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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................3
2. ALCANCE .............................................................................................................................................3
3. BASE LEGAL .......................................................................................................................................3
4. GLOSARIO ...........................................................................................................................................4
5. CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL EXPEDIENTE ....................................................6
6. EXPEDIENTE HIBRIDO .....................................................................................................................7
7. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES EN LA CONFORMACIÓN DEL
EXPEDIENTE CONTRACTUAL ..............................................................................................................7
8. ETAPAS PARA LA CONFORMACION DE LOS EXPEDIENTES ...............................................8
8.1. ORDENACIÓN .................................................................................................................................8
8.1.1. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ................................................................................8
8.1.2. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ................................................................................8
8.2. COPIAS Y HOJAS EN BLANCO ..................................................................................................8
8.3. INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS .....................................................................................9
8.4. FOLIACIÓN ......................................................................................................................................9
8.5. HOJA DE CONTROL ....................................................................................................................10
8.6. INTERVENCIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS O TRANSFERIDOS ............................10
8.7. LISTA DE CHEQUEO ...................................................................................................................10
9. INVENTARIO DOCUMENTAL ........................................................................................................10
10. ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE CONSERVACIÓN ................................................11
10.1. CARPETAS ................................................................................................................................11
10.2. CAJAS DE CARTÓN X-200.....................................................................................................11
10.3. CDs ..............................................................................................................................................11
11. CONSULTA ....................................................................................................................................11
12. SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS Y A LA INFORMACIÓN ...............................12
13. CIERRE DEL EXPEDIENTE .......................................................................................................12
14. PERIODOS DE RETENCIÓN .....................................................................................................13
15. IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN .....................................................13
15.1. RÓTULOS DE CARPETAS .....................................................................................................13
Código: INS-BS-005
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
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Fecha: Memo Int 73295 –
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EXPEDIENTES CONTRACTUALES
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
El Instructivo está diseñado para ser aplicado por los funcionarios y contratistas que intervienen
en las etapas precontractual, contractual y post contractual, supervisores y apoyo a la
supervisión, así como por los responsables de la administración de los archivos de gestión en
el levantamiento de inventarios documentales y las transferencias documentales al archivo
central.
3. BASE LEGAL
Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos”.
Ley 1474 de 2011, Artículo 92.
Directiva Distrital 34 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Cuadro de Clasificación y Valoración de los documentos producidos por el proceso de
contratación
4. GLOSARIO
Archivo: es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión,
conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Cierre del expediente: el cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos: (i)
Cierre administrativo. Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento
administrativo que le dio origen. (ii) Cierre definitivo. Una vez superada la vigencia de las
actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o
legales. Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos.
Disposición final: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental,
con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Etapa precontractual: esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso
contractual y comprende entre otros aspectos, la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones
definido y descrito anteriormente en este manual, la realización de estudios previos, el análisis
de los precios del mercado, la consecución de autorizaciones y/o licencias, en el evento de ser
necesaria, la elaboración de pliegos de condiciones y el desarrollo del proceso de selección de
contratistas.
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Etapa post contractual: actos que se agotan con posterioridad al vencimiento del término
pactado en el contrato, o en el acto administrativo que así lo declare de manera anticipada.
Por regla general, hacen referencia a hechos accesorios al objeto mismo del contrato. Posterior
a la terminación del contrato
Foliación: acto de numerar folios solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.
Ordenación: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro
de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
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Periodos de retención: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Subserie Documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Unidades de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental.
Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.
5. CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL EXPEDIENTE
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El expediente podrá estar conformado por más de una carpeta. En las carpetas se incorporarán
documentos con una capacidad promedio de hasta doscientos cincuenta (250) folios. Se debe
garantizar que en una carpeta queden la totalidad de los folios de un documento al igual que los
documentos de un trámite, garantizando que no supere los doscientos cincuenta (250) folios.
6. EXPEDIENTE HIBRIDO
Los Supervisores o Interventores del contrato deben tener en cuenta la fecha del memorando a
partir de la cual fueron designados como supervisores, pues esta determinará el inicio de su
responsabilidad civil, penal, disciplinaria y fiscal
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Los supervisores o interventores de los contratos y los funcionarios que prestan apoyo a la
supervisión, no podrán llevar expedientes paralelos, ni copias sueltas de los documentos
contenidos en el expediente contractual que custodia la Dirección de Gestión Corporativa–
Subdirección de Contratación.
8.1. ORDENACIÓN
Este criterio que obedece a la ordenación que se le dan a los expedientes para su ubicación en
los depósitos o áreas de archivo ya sean de Gestión o Central.
Los expedientes contractuales se ordenan por vigencia y dentro de ésta por el número
consecutivo del contrato asignado por la Subdirección de Contratación, criterio que obedece a
la ordenación de los expedientes al interior de las cajas de cartón X-200 en los depósitos o
áreas de archivos de gestión y central.
Los soportes y/o anexos no serán objeto de ordenación cronológica. Por ejemplo: la cédula de
ciudadanía o las certificaciones laborales no serán objeto de ordenación cronológica sino que
se constituyen en anexo de la propuesta u hoja de vida.
Los documentos en papel químico o térmico se les toma fotocopia y se elimina, incorporando la
fotocopia al expediente respetando el principio de orden original.
8.4. FOLIACIÓN
En relación con la foliación, es necesario tener en cuenta que los expedientes de serie
“Contratos” se constituyen en una serie documental “Compleja”, entendida esta como la
conformada por diferentes tipos documentales y en consecuencia el expediente tendrá una
foliación continua. En el evento que un expediente este conformado por más de una carpeta, la
foliación se ejecutará de tal forma que para la segunda carpeta será la continuación de la
primera y así sucesivamente. Por ejemplo: La carpeta 1 contendrá los folios del 1 al 200, la
carpeta 2 del folios 251 al 500 y así sucesivamente, de tal forma que no se pierda la secuencia
del trámite.
Para garantizar la integridad, seguridad y unidad del expediente se deben numerar cada uno de
los folios útiles de los documentos que lo conforman y los documentos al interior deben estar
ordenados respetando el orden original.
La foliación se debe efectuar única y exclusivamente en lápiz de mina negra y banda tipo HB o
B, colocando el número en la parte superior derecha del folio en el mismo sentido del contenido
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del texto del documento, sin enmendaduras ni tachaduras de manera legible sin repetir
numeración.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones conforme lo estipula la cartilla de foliación del Archivo General de la Nación1.
Con el fin de tener un control de las existencias de cada uno de los documentos se debe
diligenciar el F-BS-068 formato “Hoja de Control”, la cual se constituye en el inventario de los
tipos documentales que conforman expediente contractual.
De acuerdo con lo estipulado con el parágrafo del artículo 12 del Acuerdo 002 de 2014 del
Archivo General de la Nación, la hoja de control es obligatoria y se debe elaborar para los
expedientes durante su etapa de trámite que se encuentran en los archivos de gestión.
9. INVENTARIO DOCUMENTAL
Con el fin de tener control de existencias y efectuar las transferencias primarias, en las
dependencias se debe llevar el registro de la totalidad de los expedientes que se administran en
1
Republica de Colombia. Ministerio de Cultura; Archivo General de la Nación. Cartilla de foliación de Archivo . Bogotá D.C. 2009. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Consulte/LaFoliacionenArchivos.pdf
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EXPEDIENTES CONTRACTUALES
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10.1. CARPETAS
Cajas en cartón Kraft corrugado con un ancho externo de 20 cm. y un alto: 28.5 cm. por 39 cm
de largo. Externamente tienen un ancho de 21 cm. x alto: 30 cm. x largo: 40 cm., con una
apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su manipulación.
10.3. CDs
11. CONSULTA
Teniendo en cuenta que la información de los Expedientes Contractuales, está tipificada como
“pública clasificada”, en los archivos de gestión como en el Central, el acceso y la consulta
solamente se facilitará a los Supervisores e Interventores, apoyos a la Supervisión así como a
los funcionarios autorizados ante la Subdirección de Contratación, quien determinara si las
solicitudes de información serán rechazadas o denegadas de manera motivada y por escrito o
los medios autorizados en la entidad, en concordancia con lo previsto en el artículo 18 de la Ley
1712 de 2014.
Para efectos de auditoría interna o externa, el expediente oficial es el que reposa en el archivo
de gestión de la Subdirección de Contratación y en el Archivo Central de la Secretaría Distrital
de Integración Social.
De acuerdo con el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, la información relacionada con los
expedientes contractuales está tipificada como Publica Clasificada y Publica Reservada
conforme al Índice de Información Clasificada y de Reserva de la Entidad así:
Nombre o Titulo de la
Nombre o Titulo de la Excepción total
categoría de la Fecha de generación de la información Plazo de clasificación o reserva
Información o parcial
información
INICIO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Limitado hasta la publicación de las
(LICITACIONES, CONCURSO DE MERITOS, Parcial ofertas o adjudicación.ejecutoria del fallo
SELECCCIONES ABREVIADAS) y/o Sentencia
Procesos de Selección
REGISTROS FINANCIEROS Y CONTABLES
contractual
PRESENTANDOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Limitado hasta la solicitud de autoridad
Total
CONTRACTUAL (LICITACIONES, CONCURSO DE MERITOS administrativa o por orden judicial.
Pública Clasificada y Y SELECCCIONES ABREVIADAS) .
Pública Reservada
Información personal o INFORMACIÓN PERSONAL DE CADA UNO DE LOS Limitado hasta la solicitud de autoridad
Total
familiar de Contratistas CONTRATISTAS administrativa o por orden judicial.
De acuerdo con lo previsto en el Acuerdo 002 de 2014, una vez concluidos los trámites
administrativos, de acuerdo con los criterios de aplicación de los periodos de retención previstos
en el presente instructivo, se deberá diligenciar e incorporar al expediente del contrato el FOR-
BS-001“Acta de cierre del expediente contractual”.
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EXPEDIENTES CONTRACTUALES
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Los periodos de retención hacen relación a la vida útil de los expedientes contractuales de
acuerdo con la valoración efectuada para la elaboración de la Tabla de Retención Documental
de la Secretaría Distrital de Integración Social.
Una vez cumplido los periodos de retención, los expedientes deberán ser transferidos de los
archivos de gestión de la Subdirección de Contratación de la Secretaría Distrital de Integración
Social, cumpliendo con los requisitos previstos en el presente instructivo. La transferencia
primaria se surtirá dos (2) años después del cierre del expediente, acompañados del inventario
documental correspondiente y conforme al cronograma establecido por el área de Gestión
Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera.
Las tapas legajadoras con que se arman las carpetas de los expedientes de contractuales
contienen un rótulo pre impreso, el cual debe ser diligenciado con bolígrafo negro de tinta seca,
así:
Subserie: Para todos los casos será alguna de las subseries de “Contratos” definidas en la
actTRD para la Subdirección de Contratación.
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Nombre del expediente: registrar el nombre del contratista y el número del contrato.
Las cajas de cartón X-200 para el almacenamiento de los expedientes contractuales contienen
un rótulo preimpreso, el cual debe ser diligenciado con bolígrafo negro, así:
Subserie: Para todos los casos será alguna de las subseries de “Contratos” definidas en el
numeral en la TRD.
Fechas extremas: Registrar la fecha inicial de la primera carpeta y la fecha final de la última
carpeta que se almacene en la Caja de Cartón X-200. Este campo solo se diligencia al
momento de efectuar la transferencia primaria.