TALENTO HUMANO

APRENDICES

YAJAIRA CATERINE ORTEGA QUINTERO

NUBIS ELENA DIAZ GAONA

FICHA: 1904819

INSTRUCTORA

LUZ MARINA ARIAS TORRES

SENA
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL
CENTRO CIES
2020
 PROGRAMA DE INDUCCIÓN – REINDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

1. OBJETO

Establecer directrices que orienten las actividades de inducción al personal que

ingrese a la entidad. Para los colaboradores antiguos relacionado con los cambios
o actualizaciones y capacitaciones que contribuyan al mejoramiento institucional,
fortaleciendo las competencias laborales, conocimientos y habilidades de
formación.

2. ALCANCE

Inicia desde la programación de las actividades hasta la realización de la inducción

y reinducción a todos los colaboradores. La inducción se realizara cada vez que
ingrese un nuevo colaborador y la re inducción se llevara a cabo cada dos años a
todos los colaboradores de YAMARY.COM.

3. DEFINICIONES

INDUCCIÓN: Se define como procesos de información y capacitación dirigidos a

facilitar y fortalecer la integración del nuevo colaborador a la cultura organizacional.

INDUCCION ADMINISTRATIVA: Proceso orientado a facilitar la adaptación del

funcionario de acuerdo con su tipo de vinculación, precisando sus derechos,
responsabilidades, y trámites necesarios para formalizar su vinculación, que le
facilite la iniciación de su vida laboral y le permita desarrollar sentido de pertenencia
para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

INDUCCIÓN INSTITUCIONAL: Proceso mediante el cual se facilita la integración

del funcionario que se vincula a la Entidad, para que tenga un conocimiento claro y
suficiente de la institución, en el cual se presenta información general del COPNIA
y de cada uno de los procesos que son de interés para todas las personas que
trabajan en la Entidad.

INDUCCION AL PUESTO DE TRABAJO Proceso que proporciona un

entrenamiento inicial en el puesto de trabajo al colaborador a través de herramientas
que le guíen y un acompañamiento presencial, con el fin de generar claridad de las
funciones propias y su rol en el grupo de trabajo, facilitando su desempeño
EVALUACION DE APRENDIZAJE: Es la actividad en la que se determina el grado
de comprensión de los conocimientos adquiridos y la aplicación de estos en el cargo
que desempeña.

ORGANIZACIÓN: Una compañía, corporación, firma, empresa o institución, o parte

de las mismas, constituidas como sociedad o no, pública o privada, que tiene sus
propias funciones y su propia administración

NORMA: Descripción emitida por el gobierno o una industria sobre las

características esenciales de un artículo o actividad. Las normas pueden ser
específicas para cada producto, específica para cada usuario o genéricas.

COMPROMISOS LABORALES: Son los resultados, productos o servicios

susceptibles de ser medidos, cuantificados y verificados, que deberá entregar el
colaborador en el periodo de evaluación determinado, de conformidad con los
plazos y condiciones establecidas.

CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES: Los colaboradores deben

concertar con el Jefe Inmediato los compromisos laborales en el marco de las
indicaciones correspondientes a la evaluación del desempeño laboral.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Es una herramienta de gestión que, con base en

juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al
cumplimiento de las metas institucionales de los empleados en el desempeño de
sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se
fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio.

REINDUCCIÓN: Está dirigida a reorientar la integración del antiguo colaborador a

la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los
asuntos a los cuales se refieren sus objetivos

CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación

no formal como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de
Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la
generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes,
con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios y al eficaz
desempeño del cargo

4. RESPONSABLES DEL PROGRAMA

La responsabilidad del programa está a cargo del Jefe Administrativo y Financiero,

los cuales conducen el proceso, motivan a los participantes y suministran la
información general sobre YAMARY.COM.
La inducción y reinducción práctica o específica es responsabilidad de los
coordinadores de las unidades funcionales, quienes asumen la misma de acuerdo
a los nuevos y antiguos colaboradores.

Es responsabilidad del área de Gestión Humana y del funcionario con personal a

cargo, establecer la ruta de inducción de los cargos pertenecientes al área de
desempeño.

Es responsabilidad del área de Gestión Humana programar con anterioridad al

ingreso del personal, el plan de Inducción, entregarlo e indicar las condiciones de
realización y devolución de este.

El Área de Gestión Humana es responsable de recibir y presentar al nuevo

colaborador, mediante recorrido en la entidad o información vía correo electrónico,
o intranet.

Cuando se produce un traslado en la entidad, el Profesional de Gestión Humana es

el encargado de coordinar la re-inducción al empleado trasladado según sus nuevas
funciones, y es responsabilidad del Jefe Inmediato realizar la inducción a cargo en
puesto de trabajo.

5. QUIÉNES PARTICIPAN DEL PROCESO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Colaboradores que ingresan a la institución.

Colaboradores que asumen un nuevo cargo por ascenso o promoción.

Colaboradores reubicados o trasladados por requerimientos del servicio.

Todos los colaboradores de la planta de personal de la institución.

6. VINCULACIÓN Y RECIBIMIENTO DEL NUEVO COLABORADOR

Recibir cálidamente a los nuevos colaboradores de la Empresa, mediante de

entrega de carta de bienvenida por parte del personal operativo de recursos
humanos y realizar la presentación ante los directivos de YAMARY.COM. Con ello,
además de proporcionarles a los nuevos colaboradores una impresión positiva de
la empresa, se procede a recibirlos formal e institucionalmente, brindándoles,
además el conocimiento básico sobre quiénes son sus jefes.

Realizar presentación del nuevo colaborador en todos los servicios de

YAMARY.COM dándole a conocer las instalaciones físicas de la entidad y los
compañeros de trabajo. Responsable: Personal operativo de recursos humanos.
 7. PRESENTACION DE LA ENTIDAD

El conocimiento institucional dado a los colaboradores, se orienta hacia aspectos

fundamentales de la entidad, como misión, visión, plataforma estratégica, código de
ética, políticas institucionales, estructura organizacional, portafolio de servicios,
procurando que la información que se ofrezca favorezca la integración, la
participación y el aporte del colaborador al cumplimiento de los objetivos y metas
organizacionales. Responsable: Jefe Administrativo y Financiero.

8. PRESENTACION DE CONCEPTOS BASICOS PARA EL DESARROLLO DE

FUNCIONES

Se debe brindar a los nuevos colaboradores que hacen parte de la empresa un

conocimiento detallado sobre los diferentes conceptos básicos (Planes de
Mejoramiento, Proceso de Acreditación y habilitación, Programa de Salud
Ocupacional, Plan de Emergencias y Desastres, Reglamento Interno de Trabajo,
Normas de Bioseguridad, Control Interno, Sistemas de Información, evaluación del
desempeño, normatividad aplicable según el tipo de vinculación laboral del
colaborador), situaciones administrativas (sistemas de compensación, manejo de
situaciones laborales diversas), que se llevan a cabo en la empresa con miras a
obtener de estos su compromiso y liderazgo de los mismos. Ver Responsables de
la ruta de inducción.

9. UBICACIÓN CON RELACIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

El jefe de la unidad funcional, es la persona encargada de capacitar al nuevo

colaborador en el puesto de trabajo y de ubicarlo en su puesto, indicando sus
funciones o responsabilidades según el Manual de Funciones o Manual de
Procesos, al igual los protocolos, guías procedimientos necesarios para que se
puedan desarrollar sus funciones de forma adecuada, este nuevo colaborador es
quien entra por primera vez a la empresa o también una persona ya antigua que es
trasladada a otro cargo, o a la cual se le asignan nuevas funciones.

El Jefe de la unidad funcional deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Prepara al grupo con anticipación a la llegada del nuevo colaborador, el jefe

de la unidad funcional respectiva motiva a su grupo de trabajo para que lo
acojan y lo reciban adecuadamente, prevé el sitio físico donde va a quedar
ubicado.
2. Presentación: el Jefe de la unidad funcional respectiva presenta al nuevo
colaborador con los compañeros de trabajo, con personas de otras áreas por
razón de diferentes tipos de relaciones.
 3. Objetivos propuestos y funciones principales de la unidad funcional: se
explica al nuevo colaborador los objetivos, funciones, horarios de trabajo,
situaciones administrativas y procesos en los que el participa, destacando la
responsabilidad y el compromiso con los cuales deben ser asumidos.
4. Proporciona los elementos de trabajo: el jefe de la unidad funcional debe
garantizar al nuevo colaborador los equipos y elementos indispensables para
el desempeño del cargo, los cuales dependerán de la naturaleza del mismo.
5. Hace seguimiento y evalúa tanto al colaborador como al proceso: el jefe de
la unidad funcional, está pendiente de que el proceso de inducción del nuevo
colaborado dentro del área de trabajo avance de acuerdo con el plan
establecido y que se logre un aprendizaje práctico del desempeño de las
funciones. Igualmente, retroalimenta a la oficina de gestión humana sobre la
calidad del proceso y hace las sugerencias que considere pertinentes.

10. EVALUACION DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN

a) Evaluación de la Percepción del Colaborador: Esta busca conocer en detalle el

concepto que tiene el colaborador en inducción con el fin de retroalimentar al
equipo participante del programa y establecer los correspondientes planes de
mejoramiento para aquellos aspectos débiles del proceso.
b) Evaluación de la Compresión de los conceptos expuestos en el programa de
inducción: Este tiene por objeto conocer el grado de entendimiento de los
conceptos dados a conocer en los diferentes temas tratados en el programa.
Responsable: Personal operativo de recursos humanos.

11. CRONOGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

ACTIVIDAD TEMAS RESPONSABLES TIEMPO

a. Posesión del nuevo colaborador Personal operativo 1 hora

b. Comunicación escrita (bienvenida). de recursos
VINCULAR Y c. Presentación de los directivos y humanos.
RECIBIR AL compañeros de trabajo.
COLABORADOR
 *Reseña Histórica de la entidad. Jefe Administrativo y 1 hora
(Presentación Power Point) Financiero
*Plataforma estratégica (video)
*Estructura Organizacional
(Presentación)
*Tipos de vinculación laboral
PRESENTACION DE *Presentación de comités
LA ENTIDAD (administrativos)
*Evaluación de desempeño
(Presentación).
*Situaciones administrativas
(Presentación).
*Código de Ética (Presentación).
*Manual de Funciones.
*Procesos de Gestión Humana.

Normas de bioseguridad. Asesora de Salud 1 hora

Programa de salud ocupacional. Ocupacional

Portafolio de servicios (video) Subgerente 1 hora

Presentación de comités Asistencial
(asistenciales)
Deberes y derechos de los
usuarios (video).
Protocolos, guías de
procedimientos Plan de
Emergencias.
Procesos

Escucha activa al usuario (video). Asesora de Calidad 1 hora

Procesos.
Procedimientos de control interno. Asesor Control 1 hora
Modelo estándar de control interno Interno
Normatividad existente. Planes de
mejoramiento. Mapa de Riesgos
Sensibilización autocontrol y a
regulación.

PRESENTACION DE Contratación con EPS Asesor de 1 hora

LA ENTIDAD facturación
 *Presentación del colaborador a
sus compañeros de trabajo.
*Indicar al nuevo colaborador los
objetivos propuestos dentro de la
UBICACIÓN CON empresa, y las funciones Jefe Inmediato 1 hora
RELACIÓN AL principales asignadas a la misma y
PUESTO DE procesos en los que el colaborador
TRABAJO participa.
*Proporcionar los elementos de
trabajo.
*Hacer seguimiento y evaluación
tanto del colaborador como del
proceso.
*Evaluación del desempeño.
*Política salarial.
*Roles y responsabilidades

*Normas que rigen la empresa

*Reglamento Interno de trabajo
PRESENTACION DE *Procesos Disciplinarios. Asesor Jurídico 1 hora
LA EMPRESA *Proceso de Contratación.
*Manual de Interventora.
*Restricciones de uso.
*Manejo de sistemas para quien
CONOCIMIENTO Y aplique Intranet. Coordinador de 1 hora
MANEJO DE *Copias de seguridad. sistemas de
EQUIPOS, *Impresiones de documentos. información
SISTEMAS DE *Solicitudes de soporte.
INFORMACION *Manejo de la Información

*Especificaciones de los equipos.

*Funciones del equipo.
CONOCIMIENTO Y *Productos del equipo. Jefe Inmediato o 1 hora
MANEJO DE *Condiciones de uso. delegado
EQUIPOS *Custodia de los equipos.
ESPECIALIZADOS *Solicitudes de mantenimiento.
*Solicitudes de soporte.
*Precauciones.
 12. CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN

ACTIVIDAD TEMA RESPONSABLE TIEMPO

El Área de Gestión Humana

solicita las necesidades de
capacitación de las diferentes
DIAGNOSTICAR dependencias. Paralelamente
revisa las prioridades del plan Profesional del
NECESIDADES DE área de recurso
CAPACITACIÓN estratégico, lineamientos de la
dirección, metas humano
presupuestales, evaluaciones
individuales de desempeño,
resultados de auditorías,
análisis de los resultados de la
capacitación del año anterior

Consolida y analiza las

necesidades de capacitación,
verificando que estén
enfocadas al cumplimiento de
los objetivos estratégicos de la
CONSOLIDAR Y entidad y de las áreas, con
PRIORIZAR base en las fuentes de
NECESIDADES DE información mencionadas
CAPACITACIÓN anteriormente y procede a
priorizar las necesidades de
capacitación. Se genera un
documento de Consolidado de
Necesidades de Capacitación
y se presenta a los directivos.
Del ejercicio se reciben
lineamientos para enfocar y
elaborar el Plan Institucional
de Capacitación

El Área de Gestión Humana

notifica al funcionario o los
REGISTRAR A LOS funcionarios con copia al Jefe Técnico
PARTICIPANTES administrativo
Inmediato sobre la inscripción
ANTE PROVEEDOR área de Gestión
Y NOTIFICAR LA con el proveedor a la
capacitación, incluyendo los Humana
INSCRIPCIÓN DE
LA CAPACITACIÓN detalles como fecha, horario y
lugar donde se desarrollará y
 las condiciones específicas de
la participación

El Área de
Gestión Humana
verifica con
anterioridad con
el proveedor, la
logística y
condiciones de la
El Área de Gestión Humana formación. En los
verifica con anterioridad con el procesos de
proveedor, la logística y formación
condiciones de la formación. interna, se debe
En los procesos de formación garantizar el
DESARROLLAR LA interna, se debe garantizar el diligenciamiento
CAPACITACIÓN diligenciamiento de las listas de las listas de
de asistencia, que los asistencia, que
capacitadores preparen con los capacitadores
anticipación las evaluaciones preparen con
de entendimiento de la anticipación las
capacitación y que se realice evaluaciones de
la evaluación de la entendimiento de
capacitación por parte de los la capacitación y
participantes que se realice la
evaluación de la
capacitación por
parte de los
participantes
Finalizada la capacitación el
instructor encargado realizará
la evaluación final de
entendimiento del curso y
enviará al Profesional de
Gestión del área de Gestión Profesional de
Humana informe con los Gestión del área
EVALUAR LAS resultados. Adicionalmente,
CAPACITACIONES de Gestión
se efectúa la evaluación de la Humana / Jefe
capacitación y se tabulan los Inmediato
resultados. En coordinación
con cada Jefe Inmediato,
consolida los datos de eficacia
de la capacitación y su
impacto frente a los procesos
de la entidad, mediante
indicadores y/o conceptos
generales de los jefes para
 evidenciar las posibles
mejoras que se observan en el
desarrollo de la labor de los
funcionarios. Si luego de los
procesos de formación
persisten falencias, se puede
solicitar refuerzo para los
funcionarios que aún se
encuentren débiles en los
temas desarrollados

CERTIFICAR Para las capacitaciones Profesional de

CAPACITACIÓN O externas el contratista debe Gestión del área
ASISTENCIA expedir dicha certificación. de Gestión Certificados
Humana
 13. ANEXOS

PLAN DE INDUCCIÓN

Nombres y Apellidos: ________________________________________________

C.C. ____________________________

Código: _________________________

Área: ___________________________ Cargo: ____________________________

Grado: __________________

TEMAS / ACTIVIDADES ASOCIADAS AL CARGO RESPONSABLE FECHA DE FIRMA RESPONSABLE

REALIZACION

Identificación del
empleo, área
funcional, propósito
principal, funciones,
horario, sede de
trabajo, salario,
INDUCCIÓN manejo de Área de Gestión
ADMINISTRATIVA situaciones Humana
administrativas,
generalidades plan de
Bienestar y Plan de
Capacitación

Presentación de los
procesos de la
entidad a través de
video institucional
INDUCCION por cada área
INSTITUCIONA responsable,
publicados en la
Intranet de la
Entidad (Área
Gestión Humana)

Presentación del
programa de
Seguridad y Salud
en el Trabajo y
capacitaciones
 INDUCCION EN asociadas al Área de Gestión
SEGURIDAD Y SALUD programa Humana
EN EL TRABAJO publicados en la
Intranet de la
Entidad (Área
Gestión Humana)

Presentación del
programa de
INDUCCION EN PUESTO Seguridad y Salud
DE TRABAJO en el Trabajo y
capacitaciones jefe inmediato
asociadas al
programa
publicados en la
Intranet de la
Entidad (Área
Gestión Humana)

CONCERTACION DE
COMPROMISOS
LABORALES Y jefe inmediato
COMPETENCIAS
COMPORTAMENTALES

Confirmo haber recibido toda la inducción arriba mencionada y necesaria para desempeñar las
funcionales asignadas a mi empleo.

Firma funcionario: _____________________________ Fecha:________________________