 ELABORACIÓN DE GRÁFICOS EN EXCELL

Los gráficos, son utilizados con el fin de visualizar mejor la información, no sustituyen
al CUADRO, antes por el contrario lo complementan. Algunos lo consideran como algo
decorativo del informe, pero esto no es cierto, ya que ayuda a mostrar la información
mucho más rápida y agradable, que la obtenida a través del TEXTO o del mismo
CUADRO.

El EXCEL es una buena herramienta para la elaboración de GRAFICOS, ofreciéndonos

variadas formas de presentación, tales como:

COLUMNAS CIRCULAR ANILLOS BURBUJAS

BARRAS DISPERSION RADIAL COTIZACIONES

LINEAL AREAS SUPERFICIE

De las anteriores opciones, las primeras cuatro (4) son las más utilizadas, las que a su
vez son muy sencillas, para mostrar mejor la información.

Como ejemplo, para indicar el proceso que se sigue en la elaboración de una GRAFICA
consideramos como información (cualitativa) la matrícula de 5.100 alumnos,
distribuídos por facultades, en una institución universitaria de la capital.

CUADRO No 1. ALUMNOS MATRICULADOS POR FACULTAD

EN EL INSTITUTO X (primer semestre de 2002)

FACULTAD NUMERO DE ALUMNOS %

Administración 800 15.69

Contaduría 600 11.76

Derecho 1,200 23.53

Economía 700 13.73

Ingeniería 1,300 25.49

Sicología 500 9.80

Total 5,100 100.00

 Digitamos la anterior información en una hoja de cálculo EXCEL, recomendando
aumentar el ancho de las columnas (la primera) a fin de lograr una mejor
presentación.

 Activamos las CELDAS que contienen la información o datos que deseamos

graficar, incluidos los TITULOS y ROTULOS. En este caso consideramos las
columnas: Facultades y Número de alumnos.

 Procedemos a hacer CLIC sobre el ICONO ASISTENTE PARA GRAFICOS, con el cual
aparece en pantalla ASISTENTE PARA GRAFICOS (paso 1 de 4). También EXISTE LA

OPCIÓN menú INSERTAR, haciéndose CLIC en gráficos

 Seleccionamos el TIPO DE GRAFICO que deseemos crear, haciendo CLIC en el. En

nuestro caso consideramos COLUMNAS

 Procedemos a ubicar el SUB-TITULO DEL GRAFICO, optando por uno de los

DISEÑOS que se presentan, teniendo en cuenta siete (7) posibilidades. Hacemos
CLIC en el primero de ellos, estando activada la ficha TIPO ESTANDAR.
  Podemos ver el GRAFICO elegido, utilizando para ello la VENTANILLA
correspondiente a PRESIONAR PARA VER MUESTRA; si estamos de acuerdo con
ella, hacemos CLIC en CONTINUAR, si por el contrario no nos gusta se hará una
nueva selección.

 Llegamos a la figura ASISTENTE DE GRAFICO – PASO 2 de 4. Como ya habíamos

activado las CELDAS correspondiente a la información a graficar, lo mismo la
ficha RANGO DE DATOS. En el área SERIES ofrece dos alternativas.

Filas Columnas

Señalamos o hacemos CLIC en COLUMNAS

Es de anotar, que hubo una OPCION DE TIPOS PERSONALIZADOS, los cuales nos
permitirían hacer modificaciones al GRAFICO.

También se presenta la opción SERIE que nos permite AGREGAR o QUITAR aquello que
deseamos que aparezca o desaparezca.

Podemos hacer CLIC en < ATRÁS para retroceder en cualquier momento, para llegar a
un paso previo, a fin de realizar cambios cuando sea requerido.

 Hacemos CLIC en SIGUIENTE > donde aparece la tercera ventana

correspondiente al ASISTENTE DE GRAFICOS, paso 3 a 4, que nos permite
mejorar la presentación del GRAFICO, en cuanto se refiere a: TITULOS; EJES DE
CATEGORÍA (X) y los VALORES DE (Y); LINEAS de división; LEYENDA; ROTULOS de
datos; y TABLAS de datos.

 Nuevamente hacemos CLIC en SIGUIENTE > ofreciendo la cuarta ventana de

ASISTENTE DE GRAFICOS, con dos (2) opciones:

Como una HOJA NUEVA: mostrando el gráfico en la misma hoja, denominada HOJA DE
GRAFICO
Como OBJETO: mostrando el gráfico en la misma hoja de cálculo, donde están los datos
utilizados en la elaboración del mismo.

 Hacemos CLIC sobre TERMINAR, a fin de completar el GRAFICO, de acuerdo con

los parámetros que usted ha establecido durante el proceso descrito.

 Finalmente, lo arreglamos, hacemos CLIC en el área del gráfico, le damos la

opción COPIAR, y luego lo PEGAMOS donde quiera que estemos realizando el
informe o trabajo
 ALUMNOS MATRICULADOS POR FACULTAD
Nº alumnos EN EL INSTITUTO X (primer semestre de 2002)

1.400
1.200
1.000
800
600
400
200
0 Facultad
Administración Contaduría Derecho Economía Ingeniería Sicología
  ALGUNOS CAMBIOS QUE SE PUEDEN REALIZAR EN EL GRAFICO

Luego de haber realizado el último paso para crear el gráfico en una hoja electrónica,
se tienen varias opciones para desplazarlo o moverlo. Para ello nos posicionamos con
el MOUSE sobre un área blanca del gráfico, lo punteamos con el MOUSE y arrastramos
el gráfico a una nueva localización, apareciendo una línea de puntos que nos muestra
la nueva localización establecida.
 CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN GRAFICO:

Se puede cambiar: la altura, el ancho y la altura del gráfico, al mismo tiempo.

 Cuando hacemos CLIC sobre un área blanca, varias manijas aparecen

alrededor del gráfico. Observamos que en el CENTRO (arriba y abajo) aparecen
dos (2) manijas, los que permiten cambiar la altura. A los lados, en el centro,
aparecen otras dos manijas que permite cambiar el ancho. Y en las esquinas se
tienen cuatro (4) manijas para modificar ya sea el ANCHO y/o la ALTURA.

 Nos posicionamos en la manija elegida, haciendo CLIC en ella, y la arrastramos

hasta el lugar en el cual logramos el tamaño que deseamos

 Hacemos CLIC por fuera del gráfico, de esta manera aparece el nuevo tamaño
elegido
  Se pueden realizar una gran variedad de cambios en el gráfico: color, tamaño
de los títulos y subtítulos, estilo, emplear tramas, para ello acudimos a la BARRA
DE HERRAMIENTAS GRAFICO, la cual nos despliega una lista de OBJETOS DEL
GRAFICO, seleccionando aquellas que nos permitan introducir los cambios que
sean necesarios.

Si se desea por ejemplo ampliarlo a la derecha, procedemos de la siguiente manera, tal

como se observa en las dos (2) figuras, que aparecen a continuación:
A continuación se observan: FORMATO DEL ÁREA DEL GRÁFICO; OPCIONES DEL GRÁFICO .
La persona interesada en conocer otras opciones puede seleccionar: FORMATO DE
PLANOS LATERALES; EFECTOS DE RELLENO; FORMATO DE EJES , entre otros.
  GRAFICO CIRCULAR O PASTEL

Este gráfico CIRCULAR se hace muy conveniente su uso, cuando la(s) característica(s)
que se quieren visualizar son ATRIBUTOS o CUALITATIVOS, tal como en el ejercicio que
se realizó anteriormente al aplicar la gráfica de BARRAS, para lo cual consideramos la
matrícula de 5.100 alumnos en una institución universitaria de la capital.

Vale la pena tener en cuenta que este tipo de gráfico no es muy indicado, en aquellos
casos donde la característica presenta numerosos aspectos, tal es el caso del ejercicio
que nos ocupa, si la institución tuviera más de 10 facultades, esto haría un gráfico muy
recargado y no se lograría una buena visualización de la información. El proceso que se
sigue en la graficación es muy similar al de las barras. Veámoslo:

 Tomamos la misma información digitada para la gráfica de barra.

 Activamos las CELDAS respectivas, incluyendo los TITULOS, en este caso
FACULTADES, y NUMERO DE ALUMNOS.
 Nos ubicamos en la BARRA DE HERAMIENTAS, haciendo CLIC en el ICONO:
ASISTENTE DE GRAFICOS, apareciendo la ventana correspondiente al PASO DEL 1 A
4 – TIPO DE GRAFICO.
 Seleccionamos CIRCULAR y uno de los SUB-TIPO DE GRAFICO; optamos por el
primero de los seis (6) que nos ofrece, y hacemos CLIC en la opción SIGUIENTE >
 De ahí en adelante tenemos tres (3) pasos, similares a los mostrados en el
GRAFICO DE BARRA, de acuerdo con la siguiente presentación, tal como se puede
observar, en los seis pantallazos que aparecen a continuación:
Si se le da la opción de ROTULO DE DATOS, aparecerá cada porcentaje

Finalmente, se puntea la gráfica y se pega en el informe o tarea que se este realizando.

Porcentaje de alumnos maticulados por facultad
en el Instituto X (primer semestre de 2002)

9.80%
15.69%
Administración
Contaduría

25.49%
11.76% Derecho
Economía
Ingeniería

23.53% Sicología
13.73%
  GRAFICO DE LINEA

De gran aplicación en las denominadas SERIES DE TIEMPO O SERIES CRONOLOGICAS ,

donde una de las variables corresponde al TIEMPO (X) (años, meses, días etc) y la
segunda la variable investigada (Y), en nuestro caso PRODUCCION (mill $) y/o COSTO
(mill $). Recordemos que en el eje horizontal o abscisa van los valores
correspondientes a la variable tiempo y en el eje vertical u ordenada los valores de la
variable (Y) producción y/o costo.

CUADRO No 2. PRODUCCIÓN Y COSTO

DE LA EMPRESA X
(1996 – 2002)

PRODUCCIÓN (mill
AÑOS COSTO (mill $)
$)

1996 26 11

1997 38 20

1998 30 15

1999 62 42

2000 47 36

2001 72 51

2002 87 62

 Una vez construida la tabla en una hoja electrónica EXCEL, se deben activar las
celdas correspondientes a PRODUCCION Y COSTO, incluyendo los títulos de las
columnas.

 En la barra de herramientas, hacemos CLIC en el icono: ASISTENTE DE

GRAFICOS, apareciendo la figura – paso 1 de 4 – tipo de gráfico.
  Seleccionamos LINEAS y el cuarto TIPO DE GRAFICO, de los siete (7) opciones
que nos muestran.

Nota: importante para graficar se debe borrar o quitar el título AÑOS.

Y finalmente, debe aparecer la gráfica:

Luego de este paso, se puntea el GRAFICO (se le hace CLIC), y se copia en el informe o
tarea que se esté realizando.

Producción y Costos de la Empresa X.

1996 - 2002

100
80
60
(Mill $)

40
20
0
1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002
Años

Producción (mill $) Costo (mill $)

  NUBE DE PUNTOS O DIAGRAMAS DE DISPERSION

Esta gráfica es utilizada en el ANALISIS DE REGRESIÓN, es decir, cuando se trabaja

simultáneamente con dos variables, a fin de visualizar mejor la información y decidir
cual es la función (lineal, parabólica, exponencial, logarítmica) que más se ajusta a ese
conjunto de puntos.

 Con los datos utilizados en el cuadro No 2, la representación gráfica, eligiendo

el primer SUB-TIPO DE GRAFICOS y las variables PRODUCCION Y COSTO, se tienen
los siguientes resultados:
 Diagrama de dispersión de Producción y Costo de la
Empresa X (1996 - 2002)

100
90
80
70
(Mill $)

60
50
40
30
20
10
0
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003
Años

Producción (mill $) Costo (mill $)

 ELABORACIÓN DE CUADROS (TABLAS) Y GRÁFICAS CON

DATOS AGRUPADOS

Anteriormente trabajamos con datos sin agrupar, tal como generalmente se hace para
calcular algunas medidas de posición y/o de dispersión, así mismo, en la elaboración de
gráficas, necesarias en la presentación de informes. Ahora, queremos agrupar la
información en cuadros o tablas, que nos permitan visualizar en forma rápida
resumida un conjunto de datos, por grande que ella sea.

En primer lugar, procedemos a identificar y clasificar las características en la población

hipotética de 1.080 estudiantes, matriculados en un centro educativo de la capital del
país, así:
 Variable - Número de libros leídos
 
 discreta - Número de hermanos por alumno
 - Edad (niño) por alumno
Caracterís ticas  
Variable - Peso (kilos) por alumno
Cuantitati vas  
- Estatura (centímetr os) por alumno
Continua 
 - Calificaci ones en las pruebas del ICFES

 
 - Calificaci ones promedio en matemática s

- Matriculad os por facultad

Caracterís ticas 
- Clasificac ión de alumno por sexo
Cualitativ as 
- Situación laboral del alumno

A continuación, determinamos si se hace la clasificación sobre el total de la población,

o si por el contrario la información corresponde al de una muestra. En nuestro caso,
procedemos a trabajar con los datos del segundo caso, para ello nos trasladamos al
cuadro Nº 4, que aparece casi al principio de este pequeño manual que EXCEL nos
ofrece como herramienta en la aplicación y desarrollo de los diferentes métodos que
ofrece la estadística.
La información consignada en el cuadro N° 4, correspondiente a 50 alumnos, es la
siguiente:
En el caso de las VARIABLES DISCRETAS, los cuadros o tablas elaboradas manualmente,
para las dos características, fueron las siguientes:

NÚMERO DE
NÚMERO DE LIBROS
LEÍDOS
ALUMNOS

1 2

2 17

3 9

4 3

5 4

6 5

7 2

8 3
 NÚMERO DE NÚMERO DE

HERMANOS ALUMNOS

0 12
10 3 1 13
11 1 2 6
12 1 3 12
Total...... 50 4 1

5 1

6 4

8 1

Observemos ahora, cómo procedemos a Total... 50

elaborar las tablas de frecuencias y cómo
EXCEL nos permite elaborar la gráfica o gráficas correspondientes a dichos datos, para
ello se realizan los siguientes pasos:

 Identificamos la variable, en este caso corresponde a: número de hermanos

ubicados desde la celda D3 hasta la celda D52. En el cuadro Nº 4, esta variable
se localiza en la cuarta columna, identificada en la hoja de cálculo por D.

 En otras celdas y columna correspondiente a la hoja de cálculo (desde M6,

hasta M14) tecleamos el título CLASE y a continuación (debajo) en orden
ascendente se teclean los valores que toma la variable, siendo: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6,
8, tal y como aparecen a continuación:
 Se procede a seleccionar el menú desplegable HERRAMIENTAS

 Hacemos CLIC en ANÁLISIS DE DATOS

 Elegimos la opción HISTOGRAMA

Opción Histograma
Nos aparece un cuadro de diálogo HISTOGRAMA, el cual nos presenta unas casillas que
deben ser diligenciadas, siendo:

 En el RANGO DE ENTRADA se debe teclear D3 : D52

 Con el cursor nos ubicamos en el RANGO DE CLASES, el cual lo hemos establecido

como M7 : M14

 Nos situamos en RANGO DE SALIDA el cual debe activarse haciendo CLIC en el

círculo que se antepone y tecleamos en esa casilla activada la posición inicial
que podría ser N18, donde a partir de esa CELDA comenzará a aparecer la
columna con los valores de la tabla o distribución de frecuencias
correspondiente.

 Si además del cuadro nos interesa crear el gráfico, EXCEL lo realiza como
HISTOGRAMA, cuando en realidad es un gráfico de BARRAS. Para obtener la
representación gráfica, se debe seleccionar la opción CREAR GRÁFICO.

 Finalmente hacemos CLIC en ACEPTAR

Una vez hecho el CLIC en ACEPTAR, obtenemos en pantalla los resultados esperados, es
decir, se tendrá el cuadro de frecuencias con sus respectivos valores de clases, desde
N17 hasta N27, a su lado debe aparecer la gráfica, por haberse seleccionado la opción
CREAR GRAFICO.

A continuación se presentan los resultados, en el cual aparece la TABLA FRECUENCIAS

acompañada de la GRAFICA muy parecida a la GRAFICA DE BARRAS
Luego de finalizado el procedimiento anterior, se procede a trasladar la figura a un
procesador de texto para efectos de presentación.
Nota: (1) La línea que puede aparecer en este tipo de gráfico, corresponderá a un
DIAGRAMA DE FRECUENCIAS PORCENTUALES, cuando señalamos o hacemos CLIC en
PORCENTAJE ACUMULADO.

(2) El anterior procedimiento se puede aplicar en la variable correspondiente al

número de libros por alumno.

(3) Se pueden reemplazar los títulos de la tabla, por los de la variable, tal como se
identifica en el estudio.

(4)Observe que EXCEL incluye una última clase como Y MAYOR por si existen valores
superiores.

En el SEGUNDO CASO, cuando se trata de variables continuas, las distribuciones de

frecuencia elaboradas manualmente, para tenerlas como punto de referencia, no
como resultados definitivos, son las siguientes:

EDAD
FRECUENCIAS CLASE
(años)
 15 < 18 15 16,5 Siendo:

18 < 21 18 19,5 m=6 C=3

21 < 24 11 21,5 Xmax = 32

24 < 27 4 24,7 Xmin = 15

27 < 30 1 28,5 Rango = 17

30 < 33 1 31,5 Rango = (nuevo) = 18

Total 50 -

PESO
FRECUENCIAS CLASE
(kilogramos)

45 < 52 3 47,5 Siendo:

52 < 59 9 54,5 m=6 C=7

59 < 66 14 61,5 Xmax = 86

66 < 73 12 68,5 Xmin = 46

73 < 80 3 75,5 Rango = 40

80 < 87 9 82,5 Rango = (nuevo) = 42

Total 50 -

ESTATURA
FRECUENCIAS CLASE
(centímetros)

138 < 144 2 141 Siendo:

144 < 150 0 147 m=7 C=6

150 < 156 1 153 Xmax = 178

156 < 162 9 159 Xmin = 140

162 < 168 13 165 Rango = 38

168 < 174 18 171 Nuevo rango = 42

174 < 180 7 177

Total 50 -
 CALIFICACIONES FRECUENCIAS CLASE

258 < 280 7 269 Siendo:

280 < 302 14 291 m=7 C = 22

302 < 324 16 313 Xmax = 410

324 < 346 3 335 Xmin = 260

346 < 368 4 357 Rango = 150

368 < 390 2 379 Nuevo rango = 154

390 < 412 4 401

Total 50 -

Consideremos como ejemplo en el desarrollo de este manual (aplicación de EXCEL), la

característica CALIFICACIONES de los alumnos en las PRUEBAS realizadas por el ICFES.

El procedimiento que se debe seguir con esta VARIABLE CONTINUA, es casi igual al
establecido para la VARIABLE DISCRETA, ya que trabajamos con MARCAS DE CLASE, sin
embargo vale tener en cuenta la forma como muchos proceden, es decir, consideran
para cada CLASE el valor superior de cada intervalo de clase. Cualquier procedimiento
que se adopte, las frecuencias para cada intervalo lógicamente deben cambiar en la
mayoría de los casos.

Nuevamente, se tiene como referencia los datos del cuadro Nº4, donde la variable
CALIFICACIONES se ubica en la hoja de cálculo en la columna H desde H2 hasta H51.

Procedimiento a seguir utilizando EXCEL

 En primer lugar seleccionamos el menú HERRAMIENTA

 Entre las opciones que se ofrecen, hacemos CLIC en ANÁLISIS DE DATOS

 En las nuevas opciones, seleccionamos HISTOGRAMA

 Nos aparece un cuadro de DIALOGO, pasos que se visualizan a continuación.

MENÚ HERRAMIENTAS – OPCION ANÁLISIS DE DATOS
 FUNCIÓN HISTOGRAMA

 Procedemos a teclear en las casillas que nos ofrece el cuadro de diálogo

histograma

 RANGO DE ENTRADA. Nos ubicamos en la tabla Nº 4 que contiene los 50 datos

obtenidos al seleccionar la muestra; identificamos la columna que muestra la
información correspondiente a la variable CALIFICACIONES, en este caso nos
ubicamos en la columna H, por lo tanto tecleamos el RANGO, así H3:H52

 RANGO DE CLASES. En la hoja de cálculo nos ubicamos en una celda por ejemplo
N2 y tecleamos CLASE, luego en la CELDA N3 el primer valor de la variable
(marca de clases) siendo 269; en la CELDA N4 corresponderá 291 y así
sucesivamente. El rango será de N3:N9.
A continuación, observamos que el cuadro de diálogo nos solicita el RANGO DE SALIDA,
en nuestro caso podría ser por ejemplo N12, de está manera fijamos el espacio o las
CELDAS donde debe aparecer la DISTRIBUCIÓN DE FRECUENCIAS

 Si deseamos crear el GRAFICO, además del cuadro, seleccionamos la opción

CREAR GRAFICO, haciendo CLIC en el círculo pequeño que lo identifica,
obteniendo de esta manera un gráfico de BARRAS que EXCEL lo denomina
HISTOGRAMA.

 Finalmente hacemos CLIC en ACEPTAR, apareciendo en pantalla aquello que

queríamos obtener, es decir, el CUADRO con la GRAFICA respectiva

CUADRO DE DIALOGO DE HISTOGRAMA

A continuación se presentan las gráficas, ya elaboradas de acuerdo al procedimiento
anterior, para las variables: PESO y ESTATURA de los alumnos matriculados en un
determinado plantel. Es de anotar, que dependiendo del número de marcas de clase,
del número de intervalos, así mismo del límite inferior y/o superior, deberán cambiar
las frecuencias absolutas.

PESO DE LOS ALUMNOS

ESTATURA DE LOS ALUMNOS