TRD Modelo Agn - 2016 PDF

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD 2016/11/15

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Actualización TRD - Junio 2016

(Decreto 2126 de 2012 - Resolución 469 de 2013)
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN
Centra
Gestió
Depen Subs PROCEDIMIENTO
Serie SERIE DOCUMENTAL (SD) Subserie documental (SD) Tipo documental P EL E S CT M/D
l
dencia erie
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG
Subseries de valor secundario por contener información que
100 1 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Internas Circular interna 1 10 P CT M/D evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al Archivo Central se Microfilma o Digitaliza.
Memoria justificativa P Subseries de valor secundario por contener información que

100 1 2 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Externas 1 10 CT M/D evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
Circular externa P transferidas al Archivo Central se Microfilma o Digitaliza.
Proyecto (Resolución, Decreto, Ley) P
Memoria Justificativa P Subseries de valor secundario por contener información que
Proyectos de normas (Resoluciones,
100 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Memorando 1 20 P EL CT M/D evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
Decretos, Leyes)
Correo electrónico (CEI) P EL transferidas al Archivo Central se Microfilma o Digitaliza.
Certificación publicación en página web P
Acuerdo P EL
Serie documental con valor secundario, el cual una vez
Memoria Justificativa P EL cumpla el tiempo de retención en el Archivo e Gestión se
Comunicación Oficial P EL transfiere al Archivo Central, para un tiempo de retención de
100 1 4 ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos de Consejo Directivo 1 19 CT M/D
Certificación publicación en página web diez y nueve (19) años, cumplido este tiempo se microfilma
P EL para la conservación permanente de ambos soportes por ser
para control social
documentos de carácter histórico.
Publicación P EL
Invitación P EL
Esta serie documental se deja dos (2) años en el Archivo de
Comunicación Oficial P EL
Gestión y se transfiere al Archivo Central donde permanecerá
Participación en eventos Memorando P EL
100 4 1 EVENTOS INSTITUCIONALES 2 18 S M/D por diez y ocho (18) años más, cumplido este tiempo se
Internacionales Programa del evento P EL
realiza una selección cualitativa y cuantitativa del 10% de la
Comisión P EL
serie documental, la cual se conserva totalmente.
Informe P EL
Invitación P EL Esta serie documental se deja dos (2) años en el Archivo de
Comunicación Oficial P EL Gestión y se transfiere al Archivo Central donde permanecerá
100 4 2 EVENTOS INSTITUCIONALES Participación en eventos Nacionales Programa del evento 2 18 P EL S M/D por diez y ocho (18) años más, cumplido este tiempo se
Comisión P EL realiza una selección cualitativa y cuantitativa del 10% de la
serie documental, la cual se conserva totalmente.
Informe P EL
Informe P EL
Plan de acción P EL
Esta serie documental se elimina después de cumplir dos (2)
Informe de avance P EL
años en el Archivo de Gestión, ya que el original se debe
100 5 4 INFORMES INSTITUCIONALES Informe de actividades Indicadores de gestión 2 0 P EL E
conservar en la Oficina Asesora de Planeación como soporte
Correo electrónico (CEI) P EL
del informe institucional
Memorando P EL
PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

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Plan de acción P Esta serie documental es de carácter reservado. Cumplido

los treinta (30) años en el Archivo Central, se tendrá en
cuenta lo dispuesto por la Ley 1621 del 17 de abril de 2013
100 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Informe 1 30 P CT M/D
(Ley estatutaria) en relación a estos documentos. DECRETO
1303 DE 2014 (Julio 11) - Por el cual se reglamenta el
Comunicación Oficial P EL Decreto 4057 de 2011.
Plan de trabajo P EL
Cumplido los treinta (30) años en el Archivo Central, se
CUSTODIA DE ARCHIVOS Informe de actividades P EL
100 9 1 Procesos Técnicos de Custodia 1 30 CT M/D tendrá en cuenta lo dispuesto por la Ley 1621 del 17 de abril
RESERVADOS Referencia cruzada video P EL
de 2013 (Ley Estatutaria) en relación a esos documentos.
Acta de apertura de depósitos P EL Cumplido los treinta (30) años en el Archivo Central, se
CUSTODIA DE ARCHIVOS
100 9 2 Procesos de Apertura de Depósitos Plan de trabajo 1 30 P EL CT M/D tendrá en cuenta lo dispuesto por la Ley 1621 del 17 de abril
RESERVADOS
Planilla de Asistencia P EL de 2013 (Ley Estatutaria) en relación a esos documentos.
Plan de Trabajo P EL
Informe de actividades P EL Cumplido los treinta (30) años en el Archivo Central, se
CUSTODIA DE ARCHIVOS Consulta y Préstamo-Archivos -
100 9 3 Referencia cruzada video 1 30 P EL CT M/D tendrá en cuenta lo dispuesto por la Ley 1621 del 17 de abril
RESERVADOS Reservados
Comunicación Oficial P EL de 2013 (Ley Estatutaria) en relación a esos documentos.
Planilla de Registro ficha de afuera P EL
Se conserva la totalidad del expediente para conservar la
Reformulación del proyecto P EL
evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos
Carta de compromiso P EL
100 11 1 PROYECTOS Proyectos de Cooperación Nacional 2 10 CT M/D con organismos nacionales. Decretos 2126 de 2012.
Informe de avance o de seguimiento P EL
Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de
Informe final P EL
Cooperación.
Citación a Comité P EL
Proyecto P EL
Se conserva la totalidad del expediente para conservar la
Reformulación del proyecto P EL
evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos
Proyectos de Cooperación Correo electrónico (CEI) P EL
100 11 2 PROYECTOS 2 10 CT M/D con organismos internacionales. Decretos 2126 de 2012.
Internacional Memorando P EL
Memorando 3-2014-1561 (20 agosto) proyectos de
Carta de compromiso P EL
Cooperación.
Informe de avance o de seguimiento P EL
Informe final P EL
Archivo Digital P EL Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
ISBN P EL Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5)
PUBLICACIONES
100 12 4 Artes de Publicaciones 1 5 CT M/D años, cumplido este tiempo se microfilma para la
INSTITUCIONALES Boletín Institucional P EL conservación permanente de ambos soportes por ser
Informe P EL documentos de importancia histórica para el AGN.
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se deja dos (2) años en el Archivo de
PUBLICACIONES
100 12 5 Depósito Legal 2 0 E Gestión, Luego se elimina teniendo en cuenta que son
INSTITUCIONALES
Informe P EL documentos que solo sirven para la gestión.

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Película EL Los registros analógicos, se guardan en el depósito de
Programa de Radio EL seguridad, y las imágenes digitales en un repositorio digital.
PUBLICACIONES
100 12 6 Difusión institucional Programa de Televisión 2 10 EL CT M/D Estos documentos se conservan totalmente, teniendo en
INSTITUCIONALES
Fotografías Institucionales EL cuenta que son documentos de importancia histórica para la
Imagen Digital P EL entidad.
Citación a Comité P Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Acta de Comité P Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5)
100 13 17 ACTAS Actas Comité Editorial Comunicación Oficial 1 5 P EL CT M/D años, cumplido este tiempo se microfilma para la
Memorando P EL conservación permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica para el AGN.
Anexos documentales P
Memorando de entendimiento P
Comunicación Oficial P EL gestión, luego se transfiere al Archivo Central donde
Convenios de Cooperación Memorando P EL permanecerá por un tiempo de retención de ocho (8) años,
100 22 2 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 2 8 S M/D
Internacional Correo electrónico (CEI) P EL cumplido este tiempo se realiza una selección y se
Acta de Comisión mixta de cooperación P microfilma para garantizar la trazabilidad de la gestión
internacional del AGN. Decreto 2126 de 2012.
Acta de Comisión de vecindad P
Comunicación Oficial P EL Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
Memorando P EL al Archivo Central, donde permanecerá por un tiempo de
100 22 3 CONVENIOS DE COOPERACIÓN Convenios de Cooperación Nacional 2 8 S M/D retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se realiza
Correo electrónico (CEI) P EL una selección y se microfilma para garantizar la trazabilidad
Proyecto archivísticos - copia P de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126 de 2012.
Invitación Convocatoria P EL
Plan de acción modificado P EL Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
Comunicación Oficial P EL al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
Alianzas de Organismos Memorando P EL años, cumplido este tiempo se microfilma y se conserva
100 22 4 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 2 8 CT M/D
internacionales Correo electrónico (CEI) P EL totalmente para garantizar la trazabilidad de la gestión
Acta de Comité P nacional del AGN. Decreto 2126 de 2012. Acuerdo 09 de
Anexos documentales P 2013
Proyecto presentado P
Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su
Inventario Transferencia Documental Memorando P EL
100 26 1 INVENTARIOS importancia para consulta de la documentación transferida al
Primaria Inventario documental P EL Archivo Central.
El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen
Inventario Documental de la
100 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 EL CT los elaborados por cada funcionario o contratista de la
Dependencia
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Plan de trabajo P EL
Cumplido los treinta (30) años en el Archivo Central, se
CONSERVACIÓN ARCHIVOS Informe de actividades P EL
100 65 1 30 CT M/D tendrá en cuenta lo dispuesto por la Ley 1621 del 17 de abril
RESERVADOS Referencia cruzada video P EL
de 2013 (Ley Estatutaria) en relación a esos documentos.

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Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
100 94 1 POLÍTICAS INSTITUCIONALES Política de archivos 1 10 CT M/D
Propuesta P trazabilidad de la historia institucional.
Estudio P
Informe P
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
100 94 2 POLÍTICAS INSTITUCIONALES Política editorial 1 10 CT M/D
Propuesta P trazabilidad de la historia institucional
Estudio P
Informe P
Memorando P EL
REESTRUCTURACIÓN Correo electrónico (CEI) P EL Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
100 95 1 10 CT M/D
INSTITUCIONAL Estudio Técnico P trazabilidad de la historia institucional
Proyecto de Decreto P
Acto Administrativo de implementación P
Manual P EL Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad ya que en él se establece el manejo de la
100 96 3 MANUALES INSTITUCIONALES Manual de Comunicaciones Referencia cruzada video 1 5 P EL CT M/D
comunicación a través de los diferentes medios masivos de
Comunicación Oficial P EL divulgación con que cuenta la Entidad.
Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de
Manual de Imagen e Identidad Visual construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones
100 96 4 MANUALES INSTITUCIONALES Manual 1 5 P CT M/D
Corporativa cromáticas de la marca AGN, garantizando una unidad de
criterios en la comunicación interna y externa, así como de la
difusión pública unificada del símbolo de la Entidad.
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - OAP
Informe de actividades reportada por cada Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión de
P EL
dependencia OAP y posteriormente se eliminan, ya que esta información
se consolida para el Informe de Gestión institucional y el Plan
110 5 4 INFORMES INSTITUCIONALES Informe de actividades Nota interna 5 0 P E
Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación (Repositorio de documentos
Correo electrónico (CEI) P electrónicos) y se eliminan en el archivo de gestión.
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se conserva dos (2) años en el

Informe a otros organismos del
110 5 9 INFORMES INSTITUCIONALES 2 8 E Archivo de Gestión y (8) en el Archivo Central, luego se
Estado
Informe P SIG elimina, pues pierde sus valores administrativos.
Esta serie documental se conserva dos (2) años en el
Informe ejecución presupuestal por áreas P EL
Archivo de Gestión y (8) en el Archivo Central, luego se
110 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 8 CT M/D
microfilma y se conserva totalmente. Estatuto Anticorrupción
Seguimiento de ejecución presupuestal P EL Ley 1474 de 2011.

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AGN. Rendición de Cuentas (Dirección
P EL
General)
AGN. Rendición de Cuentas Subdirecciones P EL
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere
Encuesta audiencia rendición de cuentas P EL al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8)
Pantallazo Convocatoria Pública P EL ocho años, posteriormente se microfilma para la
110 5 14 INFORMES INSTITUCIONALES Informe de rendición de cuentas 2 8 CT M/D
Encuesta evaluación del Evento P EL conservación permanente de ambos soportes como
Acta del Evento P EL evidencia de los procesos de rendición de cuentas a la
Comunicación Oficial P EL ciudadanía. (Ver DG y OCI).
Rendición de Cuentas P EL
Acta de reunión P EL
Informe de resultados P EL

Informe del Sistema Integrado de Archivo de Gestión y ocho (8) años en el Archivo Central ,
110 5 15 INFORMES INSTITUCIONALES 2 8 S M/D
Gestión luego se hace una selección del 10 % de la subserie, la cual
Informe P EL se microfilma y la demás se eliminara.
Seguimiento a los planes de acción P
Comunicación Oficial P EL al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
PLANES Y PROGRAMAS
110 8 2 Plan de Acción de Inversión PAI Memorando 2 8 P EL CT M/D (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación
INSTITUCIONALES
Correo electrónico (CEI) EL permanente de ambos soportes como evidencia de la
Gestión de la entidad.
Registro de reuniones de seguimiento P EL
Nota Interna P
Memorando P EL
Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere
PLANES Y PROGRAMAS al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
110 8 3 Plan estratégico Institucional Plan estratégico (versiones) 2 8 P CT M/D
INSTITUCIONALES años, posteriormente se microfilma para su conservación
Propuesta (memorias ) P
permanente como evidencia de la gestión de la entidad.
Informe (seguimiento y evaluación) P
Diagnóstico P
Seguimiento P
Citación a Comité EL
Agenda P al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
110 13 3 ACTAS Actas Comité Directivo Registro de Asistencia 2 8 P EL CT M/D (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación
Acta de Comité P EL permanente de ambos soportes como evidencia de la
Gestión de la Entidad.
Documento anexos P EL
Citación a Comité P
Agenda P al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
Actas Comité Institucional de
110 13 24 ACTAS Registro de Asistencia 2 8 P CT M/D (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación
Desarrollo Administrativo
Acta de Comité P EL permanente de ambos soportes como evidencia de la
Gestión de la Entidad.
Documento anexos P EL

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Formato P EL
Documento anexos P
ANTEPROYECTO DE al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8)
110 17 2 Anteproyecto de Inversión Reporte módulos DNP 2 8 P BD E
PRESUPUESTO ocho años, posteriormente se elimina por carecer de valores
Marco de Gastos Mediano Plazo P
administrativos.
Justificación del gasto P
Reporte módulo de Minhacienda P BD
Comunicación Oficial P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere
Ficha de Proyecto P al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8)
110 18 1 BANCO DE PROYECTOS Proyectos de Inversión Nacional DNP 2 8 CT M/D ocho años, posteriormente se microfilma para la
Estudio P conservación permanente de ambos soportes como
Seguimiento P evidencia de la gestión de la Entidad.
Dependencia
Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se transfiere
al archivo central, donde se conserva por cinco (5) años más,
SISTEMA INTEGRADO DE luego se conserva totalmente, como testimonio. Nota: el SIG
110 28 1 Manual del SIG Manual 2 5 P EL CT M/D
GESTIÓN - SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye varios tipos
documentales en medio magnético y en continua
actualización..
Acta P
SISTEMA INTEGRADO DE al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
110 28 2 Indicadores de Gestión Matriz de indicadores 2 8 EL CT M/D
GESTIÓN - SIG años, posteriormente se microfilma y se conserva totalmente
Hoja de Vida del indicador P EL
ambos soportes.
Informe de gestión de indicadores EL
Comunicación Oficial P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
SISTEMA INTEGRADO DE
110 28 3 Administración de Riesgos Acta de reunión 2 10 P CT M/D años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
GESTIÓN - SIG
conservación permanente de ambos soportes como
Matriz de riesgos P evidencia institucional.
Programa de Auditorias P EL
al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8)
Acta de reunión de apertura P EL
SISTEMA INTEGRADO DE ocho años, posteriormente se microfilma para la
110 28 4 Auditorías Internas del SIG Lista de verificación de auditoria 2 8 P EL CT M/D
GESTIÓN - SIG conservación permanente de ambos soportes como
Acta de reunión de cierre P EL
evidencia de los procesos de rendición de cuentas a la
Informe de auditoría P EL
ciudadanía. (Ver DG y OCI).
Evaluación competencias Auditores P

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Formato de productos y/o servicios no Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
P
conformes al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
110 28 5 Producto y/o servicio no conforme 2 8 CT M/D años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
GESTIÓN - SIG
Informe de seguimiento P
evidencia institucional del proceso de Calidad.
Comunicación Oficial P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere

al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
SISTEMA INTEGRADO DE Acciones correctiva, preventivas y de
110 28 6 Plan de Mejoramiento ACPM 2 8 P CT M/D años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
GESTIÓN - SIG mejora SIG
Informe ACPM P evidencia institucional del proceso de Calidad.
Listado Maestro de Registros EL

Listado maestro de Documentos EL Esta serie documental, se deja dos (2) años en gestión y
110 28 7 Control de Documentos y Registros Solicitud de Elaboración, modificación y 2 5 CT M/D luego se transfiere al Archivo Central, donde se dejan por
GESTIÓN - SIG P EL
supresión de formatos cinco (5) años, luego se conserva totalmente
Aprobación de solicitud y registro P
Ecomapas Institucionales P
Informe P EL
Matriz de identificación de aspectos Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere
SISTEMA INTEGRADO DE ambientales y evaluación de impactos P EL al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
110 28 8 Gestión Ambiental - implementación 2 8 CT M/D
GESTIÓN - SIG ambientales años, posteriormente se microfilma y se conserva totalmente
Acta de reunión P EL en ambos soportes.
Ficha técnica de Programas Ambientales P EL
Registro de asistencia P EL
Matriz de identificación y evaluación de
EL
requisitos legales Esta series documental se deja dos (2) años en el archivo de
SISTEMA INTEGRADO DE Plan de intervención cumplimiento de Gestión, luego se envía al Archivo Central donde
110 28 9 Requisitos Legales Ambientales 2 5 EL CT M/D
GESTIÓN - SIG requisitos legales permanecerá por cinco (5) años más, posteriormente se
Acta EL conservara la serie completa.
Informe P EL
Acta El
SISTEMA INTEGRADO DE Registro de asistencia P Gestión y luego se envía al Archivo Central donde
110 28 10 Control Operación Ambiental 2 5 S M/D
GESTIÓN - SIG Informe EL permanece por (5) años mas, después se hace una selección
del 10% de la serie la cual se conserva y se microfilma.
Concepto técnico P EL
Informe P EL
Registro de Asistencia P EL
Esta Subserie documental, se deja dos (2) años en el Archivo
Bitácora de residuos peligrosos P EL
SISTEMA INTEGRADO DE de gestión, luego se transfiere al archivo Central donde
110 28 11 Gestión Integral de Residuos sólidos Bitácora de residuos reciclables 2 5 P EL E
GESTIÓN - SIG permanece por otros cinco (5) años más, cumplido el tiempo
Control de disposición final de residuos P EL
en central se elimina ya que pierde sus valore secundarios.
Lista de verificación para el transporte de
P EL
respel

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Caracterización del proceso P
Procedimientos del proceso P
Instructivos del procedimiento P
Formato P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere
SISTEMA INTEGRADO DE Indicadores de gestión P al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
110 28 12 Procesos y procedimientos 2 8 CT M/D
GESTIÓN - SIG años, posteriormente se microfilma y se conserva totalmente
Mapa de riesgo P
ambos soportes.
Normograma P
Elaboración, modificación o eliminación de
P
documentos SIG.
Registro asistencia a reuniones P
120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ
Solicitud P EL Esta serie documental, se conserva dos (2) años en el

Archivo de Gestión, y (8) en el Archivo Central, luego se hace
120 2 1 CONCEPTOS Conceptos jurídicos 2 8 S M/D
una selección del 10% de los conceptos concernientes al
Concepto técnico P EL área, los cuales se microfilman y se conservan.

Informe a otros organismos del
120 5 9 INFORMES INSTITUCIONALES 2 8 E Archivo de Gestión y (8) en el Archivo Central, luego se
Estado
Informe P EL elimina, pues pierde sus valores administrativos.
Plan de acción, metas y actividades P BD

Esta serie documental se conserva dos (2) años en el
Informe de avance P Archivo de Gestión y se transfiere al Archivo Centra donde
120 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 3 E permanecerá por tres (3) años más, luego se elimina ya que
Indicadores de gestión P los informes se envían a la Oficina Asesora de Planeación
(OAP) como soporte del informe institucional.
Acta P Esta serie documental se elimina pasados cinco (5) años en

Actas Comité de Defensa Judicial y el archivo de gestión, ya que el expediente es propio del
120 13 23 ACTAS Comunicación Oficial 5 0 P EL E
Conciliación del AGN juzgado que conoció y tramitó el proceso. CCA. Artículo 25,
Informe externo P EL Ley 1437 de 2011.
Memorando P EL Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su

Inventario Transferencia Documental
Primaria
Inventario documental P EL Archivo Central.

Dependencia

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Poder P
Demanda P
Demanda de repetición P
Contestación demanda P
Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se
Estado P
120 75 PROCESOS JUDICIALES 5 0 E eliminan. El expediente es propio del juzgado que conoció y
Recurso P tramitó el proceso.
Memorial P
Ejecutoria de sentencias P
Requerimientos judiciales P
Sentencia P
Esta serie documental se conserva un (1) año en el Archivo
Acto Administrativo P EL de Gestión y se transfiere al Archivo Central donde se
120 93 COBROS COACTIVOS Documento de notificación 1 20 P EL E conserva por veinte (20) años más, luego de cumplido el
Soporte de pago P EL tiempo de retención se elimina por prescribir toda acción
penal.
Resolución P EL
Notificación auto admisorio P EL
Auto admisorio tutela P
Traslado de la Tutela P
Fallo de tutela, primera instancia P
Cumplimiento fallo P
Incumplimiento de fallo de tutela P
Fallo de tutela, segunda instancia P
Requerimiento previo a iniciar incidente de
P
desacato
Comunicación Oficial respuesta incidente
requerimiento previo a iniciar incidente de P EL Pasados los cinco (5) años en el Archivo de Gestión se
desacato elimina. El expediente es propio del juzgado que conoció y
120 97 ACCIONES DE TUTELA 1 5 E
Comunicación Oficial decisión frente a tramitó el proceso. Código Contencioso Administrativo. Art.
P EL
incidente de desacato 25 Ley 1437 de 2011
Selección de tutela para eventual revisión
P
por parte de la corte constitucional
Fallo de revisión corte constitucional P
Cumplimiento fallo de revisión corte
P
constitucional
Notificación de demanda P
Contestación demanda P
Sentencia judicial P
Recurso apelación contra la sentencia
P
judicial
Fallo segunda instancia P

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Gestió
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Decreto 1303 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto
Solicitud P
4057 de 2011)-Supresión del Departamento Administrativo
DERECHOS DE PETICIÓN, de Seguridad-DAS. Resolución 757 del 27 de Nov. 2015.
Respuesta P
QUEJAS, RECLAMOS, Esta serie documental se conserva tres (3) años en el
120 98 3 7 E
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS - Archivo de Gestión y se transfiere al Archivo Central, donde
Traslado por competencia P
DAS se conserva por siete (7) años más, luego de cumplido el
tiempo de retención se elimina, puesto que ha perdido sus
Alcance de la respuesta P valores primarios.
121 GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL - GGC
Memorando P EL
Documento de existencia y representación Según lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan veinte
P EL
legal del comodatario (20) años en el Archivo Central y posteriormente se
Contrato P selecciona y microfilma por cada año un contrato de
Pólizas de seguro P comodato de equipo y de licencia, teniendo como criterio su
121 21 1 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Comodato 1 20 S M/D
Memorando de supervisión P aporte a los procesos misionales y el resto de la
Acta de entrega del bien P documentación se elimina.
Prorroga del contrato P
Ampliación póliza P
Acta de liquidación P
Acta de entrega o restitución del bien P
Ficha técnica P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
P
CDP
Aviso Convocatoria P
Pre Pliegos y observaciones pre pliego P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interés P
Acta de conformación de lista P
Propuesta (anexos) P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato de reparto de propuesta P
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica
P posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Contratos de Compraventa y y Técnica
121 21 2 CONTRATOS ESTATALES 1 20 S M/D contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
suministros Acta junta socializar propuesta P
de las actividades misionales y administrativas de la entidad
Observaciones a evaluaciones P
y el resto de la documentación se elimina
Acta de audiencia adjudicación contrato P
Resolución de adjudicación P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
P
jurídica y anexos

posteriormente se selecciona y microfilma por cadaVersión:07
Contratos de Compraventa yTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD año un
1 20 S 2016/11/15
M/D contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
121 21 2 CONTRATOS ESTATALES
suministros Página: 1 de 1
y el resto de la documentación se elimina
Centra
Gestió
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Formato de información tributaria RUT - RIT P
Comunicación Oficial ARL P EL
Contrato P
Registro presupuestal P
Garantía Única P
Memorando de supervisión P
Acta de Inicio P
Informe de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P
Ficha técnica P
Ofertas y/o Cotizaciones P
Estudio de mercado P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal P
Pre Pliegos y observaciones pre pliego P
Resolución de apertura P
Observaciones pliegos definitivos P
Propuesta P
P
y Técnica Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
121 21 3 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Prestación de servicios Observaciones a Evaluaciones 1 20 P S M/D archivo central se elimina la documentación (Acta de reunión
Resolución Adjudicación Contrato P de trabajo, 25 de julio de 2013)
P
jurídica y anexos
Formato de Información Tributaria RUT-RIT P
Contrato P
Comunicación a contratista P
Garantía única P
Acta de Inicio P
Acta de terminación anticipada P

Versión:07
Página: 1 de 1
Centra
Gestió
l
dencia erie
Ficha técnica P
Ofertas y/o Cotizaciones P
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuesta P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
121 21 4 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Obra 1 20 S M/D contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
P y el resto de la documentación se elimina
y Técnica
Resolución adjudicación contrato P
P
jurídica y anexos
Contrato P
Oficio contratista P
Garantía Única P
Acta de Inicio P
Ofertas y/o cotizaciones P
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre Pliegos P

Versión:07
Página: 1 de 1
Centra
Gestió
l
dencia erie
Pliego definitivo P
Propuesta P
Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
121 21 6 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Arrendamiento Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica 1 20 E
P archivo central se elimina la documentación
y Técnica
Observaciones a Evaluaciones P
Resolución Adjudicación Contrato P
P
jurídica y anexos
Formato de información tributaria RUT-RIT P
Contrato P
Comunicación a contratista P
Garantía Única P
Memorando de supervisión P EL
Acta de Inicio P
Ficha técnica de bien o servicio P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal P
Pre Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuesta P
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Contratos de Consultoría e P contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
121 21 10 CONTRATOS ESTATALES y Técnica 1 20 S M/D
Interventoría de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina.
P
jurídica y anexos

Versión:07
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
2016/11/15
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Contratos de Consultoría e contrato teniendo como criterio su aporte para Página: 1 de 1
el desarrollo
121 21 10 CONTRATOS ESTATALES 1 20 S M/D
Interventoría de las actividades misionales y administrativas de la entidad
y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
Centra
Gestió
Depen Subs documentación se elimina.
PROCEDIMIENTO
l
dencia erie
Contrato P
Comunicación a contratista P EL
Garantía Única P
Acta de inicio P
Acta de terminación y recibo a satisfacción P
Propuesta técnica P Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
Contrato P posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Memorando P EL contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo
121 21 11 CONTRATOS ESTATALES Contratos de venta de servicios Acta de inicio 1 20 P S M/D de las actividades misionales y administrativas de la entidad
Informe de supervisión P y su aporte en la función archivística del país, el resto de la
Acta de inicio P documentación se elimina (Acta de reunión de trabajo, 25 de
Informe de supervisión P julio de 2013)
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuesta P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P Esta serie documental una vez cumpla los veinte (20) años
Formato de reparto de propuesta P de tiempo de retención en el archivo central se elimina la
121 21 12 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Corretaje y Seguros 1 20 E
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica documentación, dado que pierde los valores primarios y
P
y Técnica carece de valores secundarios .
Observaciones a Evaluaciones P
Acta de Juntas y Licitaciones y
P
Adquisiciones -para Adjudicar Contrato

Esta serie documental una vez cumpla los veinte (20) años
Versión:07
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD de tiempo de retención en el archivo central se elimina la
2016/11/15
121 21 12 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Corretaje y Seguros 1 20 E
documentación, dado que pierde los valores Página:
primarios
1 dey 1
carece de valores secundarios .
Centra
Gestió
l
dencia erie
P
jurídica y anexos
Contrato P
Comunicación a contratista P EL
Garantía única P
Acta de inicio P
Documento de representación legal P EL Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y
Convenio P EL posteriormente se selecciona y microfilma un 10% teniendo
121 22 1 CONVENIOS DE COOPERACIÓN Convenios interadministrativos Memorando de supervisión 1 20 P EL S M/D como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los
Acta de inicio P EL procesos misionales de la entidad y su aporte a la función
Informe de supervisión P EL archivística del país. el resto de la documentación se elimina.
Acta de terminación y/o liquidación P EL
Dependencia
Se conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestión
121 30 3 REGISTRO Y CONTROL Registro de contratos y convenios Registro CP 0 P
para consulta de los contratos y convenios vigentes.
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre Pliegos P Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de
PROCESOS DECLARADOS
121 76 Resolución de apertura 5 0 P E Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los
DESIERTOS O NO ADJUDICADOS
Pliego definitivo P cinco (5) años. Un (1) año precaucional.
Propuesta P

Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de
Versión:07
121 76
PROCESOS DECLARADOS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
5 0 TRD E Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los
2016/11/15
DESIERTOS O NO ADJUDICADOS
cinco (5) años. Un (1) año precaucional. Página: 1 de 1
Centra
Gestió
l
dencia erie
P
y Técnica
130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI
Esta serie documental, se deja dos (2) años en el Archivo de
Gestión y se transfiere al Archivo Central donde permanece
EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE Informe de Evaluación de Gestión
130 3 1 Formato de la Función Pública 2 5 EL E por cinco (5) años por si se establecen recursos jurídicos
LAS DEPENDENCIAS por Dependencias
referentes con las calificaciones asignadas por la Evaluación
del desempeño y luego se eliminan.
Programa General de Auditorias P
Plan de Auditorias P Esta serie documental se deja dos (2) años en Gestión y
Lista de verificación P EL ocho (8) años en el archivo central, luego se seleccionan los
130 5 5 INFORMES INSTITUCIONALES Informe de Auditoria y seguimiento 2 8 S M/D
Informe de auditoria de gestión P informes finales consolidados de auditoria por vigencia
Plan de Mejoramiento, Acciones porque son documentos que pueden tener valor probatorio.
P
Correctivas, Preventivas y de Mejora
Esta Subserie documental, se deja tres (3) años en el archivo
Informe de Seguimiento y de Gestión, posteriormente se elimina teniendo en cuenta
130 5 6 INFORMES INSTITUCIONALES Formato de seguimiento ayuda de memoria 3 0 P EL E
acompañamiento que son documentos que solo nos sirven para la gestión
administrativa y carecen de valores secundarios.
Información pormenorizada del Estado del
EL
Control Interno
Informe Fenecimiento de la Cuenta P EL
Información Zar Anticorrupción EL
Informe Sistema de Control Interno
EL
Contable Cumplido los diez (10) años en el Archivo Central, esta serie
Informe a otros organismos del Informe Ejecutivo Anual (MECI) EL documental se conserva totalmente como parte de la
130 5 9 INFORMES INSTITUCIONALES 2 10 CT M/D
Estado Informe Austeridad en el gasto P EL memoria institucional en el desarrollo de la gestión
Informe Derecho de Autor P EL administrativa.
SIRECI-Plan de Mejoramiento EL
Informe de gastos de funcionamiento P EL
SIRECI-Informe Economía y Finanza
EL
Personal y Costos
Informe Plan Anticorrupción EL
Plan de Mejoramiento P EL Esta serie documental se deja dos (2) años en el Archivo de
Acciones correctivas, preventivas y de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central donde
Informe de Auditoria Gubernamental P
130 5 11 INFORMES INSTITUCIONALES mejora 2 10 CT M/D permanecerá por un tiempo de retención de diez (10) años,
con enfoque integral
Informe de avance P EL cumplido este tiempo se conserva totalmente como parte de
Comunicación Oficial P EL la memoria institucional en el desarrollo de la gestión fiscal y
Plan de acción, metas y actividades EL Cumplido los diez (10) años en el Archivo Central, esta serie
documental se conserva totalmente como parte de la
130 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Indicadores de gestión 2 10 EL CT
memoria institucional en el desarrollo de la gestión
Comunicación Oficial P EL administrativa.

Versión:07
Página: 1 de 1
Centra
Gestió
l
dencia erie
Esta serie documental, esta dos (2) años en gestión luego se
Actas Comité de Coordinación de Acta Comités de Coordinación de Control transfiere al Archivo Central, donde permanecen por ocho (8)
130 13 2 ACTAS 2 8 P CT M/D
Control Interno Interno años más, luego se microfilman y se conserva
permanentemente el original.
Dependencia
200 SECRETARIA GENERAL - SG
Resolución P Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Oficio Citación Notificación Personal P EL Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
200 1 6 ACTOS ADMINISTRATIVOS Resoluciones 1 19 CT M/D (19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
Constancia de Notificación Personal P conservación permanente de ambos soportes por ser
Aviso Notificación P documentos de importancia histórica para el AGN.
Informe de actividades reportada por cada
P
dependencia
Esta Serie Documental se deja (2) años en el Archivo de
Plan de acción, metas y actividades P BD
Gestión, cumplido ese tiempo se elimina porque el original se
200 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Informe de avance 2 0 P E
conserva en la Oficina Asesora de Planeación (OAP) como
Indicadores de gestión P
soporte del informe institucional.
Memorando P EL
Citación a Comité P Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Acta de Comité P Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
200 13 4 ACTAS Actas Consejo Directivo 1 19 CT M/D (19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la
Comunicación Oficial P EL conservación permanente de ambos soportes por ser
Memorando P EL documentos de importancia histórica para el AGN.
Informe de Derechos de Petición, Quejas, Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
P
Reclamos, Sugerencias y Denuncias Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve
DERECHOS DE PETICIÓN,
Solicitud P EL (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de
200 23 QUEJAS, RECLAMOS, 1 19 E
Respuesta P EL valores administrativos, fiscal, legal e histórico. ( cuando un
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS
Anexos documentales P derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la
Traslado por competencia P historia laboral)

Versión:07
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Centra
Gestió
l
dencia erie

Dependencia
Queja P
Ratificación de queja P
Auto apertura de diligencias preliminares de
P
oficio o a solicitud de parte
Auto archivo diligencias preliminares P
Cumplido su período de conservación en el Archivo Central
Auto apertura de investigación disciplinaria P
los "Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso
Auto de impedimento P
de Selección, eligiendo conservar en forma permanente los
200 36 PROCESOS DISCIPLINARIOS Auto de cargos 1 19 P S M/D
de interés nacional. Artículo 8 Función 8 del Decreto 2126 de
Memorial de descargos P
2012. (Acta de reunión TRD, 17 de junio y 02 de julio de
Auto resolviendo sobre pruebas solicitadas
P 2014)
por el acusado
Recurso contra el Auto Anterior P
Pronunciamiento sobre el Recurso P
Fallo de Primera instancia P
Fallo de Segunda Instancia P
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD
Informe administrativo P
Plan de acción, metas y actividades P BD Esta serie documental se conserva en el Archivo de Gestión
Informe de avance P por (2) años, luego se elimina porque el original se conserva
210 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 0 E
Indicadores de gestión P en la Oficina Asesora de Planeación (OAP) como soporte del
Comunicación Oficial P EL informe institucional.
Memorando P EL
Memorando P EL
Cronograma P Esta serie documental se conserva por (2) dos años en el
Diagnóstico en gestión documental y Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central,
PLANES Y PROGRAMAS Programa de Gestión Documental- P donde se conservaran por (8) años más, cumplido ese
210 8 1 administración de archivos. 2 8 CT M/D
INSTITUCIONALES PGD tiempo se microfilma para la conservación permanente de
Mapa de procesos P
ambos soportes por ser documentos de importancia histórica
Matriz de presupuesto P
en la implementación del PGD.
Normograma P
Programa de Gestión Documental P
Plan institucional de archivos de la entidad P Esta serie documenta se conserva dos (2) año en el Archivo
de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central donde se
PLANES Y PROGRAMAS Plan Institucional de Archivos de la Cronograma P conservaran por (8) años más, cumplido ese tiempo se
210 8 23 2 8 CT M/D
INSTITUCIONALES Entidad - PINAR Comunicación Oficial P EL microfilma para su conservación permanente por ser
documentos de importancia histórica en el proceso de
Memorando P EL implementación del PINAR.

Versión:07
Página: 1 de 1
Centra
Gestió
l
dencia erie
Documentos especiales P
Documentos descentralizados P
Reprografía P
Documentos electrónicos P
Documentos vitales P
Capacitación P
Auditoría y Control P
Cronograma de trabajo anual P
Programas Específicos de Gestión
PLANES Y PROGRAMAS Matriz de calidad P Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas
210 8 25 Documental -PEGD. Documento 2 8 E
INSTITUCIONALES Matriz de gestión de riesgos P Específicos)
especiales
Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Matriz de registros de interesados P
Matriz de Riesgos del programa especifico P
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Chárter anual del programa
P
especifico
Esta serie documental, se conserva por dos (2) años en el
Memorando P EL Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central
PLANES Y PROGRAMAS Programa del sistema integrado de
210 8 26 2 8 CT M/D donde se conservara por (8) años más, cumplido este tiempo
INSTITUCIONALES conservación documental Cronograma P
se microfilma y se conservara permanentemente por ser
Programa del sistema integrado de documentos de importancia histórica y de trazabilidad.
P
conservación documental
Plan de aseguramiento documental P Esta serie documental se conserva por dos (2) año en el
Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central
PLANES Y PROGRAMAS Plan de aseguramiento documental - Cronograma P donde se conservara por ocho (8) años más, cumplido este
210 8 28 2 8 CT M/D
INSTITUCIONALES PAD tiempo se microfilma y se conservarán permanentemente por
ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su
Memorando P EL implementación.
Cronograma de trabajo anual P

Matriz de calidad P
Matriz de gestión de riesgos P
Matriz de influencia e impacto P Esta serie documental se conserva por dos (2) año en el
Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central
Proyectos del sistema de gestión de Matriz de recursos humanos P
para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este
210 11 7 PROYECTOS documentos electrónicos de archivo- Matriz de registros de interesados 2 8 P CT M/D
tiempo se microfilma y se conserva permanentemente para
SGDEA Matriz de riesgos del programa especifico P
su conservación permanente por ser documentos que
Matriz de comunicaciones P
permiten garantizar la trazabilidad en su implementación.
Matriz RACI P
Project Chárter anual del programa
P
especifico

Versión:07
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Centra
Gestió
l
dencia erie
Pruebas de archivamiento Web P
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere
Pruebas de migración P
al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8)
Proyectos de estrategias de Pruebas de refreshing (actualización de
210 11 8 PROYECTOS 2 8 P CT M/D años, cumplido este tiempo se microfilma para su
preservación a largo plazo formatos)
conservación por ser documentos de importancia histórica y
Pruebas de emulación P
de trazabilidad.
Acta de cierre anual del consecutivo P Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060
Consecutivo de comunicaciones
210 25 1 COMUNICACIONES OFICIALES Comunicación Oficial 1 5 P EL E de 2000. Se transferirá por cinco (5) años al Archivo Central,
oficiales enviadas
se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte
Listado de números de radicado anulados P papel.
Planilla de control P ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060
210 25 2 COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 E de 2000. Se transferirá por cinco (5) años al Archivo Central,
oficiales recibidas Comunicación Oficial P EL se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte
Memorando P EL papel.
ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060
210 25 3 COMUNICACIONES OFICIALES Comunicación Oficial 1 5 P EL E de 2000. Se transferirá por cinco (5) años al Archivo Central,
oficiales internas
se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte
Listado de números de radicado anulados P papel.
Certificación en la administración de Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se

Certificación de actividad en la
210 25 4 COMUNICACIONES OFICIALES comunicaciones oficiales. (planilla de 1 10 P E transferirá por diez (10) años al Archivo Central, se
administración de comunicaciones oficiales
control) microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se

Certificación en la administración de Certificación de actividad en la
210 25 5 COMUNICACIONES OFICIALES 1 10 P E transferirá por diez (10) años al Archivo Central, se
documentos en el Archivo Central administración de comunicaciones oficiales
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

Primaria
Dependencia

Inventario General de Documentos
210 26 8 INVENTARIOS Inventario documental 1 10 P BD CT M/D importancia para consulta de la documentación transferida al
Archivo Central
Archivo Central. Generar copia de seguridad (BK)

Versión:07
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Centra
Gestió
l
dencia erie
Acta de aplicación del procedimiento de
P
eliminación
Acta de aprobación de eliminación
P
documental
Acta evidencia de des publicación del
P
inventarió documental para eliminación
Acta evidencia de publicación del inventario Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por
P ser instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
210 26 10 INVENTARIOS Inventario Eliminación Documental documental para eliminación 1 5 CT M/D
Comunicación Oficial con observaciones de eliminación documental. Se conservaran cinco (5) años en el
interés público a la doc. objeto de P EL Archivo Central, se microfilmara.
eliminación
Instrucciones de interés público al
P
procedimiento de eliminación documental
Inventario documental para eliminación
P
documental
Memorando P EL
CCD P EL La Serie se considera de valor secundario ya que permite
evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico-
TABLAS DE RETENCIÓN TRD P
210 27 1 5 CT funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y
DOCUMENTAL AGN SIG P microfilmarla para consulta (Artículo 19, Ley General de
Normograma P EL Archivos).
Informe P EL
Caracterización del proceso P
Formato P
Formulario P
Guía P
Instructivos P
Manual de uso P
Mapa de procesos institucional P
Política de los procedimientos de la Esta serie documental se conserva en el Archivo de Gestión
P tres (3) años, y diez (10) años en el Archivo Central, luego se
SISTEMA INTEGRADO DE Procesos de Gestión Documental - dependencia
210 28 8 Procedimientos de la dependencia 3 10 P S M/D hace una selección y se conserva totalmente teniendo en
GESTIÓN - SIG GDO
Guía para la organización y manejo de cuenta que éstos documentos son parte misional del Grupo
P de Gestión Documental
archivos de Gestión
Reglamento Interno de Archivo y Gestión
P
Documental del AGN
Manual del SGDEA P
Política de conservación y preservación
P
documental a largo plazo
Política de gestión documental P
Control entrega documentos de salida del
P
AGN

Versión:07
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Centra
Gestió
l
dencia erie
Préstamo de Documentos AG P EL
Préstamo de Documentos AC P EL
Registro de comunicaciones oficiales
P
enviadas
Publicaciones recibidas sin comunicación
P
oficial
210 30 1 REGISTRO Y CONTROL Registro de comunicaciones oficiales 3 0 E Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia
Calidad al procedimiento diario P
Comunicación recibida GAGD P
Comunicación Oficial por correo electrónico P EL
Control entrega documentos de salida del
P
AGN
Registro de préstamo y consulta de
210 30 2 REGISTRO Y CONTROL Planilla de control 3 0 P E Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.
documentos
Se conserva la totalidad de los soportes de la serie
TRANSFERENCIAS Transferencia Documental Primaria Memorando EL documental, porque evidencia el ingreso de documentos al
210 70 1 Cronograma de transferencias 1 20 CT M/D
DOCUMENTALES (Dependencias para AC - AGN) P Archivo Central mediante transferencia documental (FUID)
documentales primarias para su custodia.
Inventario documental P
Acta de entrega de transferencias
P Se conserva la totalidad de la serie documental, porque
TRANSFERENCIAS Transferencia Documental documentales secundaria
210 70 2 1 20 CT M/D evidencia el envío de documentos al Archivo Histórico del
DOCUMENTALES Secundaria Memorando P EL
AGN.
Inventario Documental P
Registro de Solicitud P
Acuerdo del Suscriptor P
Fotocopia de la cédula P Esta serie documental se deja cinco (5) años en el Archivo
210 85 CERTIFICADOS DIGITALES Acta de posesión 5 0 P E de Gestión y/o mientras dure el contrato de certificados
Certificado laboral vigente P digitales. Luego se elimina porque solo sirve para la gestión.
Decreto de la entidad P
Rut P
Esta serie documental se deja una año (1) en el Archivo de
Gestión y cinco (5) años en Archivo Central, esta serie
210 96 1 MANUALES INSTITUCIONALES Manual de servicio al ciudadano Manual de servicio al ciudadano 1 5 P CT M/D
documental es de constante actualización con el fin de
prestar siempre un servicio eficiente al ciudadano.
220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA - GGH
Esta serie documental, se deja un año (1) en el Archivo de
Gestión, y diez años (10) en el Archivo Central, luego se
220 1 7 ACTOS ADMINISTRATIVOS Actas Posesión Acta de posesión 1 10 P CT M/D
Conserva Totalmente por ser una serie que posee valores
secundarios.

Versión:07
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Centra
Gestió
l
dencia erie
Plan de acción, metas y actividades P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
Informe administrativo P mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
Informe técnico P inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
Comunicación Oficial P EL 2014)
Programa de Bienestar Social y Plan de
P
Incentivos Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
Resolución P transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
PLANES Y PROGRAMAS
220 8 16 Sistema de estímulos Relación de actividades 2 8 P E de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
INSTITUCIONALES
Memorando P EL información queda registrada en el informe de gestión.(Acta
Comunicación Oficial P EL de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Evidencias P
Sistema de Gestión de la salud y Seguridad
P
en el trabajo Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Comunicación Oficial P EL transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
PLANES Y PROGRAMAS
220 8 17 Programa de salud en el trabajo Sistema de vigilancia y epidemiológico 2 8 P E de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
INSTITUCIONALES
Resolución P información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
Pautas Activas P de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Base de datos de capacitación P BD
Reporte de entrega de dotación industrial a
P
funcionarios
Reporte de entrega de dotación industrial a
P
contratistas consolidado
Permiso trabajo en alturas P
Ficha técnica P
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Cronograma de actividades P
transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
PLANES Y PROGRAMAS Inspecciones P
220 8 22 Programa de Seguridad Industrial 2 8 E de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
INSTITUCIONALES Reglamento de higiene y seguridad
P información queda registrada en el informe de gestión (Acta
industrial
de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Acto Administrativo conformación de
P
brigadas
Inscripciones P
Acta de reunión brigadas P
Plan de emergencia institucional P
Informe P
Memorando P EL
Comunicación Oficial P EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
Programa de inducción P transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación
PLANES Y PROGRAMAS
220 8 31 Plan Institucional de Formación Programa de reinducción 2 8 P E de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
INSTITUCIONALES
Proyecto de aprendizaje en equipo P información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
Plan y evidencias P de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Evidencias P

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Centra
Gestió
l
dencia erie
Citación a Comité P Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Actas Comité de evaluación de Agenda P
220 13 7 ACTAS 2 8 CT M/D de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se
desempeño laboral Acta de Comité P conserva totalmente ambos soportes como referencia
Comunicación Oficial P EL institucional en materia de administración del talento
Citación a Comisión P EL
Acta de Comisión P EL
Recurso de reposición P
Acto administrativo de conformación P Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Memorando EL transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
Comunicación Oficial P EL de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se
220 13 15 ACTAS Actas Comisión de personal 2 8 CT M/D
Impresión fecha de reportes de la comisión conserva totalmente ambos soportes como referencia
P
de personal ante la CNSC institucional en materia de administración del talento
Listas de elegibles P humano. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Reclamaciones P
Respuesta recurso Circular No. 5 P
Reglamento comisión de personal P
Proceso de selección del comité P
Acto administrativo de conformación y
P
reorganización
Reporte de accidentes de trabajo P
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Investigación de accidente de trabajo P
Actas Comité Paritario de la Salud y Cronograma de actividades P
de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se
220 13 16 ACTAS Seguridad en el Trabajo - COPA-SST Inspecciones 2 8 P CT M/D
conserva totalmente ambos soportes como referencia
Relación de actividades P
institucional en materia de administración del talento
Acta de Comité P
humano. (OHSG. julio 2014)
Agenda P
Acta de Comité P
Acta de Comité P
Reclamaciones o quejas P
Pruebas P
Informe P
Agenda P La Subserie se considera de valor histórico, ya que permite
Acta de Comité P realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos
220 13 25 ACTAS Actas Comités Convivencia Cronograma de actividades 2 8 P CT M/D para evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea
Planes de mejoramiento P transferida al Archivo Central se debe microfilmar o
Reclamaciones o quejas P digitalizar. (OHSG, julio 2014)
Pruebas testimoniales o documentales P
Informe P
Memorando P EL

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Centra
Gestió
l
dencia erie
Acto administrativo de conformación P
Inspecciones P Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Acta P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación
220 13 26 ACTAS Actas Brigadas de emergencia Ficha técnica 2 8 P E de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la
Plan de emergencia institucional P información queda registrada en el informe de gestión. (Acta
Informe P de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Dependencia
Convocatoria P Esta serie documental, se deja dos años (2) en Archivo de
Lista de elegibles CNSC P Gestión y se transfiere al Archivo Central, donde se deja por
220 51 1 CARRERA ADMINISTRATIVA Convocatorias CNSC 2 8 CT M/D ocho años más, posteriormente se microfilma y se conserva
Estudio de verificación P totalmente ambos soportes como referencia institucional en
Comunicación Oficial P EL materia de administración de archivos.
Esta serie documental se conserva dos años (2) en el
Plan anual de vacantes P
Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central,
220 51 2 CARRERA ADMINISTRATIVA Encargos 2 8 CT M/D
donde se deja ocho años (8) más, posteriormente se
Análisis cumplimiento de requisitos P
microfilma y se conserva totalmente
220 51 3 CARRERA ADMINISTRATIVA Nombramientos provisionales Análisis cumplimiento de requisitos 2 8 P CT M/D cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central debe ser
microfilmado y conservado.
Hoja de control P
Formato Único Hoja de Vida P
Actualización de Datos Personales P
Acta de Posesión - encargo y/o
P
nombramiento.
Certificación de Estudio P
Experiencia Laboral P
Pasado Judicial P
Libreta Militar P
Cédula de Ciudadanía P
Declaración de Bienes y Rentas P
Notificación de Nombramiento P
Afiliación EPS P
Afiliación a Fondo de Pensiones P
Afiliación a Caja de Compensación P
Afiliación FNA P
Afiliación ARP P
PROCESO: Gestión Documental GDO Código:

Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años GDO-F-10
después
del retiro del funcionario de la Entidad y se transfiere al
Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y
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Gestió
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Afiliación a Sindicatos P
Bono pensional P
Resolución de nombramiento, encargo,
comisión, vacaciones, licencias,
P
incapacidad, asignación de funciones, Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años después
encargos. del retiro del funcionario de la Entidad y se transfiere al
Formato de solicitud de autorización de Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y
P
220 52 HISTORIAS LABORALES ausencia temporal 2 98 S M/D ocho (98) años, cumplido ese tiempo se realiza una selección
Notificación P de las historias laborales más relevantes como por ejemplo
Laborales P las de los directores de la entidad. La selección se microfilma
Cesantías P y se conserva totalmente.
Inscripciones P
Resolución de elegibles P
Resolución nombramiento en periodo de
P
prueba
Notificación de Nombramiento P
Solicitud de Inscripción en Carrera
P
Administrativa
Acta de Posesión P
Evaluación del desempeño Laboral P
Resolución de Inscripción en Carrera
P
Administrativa
Llamados de atención P
Investigación P
Informe de gestión P
Embargos varios P
Cuota alimentaria P
Notificación de retiro P
Beneficios madres y/o padres cabeza de
P
familia
Actualización hoja de vida P
Actualización de bienes y rentas P
Decreto 1303 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto
Tarjeta Biográfica P 4057 de 2011)-Supresión del Departamento Administrativo
de Seguridad-DAS. Resolución 757 del 27 de Nov. 2015.
220 99 DOCUMENTOS DE TRABAJO-DAS 10 0 E
Estos documentos son de trabajo, se conservaran por 10
Acto Administrativo P años en el archivo de Gestión, posteriormente se eliminaran
puesto que solo sirve para la gestión.
230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF
Plan de acción P Se conservan (2) años en el Archivo de Gestión y
Informe de avance P posteriormente se elimina, ya que el documento se consolida
230 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 0 E mediante el Plan Anual por Dependencias (PAD) y el Plan
Indicadores de gestión EL Anual de Inversión (PAI) estos archivos son enviados a la
Comunicación Oficial P EL Oficina Asesora de Planeación .

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Gestió
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Esta serie documental, se deja un año (1) en el Archivo de
Comprobante de traslado P
Inventario general semestral de Gestión, y diez años (10) en el Archivo Central, luego se
230 26 3 INVENTARIOS 1 10 E
bienes devolutivos por dependencia elimina puesto que pierde valores primarios y no tiene
Inventario dependencias por código P valores secundarios.
Dependencia
inventario documental anual P Esta serie documental, se deja dos años (2) en el Archivo de
Inventario general anual de bienes de Gestión y cinco años (5) en el Archivo Central, luego se
230 26 12 INVENTARIOS 2 5 CT M/D
almacén conserva totalmente como referencia histórico de los bienes
Acta general de inventario P del AGN.
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental, se deja dos años (2) en Archivo de
Listados P Gestión y diez años en el Archivo Central, cumplido el tiempo
Inventario Activos fijos, depreciación, Reporte Saldo activos por cuenta contable P de retención se elimina puesto que la información está
230 26 15 INVENTARIOS 2 10 E
amortización y ajustes Informe de Depreciación y amortización P contenida en los libros de contabilidad y teniendo en cuenta
Reporte depreciación del periodo P que la mayor parte de los elementos cuenta con vida útil de
Reporte Activos por cuenta contable P diez años.
Inventario general anual de bienes inventario documental anual P Esta serie documental se deja dos años (2) en el Archivo de
230 26 16 INVENTARIOS devolutivos y de consumo 2 5 CT M/D Gestión y cinco años (5) en el Archivo Central, luego se
(dependencias) Acta general de inventario P conserva como referencia histórico de los bienes del AGN.
Documento de adquisición P
Certificado de matricula P
Tarjeta de propiedad P
Esta serie documental, se deja en el Archivo de Gestión,
Pólizas de seguro P
230 42 EXPEDIENTES DE VEHÍCULOS 15 5 CT M/D hasta que los vehículos sean dados de baja, o por
Copia de recibo de pago de impuestos P
enajenación.
Acta de entrega de inventario P
Documentos judiciales P
Reporte de mantenimiento P
Cronograma mensual P
Depósito Zonas de trabajo y Formato de control de limpieza P Esta serie se deja un año en el Archivo de Gestión, luego se
230 63 1 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 2 E
mobiliario Registro mantenimiento sistema de elimina, ya que pierde valores primarios.
P
ventilación
Escritura publica P Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de
Certificado de tradición P Gestión se transfiere al Archivo Central, donde permanecerá
230 80 TÍTULOS DE BIENES INMUEBLES Avaluó 2 18 P CT M/D por un tiempo de diez y ocho años más, luego se conserva
Impuesto P permanentemente teniendo en cuenta que son los bienes de
Licencias P la entidad.

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Gestió
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Entrada de almacén P
salida de almacén P Esta serie documental, una vez cumpla el tiempo de
Soporte de baja P retención en el Archivo Central, se elimina ya que pierde sus
230 84 BOLETÍN MENSUAL DE ALMACÉN 2 5 E
Reintegros al almacén P valores administrativos y fiscal y la información se encuentra
Devoluciones P en los libros contables.
Boletín mensual de almacén P
240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES - GCA
Plan de Acción EL Esta serie documental, se conserva dos (2) años en el
Archivo de Gestión y posteriormente se elimina, ya que los
240 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Informe de avance 2 0 EL E informes se consolidan mediante el Plan anual por
dependencia y el Plan anual de inversión y reposan los
indicadores de Gestión EL archivos en la Oficina Asesora de Planeación.
Plan Anual de Adquisiciones P
Informe de avance P Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema
PLANES Y PROGRAMAS Base de datos de Necesidades BD de compras y contratación pública. Cumplido el tiempo de
240 8 29 Plan anual de Adquisiciones 2 8 S M/D
INSTITUCIONALES Base de datos de Proveedores BD retención en el Archivo Central, se hace una selección del 10
Memorando P EL % de la serie y se microfilma.
Primaria
Dependencia
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - GGF
Informe Contable CGN-Estados contables y
P EL Se conservan por poseer valores administrativos,
Notas a los Estados Financieros
microfilmándose a los cinco (5) años y conservándose en
Información Exógena -Distrital y Nación.
Informe a otros organismos del papel hasta cumplir los veinte (20) años establecidos.
250 5 9 INFORMES INSTITUCIONALES Exógena DIAN, Exógena Secretaría de 5 20 P EL CT M/D
Estado Régimen de Contabilidad Pública - Marco conceptual 9.3.1;
Hacienda
Plan General y Régimen Contable; Decreto 1525 de 2008,
Boletín deudores morosos P EL
Capitulo II art. 13 al 48.
Acta de Comité de conciliación P EL
Se conservan un (1) año en el Archivo de gestión y
Plan de Acción EL posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
250 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Informe de avance 1 0 EL E
inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
Indicadores de Gestión EL
2014)
Primaria

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Gestió
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Dependencia
Obligación SIIF P
Nota Debito P Esta serie documental se deja un (1) año en el Archivo de
Gestión y se transfiere al Archivo Central, donde
Nota Crédito P
permanecerá por veinte (20) años, luego se microfilma y/o se
Depreciaciones P
250 44 COMPROBANTES DIARIO 1 20 E digitaliza y se elimina el soporte papel.
Amortizaciones P
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
Valoración TES P Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012. (Acta de
Movimiento de Almacén e inventarios P Reunión TRD, 8 de agosto de 2014).
Resumen nómina P
Extracto P Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la
información se encuentra en los libros contables.
250 45 1 CONCILIACIONES BANCARIAS Conciliaciones Bancarias SIIF Formato de Conciliación 1 20 P E
Régimen de Contabilidad Pública, Sección 8. Principios de
Movimiento del Banco P Contabilidad Pública.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal EL

Compromiso Presupuestal de Gasto EL
Modificaciones Presupuestales
(Resoluciones, Acuerdos, Decretos, Esta serie documental se deja cuatro (4) años en el Archivo
p EL
250 47 1 INFORMACIÓN PRESUPUESTAL Ejecución Presupuestal anual Solicitudes de Traslado, Justificación 4 0 E de Gestión, luego se elimina por que la información
Económica, Adiciones y contra créditos) presupuestal se conserva en el SIIF- Decreto 2654 de 2012.
Vigencias Futuras ( Justificación - Solicitud P EL
Relación de Reservas Presupuestales EL
Relación de Cuentas por Pagar EL
Propuesta PAC - Nación P Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.
250 48 1 INFORMACIÓN FINANCIERA Programa Anual de Caja - PAC 1 0 BD E
Acuerdo PAC- Propios P Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73. Software Nación
Factura P
Informe de Solicitud de Viáticos P
Resolución viáticos P
Entrada de almacén o recibo de pago P Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
Informe de supervisión P microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
Declaración juramentada (UVT) P soporte papel.
250 48 2 INFORMACIÓN FINANCIERA Orden de Pago SIIF AGN 1 10 E
CDP P Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad
RP P Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y
Obligación P Decreto 2674 de 2012
OP presupuestal P
Informe viáticos P
Comprobante de pago bancos P BD

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Gestió
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Memorando de novedades y soporte P

Esta serie documental se deja cinco (5) años en el Archivo
CDP P
de Gestión, después de retiro del funcionario y noventa y
250 48 6 INFORMACIÓN FINANCIERA Nómina RP 5 95 P E cinco (95) años en el Archivo Central, por reclamaciones
para pensión . Después se elimina puesto que pierde valores
Obligación P
administrativos y legales y no tiene valores histórico.
O.P. SIIF NACION P
EPS P
AFP P EL
Esta serie documental se deja cinco años en gestión
ARL P después de retiro del funcionario y noventa y cinco (95) años
250 48 7 INFORMACIÓN FINANCIERA Contribución inherente a la Nómina Caja de compensación 5 95 P E en el Archivo Central, por reclamaciones para pensión.
ICBF P Después se elimina puesto que pierde valores
administrativos y legales y no tiene valores históricos.
Sena P
FNA P EL
Libros Presupuestales EL
Libro de Caja y Bancos P EL Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
Ingresos por venta de servicios P EL microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
250 48 1 INFORMACIÓN FINANCIERA Libros de operación financiera 1 10 E soporte papel.
Caja P EL Ley 962 de 2005 Artículo 28. Racionalización de la
libro Mayor y Balance EL conservación de libros y papeles de comercio.
Libro Diario EL
Impuesto Valor agregado - IVA P
Impuesto Industria y Comercio -avisos y
P
tableros
Impuesto de retención industria y comercio-
P
RETEICA .
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
Certificado de Ingresos y retenciones P microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el
250 55 DECLARACIONES TRIBUTARIAS Contribuciones a Fonsecon y Pro estampilla- 1 10 E soporte papel.
P
Pro universidad. Estatuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.
Retención en la fuente P 574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.
Informe de avance P
Memorando P
Recibos de Caja P EL Esta serie documental se deja un (1) año en el Archivo de
Gestión y se transfiere al Archivo Central donde permanece
250 60 BOLETÍN DIARIO DE CAJA Factura 1 5 P EL E
por cinco (5) años más, luego se microfilma o digitaliza y se
Consignaciones P elimina el soporte papel.

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Gestió
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Informe trimestral P
Traslado de títulos P
250 82 INVERSIONES TES 2 8 CT M/D cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central debe ser
Traslado de Excedentes P
microfilmado y conservado.
Acta de Comité de Inversiones P
260 GRUPO DE SISTEMAS - GS
Plan de renovación tecnológica P EL
Plan anual de implementación y
PLANES Y PROGRAMAS Plan estratégico de tecnológico de la Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea -Elementos
260 8 30 renovación de tecnologías de la 2 2 P EL CT M/D
INSTITUCIONALES información (PETI) Transversales -Actividad 3
información
Portafolio de servicios tecnológicos P EL

Primaria

Dependencia
Mantenimiento de equipos por mesa de
P EL
ayuda
Esta serie documental, se deja tres (3) años en el archivo de
Mantenimiento de equipos de Planilla de mantenimiento preventivo P
260 39 1 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 3 0 E gestión, y se elimina, puesto que solo sirve para la gestión y
sistemas
Solicitud de soporte técnico P no tiene valores primarios ni secundarios.
Cronograma EL
Esta serie documental, se deja un (1) año en el archivo de

260 74 1 LICENCIAS DE SOFTWARE Licencias de Software Licencias 1 20 P E gestión, y veinte (20) en el archivo central, mientras dure el
funcionamiento del software.
Informe P EL Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea

Política de Seguridad de la Norma IEC/ISO 27001
260 94 3 POLÍTICAS INSTITUCIONALES Resolución de Roles y seguridad 1 5 P EL CT M/D
información Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea
Guía de seguridad de la información P EL Norma IEC/ISO 27002
Esta serie documental, se conserva totalmente, puesto que

evidencia la ejecución de las copias de seguridad de los
Registro del Back up de los sistemas de
260 94 4 POLÍTICAS INSTITUCIONALES Control de Registros de Back Up 1 8 P CT M/D datos, se deben conservar los casos de uso de los sistemas
información
para que se pueda garantizar la migración Norma IEC/ISO
27001 -Anexo A.
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental, una vez cumpla el tiempo de

260 94 5 POLÍTICAS INSTITUCIONALES Servicios informáticos 1 5 E retención en el Archivo de Gestión se elimina, dado que no
Solicitud de tecnologías de la información P EL tiene valores secundarios.

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Gestió
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300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - SUBSNA

300 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 2 8 S M/D
Informe administrativo de actividades P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

Plan de acción, metas y actividades P BD posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
Informe de avance P mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
Indicadores de gestión P inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Comunicación Oficial P EL Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de
Memorando P 2014)
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se deja cuatro (4) años en el archivo
Planes y programas de promoción y
PLANES Y PROGRAMAS de gestión y seis (6) años en el archivo central, su
300 8 32 divulgación del sistema nacional de Planes y programas 4 6 P EL CT M/D
INSTITUCIONALES conservación es permanente puesto que es una serie
archivos Informe y ejecución del plan P EL misional de la subdirección SNA.
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se conserva un (1) año en el Archivo
de Gestión y se transfiere al Archivo Central donde
300 13 1 ACTAS Actas Comités Sectoriales Listado de asistencia 1 5 P EL CT M/D
permanece por cinco (5) años más, luego se conserva
Acta P EL totalmente.
Dependencia
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - GADSNA

Informe administrativo P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se

transfiere al archivo central donde se conserva por cinco (5)
Plan de acción, metas y actividades P
años más, posteriormente se realiza una selección, ya que
310 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Informe de avance 2 5 P S M/D los documento se consolidan mediante el Plan anual por
Dependencias y el Plan anual de inversión y reposan los
archivos en la Oficina Asesora de Planeación - OAP. (Acta
Comunicación Oficial P EL de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)

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Gestió
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Esta serie documental se deja cuatro (4) años en el archivo
Documento estructuración del observatorio P EL
de gestión y seis (6) años en el archivo central, su
310 7 1 OBSERVATORIO DEL SNA Diseño y actualización del SNA 4 6 CT M/D
conservación es permanente puesto que es una serie
Documento actualizaciones periódicas P EL misional de la subdirección SNA
Propuesta P EL
Esta serie documental se deja cuatro (4) años en el archivo
Instrumentos de recolección de información P EL de gestión y seis (6) años en el archivo central, su
310 7 2 OBSERVATORIO DEL SNA Investigaciones 4 6 CT M/D
conservación es permanente puesto que es una serie
misional de la subdirección SNA
Informe P EL
Informe P EL Esta serie documental se deja cuatro (4) años en el archivo
Informe de seguimiento al desarrollo Memoria de reunión P EL de gestión y seis (6) años en el archivo central, su
310 7 3 OBSERVATORIO DEL SNA 4 6 CT M/D
del SNA Cuadro de consolidación de datos P EL conservación es permanente puesto que es una serie
Comunicación Oficial entes de control P EL misional de la subdirección SNA
Comunicación Oficial Solicitud P EL
Brochure P EL
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II
Agenda P EL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS
Memorando P EL
ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES El
PLANES Y PROGRAMAS Programa de Capacitación Comunicación Oficial P EL
310 8 12 1 10 S M/D Sistema Nacional de Archivos. Esta serie documental se deja
INSTITUCIONALES Archivística Pre - Inscripciones P
un (1) año en el Archivo de Gestión y diez (10) años en el
Listado oficial de inscripciones P
Archivo Central, luego se realiza una selección la cual se
Control de Asistencia P
microfilma para su conservación.
Informe P
Informe final de capacitación P
Comunicación Oficial Solicitud P EL
Brochure P EL Decreto 2578 de 2012.Esta serie documental se deja un (1)
PLANES Y PROGRAMAS Programa de Capacitación por venta Agenda P EL año en el Archivo de Gestión y diez (10) años en el Archivo
310 8 14 1 10 S M/D
INSTITUCIONALES de servicios Listado oficial de inscripciones P EL Central, luego se hace una selección la cual se microfilma y
Control de Asistencia P se conserva.
Informe P EL
Primaria
Dependencia
Memorando P EL Esta serie documental se deja dos (2) años en el archivo de
Comunicación Oficial P EL gestión, y luego se transfiere al Archivo Central , donde
Seguimiento anual a los Consejos
310 40 1 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN Agenda 4 10 EL CT M/D permanecerán por ocho (8) años finalmente se conserva
Territoriales de Archivos
Informe de la Reunión P EL totalmente teniendo en cuenta que son documentos
Listado de Asistentes P misionales del grupo.

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Solicitud P Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. Decreto 2578 de
Memorando P 2012 . En el expediente del Grupo reposa un copia del Acto
Coordinación y Articulación de Comunicación Oficial P EL Administrativo teniendo en cuenta que el documento es
310 40 2 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN 4 10 CT M/D
Consejos Territoriales de Archivos Base de datos BD generado por cada ente territorial. Se conserva base de
Listado de integrantes P datos que contienen los actos administrativos de creación de
Informe P los CTA, y demás datos de contactos por cada regional.
Convocatoria de reunión EL Esta serie documental se ocupa de áreas específicas del
trabajo archivístico del AGN, se deja dos (2)años en el
310 40 3 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN Comités Técnicos por Funciones Acta 2 8 P EL S M/D Archivo de Gestión y ocho (8) años en el Archivo Central,
luego se realiza una selección del 10 % de la serie, la cual se
Informe anual P EL conserva.
Convocatoria de reunión EL Esta serie documental se ocupa de la problemática
310 40 4 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN Comités Técnicos por Sectores Acta de reunión 2 8 P EL S M/D archivística de los diferentes sectores, se deja dos (2) años
informe P EL en el Archivo de Gestión y ocho (8) en el Archivo Central.
Comunicación Oficial P EL Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
Acta de reunión P Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan
310 40 5 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN Red Nacional de Archivos 1 10 CT M/D
Base de datos P otras disposiciones relativas a la administración de los
archivos del Estado" Esta serie documental se conserva
Informe P totalmente, por ser parte misional del Grupo.
Base de datos EL Esta serie documental, se conserva totalmente, teniendo en
Sistema de información del Sistema cuenta que es una base de datos, con la información del
310 40 6 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN Comunicación Oficial 1 10 P EL CT
Nacional de Archivos (SISNA) Sistema Nacional de Archivos, y es de continua
Informe de seguimiento P EL actualización, se le debe hacer backup.
Comunicación Oficial P EL Gestión y se transfiere al Archivo Central, luego de cumplido
el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe
Instancias de Articulación con líderes
310 40 7 INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN Propuesta de documentos técnicos 4 6 P EL CT M/D conservar totalmente la serie, teniendo en cuenta que son
de política pública
documentos producto del seguimiento a los archivos en
Ayudas de memoria P EL cumplimiento a la política archivística a nivel nacional, en
atención a l Decreto 2578 de 2012.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - GIV
Plan de acción EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y
posteriormente se eliminan, ya que la información se
Informe administrativo de avance EL consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
Indicadores de gestión EL Anual de Inversión y reposan en los archivos de la Oficina
Asesora de Planeación - OPA. (Acta de Reunión TRD, 21 de
Memorando P EL julio de 2014).
Plan Anual de Inspección y Vigilancia Esta serie documental se conserva cinco (5) años en el
PLANES Y PROGRAMAS P
320 8 24 Plan anual de Inspección y Vigilancia 5 0 E Archivo de Gestión y luego se elimina, ya que la información
INSTITUCIONALES
Cronograma de Visitas P se consolida en el Informe Interno de Gestión.

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Dependencia
Plan de Visita P
Comunicación Oficial (visita, traslado de
P EL Esta serie documental se conserva dos (2) años en el
hallazgos)
VISITAS DE INSPECCIÓN, Archivo de Gestión y ocho (8) años en el Archivo Central y
320 90 Acta de visita 2 8 P CT M/D
VIGILANCIA Y CONTROL posteriormente se Conservan Totalmente porque es
Informe de visita P
testimonio de las actividades misionales del grupo.
Plan de mejoramiento archivístico PMA P
Acta de reunión P
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y DERECHOS HUMANOS - GAEDH

Plan de acción, metas y actividades P

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina
Informe de avance P
330 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 0 E Asesora de Planeación - OAP como soporte del informe
institucional.
Memorando P EL
Memorando P EL
Comunicación Oficial P EL Se conserva por que es testimonio de la actividad misional
330 11 4 PROYECTOS Proyectos técnicos Informe (CD) 3 5 P CT M/D del grupo. (Acta de reunión TRD, 06 de agosto 2014. Correo
Propuesta y modificaciones de norma P Electrónico institucional)
Acta de trabajo P
Primaria
Dependencia
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO - SUBTIADE


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Comunicación oficial P EL gestión, y se elimina, y que son los informes individuales de
400 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 0 E gestión de cada funcionario e informes de avances de la
gestión de la subdirección y es insumo para los Informes de
Informe P EL
seguimiento de los Planes de Acción.
Planes y proyectos P EL Esta serie documental se conserva totalmente después de
PLANES Y PROGRAMAS Políticas, normas, planes, programas Comunicación Oficial P EL cumplido el tiempo en el archivo central, tomando como
400 8 5 3 5 CT M/D
INSTITUCIONALES y procedimientos Transparencia y gobierno en línea P EL criterio su contribución a los procesos misionales de la
Informe P EL Entidad y su aporte en la función archivística del país.
Proyecto de norma P EL
Planeación de la estrategia de difusión EL
Agenda EL
Brochure EL Esta series documental se deja dos (2) años en el archivo de
PLANES Y PROGRAMAS Piezas Graficas EL Gestión, luego se envía al Archivo Central donde
400 8 6 Promoción y Difusión 2 5 S M/D
INSTITUCIONALES Comunicaciones EL permanecerá por cinco (5) años más, posteriormente se hace
Memoria del evento EL una selección del 10% de los temas mas representativos.
Ayudas de memoria EL
Informe EL
Memorando P EL Esta subserie documental se conserva totalmente porque es
Documentos técnicos de Plan Proyecto P EL testimonio de la actividad misional de la Subdirección y sus
400 11 10 PROYECTOS 3 5 CT M/D
investigación Informe P EL grupos de trabajo, ya que son directrices parámetros y
Estudio técnico P EL estándares de gestión documental electrónica.
Documento técnico P EL
Primaria

Dependencia
Estructura y arquitectura de la información EL
Esta serie documental se deja tres (3) años en el archivo de
OBSERVATORIO DE Fichas de contenido EL gestión y cinco (5) años en el archivo central, luego se
400 100 TECNOLOGÍAS DE LA Instrumentos de captura de información 3 5 EL CT M/D conserva totalmente teniendo en cuenta que es una serie
INFORMACIÓN Informe de resultados EL misional de la Subdirección de Tecnologías de la Información
Archivística.
Piezas Graficas EL

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Gestió
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410 GRUPO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y PRESERVACIÓN DIGITAL - GDEPD
Estudios preliminares P EL
Comunicación Oficial P EL Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es
Proyectos de normas (Resoluciones,
410 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Acta de reunión 2 0 P EL E elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de
Decretos, Leyes)
Proyecto de Norma P EL Gestión se cuenta a partir de la finalización del proyecto.


Informe P EL
Memorando P EL
Esta subserie documental se conserva totalmente porque es
Documentos técnicos de Plan Proyecto P EL
410 11 10 PROYECTOS 3 5 CT M/D testimonio de la actividad misional del grupo de documento
investigación Informe P EL
electrónico de preservación digital.
Estudio técnico P EL
Documento técnico P EL
Primaria

Dependencia
Planes de trabajo P EL
Esta subserie documental se deja cinco (5) años en el
Informe P EL
Archivo de Gestión y cinco (5) mas en el Archivo Central,
410 35 1 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS Estudios Archivísticos Comunicación Oficial 5 5 P EL S M/D
luego se hace una selección del 10% de las investigaciones
Presentaciones PPT P EL representativas las cuales se microfilman y se conservan .
Estudio P EL
Investigación P EL

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430 GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA - GIATIA


Informe P EL
Plan Proyecto P EL Esta subserie documental se conserva totalmente porque es
Documentos técnicos de
430 11 10 PROYECTOS 3 5 CT M/D testimonio de la actividad misional del grupo de documento
investigación Informe P EL electrónico de preservación digital.
Estudio técnico P EL
Primaria
Dependencia
Planes de trabajo P EL
Informe P EL Esta subserie documental se deja cinco (5) años en el
Comunicación Oficial P EL Archivo de Gestión y cinco (5) mas en el Archivo Central,
430 35 4 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS Estudios técnicos 5 5 S M/D
Presentaciones PPT P EL luego se hace una selección del 10% de las investigaciones
representativas las cuales se microfilman y se conservan .
Estudio P EL
Investigación P EL
Instructivos P EL
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD


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Informe administrativo de actividades P EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
Plan de acción, metas y actividades P posteriormente se eliminan, ya que el documento se
Informe de avance P consolidad mediante el Plan anual por Dependencias y el
Indicadores de gestión P Plan anual de inversión y reposan los archivos en la Oficina
Comunicación Oficial P EL Asesora de Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de
Memorando P EL julio de 2014)
Cronograma P EL Esta serie documental se conserva totalmente después de
Invitación P EL cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PLANES Y PROGRAMAS Programas y Proyectos de Difusión
500 8 33 2 8 CT M/D tomando como criterio su contribución a los procesos
INSTITUCIONALES del Patrimonio Documental Material de apoyo P misionales de la Entidad y su aporte a la función archivística
Comunicación Oficial P EL del país.
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental, se deja dos (2) años en el Archivo de
Proyectos de Recuperación y
Gestión y se transfiere al Archivo Central, donde permanece
500 11 9 PROYECTOS Fortalecimiento de Archivos 2 3 CT M/D
por tres (3) años más, luego se conserva totalmente, por ser
Históricos Informe P EL documentos misionales de la Subdirección.

Dependencia
Comunicación Oficial 2 18 P EL Decreto 763 del 10 de marzo de 2009, por la cual se
Concepto técnico P EL reglamenta parcialmente las Leyes 814 del 2013 y 397 de
BIENES DE INTERÉS CULTURAL - Declaratorias de Bienes de Interés 1997 en lo correspondiente al Patrimonio Cultural. Esta serie
500 86 1 Acto Administrativo de declaratoria P EL CT M/D
BIC Cultural Documental se conserva dos (2) años en el archivo de
Formulario solicitud P EL gestión luego se envía al archivo central donde permanece
Registro de Bienes de Interés Cultural P EL pro diez y ocho (años más, totalmente.
Fichas de diagnostico P
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere
Historia clínica P
al Archivo Central para un tiempo de conservación de tres (3)
Formato de salida temporal de documentos P
años y posteriormente se microfilma y se conserva
SALIDA TEMPORAL DE Pólizas por retiro de documentos P
500 87 2 3 CT M/D permanentemente ambos soportes como referente histórico
DOCUMENTOS Comunicación Oficial P EL
de las exposiciones de documentos fuera del AGN. (Nota: Se
Acta de entrega P
toma como base la actualización realizada por LCPA en
Acta de reintegro P EL
septiembre de 2013)
Resolución P EL
Comunicación Oficial P EL Esta serie documental , se conserva un (1) año en el Archivo
Avaluó comercial P de Gestión y se transfiere al Archivo Central donde
ADQUISICIÓN DE PATRIMONIO
500 101 Acta de reunión 1 3 P CT M/D permanecerá (3) años más, luego se microfilma y se
DOCUMENTAL
Informe P conserva totalmente teniendo en cuenta que es parte
Acta de entrega P EL misional de la Subdirección de Patrimonio Documental.

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Formulario P EL
REGISTRO DE ARCHIVOS Resolución P EL Esta serie documental se conserva totalmente, teniendo en
500 102 2 18 CT M/D
HISTÓRICOS Informe P EL cuenta que es el registro de Archivos Históricos.
Lista Preliminar de Archivos Históricos para
P EL
Registro
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - GCRPD

Plan de acción P
Informe de actividades P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
Informe de avance P
510 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 3 0 E mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
Indicadores de gestión P inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Memorando P EL Planeación - OAP.
Comunicación citación a Comité P EL Esta serie documental se conserva un (1) año en el archivo y
cinco (5) años en el archivo central luego se conserva
510 13 22 ACTAS Actas Comité de Patrimonio Informe 1 5 P EL CT M/D
totalmente, teniendo en cuenta que son decisiones tomadas
Acta P EL sobre Patrimonio Documental.
Solicitud interna P
Historia clínica P
Se conserva para evidencia de procesos de intervenciones
510 15 2 INTERVENCIONES Intervenciones Documentos AGN Control de documentación Intervenida 5 10 P EL CT M/D
documentales, como referente histórico institucional
Análisis y pruebas de laboratorio P
Informe P
Solicitud P
Cotización P
Se conserva para evidencia de procesos de intervenciones
510 15 3 INTERVENCIONES Intervenciones Documentos externos Historia clínica 5 10 P CT M/D
documentales, como referente histórico institucional
Informe P
Acta de recibo y entrega P
Primaria
Dependencia

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Proyecto P EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

posteriormente se transfiere al Archivo Central donde
510 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS informe técnico 5 10 P EL CT M/D permanece por diez (10) años, luego se conserva totalmente
teniendo en cuenta que son documentos que hacen parte de
Análisis y pruebas de laboratorio P EL la misión del área, y se debe M/D para consulta.
Certificado de calibración P Se conservan permanentemente en el Grupo como soporte

Mantenimiento y Calibración de técnico y trazabilidad del uso del equipo. Los originales
510 39 2 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Registro de mantenimiento 5 0 P E
Equipos correspondientes deben ser remitidos a la Oficina Asesora
Hoja de vida equipos P Jurídica (serie Contratos)
Datos particulados EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
SEGUIMIENTO Y CONTROL
510 62 1 Material Particulado Consolidado 5 10 EL CT M/D conservación total y M/D para consulta.
AMBIENTAL
Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
Informe P EL 2000, Resolución 073 de 2013.
Datos ambientales EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
510 62 2 Condiciones Ambientales Consolidado 5 10 EL CT M/D posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
AMBIENTAL
Informe P EL conservación total y M/D para consulta.
Datos biológicos EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
510 62 3 Contaminantes Biológicos Consolidado 5 10 P EL CT M/D posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
AMBIENTAL
Informe P EL conservación total y M/D para consulta.
Datos químicos EL
Consolidado EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
510 62 4 Contaminantes Químicos Cronograma de limpieza en depósitos, 5 10 CT M/D posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
AMBIENTAL P
zonas de trabajo y mobiliario conservación total y M/D para consulta.
Informe P EL
Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
2000, Resolución 073 de 2013,de acuerdo a los manuales
510 63 2 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN Acervo documental Reporte de ejecución 3 10 P E
técnicos de conservación y restauración, establecidos por la
Entidad.
Historia clínica P Se conserva para evidenciar procesos de investigación en
Diagnostico de material fotográfico P diagnósticos, para posteriores intervenciones se toma como
510 64 DIAGNÓSTICOS Ficha de diagnostico de mapas y planos 5 10 P CT M/D referente y como referente histórico institucional. Acuerdo 07
Diagnostico general del acervo documental P BD de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de 2000,
Informe P Resolución 073 de 2013.
520 GRUPO DE INVESTIGACIONES Y FONDOS DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH


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Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y
Informe de actividades P posteriormente se eliminan, ya que este documento se
520 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 0 E consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan
Comunicación Oficial P EL Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina
Asesora de Planeación.
Inventario P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina
PUBLICACIONES
520 12 3 Venta de publicaciones Orden de requerimiento a almacén 2 0 P E porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades
INSTITUCIONALES
Soporte de venta P que se remite a Oficina Asesora de Planeación - OAP.
Dependencia
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina el
soporte físico denominado Formato de Captura de Datos,
520 26 5 INVENTARIOS Inventario material bibliográfico Formato captura de datos 1 0 BD CT porque la información queda registrada en la Base de Datos
para su conservación permanente en el archivo de gestión la
cual es consultada en la Biblioteca Especializada.
Cumplido dos (2) años en el archivo de Gestión se transfiere

al Archivo Central los inventarios para un tiempo de
520 26 6 INVENTARIOS Inventario Acervo Documental Registro base de datos 2 3 P CT M/D
conservación de tres (3) años, los cuales se conservan
permanentemente para su consulta.
Solicitud material P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere

SERVICIOS BIBLIOTECA Adquisición y entrega material al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho
520 33 1 2 8 E
ESPECIALIZADA bibliográfico (8) años y posteriormente se elimina por carecer de valores
Respuesta P administrativos, legales, fiscales e históricos.
Formato de solicitud de consulta P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el
soporte físico denominado Formato de Solicitud de Consulta,
SERVICIOS BIBLIOTECA Registro de Préstamo de Material Formato de préstamo interbibliotecario P EL porque la información queda registra en la base de datos
520 33 2 2 0 E
ESPECIALIZADA Bibliográfico Memorando P EL para su conservación permanente en el archivo de gestión la
cual es consultada en la Biblioteca Especializada por parte
Comunicación Oficial P EL de los usuarios.
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina
Comunicación Oficial P EL porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades
SERVICIOS BIBLIOTECA
520 33 3 Visitas guiadas 1 0 que se remite a OPA e igualmente la evaluación del servicio
ESPECIALIZADA
se remite a dicha oficina. (Nota: Se toma como base la
actualización realizada por LCPA en septiembre de 2013)

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Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el

soporte físico denominado Formato de Solicitud de Consulta,
porque la información queda registra en la base de datos
SERVICIOS DE CONSULTA
520 58 1 Servicio de Consulta en Sala Formato de solicitud de consulta 2 0 P E para su conservación permanente en el archivo de gestión la
FONDOS DOCUMENTALES
cual es consultada en la Sala de Consulta por parte de los
usuarios. (Nota: Se toma como base la actualización
realizada por LCP en septiembre de 2013)
Comunicación Oficial P EL Se elimina cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión

520 58 2 Servicio de Consulta por escrito 2 0 E por carecer de valores administrativos, legales, fiscales e
FONDOS DOCUMENTALES Memorando P EL históricos.
Formato de registro P Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se
carta de presentación P transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
520 58 3 Registro de investigadores Documento de identificación - fotocopia 2 8 P CT M/D ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente.
FONDOS DOCUMENTALES
Memorando P EL (Nota: Se toma como base la actualización realizada por LCP
Comunicación Oficial P EL en septiembre de 2013)
Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se
Consulta protocolos notariales P transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente
520 73 LIBROS DE REGISTRO 2 8 CT M/D como referente histórico del servicio de consulta e
investigadores que han pasado por el AGN. (Nota: Se toma
Entrega carnet de investigador P como base la actualización realizada por LCPA en
septiembre de 2013).
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y REPROGRAFÍA - GODR

Plan de acción EL Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

Informe actividades EL posteriormente se eliminan, ya que los informes se
530 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión 2 0 E consolidan mediante el Plan anual por Dependencias y el
Indicadores de gestión EL Plan anual de inversión y reposan los archivos en la Oficina
Reprogramación de plan de acción EL Asesora de Planeación - OAP.
Esta serie documental son duplicados de microfilm o
Programa de Reprografía Plan de trabajo P
PLANES Y PROGRAMAS validación de imágenes en archidoc para servicio al público
530 8 13 (Digitalización y Microfilmación de 80 CT
INSTITUCIONALES Memorando de Entrega para el servicio al en la sala de consulta, por lo tanto no se realiza transferencia
fondos documentales) EL
público. al Archivo Central.
Esta serie documental se deja diez (10) años en el Archivo
PLANES Y PROGRAMAS de Gestión, cumplido ese tiempo se elimina por que solo
530 8 27 Plan de acción de la Dependencia Plan de trabajo 10 0 EL E
INSTITUCIONALES sirve para la gestión administrativa y no tiene valores
históricos.

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Propuesta técnica P
Informe P
Proyectos de investigación de Gestión, y luego se transfiere al Archivo Central , donde
530 11 5 PROYECTOS Memorando 2 8 P EL CT M/D
Organización y Reprografía permanecerán por ocho (8) años, luego se microfilman para
Comunicación Oficial P EL fines de consulta y se preserva el soporte original.
Documento de investigación P
Memorando P EL
Proyectos del manejo del patrimonio Diagnóstico P Archivo de Gestión y (8) en el Archivo Central, luego se
530 11 6 PROYECTOS 2 8 CT M/D
documental Propuesta de intervención P conserva totalmente teniendo en cuenta que son proyectos
Informe P de investigación sobre el patrimonio documental.
Planes de trabajo P
Dependencia
Del proceso de la descripción en archivos, se elaboran guías,

INSTRUMENTOS DE catálogos e inventarios, los cuales están para el servicio de
530 77 Guías, Inventarios, Catálogos 100 EL CT
DESCRIPCIÓN los ciudadanos en archidoc, esta serie no se transfiere,
teniendo en cuenta que esta en permanente actualización.
Decreto 2578 de 2012 .Artículo 30. Esta serie documental es

530 89 CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS Censo Nacional de Archivos 2 18 P El CT M/D
de Conservación Total
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES - GEDTS

Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
540 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Memorando 2 0 P EL E posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
consolida en la Oficina de Planeación y en la plataforma SIG.
Esta serie documental se conserva totalmente, dado que en
Actas Comité Evaluador de Agenda P
540 13 8 ACTAS 1 4 CT M/D éste órgano se toman decisiones sobre la conformación y
Documentos Acta de Comité P protección del patrimonio documental colombiano.

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Agenda P Esta serie documental se conserva totalmente, dado que en
Actas Pre comité y Evaluación
540 13 27 ACTAS Acta de Comité 1 4 P CT M/D éste órgano se toman decisiones sobre la conformación y
Documental
Memorando P EL protección del patrimonio documental colombiano.
Dependencia
Comunicación Oficial P EL Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
Inventario P ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
540 29 1 INGRESOS DOCUMENTALES Ingreso por Deposito Voluntario 2 8 CT M/D conservación permanente de ambos soportes porque son el
Acta de reunión P testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de
Autorización de uso P 2000.
Memorando P EL Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
540 29 2 INGRESOS DOCUMENTALES Ingreso por Donación o Legado Inventario 2 8 P CT M/D conservación permanente de ambos soportes porque son el
testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
Acta de reunión P
Autorización de uso P 2000.

Inventario P ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
Ingreso por Transferencias
540 29 3 INGRESOS DOCUMENTALES 2 8 CT M/D conservación permanente de ambos soportes porque son el
Regulares
Acta de reunión P testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
cumplimiento al Decreto 1515 del 2013, Acuerdo No.007 de
Base de datos P BD 1994 y la Ley 594 de 2000.
Cumplidos los dos (2) años en el Archivo de Gestión, se
Comunicación Oficial P transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
540 29 4 INGRESOS DOCUMENTALES Ingreso por Compra Inventario 2 8 P EL CT M/D conservación permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad en
Acta P
2000.

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540 29 5 INGRESOS DOCUMENTALES Ingreso por Comodato Inventario 2 8 P CT M/D conservación permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
Acta P 2000.
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se

Registro General de Ingresos
540 29 6 INGRESOS DOCUMENTALES Registro General 2 8 P CT M/D ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
Documentales
conservación permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad.
Concepto técnico P
Son documentos de conservación total misionales sobre los
Evaluación y Convalidación de Acta de reunión P
540 72 1 EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN 2 8 CT M/D temas de Tablas de Retención Documental .Ley 594 de
Tablas de Retención Documental Acta Pre-Comité P
2000, Acuerdo 004 de 2013.
Acta de Comité P
Certificación P
Concepto técnico P Cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y por
Evaluación y Convalidación de Acta de reunión P ser un documento de carácter misional, testimonia las Tablas
540 72 2 EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN 2 8 CT M/D
Tablas de Valoración Documental Acta de Pre-Comité P de Valoración Documental registradas, se constituye por su
Acta de Comité P información en documento de conservación total.
Certificación P
Cada 2 años a la fecha 30 de noviembre, se generará a partir
de la base de datos un reporte con todos los campos de la
REGISTRO ÚNICO DE SERIES Registro Único de Series base de datos en formato PDF/A, que contenga toda la
540 79 1 Registro Único de Series Documentales 2 3 P EL CT M/D
DOCUMENTALES - RUSD documentales información que se encuentre en este sistema informático a
la fecha. A partir del PDF/A generado se debe realizar la
microfilmación electrónica de la información.
Acta de Comité Institucional de Desarrollo
P EL
Administrativo o Comité Interno de Archivo
Acto Administrativo de aprobación de TRD
P EL
y/o TVD
Esta serie documental, una vez cumpla el tiempo de
REGISTRO ÚNICO DE SERIES Inscripción en el Registro Único de Documento de evaluación y convalidación
540 79 2 2 3 E retención en el Archivo Central, se elimina ya que no tiene
DOCUMENTALES - RUSD Series Documentales Comité Evaluador de Documento del AGN,
P EL valores secundarios.
Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos
Certificado de inscripción o actualización en
P EL
el Registro Único de Series Documentales.

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600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA

Plan de acción P
Informe de administrativo P Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
600 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Indicadores de gestión 2 0 P E
consolidan en la Oficina Asesora de Planeación y se registra
Memorando P EL en la plataforma Sistema Integrado de Gestión.
informe caracterización de mercado
P Se microfilmaran para garantizar su conservación y difusión
potencial
al ingresar al Archivo Central, por registrar en parte un
PLANES Y PROGRAMAS Plan estratégico para la gestión de
600 8 29 Plan estratégico, anexos y actualizaciones 1 4 P CT proceso misional de la entidad y el desarrollo de la función
INSTITUCIONALES proyectos y asistencias técnicas
archivística del país, esta serie se considera de conservación
Memorando EL
permanente.
Estándares de metas P EL Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro
METODOLOGÍA PARA LA
600 12 Estándares de actividades 1 4 P EL CT M/D (4) años; cumplido este tiempo se microfilma para la
EJECUCIÓN DE PROYECTOS
conservación permanente de ambos soportes por su
Matriz de control de Calidad P EL contribución a los procesos misionales de la Entidad.
Acta de reunión P Una vez cumplido su tiempo de gestión se procede a su

Actas Comités Proyectos y
600 13 28 ACTAS Memorando 1 5 P EL CT M/D digitalización y almacenamiento en el repositorio del GGPA y
Asistencia Técnica
Comunicación Oficial P EL se conservaran en soporte papel.

Primaria
Dependencia
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - GGPA


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dencia erie
Plan de acción P
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
Informe de administrativo P
posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
610 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Indicadores de gestión 2 0 P E
consolidan en la Oficina Asesora de Planeación y se registra
Memorando P EL
en la plataforma Sistema Integrado de Gestión.
Dependencia
Memorando P EL Cuando el proyecto se formaliza mediante un contrato, la

propuesta técnica se integra al expediente del mismo, cuya
Disposición Final es de Conservación Total en la Oficina
Comunicación Oficial P EL Asesora Jurídica.
Las demás Propuestas Técnicas de Proyectos Archivísticos
Proyectos Archivísticos - Propuestas
610 92 1 GESTIÓN DE PROYECTOS Cotización 1 4 P E que no se consolidaron como contrato son una fuente de
Técnicas sin tramite contractual
información referencial, una vez gestionadas deben ser
digitalizadas y almacenadas en el repositorio GGAP y se
Propuesta técnica P
conservan por un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro
Ficha de Viabilidad P (4) años para su posterior eliminación.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA - GATA

Informe de actividades P Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y

posteriormente se eliminan, ya que este documento se
620 5 13 INFORMES INSTITUCIONALES Informe internos de gestión Comunicación Oficial 2 0 P EL E consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
Comunicaciones enviadas y recibidas en anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina
P EL Asesora de Planeación.
relación con el asunto
Registro asistencia a reuniones P EL
Esta serie documental, se deja dos (2)años en el archivo de
Encuesta de satisfacción a asistencia
P EL Gestión y cuatro (4) años en el Archivo Central, luego se
620 14 3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia Técnica Archivística técnica 2 4 S M/D
hace una selección y se conserva las asistencias de las
Informe P EL
cuales se genero informe (regional, sectorial, temas.

Versión:07
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Primaria
Dependencia
CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN M/D: MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN
P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO u OTRO SOPORTE S: SELECCIÓN
Fecha actualización: Junio de 2016

Actualizado por las profesionales Marcela Camacho Coordinadora (E) del GAGD y Luz Dora Ariza Profesional Especializado del GAGD

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD 2016/11/15

Actualización TRD - Junio 2016

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Memoria justificativa P Subseries de valor secundario por contener información que

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Plan de acción P Esta serie documental es de carácter reservado. Cumplido

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se conserva dos (2) años en el

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se conserva dos (2) años en el

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Comunicación Oficial P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere

Listado Maestro de Registros EL

PROCESO: Gestión Documental GDO Código: GDO-F-10

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN

Solicitud P EL Esta serie documental, se conserva dos (2) años en el

Comunicación Oficial P EL Esta serie documental se conserva dos (2) años en el

Plan de acción, metas y actividades P BD

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