Manual Service Pack Migración Adjuntos MTOM

Manual Service Pack 20.5.1.
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Migración de Adjuntos MTOM
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1 Actualización de la versión Kactus By Ophelia 08/05/2020
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TABLA DE CONTENIDO
1. LISTADO DE PROGRAMAS Y PÁGINAS CON FUNCIONALIDAD MTOM .................................................................................... 7
2. PROCESO MIGRACIÓN DE ADJUNTOS ...................................................................................................................................... 11
2.1. Carpeta Compartida .........................................................................................................................................................................12
2.1.1. Ophelia y Kactus Smart People ........................................................................................................................................................12
2.1.2. Ophelia y Reclutamiento WEB .........................................................................................................................................................18
2.2. FTP ..................................................................................................................................................................................................23
2.3. Base de Datos: .................................................................................................................................................................................34
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INTRODUCCIÓN
Los Service Pack (SP) son actualizaciones que mejoran la funcionalidad de los productos de Digital Ware, los cuales, son generados por las
reformas presentadas en la Normatividad Legal (Cambios de Ley) o como reacción a los cambios en los procesos ya sea en temas
organizacionales, políticas de calidad de los productos o soluciones a nuevos retos.
Su creación se realiza de forma periódica mediante un proceso de actualización incremental, por lo cual, debe implementarse consecutivamente de
la primera versión publicada a la más reciente.
Para el tema exclusivo del Sistema Kactus HCM se realizarán con respecto a los temas de Nómina y Gestión Humana.
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1. MIGRACIÓN DE ADJUNTOS
En este documento se encuentra la descripción del proceso de cargue de archivos adjuntos, así como el listado de los programas de Ophelia,
páginas de Kactus Smart People y Reclutamiento Web que han sido actualizados con la funcionalidad conocida como MTOM. Éste es un
servicio Web que permite la carga, la recepción, la ubicación, el acceso y la recuperación de documentos originados en los diversos procesos
de las compañías y ubicarlos lógicamente en diferentes medios de almacenamiento, para este caso Base de datos, Carpetas Compartidas o
servidores FTP.
Lo que anteriormente realizaba cada programa que tuviera la funcionalidad de almacenar archivos, direccionando la ubicación del archivo en la
ruta, ftp o base de datos definida, ahora es elaborado y unificado por el MTOM de acuerdo al medio de almacenamiento que las compañías
tengan definido.
La parametrización de los medios de almacenamiento se realiza en el programa Ophelia KGnPakac – Parámetros Generales Kactus. Se
deben tener en cuenta que la configuración que se tenga previamente en este programa NO debe ser cambiada, ya que el servicio web realiza
el proceso leyendo la información ya establecida.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para que el proceso se lleve a cabo satisfactoriamente:
1. Se realiza la instalación del servicio WEB MTOM. Para los detalles de instalación ver documento M-KAC-116-GN-Manual Técnico MTOM
(incluido en este ServicePack)
2. Se realiza la ejecución del Service Pack.
3. Se ejecuta el programa KGnMigad, es un ejecutable independiente por lo cual no es necesario asociarlo al menú o programas de Kactus
(KGnProgr). Es importante que al momento de realizar su descarga se ubique siempre junto al archivo KGnMigad.xml que se incluye en el
paquete de instalación. Para los detalles de manejo de Usuario ver documento M-KAC-117-GN-Manual Usuario MTOM
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 KGnPakac
En este programa se encuentran los tres medios de

almacenamiento de archivos disponibles (Botones 1 a 3); es
1 2 importante tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
- NO cambiar la parametrización ya establecida en
4
KGnPakac - indicar el peso máximo del archivo a ser
3 cargado (Botón 4).
- ingresar las extensiones o formatos de los archivos
permitidos que validarán las páginas de Kactus Smart
5 People y Kactus RL Web (Botón 5)
A continuación se listan las páginas que ya cuentan con la

funcionalidad de validación de extensiones permitidas: (Se
encuentran el proceso de activación las páginas restantes)
frmBiEmpdo.aspx frmbifamil.aspx
frmEdFomeiEL.aspx frmLINmSanciL.aspx
frmLISlReqpeTem.aspx frmNmCesanL.aspx
frmNmCesanD.aspx frmNmCtper.aspx
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1. LISTADO DE PROGRAMAS Y PÁGINAS CON FUNCIONALIDAD MTOM
LISTADO PROGRAMAS OPHELIA Y PAGINAS DE KACTUS SMART PEOPLE ACTUALIZADOS CON LA

FUNCIONALIDAD MTOM
Item Módulo Programa / Pagina Nombre Versión
1 Gestión Humana KBiDatad Datos Adicionales 20.0.2.1
2 Gestión Humana KBiEdFor Educación Formal 20.0.1.1
Mi Educación No Formal
3 Gestión Humana frmBiEdfor.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
4 Gestión Humana KBIEdnFo Educación no Formal 19.0.3.1
5 Gestión Humana frmBiEdnfo.aspx Educación no Formal 20.00.00.00
6 Gestión Humana KBiEmpdo Documentos Empleado 19.0.1.1

Documentos Empleado
7 Gestión Humana frmBiEmpdo.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
8 Gestión Humana KBiEmple Maestro de Empleados 20.0.4.1
9 Gestión Humana KBiFamil Familiares 19.0.10.1
10 Gestión Humana frmBiFamil.aspx Familiares (Colaborador) 20.00.00.00
11 Gestión Humana KBiHvext Experiencia Laboral 19.0.2.2

Mi Experiencia Laboral
12 Gestión Humana frmBiHvext.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
13 Gestión Humana KBiRegdi Procesos Disciplinarios 20.0.1.1
14 Gestión Humana frmLIBiRegdi.aspx Proceso Disciplinario ( Líder) 20.00.00.00
15 Gestión Humana KBpBeoto Otorgamiento de Beneficios 19.0.9.1
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Solicitud de Beneficios
16 Gestión Humana frmBpBeotoL.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
17 Gestión Humana KBpBeven Beneficios 20.0.5.1
Inscripción a Eventos
18 Gestión Humana frmBpBevenL.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
19 Gestión Humana KBpTipbe Tipo de Beneficios 19.0.6.1
20 Gestión Humana KCoAcmej Acciones de Mejora 19.0.5.1
21 Gestión Humana KEd3Licc Libro de Calificaciones 20.0.1.1
22 Gestión Humana KEdFomei Formulación de Metas 19.0.4.1
23 Gestión Humana frmEdFomeiEL.aspx Evaluación de Metas (Líder) 20.00.00.00
24 Gestión Humana frmLIEdFomeiPL.aspx Aprobación Evaluación (Líder) 20.00.00.00
Reformulación de Evaluación
25 Gestión Humana frmEdFomeiRFL.aspx 20.00.00.00
Metas (Colaborador)
26 Gestión Humana KFdNefor Necesidades de Formación 19.0.2.1

Solicitudes de Formación (Líder,
27 Gestión Humana frmFdNeforL.aspx 20.00.00.00
RRHH)
28 Gestión Humana KFdPlcur Maestro de Cursos 20.0.3.1
Documentos de Sesiones de Cursos
29 Gestión Humana frmFdPlcurLd.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
30 Gestión Humana KRlEdfor Educación Formal 20.0.1.1
31 Gestión Humana frmRlEdfor.aspx Educación Formal 20.00.00.00
32 Gestión Humana KRlEdnfo Educación Formal 19.0.3.1

Educación No Formal
33 Gestión Humana frmRlEdnfo.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
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Educación No Formal
34 Gestión Humana KRlEmpdo 19.0.1.1
(Colaborador)
Documentos del Empleado
35 Gestión Humana frmRlEmpdo.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
36 Gestión Humana KRlEmple Documentos del Empleado 19.0.11.2
37 Gestión Humana KRlFamil Familiares 19.0.3.1
38 Gestión Humana frmRlFamil.aspx Familiares (Colaborador) 20.00.00.00
39 Gestión Humana KRlHvext Experiencia Laboral 20.0.1.1
40 Gestión Humana frmRlHvext.aspx Experiencia Laboral (Colaborador) 20.00.00.00
41 Gestión Humana KSlAppru Aplicación de Pruebas 20.0.5.1

42 Gestión Humana KSlReqpe Requisiciones de Personal 19.0.17.1
43 Gestión Humana frmLISlReqpeL.aspx Requisiciones de Personal (Lider) 20.00.00.00
44 Gestión Humana KBpBeoto Otorgamiento de Beneficios 19.0.9.1

Seguimiento Compromisos (Rol
45 Gestión Humana frmLiEdComps.aspx
Lider)
46 Gestión Humana KEdFomei Metas Individuales 19.0.4.1
Metas Individuales (Rol

47 Gestión Humana frmEdFomeiEL.aspx 20.00.00.00
Colaborador)
48 Gestión Humana KSoInfac Información Actas de Reunión 19.0.8.1
Panorama Identificación de
49 Gestión Humana KSoPanev 19.0.9.1
Riesgos
50 Gestión Humana KSoSeyde Señalización y Demarcación 20.0.2.2
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51 Nómina KNmApted Maestro Salud y Vivienda 19.0.6.1

Deducibles de Retención en la
52 Nómina frmNmDerete.aspx 20.00.00.00
Fuente (Colaborador)
53 Nómina KNmCespa Maestro Cesantías Parciales 19.0.7.1
Mis Solicitudes de Cesantías
54 Nómina frmNmCesanL.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
55 Nómina KNmCtper Maestro de Permisos 19.0.5.1
56 Nómina frmNmCtper.aspx Mis Permisos (Colaborador) 20.00.00.00
57 Nómina KNmIncap Incapacidades 20.0.2.1
Mis Licencias y Calamidades

58 Nómina frmNmLiyca.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
59 Nómina KNmMovco Movimientos al Contrato 19.0.1.1
Gestión de Contratos
60 Nómina frmNmMovcoM.aspx 20.00.00.00
(Colaborador)
61 Nómina KNmRecin Recobro Incapacidades 19.0.3.3
62 Nómina KNmRenov Relación de Novedades 19.0.2.1
Detalle Solicitudes de Novedades
63 Nómina frmNmNovedAL.aspx 20.00.00.00
(Líder, RRHH)
64 Nómina KNmSanci Sanciones 19.0.3.1
65 Nómina frmLINmSanciL.aspx Sanciones (Líder)
20.00.00.00
Flujo de Incapacidades
66 Nómina FrmLiNmRecin.aspx 20.00.00.00
(Colaborador – Líder)
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2. PROCESO MIGRACIÓN DE ADJUNTOS
Posterior a la parametrización que ya se tiene en KGnPakac se selecciona el programa para el proceso de la migración de adjuntos. Los pasos
a seguir son los mismos para todos los programas, se toman como ejemplo Ophelia los programas KBiFamil – Familiares y KRlEdfor -
Educación Formal. Para Kactus Smart People y KactusRL WEB las páginas: Familiares - frmBiFamil.aspx y Educación Formal -
frmRlEdfor.aspx respectivamente.
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A continuación se indica la funcionalidad con los tres medios de almacenamiento:
2.1. Carpeta Compartida
2.1.1. Ophelia y Kactus Smart People
Este medio de almacenamiento es de uso

público, una carpeta que se comparte de
manera abierta a nivel interno ya sea en un
servidor o sitio que destine el usuario para tal
fin. En la ruta de ubicación de la carpeta serán
guardados los archivos.
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Se da clic en el botón el cual habilita la ventana “Archivos Adjuntos” para ver o cargar los documentos:
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Al dar clic en el botón Adicionar se habilita la nueva ventana de tipología de documentos, para seleccionar el que corresponda al archivo que será
cargado, esta es una de las nuevas funcionalidades de MTOM.
Se da nuevamente clic en para habilitar la

ventana, de búsqueda del archivo a cargar:
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Clic en el archivo se carga exitosamente. Para visualizarlo o eliminarlo, se usan los botones correspondientes.
El sistema crea una subcarpeta del registro con un código asignado en la ruta de la carpeta compartida y en su interior se visualizan el / los
archivos adjuntos cargados. De igual forma aplica para los documentos cargados desde Kactus Smart People o Reclutamiento WEB.
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 Kactus Smart People
Para el proceso en Web, se ingresa a la página en la cual se adjuntarán los archivos, para este caso se consulta la página frmBiFamil.aspx
– Familiares. Se crea el registro correspondiente y con el botón se habilita la ventana de búsqueda del archivo, clic en
abrir para que el sistema lo tome:
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Posteriormente se guarda la información con el botón ubicado en la parte superior izquierda de la página. El sistema direcciona a la página
principal de familiares, al consultar el registro creado se visualiza el documento cargado:
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2.1.2. Ophelia y Reclutamiento WEB
Programa KRlEdfor - Educación Formal
Se crea o consulta el registro requerido y se da clic en el

botón de adjuntar archivos.
Se habilita la ventana para adicionar el archivo y la ventana para

seleccionar la tipología documental, clic en “Adicionar”
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Se visualiza el archivo cargado en la lista de adjuntos.
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 Reclutamiento Web
Para cargar los archivos adjuntos se ingresa a Reclutamiento Web y se consulta la página Educación Formal - frmRlEdfor.aspx para adicionar
un archivo o crear un registro para agregarlo, se debe seleccionar el tipo de documento para que el sistema permita almacenar la
información. Se guarda dando clic en el botón para guardar un registro nuevo o en el caso de que el registro sea existente.
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Al consultar nuevamente los registros se va al detalle y se visualiza el adjunto cargado:
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2.2. FTP
Este medio de almacenamiento es un servicio que permite la

transferencia de archivos a través de la red para poder ser
almacenados en un servidor de acceso interno y externo si se
tienen los permisos correspondientes (Usuario y clave de
ingreso).
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Se da nuevamente clic en para habilitar la ventana de

búsqueda del archivo a cargar:
Clic en el botón para que el documento se cargue

exitosamente.
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Para visualizarlo o eliminarlo, se usan los botones correspondientes.
Al ingresar a la ruta del FTP se visualiza el documento cargado. Este proceso también aplica para los documentos cargados desde Kactus Smart
People o Reclutamiento WEB.
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– Familiares. Se crea el registro correspondiente o se ingresa a uno existente al que se le quiera adicionar un adjunto y con el botón
se habilita la ventana de búsqueda del archivo, clic en Abrir para que el sistema lo tome. Posteriormente se debe
seleccionar el tipo de documento para que el sistema pueda clasificarlos ya que si no se escoge el tipo documental no se permitirá guardar
el archivo.
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Se crea o consulta el registro requerido y se da clic en el

botón de adjuntar archivos.
Se habilita la ventana para adicionar el archivo y la ventana para

seleccionar la tipología documental, clic en “Adicionar”
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El sistema crea una subcarpeta del registro con un código asignado en la ruta FTP. Al ingresar se visualiza el documento cargado. Este proceso
también aplica con archivos adjuntos de Kactus Smart People y Kactus RL WEB.
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 Reclutamiento WEB
Para el proceso en la parte Web, se ingresa a Reclutamiento Web y se consulta la página Educación Formal - frmRlEdfor.aspx para adicionar
un archivo o crear un registro para agregarlo, se debe seleccionar el tipo de documento para que el sistema permita almacenar los datos. Por
medio del botón se guarda la información.
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Al consultar nuevamente los registros se va al detalle y se visualiza el adjunto cargado:
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2.3. Base de Datos:
Para el caso de base de datos los archivos cargados quedan

almacenados en la tabla GN_ADJFI (Consulta por Base de
Datos)
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Se da nuevamente clic en para habilitar la ventana de

búsqueda del archivo a cargar:
Código: 20.5.1.5
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Clic en el botón para que se cargue exitosamente. Para visualizarlo o eliminarlo, se usan los botones correspondientes.
El documento se verá reflejado como un adjunto al consultar el registro del programa; Si se desea verificar el almacenamiento del mismo se realiza
la consulta por la Base de Datos. Se indica ejemplo para este caso, los datos varían de acuerdo a la empresa, base de datos y programa en donde
se adjunten los archivos.
La consulta 1 se realiza para buscar el registro relacionado entre el programa y las tablas de adjuntos (GN_RADJU actúa como el puente/relación)
el resultado se visualiza en la línea 4.
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La consulta 2 se realiza para visualizar la cantidad de adjuntos que se adjuntan al registro el resultado se visualiza en la línea 5.
La consulta 3 se realiza para visualizar el archivo en Base de Datos (El archivo solo se visualiza al consultar el registro en el programa, no se abre
desde Base de Datos) el resultado se visualiza en la línea 6.
Nota: La consulta para la visualización de archivos adjuntos de Kactus Smart People y Kactus RL WEB se realiza de la misma forma.
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– Familiares. Se crea el registro correspondiente o se toma uno existente al que se quieran agregar archivos y con el botón
se habilita la ventana de búsqueda del archivo, se debe seleccionar el tipo de documento para que el sistema permita
almacenar la información, clic en el botón Abrir para que el sistema lo tome:
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Se crea o consulta el registro requerido y

se da clic en el botón de adjuntar archivos,
opción que habilita la ventana para
visualizar o cargar los archivos.
Al seleccionar el botón “Adicionar” se

habilita la ventana para seleccionar la
tipología documental, clic en “Adicionar”.
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El documento se verá reflejado como un adjunto al consultar el registro del programa; Si se desea verificar el almacenamiento del mismo se realiza
la consulta por la Base de Datos. Se indica ejemplo para este caso, los datos varían de acuerdo a la empresa, base de datos y programa en donde
se adjunten los archivos.
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 Reclutamiento WEB
Para este proceso se ingresa a Reclutamiento Web y se consulta la página Educación Formal - frmRlEdfor.aspx para adicionar un archivo o
crear un registro para agregarlo, se debe seleccionar el tipo de documento para que el sistema almacene los datos. Posteriormente se da clic
en si el registro es nuevo o si es existente.
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El sistema direcciona a la página donde se visualiza el registro. Se consulta el detalle y se muestra el archivo cargado.
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1. LISTADO DE PROGRAMAS Y PÁGINAS CON FUNCIONALIDAD MTOM .................................................................................... 7

2. PROCESO MIGRACIÓN DE ADJUNTOS ...................................................................................................................................... 11

2.1. Carpeta Compartida .........................................................................................................................................................................12

2.1.1. Ophelia y Kactus Smart People ........................................................................................................................................................12

2.1.2. Ophelia y Reclutamiento WEB .........................................................................................................................................................18

2.2. FTP ..................................................................................................................................................................................................23

2.2.1. Ophelia y Kactus Smart People ........................................................................................................................................................23

2.2.2. Ophelia y Reclutamiento WEB .........................................................................................................................................................29

2.3. Base de Datos: .................................................................................................................................................................................34

2.3.1. Ophelia y Kactus Smart People ........................................................................................................................................................35

2.3.2. Ophelia y Reclutamiento WEB .........................................................................................................................................................41

En este programa se encuentran los tres medios de

A continuación se listan las páginas que ya cuentan con la

1. LISTADO DE PROGRAMAS Y PÁGINAS CON FUNCIONALIDAD MTOM

LISTADO PROGRAMAS OPHELIA Y PAGINAS DE KACTUS SMART PEOPLE ACTUALIZADOS CON LA

5 Gestión Humana frmBiEdnfo.aspx Educación no Formal 20.00.00.00

6 Gestión Humana KBiEmpdo Documentos Empleado 19.0.1.1

10 Gestión Humana frmBiFamil.aspx Familiares (Colaborador) 20.00.00.00

11 Gestión Humana KBiHvext Experiencia Laboral 19.0.2.2

14 Gestión Humana frmLIBiRegdi.aspx Proceso Disciplinario ( Líder) 20.00.00.00

15 Gestión Humana KBpBeoto Otorgamiento de Beneficios 19.0.9.1

23 Gestión Humana frmEdFomeiEL.aspx Evaluación de Metas (Líder) 20.00.00.00

24 Gestión Humana frmLIEdFomeiPL.aspx Aprobación Evaluación (Líder) 20.00.00.00

26 Gestión Humana KFdNefor Necesidades de Formación 19.0.2.1

31 Gestión Humana frmRlEdfor.aspx Educación Formal 20.00.00.00

32 Gestión Humana KRlEdnfo Educación Formal 19.0.3.1

38 Gestión Humana frmRlFamil.aspx Familiares (Colaborador) 20.00.00.00

39 Gestión Humana KRlHvext Experiencia Laboral 20.0.1.1

40 Gestión Humana frmRlHvext.aspx Experiencia Laboral (Colaborador) 20.00.00.00

41 Gestión Humana KSlAppru Aplicación de Pruebas 20.0.5.1

43 Gestión Humana frmLISlReqpeL.aspx Requisiciones de Personal (Lider) 20.00.00.00

44 Gestión Humana KBpBeoto Otorgamiento de Beneficios 19.0.9.1

Metas Individuales (Rol

48 Gestión Humana KSoInfac Información Actas de Reunión 19.0.8.1

50 Gestión Humana KSoSeyde Señalización y Demarcación 20.0.2.2

51 Nómina KNmApted Maestro Salud y Vivienda 19.0.6.1

56 Nómina frmNmCtper.aspx Mis Permisos (Colaborador) 20.00.00.00

57 Nómina KNmIncap Incapacidades 20.0.2.1

Mis Licencias y Calamidades

2. PROCESO MIGRACIÓN DE ADJUNTOS

A continuación se indica la funcionalidad con los tres medios de almacenamiento:

2.1. Carpeta Compartida

2.1.1. Ophelia y Kactus Smart People

Este medio de almacenamiento es de uso

Se da nuevamente clic en para habilitar la

 Kactus Smart People

2.1.2. Ophelia y Reclutamiento WEB

Programa KRlEdfor - Educación Formal

Se crea o consulta el registro requerido y se da clic en el

Se habilita la ventana para adicionar el archivo y la ventana para

Se visualiza el archivo cargado en la lista de adjuntos.

Al consultar nuevamente los registros se va al detalle y se visualiza el adjunto cargado:

2.2.1. Ophelia y Kactus Smart People

Este medio de almacenamiento es un servicio que permite la

Se da nuevamente clic en para habilitar la ventana de

Clic en el botón para que el documento se cargue

Para visualizarlo o eliminarlo, se usan los botones correspondientes.

 Kactus Smart People

2.2.2. Ophelia y Reclutamiento WEB

Programa KRlEdfor - Educación Formal