados que se deben tener en la
administración del medicamento y la
importancia de la adherencia a la
terapia. También se deberá tener
presente las características de las http://www.colimanoticias.com/dan-asistencia-en-dispensacion-de-medicamentos-a-responsables-de-farmacias-de-los-centros-de-salud/

formulas médicas.
 Medicamentos de Control Especial

No se podrá dispensar hasta que se

cumplan, la dispensación de
medicamentos de control especial que
tienen unas características especiales
(Resolución 1478 de 2006), además de
las prohibiciones y obligaciones del
dispensador, las cuales deben ir como
política en este procedimiento. http://elperiodicoweb.com.co/2018/06/12/medicamentos-de-control-especial/
https://www.emaze.com/@AZFWOFIL
Historia Clínica

http://www.eluniversal.com.co/cartagena/nacional/presidente-santos-hace-publica-su-historia-clinica-94274
http://amazoniahoy.blogspot.com/
Notas de
Enfermería

http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0120-55522016000200015
Bibliografía
Gómez, O. Curso de Gestión por Procesos. Grupo de
Consultores UNAD. Junta de Andalucía.

https://www.imagenesmy.com/imagenes/imagen-de-una-estudiante-ca.html