Cumplimiento Regulatorio

Information Technology Assessment

TI: un pilar
estratégico
para el negocio

Por: Andrés Aldama

5 Mejora de
Productividad
Information Technology Assessment Delineando Estrategias 1
La tecnología tiene el
potencial de volver más
eficientes, rentables y
competitivos a los negocios,
porque permite mejorar la
comunicación, la creación
de empresas y nuevos
mercados, las formas de
consumo, y la administración
en general. A pesar de ello,
en infinidad de casos, el
área de Tecnologías de la
Información no está alineada
con otros departamentos,
lo que le impide aportar
valor agregado. En las
organizaciones, es primordial
que exista una estrategia
de crecimiento diseñada en
función de sus objetivos, que
se alinee con todas las áreas,
incluyendo la de Sistemas.
Es paradójico, pero cada vez más
frecuente, que mientras las Tecnologías
de la Información (TI) se vuelven
indispensables y están en manos de
todos, las áreas de Sistemas pierdan
oportunidades de apoyar de manera
innovadora al resto del negocio. Así
como suena: los responsables de TI que
se sienten satisfechos con mantener
la maquinaria en movimiento, están
dejando enormes espacios para que
los ocupen departamentos como
Mercadotecnia, Ventas o Manufactura.
Si en el pasado, las historias de éxito las
firmaban los directores de Tecnología
e Información (CIO, por sus siglas
en inglés), ahora el mérito y parte
del presupuesto se los llevan otros
protagonistas más dinámicos. La falta
de integración entre las TI y el resto
del negocio tiene un costo alto para la
rentabilidad y la competitividad de las
compañías, porque ocasiona el fracaso
o el incumplimiento de metas de
muchos proyectos.

La tecnología está revolucionando la

vida cotidiana y dibujando un mundo
nuevo para comunicarse, comprar,
vender y negociar. Los teléfonos
inteligentes se vuelven obsoletos al
paso de los meses, y los fabricantes de
aplicaciones y de software empresarial
tienen que actualizar sus programas
por lo menos dos veces al año, para La falta de integración entre
seguirles el paso a las demandas de los las TI y el resto del negocio
mercados, las redes sociales, incluso,
a los riesgos que se descubren a diario.
tiene un costo alto para la
Muchas de estas soluciones de rentabilidad y la competitividad
empresa, que en el pasado de las compañías
consumían millones en servidores e
infraestructura física, ahora se ofrecen
en el modelo de computación en la
nube informática o cloud computing.

Information Technology Assessment Delineando Estrategias 3

La distribución del presupuesto y la inversión en TI
La forma en que se gasta el presupuesto
de las TI es un síntoma de los nuevos
esquemas financieros. Hasta ahora, la
mayor parte del capital se destina a la
operación y los procesos transaccionales.
Una parte, a veces menos de 25%
del total, se invierte en el desarrollo
e implementación de estrategias
innovadoras para el negocio.
Las diferencias entre las TI y el resto del
negocio se encuentran reflejadas en una
encuesta realizada a 1,003 altos ejecutivos
de 10 países, por la consultora Avanade,
la cual muestra que 37% del presupuesto
de las TI para 2014 no está radicado en el
área de Sistemas, sino que será ejercido
por otros departamentos. Además,
señala que 79% de los altos directivos
cree que puede tomar mejores y más
rápidas decisiones tecnológicas para la
organización, que los colegas informáticos.
Un problema colateral al de la atribución
del presupuesto es la incertidumbre sobre
el retorno de la inversión (ROI).
4 Delineando Estrategias Information Technology Assessment
Proyectos tecnológicos ambiciosos
resultan en pérdidas económicas
debido a que no alcanzaron sus metas,
o los objetivos no fueron evaluados, y
tampoco contribuyeron al crecimiento.
Lo que no da resultados, siempre resulta
costoso; por ejemplo, los recursos
destinados a mejorar la seguridad y la
prevención de ilícitos. En los últimos
años, se invirtieron cuantiosos recursos
para implementar controles, áreas
restringidas y procesos a prueba de
errores, pero los fraudes por robo,
pérdidas de información o ataques
informáticos, han ido en aumento.
Lo anterior no quiere decir que la Alta
Dirección no valore la importancia de las
TI. En el estudio de KPMG en México
“Perspectivas de la Alta Dirección
en México 2014”, que involucró a 676
ejecutivos del país, se indica que 81%
de los entrevistados asegura que las TI
ayudan en gran medida a reducir costos
brindando información más transparente
sobre el negocio (página 29).
En el mismo estudio se menciona
que 49% de los ejecutivos estima
que las mejoras en las TI son un
factor clave para que la organización
genere mayores utilidades en los
próximos años; en este sentido, 64%
considera que la innovación es otro
de los factores esenciales para la
competitividad de los negocios.
Este panorama revela la urgencia
de alinear los esfuerzos tecnológicos
con los objetivos del negocio,
redefinir la forma de ejercer el
presupuesto, y revisar las prioridades
del departamento de Sistemas.
Alcanzar la alineación de objetivos
no es tarea sencilla, y lo primero
es contar con una evaluación del
nivel de madurez de las TI –servicios,
procesos y controles–, identificar
el estado del área y definir planes
a corto, mediano y largo plazo,
que impulsen la mejora en
las operaciones.
Aprender a unir los esfuerzos de las TI
En empresas de todos los tamaños
existe una considerable falta de
alineación entre las áreas tecnológicas
y las áreas “sustantivas” del negocio
(Ventas, Finanzas, Capital Humano,
Operaciones, entre otras). Esta
situación puede poner en aprietos a
la dirección estratégica y restringir
el potencial de crecimiento. Pocas
compañías han resuelto este tema de
manera satisfactoria a largo plazo; en
otras se ha detectado la oportunidad,
pero no se han puesto en marcha
las soluciones.
Rumbo al desarrollo de las TI
El reto, entonces, recae en manos del
Director General, del empresario, del
Director de Finanzas, y naturalmente,
en los directores de Tecnología e
Información, que deben definir la
estrategia que los lleve a todos por
un camino común. Es la búsqueda de
un modelo de servicio de tecnología
totalmente reenfocado en el futuro
del negocio.
Esto es relevante dado que la mayor
parte de las organizaciones mexicanas
se integran en el segmento de pequeñas
y medianas empresas (Pymes). A pesar
de que las computadoras, teléfonos
inteligentes, tabletas y aplicaciones, se
han vuelto universales, la tecnología
no siempre se asume como una
inversión que genere un retorno, sino
como un costo que no agrega valor. Lo
que debería ocurrir es justamente lo
contrario: debe darse una clara visión a
la importancia de las TI en la innovación,
que generan valor y competitividad.
Debe darse una clara visión
a la importancia de las TI en
la innovación, que generan
valor y competitividad
Information Technology Assessment
Es posible que algunos directores de
Tecnología e Información no tengan
la oportunidad de explicar o “vender”
la importancia estratégica de lo que
hacen o podrían hacer las TI para el
negocio. Otros se han demorado en
utilizar herramientas para las áreas
comerciales, a las que podrían ayudar
en la toma de decisiones, para ser más
eficientes, más rentables, para crecer.
De esa manera, se vería que el área de
TI no es un gasto, sino una inversión
que genera dividendos.
Delineando Estrategias 5
Las TI como soporte del negocio
Aunque existen empresarios con una
gran inspiración para tomar decisiones y
hacer negocios, la realidad es que estas
prácticas no deberían sostenerse sin
el soporte de las TI, que ofrecen datos
precisos, dan certidumbre y aseguran
la continuidad de las operaciones.
No bastan las corazonadas cuando se
trata de cumplir con las normas fiscales
o ambientales, hacer pronósticos de
largo plazo y medir el impacto de una
estrategia comercial.
El nuevo enfoque radica en que las
TI también pueden generar negocios
y aportar valor sustancial a la compañía.
Entre otros temas, las TI ayudan a que
las compañías logren:
6 Delineando Estrategias Information Technology Assessment
• Vender más Los servicios de tecnología y el modelo
• Reducir inventarios, mermas bajo el cual estos son otorgados al
y faltantes negocio, deben establecer una fuerte
• Transparentar el flujo de mercancías integración a todos los niveles de
• Identificar clientes críticos la organización.
• Reducir costos
• Mejorar el rendimiento de la
fuerza de ventas
Muchos de los negocios más rentables El soporte de TI ofrece
de los últimos años, dirigidos a
teléfonos inteligentes y redes sociales, datos precisos, da
han convertido las plataformas certidumbre y asegura
informáticas en “máquinas de hacer la continuidad de
dinero”. Por ello, dirigir la mirada hacia
el área de Sistemas es cada día más las operaciones
necesario para cualquier compañía.
Diagnóstico: el principio
de la solución en el negocio
El primer gran paso para resolver las
diferencias del área de TI dentro de
la organización, se da a través de la
consultoría de Information Technology
Assessment, es decir, el diagnóstico del
modelo de servicio de TI. El propósito
es estudiar, conocer y dimensionar
la situación del área de TI, respecto
del camino estratégico del negocio.
Algunos empresarios desconocen las
capacidades reales que existen en las
áreas de Sistemas, cuánto cuestan, o
para qué sirven.
En el pasado, hubo una gran
preocupación por los servidores, la
memoria y velocidad de los equipos,
pero en la actualidad existen modelos
como el outsourcing y el cloud
computing que ofrecen esquemas
flexibles, seguros y de instauración
rápida. Además, no hay necesidad de
realizar grandes inversiones de capital,
porque se pagan en función del uso
o la demanda.
El análisis del ambiente tecnológico se
fundamenta en tres pasos básicos:
Seis ejes del modelo de servicio de TI
Es importante que las TI se perciban como una inversión, y para aprovechar su
ventaja competitiva, se deben considerar los siguientes componentes:
Habilidad del cambio
1 Se refiere a la habilidad de
respuesta ante las necesidades
cambiantes del negocio, tanto
para su transformación como
para su crecimiento
Organización
4 Esquema con el que se
opera la estructura de las
TI y su habilidad para
sostener los requerimientos
de la organización
1. Evaluación del grado de madurez
de los componentes de TI en
la organización
Se debe determinar si la infraestructura
y el personal tienen la capacidad para
llevar a la empresa al lugar adonde
desea ir.
No son solo computadoras, programas
y aplicaciones que pueden estar
desactualizadas. Es probable que
los perfiles no sean los adecuados,
y que buena parte del talento esté
subutilizado o desarrollando actividades
que no agregan valor.
2. Desarrollo de procesos,
seguridad y controles
Las reglas son diferentes según se
trate de una institución financiera,
una manufacturera o una empresa de
servicios. En algunos casos, hay normas
obligatorias que implican reportes
que deben publicarse; mientras que
en otros, las cosas pueden ser más
flexibles y tener un costo menor.
Interface con el negocio
2 Grado de cumplimiento de los
requerimientos de la empresa
y satisfacción de los usuarios,
basado en los niveles de
servicio comprometidos para
cada proceso de la compañía
Esquema financiero
5 Nivel de administración y
control de presupuestos,
inversiones y gastos derivados
de las actividades del área
de TI. Capacidad de medir
beneficios con base en un
modelo financiero o caso
de negocios
Information Technology Assessment
3. Evaluación de TI para dirigir los
cambios en el negocio
Las organizaciones tienen que
aportar propuestas que aceleren la
transformación, ya que con toda la
información que actualmente se genera
casi de manera automática, es posible
diseñar lo que se conoce como “ruta
de madurez”, es decir, la metodología
para que los servicios tecnológicos
alcancen metas en el corto, mediano
y largo plazos.
La consultoría de
Information Technology
Assessment es el
primer paso para
resolver las diferencias
de TI dentro de la
empresa
Utilización de recursos
3 Establecer las estrategias
para tener un alto nivel de
conocimiento, control,
uso o aprovechamiento de los
activos informáticos
Procesos y administración
6 Nivel de operación administrada
por procesos con el que opera
la organización de TI, grado de
progreso de los controles, así
como nivel de cumplimiento
interno y regulatorio
Delineando Estrategias 7
Conociendo los puntos
críticos de la empresa
El empresario debe considerar que una
consultoría requiere, por lo general,
varias semanas, para mapear el negocio,
conocer los modelos de trabajo, identificar
los “pain points” (puntos críticos o de
conflicto) que afectan el ambiente interno,
a los clientes corporativos y consumidores
finales de productos y servicios.
En el pasado, muchos proyectos de TI
fracasaron, o así se creyó, porque no
tenían metas claras ni estrategias de
seguimiento. Por esta razón, es
importante involucrar a las gerencias
para que expresen dónde o cómo
quisieran estar en el siguiente tramo
de su estrategia.
También es conveniente recurrir a los
modelos de caso de negocio, para
identificar el impacto buscado, el
tamaño de la inversión, la instauración
y el tiempo en que se alcanzarán los
resultados con una metodología para
su seguimiento y medición: el balance
costo-beneficio.

La ruta de madurez:
diseñar una estrategia de TI
Para generar un plan de acción entre el
consultor y la Alta Dirección, partiendo
de la disposición de un diagnóstico
pormenorizado, se propone una ruta
de madurez que incluye iniciativas
calendarizadas al corto y largo plazo,
evaluadas bajo diferentes habilitadores
de negocio.

Primero se establece el impacto

de la implementación, su costo,
tiempo de realización, además de los
responsables, con el fin de asegurar su
cumplimiento. La materialización del
proyecto puede durar varios meses,
dependiendo del alcance, el presupuesto
y la progresión. Como parte integral
de este procedimiento, se establecen
configuraciones de seguridad, gestión
integral de riesgos, y la integridad de los
programas en uso, que solo pueden ser
modificadas con el aval de las unidades
de negocio afectadas.

En ocasiones, para alcanzar este nivel de

certeza, los administradores de sistemas
deben cumplir con certificaciones
y normas que se aplican en ciertas
industrias, como la Financiera y la de
Seguros. Aunque no sea tan evidente,
estas inversiones tienen un retorno que
puede cuantificarse al reducir pérdidas,
robos y fraudes.

8 Delineando Estrategias Information Technology Assessment

INFORMATION TECHNOLOGY ASSESSMENT:

DIAGNÓSTICO DE TI 2
El área de Tecnologías de la Información (TI) tiene el estigma de ser
un gasto, en vez de una inversión. Sin embargo, su capital y estrategias DIAGNÓSTICO
pueden dirigirse a la innovación, a través de una evaluación del nivel
DE LA RUTA
de madurez, que permita definir planes para la mejora de las operaciones
del negocio.
DE MADUREZ DE TI

Para que TI pueda ser estratégico

para la empresa, se debe realizar
un diagnóstico de la ruta de madurez.
Consiste en conocer el estado real
del entorno tecnológico, estudiando
estrategias para evaluar sus componentes
y desarrollar procesos adecuados.
1 La meta es crear una ruta de madurez
que alinee a TI con el negocio
para generar ventajas competitivas
QUÉ CONSIDERAR de todo orden.
AL REALIZAR
EL DIAGNÓSTICO Proceso de integración
DEL MODELO DE
SERVICIO DE TI 1 Incluye iniciativas
priorizadas
y calendarizadas

2 Define responsables
del proceso
Habilidad Interface con
del cambio el negocio 3 Debe cumplir con
requerimientos
presentes y futuros
del negocio

4 Establece impacto
de implementación,
Utilización Organización
costos y tiempos
de recursos

5 Fija configuraciones
de seguridad y gestión
de riesgos

Esquema Procesos y Permite alinear el área

6
financiero administración de TI con la estrategia de
la organización

3 TI COMO SOPORTE
DEL NEGOCIO

El área de TI ofrece datos precisos

y certidumbre que aseguran la continuidad
de las operaciones y mejoran el proceso
del negocio a través del análisis del
ambiente tecnológico cuando se realizan
los siguientes pasos: Evaluación de la madurez Evaluación de TI para Desarrollo de procesos,
de componentes de TI soporte a procesos y seguridad y controles
cambios en el negocio adecuados (administración
de riesgos)

Para aprovechar al máximo los recursos y servicios tecnológicos, hay que conocer a fondo
REFLEXIÓN las capacidades y las oportunidades del negocio para diseñar una ruta de madurez que alinee
al área de TI a los planes de crecimiento de la Alta Dirección y al aprovechamiento de los recursos.
Historia
de Éxito
En la ruta de las TI sí hay retorno
Transformar la plataforma informática
de una empresa madura puede
ser desafiante, pero también
resulta benéfico en términos de
competitividad. Fue el caso de una
empresa manufacturera con más de
500 trabajadores, que destinaba un
considerable presupuesto a las TI,
administraba su propio centro de datos,
y tenía más de 40 personas actualizando
programas tecnológicos que no se
comunicaban entre sí. Esto obligaba
a extraer información y procesarla de
forma manual, lo que demoraba días y,
además, se prestaba a errores.
Con el fin de establecer una nueva
estrategia relacionada con la alineación
de TI con el negocio, con ayuda de
consultores especializados, el Director
General de la empresa solicitó integrar
el Information Technology Assessment
a través de KPMG, firma que aplicó
dicha metodología y construyó una
estrategia para poner al día y sincronizar
los aportes tecnológicos del negocio,
así como para definir el presupuesto del
área para los siguientes tres años.
10 Delineando Estrategias Information Technology Assessment
Algunas actividades fueron resueltas a
través de outsourcing y cloud computing.
Además, una parte del personal que no
agregaba valor, fue reubicada en áreas
de análisis más cercanas al negocio. Se
contrató un nuevo sistema de planificación
de recursos empresariales (ERP, por sus
siglas en inglés) esta vez “en la nube”, y
se tercerizó la realización de interfaces
con sistemas legados o heredados que
seguían siendo funcionales.
La ruta de madurez se estableció a
cinco años, pero a partir del segundo
se obtuvieron beneficios en el flujo
de caja, la reducción del presupuesto
y la satisfacción de los usuarios. La
información comercial y financiera fluyó,
desde ese momento, en tiempo real a
través de tableros de control que han
facilitado la toma de decisiones.
En la actualidad, el presupuesto
de tecnología de esta empresa
está claramente etiquetado según
los proyectos que se desarrollan:
Mercadotecnia, Operaciones, Distribución,
entre otras áreas, y en cada uno hay un
retorno esperado y cuantificado.
Conclusiones
Es necesario que los directivos se sensibilicen acerca
de la importancia e influencia que tienen los avances
tecnológicos en su negocio. El uso de la tecnología no
debe verse como un costo dentro de la empresa, sino
como un elemento estratégico que produce una ventaja
competitiva para la compañía.

Para explotar al máximo los recursos y servicios

tecnológicos, deben conocerse las capacidades del
negocio, así como sus oportunidades, a través de un
análisis exhaustivo.

A partir de los hallazgos, puede diseñarse e instaurarse

una ruta de madurez de todo el entorno que compone
el modelo de servicios tecnológicos basados en la
alineación con la estrategia de negocio, así como el
plan de crecimiento definido por la Alta Dirección, y
el aprovechamiento de los recursos, identificando los
necesarios, así como los que dejaron de generar valor.

Con estas estrategias pueden llegar a garantizarse los

niveles de integridad, disponibilidad y seguridad de la
información bajo un ambiente de control y procesos.
El uso de las TI con un enfoque estratégico es la forma
de responder a las exigencias de los mercados y dar
soporte tanto a la operación como al crecimiento y
desarrollo futuros de la compañía.

Information Technology Assessment Delineando Estrategias 11

kpmg.com.mx 01 800 292 KPMG
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KPMG MÉXICO

Socio de la Práctica de Asesoría en Tecnologías de la Información

de KPMG en México. Tiene 27 años de experiencia en proyectos
nacionales e internacionales enfocados a la administración, definición
de estrategias e implementación de soluciones tecnológicas para
soportar los procesos de diversos tipos de organizaciones. Como parte
de su experiencia en servicios de consultoría, ha colaborado en más de
50 compañías para diferentes proyectos orientados a la definición de
estrategias, análisis y reingeniería de procesos para la reducción de
costos y optimización de los mismos; al diseño y la implementación de
estrategias y servicios tecnológicos como por ejemplo: IT outsourcing,
Andrés Aldama auditoría, análisis de riesgos, continuidad operativa (BCP-DRP) y
Gobierno de TI. Andrés cuenta con una visión de procesos orientados
al control interno requerido y riesgo tecnológico asociado.

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