Los costos de venta o costos de producción, son aquellas erogaciones imputadas

directamente a los bienes o servicios que produce la empresa. tienen relación de

causalidad directa con los ingresos, puesto que los costos, al ser parte integral de
los bienes y servicios, los ingresos no pueden existir sin ellos.
Los costos se restan directamente de los ingresos para determinar la renta bruta,
de la cual se restan las deducciones o gastos, para determinar la renta líquida.
Los requisitos para su deducir los costos son los mismos que para deducir los
gastos, esto es, que deben tener relación de causalidad con los ingreses, deben
ser necesarios y proporcionales.
Los costos deben estar debidamente soportados por documentos válidos. Los
requisitos que deben cumplir los soportes de los costos, son los establecidos en el
artículo 771-2 del estatuto tributario:

Articulo 771-2: Procedencia de costos, deducciones e impuestos

descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre
la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas,
se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los
literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos
contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el
documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos,
deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos
que el Gobierno Nacional establezca.
Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d)
del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones
y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente
contenga la correspondiente numeración.
Parágrafo 2. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y
deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán
aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga
fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del
servicio o venta del bien en el año o período gravable.

Artículo 617: REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA. <Artículo modificado

por el artículo 40 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Para
efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:
A. Estar denominada expresamente como factura de venta.
B. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
C. <Literal modificado por el artículo 64 de la Ley 788 de 2002. El nuevo texto es
el siguiente:> Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes
o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
D. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
E. Fecha de su expedición.
F. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
G. Valor total de la operación.
H. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y
h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente
utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva
las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y
auditoría.
PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no
será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar
copia de la misma.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 de 2005. El
nuevo texto es el siguiente:> Para el caso de facturación por máquinas
registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica,
siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita
individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea
mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.
ARTICULO 618. OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO
EQUIVALENTE. <Artículo subrogado por el artículo 76 de la Ley 488 de 1998. El
nuevo texto es el siguiente:> A partir de la vigencia de la presente ley los
adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las
facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual
que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria
debidamente comisionados para el efecto así lo exijan
Requisitos formales para que los costos y los gastos sean deducibles

1). Verificar las limitantes y prohibiciones de los costos y gastos

establecidas por la ley. El Estado establece en la ley algunas limitantes y
prohibiciones para la deducción de los costos y gastos, que es importante tener en
cuenta al momento de solicitar la deducción de los mismos. Dentro de las
limitantes y prohibiciones encontramos:
 o Limitantes porcentuales: el Estatuto Tributario en su artículo 115 inciso 2,
establece el porcentaje que podrá deducir el contribuyente del pago que
realice por el pago del Gravamen a los Movimientos Financieros (4 x 1000).
La ley señala que se podrá descontar el 50% de dicho gravamen, siempre
que el mismo se encuentre efectivamente pagado
o Limitante por beneficiario del pago: el artículo 85 del estatuto tributario
señala que no serán deducibles los pagos efectuados a vinculados
económicos no contribuyentes del impuesto de renta. Se entiende por
vinculado económico aquella persona con participación en dos empresas
que realizan operaciones entre ellas o entre ellas y sus socios o viceversa.
o Limitante por actividad realizada: Los costos y gastos que se efectúan por
actividades realizadas con paraísos fiscales, no serán aceptados como
deducibles.
o Prohibiciones absolutas: El estatuto tributario establece dos situaciones en
las cuales los costos no serán aceptados como deducibles:
o Pago a proveedores ficticios: Cuando los pagos que se realicen en
beneficio de proveedores ficticios, no serán aceptados como deducibles. La
DIAN cataloga como proveedores ficticios a aquellos que facturen la venta
de bienes o prestación de servicios simulados o inexistentes.
o Pago a proveedores insolventes: los proveedores insolventes son aquellos
que no han pagado sus obligaciones tributarias pendientes con la
Administración y además, trasladaron sus bienes a terceros con el fin de
que la DIAN no pudiese efectuar el respectivo cobro. En este caso, los
pagos efectuados a favor de ellos, no se aceptarán como deducibles.
o Para los dos casos, la DIAN informará en medios de amplia circulación los
proveedores catalogados como ficticios o insolventes, por lo que es
responsabilidad del contribuyente hacer la respectiva consulta. En caso de
alguna duda con respecto al estado de algún posible proveedor, el
contribuyente podrá solicitar la información del mismo ante la subdirección
jurídica de la DIAN.

2). Documentos soporte. Todos los pagos que sean solicitados como
deducibles, deberán estar soportados con la respectiva factura o con un
documento equivalente. Para efecto tributarios, la factura deberá cumplir los
siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre a razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponde a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Cuando el pago se efectúa a una persona natural o jurídica no obligada a
facturar, el proveedor deberá elaborar un documento equivalente que
deberá cumplir con los siguientes requisitos:
11. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria
del pago o abono.
12. Fecha de la transacción.
13. Concepto.
La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del
impuesto sobre las ventas descontable. Ahora bien, la ley señala las condiciones
que debe cumplir el documento equivalente que se debe elaborar cuando un
contribuyente perteneciente al régimen común compra a una persona natural que
no es comerciante o perteneciente al régimen simplificado. En este caso, será el
comprador, es decir, la persona perteneciente al régimen común, quien deberá
elaborar el documento equivalente y el mismo deberá cumplir con los siguientes
requisitos para que sea aceptado como soporte para la deducción de los costos y
gastos:
1. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o
servicios.
2. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o
abono.
3. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
4. Fecha de la operación.
5. Concepto.
6. Valor de la operación.
7. Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación.
3). Pago de retenciones en la fuente. En el caso de los pagos laborales que
sean solicitados como costos y gastos deducibles, se deberá haber pagado la
retención en la fuente generado por los mismos, con el fin de que sean aceptados
como deducibles. Cuando se trate de pagos realizados a personas jurídicas sin
domicilio en Colombia o personas naturales extranjeras sin residencia en el país,
se deberá practicar la retención en la fuente a que haya lugar y efectuar el pago
de la misma, con el fin de que dicho pago (el efectuado al exterior) sea aceptado
como deducible.
Normatividad utilizada
Artículo 87-1, 88, 123, 177-2 y 617 del Estatuto Tributario
Artículo 3, Decreto 3050 de 1997
Artículo 3, Decreto 522 de 2003