Ensayo importante de los archivos

Angela Valentina Villa Pareja

Administración documental en el entorno laboral
Ficha:2172556
Instructor
Thomas Erick Pichon Pérez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Risaralda Dosquebradas
2020

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado
considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006
quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones
e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier
empleado muchas veces lo imponían como un  “castigo” por decir así,
por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho,
lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada
el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y
lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método
haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal
servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar
algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión.

 En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y

analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y
metodología permiten alcanzar la generación de una Información Útil,
que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad

de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto
que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como
única opción la escritura,
 y es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los
documentos escritos en lugares específicos de forma organizada y
 ordenada para luego convertirse engrandes archivos, los cuales a su
vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
 Y el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos

sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la
encargada de mantener los archivos organizados en lugares
adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que
necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a
las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar
testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,
políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el
hombre en general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena

administración conservación y disposición de los archivos; ya que
permite la toma de decisiones,
Es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la
posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad
nacional ya definida.

También es bueno saber que hoy en día poseemos una ley que es la
594 del 2000 que nos da la oportunidad de informarnos y
reglamentarnos sobre el debido proceso de manipulación de un
archivo. Finalizando yo considero que los archivos son de gran
importancia para el mundo entero y que es relativamente necesario ya
que nosotros sin darnos cuenta desde pequeños y en cualquier campo
archivamos, pero es bueno saber insisto que en este momento se le
dé el valor que tiene al archivo y su archivista y que ellos mismos
también le den el valor que posee esta profesión.

LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario
indispensable mencionar la comunicación rápida que
las redes permiten a los archiveros comunicarse con
sus proveedores y con sus usuarios.
·         El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de
intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el
envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como
medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para
solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los
archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el
archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el
archivero y los proveedores.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con
la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de
difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en
un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia
y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente,
la fuente de información más actualizada e inmediata de que
disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del
archivero, pero también como medio de difusión del archivo. Es el
instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta
sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a
nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la

actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y
procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean
estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una
mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que
sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que
viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado
caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de
un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada
que comprenda los desafíos de su compañía.