UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA CEI: Chiquimula

Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas

Curso: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES

Tutor: Edgar David Oliverio Flores Pinto

Entregable 3: tarea de casos de estudio parte 6 y 7.

Alumno: Gelmer Leobardo Salazar Acosta

Carné: 19002003

Fecha de entrega: Chiquimula 07 de Junio de 2020

Semana 8
 ENTREGABLE 3: (TAREA NO.6)
AUDITORIA DE SISTEMAS.

Análisis de Punto de Riesgo y Controles

Proceso 1: El sistema emite orden de fabricación de producto solicitado al área de producción.
PUNTO DE RIESGO No 1 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
Por la demanda de Marginal El sistema debe emitir SEGÚN SU
solicitudes de Categoría III un numero de NATURALEZA: de
fabricación las ordenes NIVEL DE FRECUENCIA correlativo. Procedimiento.
puede que sean “A”
operadas El encargado de POR SU FUNCION:
aleatoriamente y no producción debe darles Preventivos.
como fueron registradas prioridad a las
en el sistema. solicitudes conforme su
correlativo.

Proceso 2: Revisa orden y solicita requisición de materia prima, cantidad dada por el sistema según
número de orden.
PUNTO DE RIESGO No 2 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
El bodeguero entregue Critico El bodeguero debe SEGÚN SU
materia prima de más Categoría II digitalizar la cantidad NATURALEZA: Técnico
que se equivoque de NIVEL DE FRECUENCIA entregada. y de procedimiento
número de orden o “B”
simplemente no vea El sistema debe POR SU FUNCION:
bien la cantidad de rechazar la entrega si detectivo.
materia prima no cuadra la cantidad
solicitada. de materia prima
según numero de la
orden.

Proceso 3: El sistema Emite emite requisición y entrega de materia prima y actualiza el inventario
(debita del inventario Actual)
PUNTO DE RIESGO No 3 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
El inventario no se Marginal Se debe realizar SEGÚN SU
actualice correctamente Categoría III cuadres periódicos de NATURALEZA: Técnico
y que no se encuentre la NIVEL DE FRECUENCIA materia prima en y de procedimiento
misma cantidad física en “B” inventarios tanto
el sistema como físico. físicos como en el POR SU FUNCION:
sistema. detectivo.
Proceso 4: El operador ejecuta el proceso de producción
PUNTO DE RIESGO No 4 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
No seleccionar Catastrófico Tener el lineamiento SEGÚN SU
adecuadamente el Categoría I de procesos NATURALEZA: de
modo de operación, que NIVEL DE FRECUENCIA actualizado. Procedimiento.
se ejecute mal el “C”
proceso que en vez de Mantener una POR SU FUNCION:
crear un producto se capacitación constante preventivo.
cree otro con el personal para
agilizar dichos
procesos.

Proceso 5: El sistema actualiza el inventario de productos en proceso e inventarios productos

terminados (actualiza dicha información según el porcentaje de terminación ya sea en proceso o
terminados)
PUNTO DE RIESGO No 5 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
El almacén de productos Marginal Cada vez que se SEGÚN SU
terminados no se Categoría III ejecute un proceso de NATURALEZA: de
encuentre actualizado al NIVEL DE FRECUENCIA algún producto el Procedimiento y
instante. “B” software del sistema técnico.
debe actualizar la base
de datos y adicional POR SU FUNCION:
debe ser supervisado Detección
cada 2 horas por los
operarios
 RASTREO DE AUDITORIA

Pasos del Sistema PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4 PASO 5

Punto de Riesgo X X X X X

Puntos de control ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
✔ ✔ ✔
 ENTREGABLE 3: (TAREA NO.7)
Tema: INFORME FINAL.

Proceso Auditado: El sistema emite orden de fabricación de producto solicitado al área de producción.
PUNTO DE RIESGO No 1 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
Por la demanda de Marginal El sistema debe emitir SEGÚN SU
solicitudes de Categoría III un numero de NATURALEZA: de
fabricación las ordenes NIVEL DE FRECUENCIA correlativo. Procedimiento.
puede que sean “A”
operadas El encargado de POR SU FUNCION:
aleatoriamente y no producción debe darles Preventivos.
como fueron registradas prioridad a las
en el sistema. solicitudes conforme su
correlativo.

INFORME PUNTO DE CONTROL:

ASPECTO DESCRIPCIÓN
Punto de Control El encargado de producción debe corroborar el correlativo de las solicitudes
y supervisar que los operadores ejecuten las ordenes conforme fueron
emitidas.
Falla o Error Error por parte del encargado de producción ya que en ocasiones el pasa las
Detectado ordenes aleatorias y en ocasiones no supervisa que se cumpla con el proceso
en orden como fueron emitidas.
Repercusión Los clientes pueden molestarse ya que sus pedidos pueden tardar más de lo
normal.
Justificación El error puede darse ya que el encargado de producción no tenga claro cual
es la orden que sigue ya que son muchas las que son emitidas diariamente.
Recomendaciones Teniendo ya un correlativo por cada orden el encargado debe darle prioridad
a las ordenes según su correlativo por lo que debe revisar constantemente el
sistema y generar reportes de las que a diario les pasa a los operadores para
su ejecución.

Auditor: _____Gelmer Salazar______________USUARIO: ___Pedro Ramírez_______________

FIRMA: ________________________________FIRMA: ________________________________
FECHA: ________________07 de junio de 2020______________________________________

Tabla de situacional auditoria de sistema controles:

CRITERIOS ESTABLECIDOS
( CONTROL)
Dar seguimiento a las
ordenes que fueron emitidas
primero.
Supervisar que los operarios
ejecuten las ordenes como se
les fueron emitidas.
HALLAZGOS (CONTROL)
Verificar que el correlativo de las
ordenes este siendo generada
correctamente.
Generar reportes diarios de las
ordenes emitidas y en qué orden
fueron operadas
SUGERENCIAS/ RECOMENDACIONES.
Monitorear constantemente las
operaciones en el día.
Cada producto generado debe llevar su
numero de correlativo para verificar que
se haya cumplido el orden de emisión
Proceso Auditado: Revisa orden y solicita requisición de materia prima, cantidad dada por el sistema
según número de orden.
PUNTO DE RIESGO No 2 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
El bodeguero entregue Critico El bodeguero debe SEGÚN SU
materia prima de más Categoría II digitalizar la cantidad NATURALEZA: Técnico
que se equivoque de NIVEL DE FRECUENCIA entregada. y de procedimiento
número de orden o “B”
simplemente no vea El sistema debe POR SU FUNCION:
bien la cantidad de rechazar la entrega si detectivo.
materia prima no cuadra la cantidad
solicitada. de materia prima
según numero de la
orden.

INFORME PUNTO DE CONTROL:

ASPECTO DESCRIPCIÓN
Punto de Control El Bodeguero debe digitalizar la cantidad de materia prima entregada y el
sistema al darse que la cantidad no coincide con lo que hay que producir debe
rechazar la entrega.
Falla o Error Error que el bodeguero entregue materia prima ya sea de mas o de menos al
Detectado momento de verificar la orden y que el operario no se dé cuenta de dicho
error y ocasione desperdicio de materia prima
Repercusión No se logre bajar el costo operativo que es por el cual se implementó el
sistema
Justificación Al recibir tantas ordenes al día el bodeguero entregue mal la materia prima
en alguna o se confunda de una con la otra
Recomendaciones Se debe estar concentrado y despachar orden por orden siempre
digitalizando lo que se está entregando en el sistema ya que de esta forma el
sistema compara si la entrega es correcta.

Auditor: _____Gelmer Salazar______________USUARIO: ___Juan Bonilla_________________

FIRMA: ________________________________FIRMA: ________________________________
FECHA: ________________07 de junio de 2020______________________________________

Tabla de situacional auditoria de sistema controles:

CRITERIOS HALLAZGOS (CONTROL) SUGERENCIAS/
ESTABLECIDOS RECOMENDACIONES.
( CONTROL)
Concentración en que El sistema debe mantenerse actualizado y debe Supervisor debe corroborar al
orden se está contener datos históricos de las operaciones finalizar las operaciones que el
despachando. generadas. inventario digital y físico cuadre.
Supervisar en cuantos Se debe quedar una copia de cada orden para Se debe mantener ordenados lo
errores detecta el sistema que al generar un reporte poder corroborar inventarios físicos para evitar
a diario y darles que si se haya cumplido con la entrega descontroles al momento de salidas
seguimiento. correcta de materia prima en casos que se y entradas de materia prima.
realice manual por fala te energía.
 Proceso Auditado: El sistema Emite emite requisición y entrega de materia prima y actualiza el
inventario (debita del inventario Actual)
PUNTO DE RIESGO No 3 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
El inventario no se Marginal Se debe realizar SEGÚN SU
actualice correctamente Categoría III cuadres periódicos de NATURALEZA: Técnico
y que no se encuentre la NIVEL DE FRECUENCIA materia prima en y de procedimiento
misma cantidad tanto “B” inventarios tanto
física como en el sistema físicos como en el POR SU FUNCION:
y esta no cuadre. sistema. detectivo.

INFORME PUNTO DE CONTROL:

ASPECTO DESCRIPCIÓN
Punto de Control Se debe realizar cuadres periódicamente por parte del supervisor para dar
seguimiento a los operarios y para verificar que el sistema esté funcionando
correctamente
Falla o Error Falla por parte del sistema que cuando se digitalice la cantidad de materia
Detectado prima entregada este no la debite del inventario digital.
Repercusión Que se crea que aun se tiene suficiente materia prima cuando en realidad
físicamente no esté dicha cantidad.
Justificación Por falta de manteamiento a la base de datos pueda que este generando tal
error.
Recomendaciones Realizar chequeos constantes a la base de datos y al sistema en si adicional
periódicamente generar reportes y conteos físicos del inventario de materia
prima.

Tabla de situacional auditoria de sistema controles:

CRITERIOS HALLAZGOS (CONTROL) SUGERENCIAS/
ESTABLECIDOS RECOMENDACIONES.
( CONTROL)
Mantenimiento de Darles seguimiento a los descuadres si hubiese Supervisor debe corroborar al
Sistema y así poder tener claro de la variación entre los finalizar las operaciones que el
inventarios físicos y digitales inventario digital y físico cuadre.
Supervisión y generación Por falta de energía y las operaciones que no se Se debe dar mantenimiento a la
de conteos físicos de digitalicen el sistema deben ser operadas base de datos y al sistema como tal
Inventarios manualmente y al volver la energía ingresarse para evitar errores.
para efectos de control.
 Proceso 4: El operador ejecuta el proceso de producción
PUNTO DE RIESGO No 4 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
No seleccionar Catastrófico Tener el lineamiento SEGÚN SU
adecuadamente el Categoría I de procesos NATURALEZA: de
modo de operación, que NIVEL DE FRECUENCIA actualizado. Procedimiento.
se ejecute mal el “C”
proceso que en vez de Mantener una POR SU FUNCION:
crear un producto se capacitación constante preventivo.
cree otro con el personal para
agilizar dichos
procesos.

INFORME PUNTO DE CONTROL:

ASPECTO DESCRIPCIÓN
Punto de Control Aparte de que debe tener concentración el manual de procesos debe estar
actualizado y fomentar a los empleados en leerlo.
Falla o Error Error por parte del operario el cual esta ejecutando mal las ordenes y se esta
Detectado creando producto el cual no ha sido solicitado por lo que conlleva a gastos y
desperdicios los cuales incrementan los gatos operativos.
Repercusión Desperdicio de materia prima esto puede causar la muerte del sistema ya
que se puso en marcha para bajar costos operativos y si se realiza esta mala
práctica no se encontrará beneficio en el sistema.
Justificación Puede llegar a ocurrir por mucho trabajo o muchas ordenes procesadas,
pero debe de corregirse en el momento.
Recomendaciones Debe de existir capacitación y realizarse pruebas de conocimiento de
procesos a los empleados.

Tabla de situacional auditoria de sistema controles:

CRITERIOS HALLAZGOS (CONTROL) SUGERENCIAS/
ESTABLECIDOS RECOMENDACIONES.
( CONTROL)
Capacitación Constante Mantener actualizado el proceso de Se debe mantener un seguimiento
producción a base de manuales. con los empleados dándoles las
herramientas necesarias para la
elaboración de su trabajo.
Supervisión por parte del La capacitación al personal debe realizarse de Las pruebas deben de ser
encargado de producción forma práctica y así conocer el nivel de aprobadas si fuera lo contrario se
que el proceso se ejecute aprendizaje de parte de cada uno debe llenar llamada de atención a
correctamente los empleados.
 Proceso Auditado: El sistema actualiza el inventario de productos en proceso e inventarios productos
terminados (actualiza dicha información según el porcentaje de terminación ya sea en proceso o
terminados)
PUNTO DE RIESGO No 5 TIPO DE RIESGO CONTROL TIPO DE CONTROL
El almacén de productos Marginal Cada vez que se SEGÚN SU
terminados no se Categoría III ejecute un proceso de NATURALEZA: de
encuentre actualizado al NIVEL DE FRECUENCIA algún producto el Procedimiento y
instante. “B” software del sistema técnico.
debe actualizar la base
de datos y adicional POR SU FUNCION:
debe ser supervisado Detección
cada 2 horas por los
operarios

INFORME PUNTO DE CONTROL:

ASPECTO DESCRIPCIÓN
Punto de Control EL operario debe de realizar una exigente supervisión de que el sistema
actualice al instante los inventarios de productos en proceso y productos
terminados.
Falla o Error Falla del sistema el cual no actualiza al instante los inventarios.
Detectado
Repercusión Inventarios desactualizados por lo que se desconoce la cantidad que se tiene
en inventarios en el instante.
Justificación El sistema puede saturarse por muchas ordenes en proceso.
Recomendaciones Darle mantenimiento al sistema y revisarse que la base de datos se esté
sumando y restando cada vez que se finaliza un producto.

Tabla de situacional auditoria de sistema controles:

CRITERIOS HALLAZGOS (CONTROL) SUGERENCIAS/
ESTABLECIDOS RECOMENDACIONES.
( CONTROL)
Adaptabilidad de Datos. Monitorear cada dos horas que el inventario Se debe dar mantenimiento o la
este sumando y restante conforme se realice el base de datos del sistema de
proceso de producción. inventarios
Mantenimiento del Realizar constantes cuadres de productos en Se debe mantener actualizados los
Sistema. proceso y productos terminados. inventarios manualmente al no ser
posible por medio del sistema para
evitar errores.
Recomendaciones:
1. Dar Prioridad a los pedidos que fueron ordenados primero y el encargado debe
supervisar que se cumpla con dicho orden.
2. Capacitar constantemente al personal de producción.
3. Darle mantenimiento constante al sistema.
4. Mantener actualizada la base de Datos del sistema.
5. Realizar cuadres periódicos de inventario tanto físicos como digitales.
6. El sistema debe generar código de correlativo para todas las órdenes.
7. Para las operaciones manuales que se realicen por cualquier motivo deben de ser
ingresadas al sistema cuando ya se cuente con este para tener un control y de esa forma
se actualice el inventario digital.
 CONCLUSIONES

Tras la implementación del sistema de Control de Proceso de Producción e Inventarios el cual fue
propuesto a raíz de encontrar un error en dicho proceso donde existía mucha redundancia,
descontrol y desperdicio de materia prima se determinó lo siguiente:
El sistema es rentable ya que por medio del análisis financiero se pudieron obtener resultados
los cuales son favorables para la organización ya que se mejorará el proceso y esto evitara
desperdicios de materia prima.
El sistema será implementado en poco tiempo y de una forma eficiente por medio del diagrama
de GANT y CPM Pert.
A raíz de la evaluación de auditoria se encontraron varios errores y fallas los cuales pueden ser
perjudiciales a la hora de la puesta en marcha del sistema pero también se pudieron poner en
practica controles los cuales mitiguen las fallas y errores que puedan ocurrir, la puesta en marcha
del sistema es inevitable ya que este ayudara a la organización para tener un índice elevado de
ganancias y que este a la vanguardia en el mercado de textiles evitando que la competencia
pueda afectar a nuestra organización.
Con la puesta en marcha del sistema Textiles H&A podrá lograr su propósito de minimizar los
gastos operativos en un 50% siempre y cuando se realice el proceso con las recomendaciones
anteriormente mencionadas las cuales fueron dadas por el departamento de auditoria.
Recomendaciones finales:
1. Para toda organización es perjudicial el tener un manual de procesos por lo que se debe
implementar a parte del sistema también manuales para uso del personal.
2. Realizar Auditorias constantes las cuales evalúen al personal como el sistema para que
estos emitan recomendaciones para poder mejorar dichos procesos.
3. Capacitar al personal y realizar pruebas de conocimiento incitando a los empleados a
tomar en serio los Manueles evaluándolos sobre una cantidad para poder aprobar dichas
pruebas.
4. Darle mantenimiento a la base de datos y al sistema como tal.
5. Realizar pruebas de análisis financiero para nuevas propuestas o actualizaciones del
sistema.
 “Bibliografía”

Referencias:
Dra. Nidia Irasema Giorgis, (2020) Automatización de Procesos
Administrativos Casos Empresariales, (1era Edición) impreso en
Serviprensa S.A