PROCESO ADMINISTRATIVO:

SUBPROCESO ORGANIZACION

JUAN MENA PARCO

 ALGUNAS INTERROGANTES

¿Cuáles son las expectativas

de las personas?
¿Cómo se debe cumplir la misión y
satisfacer la expectativa de la sociedad?
 UNA PREMISA EN ADMINISTRACION

La organización debe estar

orientada a la MISIÓN
¿Pero, cómo se da esta interacción?
Implica la necesidad de agregar
valor, lo que debe traducirse en:
• Incrementos de productividad
• Generación de ahorros.
• Reducción en los tiempos de
los procesos organizativos.
Entonces nos
preguntamos si el diseño
actual de los
establecimientos de salud
está orientado al paciente
o usuario final.
 Organización

Dos o más personas que

• Trabajan juntas
• En forma estructurada
• Para alcanzar un objetivo
específico o un conjunto de
objetivos.
 Organización

Es un arreglo sistemático
de personas encaminadas
a realizar un propósito
específico.
 Organización

Nos permite lograr cosas

que como individuos no
podríamos hacer con la
misma eficiencia
 PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACION Estructura
establecimiento

Necesaria para la
2da etapa del proceso
administrativo
Sistematización racional
de los recursos

¿Cómo se va a hacer?
Mediante la
determinación de
Con el objeto de conocer con Correlación de
Jerarquías
que recursos financieros, actividades
materiales, técnicos y capital Con el fin de
humano se cuenta para hacer simplificar
las cosas
Funciones del grupo
 Descripción de procesos
Manera de establecer las actividades en cierto
orden a realizar
Jerarquización
División del
Disposición de las funciones de una organización por
Trabajo
orden de mando o importancia
Delimitación de actividades Departamentalización
para realizar el trabajo con
División o agrupamiento de actividades en unidades
ETAPAS DEL la mayor precisión,
especificas conocidos como departamentos
PROCESO eficiencia y con el mínimo
esfuerzo Descripción de habilidades
Recopila ordenadamente los factores y actividades
Coordinación para realizar el trabajo

Proceso de sincronizar y
organizar los esfuerzos para
llevar a cabo de manera
eficiente una función, tarea
o actividad
 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION
1. Del objetivo:
Las actividades deben relacionarse con el objetivo o propósito de la empresa
2. De la especialización:
Cuanto mas especifico o menos sea el campo de acción del individuo, mayor será su eficiencia y
destreza
3. Jerarquía:
Deben establecerse centros de autoridad, desde el mas alto ejecutivo al mas bajo, donde fluya
la comunicación necesaria para lograr los planes.
4. Paridad, Autoridad, Responsabilidad:
A cada grado de responsabilidad conferido, igual grado de autoridad.
5. Unidad de mando:
No reportar a mas de un superior (un solo jefe)
 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION
6. Difusión:
Las obligaciones de cada puesto deben de publicarse por escrito y a disposición
de todos
7. Amplitud o tramo de control
Establecer grupos pequeños de colaboradores que reporten a un superior para
que este pueda realizar eficientemente sus funciones
8. De la coordinación:
Las unidades de la organización siempre deben trabajar armónicamente
9. Continuidad:
La estructura organizacional debe mantenerse, mejorar y ajustarse a las
condiciones cambiantes del medio ambiente
 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION

1. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades

2. Disminuye costos y aumenta la productividad
3. Mejor manera de lograr los objetivos para un grupo social: medio
estable

La organización es fundamental por que establece un orden de como se

deben hacer las cosas y como saber con que recursos se cuenta para
llevar a cabo lo establecido en la planeación y poder ejecutarlo
 La organización moderna debe ser susceptible de cambios

• La organización es un mecanismo de
realización máxima.
• Es nuestro instrumento para aumentar
al máximo ese singular recurso humano:
el conocimiento.
• Debe ser capaz de iniciar el cambio, o
sea la innovación.
• Requiere habilidad para dejar de hacer
lo que desperdicia los recursos en vez
de incrementarlos al máximo.
Peter Drucker
 Componentes de la Organización

1. Trabajo

2. Relaciones

3. Ambiente

4. Personas
Trabajo

• División de trabajo
1. Actividades
2. Tareas
3. Pasos
• Normas:
1. Externas: leyes
2. Internas: directivas conocidas y aceptadas
Relaciones

• Correspondencia e interacción entre las

personas en su trabajo
• Dentro de un tipo de Organización
• Dentro de un tipo de departamentalización
• Instrumentos:
1. ROF, MOF
2. Organigramas y flujogramas
 Ambiente
Mundo físico o clima general en el que los
empleados desempeñan su trabajo y relaciones:
• Ubicación
• Equipos
• Formularios
• Iluminación y ventilación
• Confort
• Comportamiento general
Personas

• Conocimientos
• Adaptabilidad
• Habilidades y destrezas
• Sociabilidad
• Actitud
• Experiencia
• Intereses
 El recurso Humano

• Los procesos son realizados por personas

• Las personas (Potencial humano) es el recurso más valioso de la
organización.
• El reconocimiento es fundamental para el alineamiento
 La lógica de organizar

• División de trabajo: fomenta especialización

• Departamentalización: agrupa actividades
• Jerarquía: ¿a quién ordeno, a quién obedezco?
• Tramo de control: ¿ a cuántos superviso?
Muy corto: subutilización del gerente
Muy amplio: pérdida de dirección y control
• Coordinación: integración de actividades
 Diseño organizacional
Es el arte de:
• Organizar el trabajo, y
• Crear mecanismos de coordinación
que faciliten la implementación de:
1. La estrategia,
2. El flujo de procesos y
3. El relacionamiento entre las
personas y la organización
• Con el fin de lograr productividad y
competitividad
ENFOQUE SISTEMICO
 Weber: diseño organizacional
• Las organizaciones más eficientes y eficaces tenían una estructura
jerárquica en la cual los miembros de la organización seguían una
serie de reglas y reglamentos racionales.
• Weber lo llamó burocracia.
• Según Weber, estas organizaciones se caracterizaban por:
1. La especialización de tareas,
2. Los nombramientos por méritos,
3. La oferta de oportunidades para que sus miembros hicieran carrera,
4. La rutinización de actividades y
5. Un clima impersonal y racional en la organización.
 Estructura organizacional

• Forma en que las tareas de los

puestos se dividen, agrupan y
coordinan formalmente.
• La estructura orgánizacional es la
forma en que están cimentadas y
ordenadas las unidades
administrativas de una institución,
organización u órgano y la relación
que guarda entre sí.
 Principios del diseño organizacional:
Jerarquía
• Cada uno es subordinado del
elemento posicionado
inmediatamente por encima.
• Establece cadena de mando.
• Establece las relaciones de
autoridad formal entre los
superiores y sus subordinados.
 Organigrama: Funciones

• Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas

de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características
gráficas y actualizaciones.
• Sirve para comunicar la estructura organizativa, la cual se da a
conocer a través de los manuales de organización.
• Reflejar los cambios organizativos.
Organigrama Estructural Básico
 Documentos de la formalización
• Ley orgánica
• Estatuto
• Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
• Cuadro de Asignación de Personal (CAP)
• Presupuesto Analítico de Personal (PAP)
• Manuales de Organización y Funciones (MOF)
• Manuales de Procedimientos (MAPRO)
• Guía de Servicios al Ciudadano
• Manuales de Políticas
• Plan de Trabajo Institucional
Directiva para la Formulación de Documentos
Técnicos Normativos de Gestión

Objetivo:
• Establecer normas de carácter técnico, criterios y procedimientos
para la elaboración, aprobación, revisión y modificación del ROF, CAP,
MOF y MP (MAPRO).
• Lograr que se establezcan: la estructura orgánica, los cargos
necesarios, las funciones y requisitos de los cargos y los
procedimientos.
 Manual de Organización y Funciones (MOF)
• Describe y establece la función básica, funciones específicas, los
requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación
de los cargos o puestos de trabajo establecidos
• Documento normativo que describe las funciones específicas a nivel
de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la
estructura orgánica y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los
requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de
Personal.
 Cómo debe ser la organización
¿Cómo construir una estructura y
puestos de trabajo, flexibles,
sencillos alineados con la
estrategia, los procesos, la cultura
y el nivel de evolución de la
organización?
 Diseño organizacional
Reestructuración
• Las organizaciones han optado por estructuras más ligeras y flexibles,
que puedan responder con mayor facilidad al ritmo de los cambios de
los mercados mundiales.
• La reducción de tamaño se refiere a esta serie de cambios en el
diseño organizacional.
• Los conceptos más importantes del presente son eficiencia,
productividad y calidad.
 Tipos de Organización

• Lineal. Desventaja: posible autocratismo

• Funcional. Desventaja: debilita el mando
• Línea - Staff:
1. Línea: directamente responsable de objetivos
2. Staff: responsable indirecto: Consultoría, Asesoría,
Planeamiento, etc
• Matricial: “sistema de mando múltiple”.
Ética y Responsabilidad Social de las
organizaciones
Grupos de interés
 Flujogramas

• El cerebro humano reconoce dibujos

fácilmente y los flujogramas son
dibujos.
• Son documentos vivos modificables
con facilidad y ayudan a diario a
definir y redefinir los procesos
• Es la mejor herramienta disponible
para promover las innovaciones y
mejoras al diseño de los procesos
 Organizaciones formales e informales
El tránsito histórico de las Organizaciones No Formales … a las
Organizaciones Formales ha ido con el desarrollo de las fuerzas
productivas
 Formalización de las organizaciones
• Conjunto de normas, pautas e instrucciones.
• Indican las especificaciones organizacionales.
• Regulan el comportamiento de los individuos dentro de la
organización a la que pertenecen.
 Organización Informal

• Surge espontáneamente.
• Las motivaciones son diversas, pueden
ser permanentes o temporales.
• Sigue a la organización formal como su
propia sombra.
• No debe ser ignorada
• Ambas organizaciones están
entremezcladas.
• El organigrama no las considera.