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EL TRANSITARIO

(intermediación en servicios de transportes internacionales)

Gestíón práctica avanzada para tener éxito en el


sector de transportes internacionales
EL TRANSITARIO (intermediación en servicios de transportes
internacionales)

Manual práctico….

Como destacar y tener éxito en la gestión de una PYME dedicada a los


Transportes Internacionales.

Introducción:

Pareciendo sobreentendido hoy en día que ser Transitario (ya el vocablo


evoca cierta extrañeza en personas no vinculadas al comercio exterior), está
“chupado” y basta un poco de entrenamiento en alguna multinacional o
empresa afín al gremio para montar una Organización de Transportes
Internacionales, el autor de la presente obra, ha visto emerger y zozobrar a
más de un empresario por desconocimiento de alguno, o varios factores
determinantes del éxito en éste tipo de empresa.

La experiencia propia, que abarca desde la operativa de tráfico, comercial y


administrativa, pasando por diversas empresas multinacionales del sector,
hasta cargos de gerencia y cargos directivos en otras empresas de menor
envergadura, llegando a dirigir una pequeña Empresa propia del sector, en
todas sus facetas, (dirección, administración, ventas, operativa, etc.) en un
lapso de 40 años, han permitido ver la importancia de aportar a la
comunidad interesada una pequeña guía del “savoir faire” que sin duda
puede aportar al éxito en éste tipo de negocio.

El objetivo de éste manual consiste en divulgar a los interesados en ésta


materia, los trucos y las maneras más adecuadas para úna óptima gestión
transitaria, como complemento a los conocimientos básicos de que
disponga el lector en la preparación de documentos de transporte,
condiciones de venta u otros detalles elementales de comercio y para los
cuales existe literatura y cursos especializados suficientes.

Transitario?

Ahora lo llaman “logística integral” aunque el Transitario clásico se ocupa


tradicionalmente sólo de organizar el movimiento de mercancías de un
punto dado a otro en un pais distinto, facilitando la gestión a sus clientes o
actuando por cuenta de intermediarios (agentes/corresponsales).

La definición simple que se entiende mejor, es que el TRANSITARIO, es el


agente de viajes para la carga

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Divido la información de éste manual, a efectos prácticos en los siguientes
aspectos, normalmente controlados por departamentos distintos y personas
diferentes, sin embargo todos muy estrechamente relacionados entre sí,
hasta el grado de no poder funcionar adecuadamente la empresa si no son
conocidas todas las facetas de cada sector, en profundidad, por todos los
operadores en cada sección.

VENTAS

Aquí comienza todo:

Premisas del mercado del capital:

Sin ventas no hay negocio. Si no hay negocio, no hay empresa, si no hay


empresa, no hay empleo.

Premisa de la asignatura de economía: obtener el máximo beneficio con el


mínimo esfuerzo.

Para vender es necesario tener un “producto”

Todas las empresas transitarias y de logística ofrecen servicios normales de


transportes y algunas se especializan en tráficos concretos.

Para la pequeña empresa transitaria resulta imposible competir con las


grandes multinacionales en toda la gama, dado que no existe un plano de
igualdad tarifaria ni, desde luego de infraestructuras propias disponibles.

La solución a ésta situación y, clave del éxito, radica en ocupar “nichos” de


mercado, o sea servicios que no contemplen, o simplemente no puedan
ofrecer las grandes empresas.

Las empresas de transportes multinacionales, necesariamente funcionan


como los hiper-mercados. La atención personal, los caprichos o necesidades
específicas de los clientes no las pueden tener en cuenta .

La pequeña empresa transitaria, en cambio, puede mimar a sus clientes,


conocer sus peculiaridades específicas y actuar con total flexibilidad, p. ej.
atendiendo fuera del horario normal de trabajo, o disponiendo transportes de
valor agregado por razones de urgencia, manipulación, etc. - ¡Este es el
punto fuerte por el que se pueden canalizar nuestros esfuerzos mercantiles!.

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Nuestro producto debe ser:

a) Atractivo

Antes de vender tenemos que saber comprar. Como intermediarios tenemos


que tener a mano los mejores precios y los proveedores idóneos para todas
las situaciones que se nos puedan presentar.

La negociación de compra es casi más importante que la de venta, pues de


ella depende el éxito para obtener una cuota de mercado bajo condiciones de
competitividad.

El precio que vendamos tiene que ser razonable y lógico ;“de mercado”

Si damos un precio a un cliente directo (final) el márgen ha de ser superior


(p.ej.+20% sobre el flete), al que demos a un agente o corresponsal, (p.ej.
+10% sobre el flete) ,pues éste último tambien se tiene que ganar la vida y
vender un precio incrementado a su cliente. No obstante el precio final debe
estar siempre dentro de los límites de competitividad, ofrecer un precio
demasiado bajo merma el resultado y en caso de alguna incidencia
imprevista, incluso nos puede producir una pérdida. Un precio demasiado
elevado nos hace trabajar inútilmente, dado que el receptor de nuestra oferta
simplemente la descartará.

b) Claro.

Un envío determinado tiene que tener un precio claro preciso y total, (si
acaso únicamente con indicación de la base de cálculo en caso de variación
de algún dato a la hora de que se materialice el envío en cuestión.(p. ej.
Precio por kg). Las salvaguardas, reservas y exclusiones deben estar
claramente definidas, en cambio no debe existir información no solicitada o
innecesaria que nos pudiera limitar nuestro márgen de maniobra (indicación
de porteadores/líneas, validez concreta, etc.).

Si nos piden un flete, indicamos el flete. El resto de gastos (FCA/FOB) p.ej,


sólo se ofrecen sí son pedidos o sabemos que los INCOTERMS son EXW
(para el corresponsal, o CFR/DDU/DDP para el cliente nacional)

La información proporcionada debe ajustarse a la oportunidad de negocio


ofrecida por el cliente potencial, con una presentación profesional.

c) Funcional

La información proporcionada debe ser concisa, correcta, completa y fácil


de entender por el cliente potencial.

Una buena fórmula consite en cotizar basados en el 2º precio más


économico entre los que hayamos obtenido de los proveedores de servicio.
Cuando realicemos el transporte usaremos el proveedor más económico
aumentando nuestro márgen, pero, si las circunstancias hacen fallar ésta

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opción, aún tenemos oportunidad de utilizar la opción menos barata pero
cumpliendo con el servicio encomendado y con un márgen razonable.

d) Oportuno

En la prestación de servicios, el tiempo es oro y única materia prima junto


con la información.

Cualquier comunicación recibida DEBE ser contestada de inmediato. Si no


podemos dar respuesta inmediata, con mas razón debemos contestar que
“estamos en ello”, esto tranquiliza a nuestro interlocutor y, al menos, le
queda constancia que hemos recibido su mensaje.

Está demostrado que cada hora de retraso disminuye a la mitad la


posibilidad de tener éxito en formalizar una operación.
(Si el cliente abandona la tienda, es porque se busca la vida, hay mas
comercios que quizas respondan más rápido a mis necesidades en éste
momento – no importa que despues sean más caros -.)

Es una buena práctica, llevar un registro de cotizaciones con el nombre del


interesado, la fecha de solicitud, la fecha de respuesta y un vínculo a la
oferta efectiva. Así sabemos que no se nos ha quedado una oferta “en el
tintero” y cuando el cliente nos encomiende un transporte, enseguida o
dentro de medio año, sabremos qué es lo que hemos ofertado.

e) Fiable

Los precios cambian contínuamente y debemos hacer las reservas oportunas


en cualquier cotización que hagamos, incluso si sólo avisamos un precio por
correo electrónico. Los precios dados por teléfono o verbalmente no tienen
validez – las palabras se las lleva el viento -. Eso sí, si en un breve espacio
de tiempo nos piden un precio determinado para una operación similar, es
imperativo ser consecuente con los precios que se dén. Una variación no
justificada o razonable, motiva la desconfianza inmediata en el receptor de
la oferta y puede hacer peligrar toda la relación previa que haya llevado a
una relación de confianza.

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Operaciones

Entramos en materia….

Se sobreentiende que el lector conoce los términos de venta (INCOTERMS)


así como los procesos y documentos habituales.

Primero definamos el:

a) transporte directo
b) transporte en grupaje o consolidado.

a) Transporte directo: Envío de un exportador a su cliente (remitente


-> destinatario) suele ir a portes pagados y sólo interviene una empresa
transitaria en orígen (salvando excepciones). Las instrucciones, si paga el
exportador las dá el mismo.

b) Transporte en grupaje o consolidado: Igual que a) pero


interviene un corresponsal en destino para “desagrupar” la mercancía.
Normalmente son envíos “rutados”, o sea que el dominio del transporte,
instrucciones y sobre todo, el pago están bajo el control del corresponsal.
Por lo tanto, éstos envíos suelen ser a portes debidos, en cuanto al
destinatario final de las mercancías, pero el documento de transporte
“master” de transitaria a transitaria SIEMPRE es a portes pagados.

Exportación.

1) Orden de transporte
Alguien nos llama o nos escribe para un envío determinado. Porque?

Si es una empresa nacional:


Esencialmente porque tiene un precio ofertado y quiere utilizar nuestros
servicios o
ha recibido una órden de transportar con nosotros por un agente nuestro
quien ha vendido basado en nuestros precios a su cliente el cual a su vez, ha
aceptado las condiciones y por eso “ruta” el envío a traves de nuestros
servicios.

Si es una empresa extranjera:


es un agente/corresponsal que tiene entre manos un envío (si tiene nuestros
precios) o un posible envío (cliente potencial)
Es un importador extranjero que desea contratar nuestros servicios, o
conocer nuestros precios directamente, ignorando las transitarias locales en
su pais..

La clave de nuestra respuesta está en los INCOTERMS.

A mejor entendimiento: quien paga; manda. No hay mas!

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Quien manda?
Según se desprende de lo indicado anteriormente, por norma general, manda
el que nos escribe (la empresa nacional o la extranjera en su caso. No
obstante occure con frecuencia que una empresa nacional que NO paga el
transporte internacional nos pide que realicemos un transporte que en
realidad paga su cliente en el extranjero. Porque?. Básicamente los
fabricantes quieren cobrar antes y quitarse el “stock” de encima cuando han
realizado una venta.y presionan para que enviémos cuanto antes la carga a
su cliente, sin tomar en cuenta que es el cliente en destino quien debe de
decidir cuando y como se debe realizar la expedición de su carga. En éstos
casos es de vital importancia recabar en primera instancia las instrucciones
del corresponsal/agente o en su caso del importador antes de realizar
ningúna operación.

A la inversa ocurre que nuestros agentes/corresponsales presionan para que


realicemos un envío, cuando el proveedor aún no tiene preparada la
mercancía o, en muchos casos aún no ha recibido el oportuno pago o
acuerdo con su cliente. En éstos casos es de vital importancia dar
seguimiento a la operación y servir de intermediario como parte de servicio
extendido de nuestra labor, a fín de llevar a buen término la operación
cuando todas las partes se hayan puesto de acuerdo.

En todo caso, nosotros tenemos el deber de informar puntualmente en


primer lugar a quien ha de pagar el transporte internacional, quien debe
conocer el precio de la operación (porque hayamos realizado la oportuna
cotización general o específica) y por supuesto al proveedor/fabricante si la
operación es rutada desde destino.

Nunca, y por ninguna razón, concepto o motivo podemos tener


correspondencia con los “clientes de nuestros clientes” – los clientes de
nuestros agentes o corresponsales – que en ocasiones no tienen empacho en
saltarse a sus proveedores de servicio en destino (nuestros corresponsales),
con el mero propósito de ahorrar tiempo en la transmisión de información, y
en algún caso pretender ahorrar en el costo de sus operaciones. Cuando
ocurre ésta situación debemos re-enviar toda información a nuestro agente
para que él en su caso conteste lo que estime conveniente a SU cliente.

En los casos de envíos (de exportación) en condiciones FCA/FOB, es el


proveedor o remitente quien debe saber los gastos locales en caso de ser
encomendados a nuestros servicios y el destinatario o nuestro
agente/corresponsal los gastos del transporte internacional.

2) Primeros pasos. Confiar – SI, pero – verificar!

Es de vital importancia ponerse en la piel de nuestros interlocutores y


procurar entender que es lo que esperan de nosotros.

El proveedor normalmente sólo quiere quitarse la mercancía de encima.

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El corresponsal/agente quiere mimar a su cliente con información veraz y al
momento de toda circunstancia relativa al transporte de sus mercancías,
amén de obtener el mejor márgen posible en cada operación.

El destinatario, suele querer la mercancía para ayer, al precio más bajo del
mercado.

El malabarismo consiste en satisfacer a todos y sobrevivir en el intento.

Consideraciones técnicas.

Cuando recibamos una órden de transporte, lo primero consiste en verificar


si los datos aportados por el proveedor/fabricante se ajustan a las
condiciones de transporte/precio pacatadas con ellos o el agente/cliente en
destino. Todos los envíos no son iguales! Verificar:

Dimensiones

Calcular peso efectivo tarifable por el método de transporte previsto


(terrestre 1:3, aéreo 1:6 marítimo 1.1) – Con éstas sencillas reglas de
cálculo, nos sorprenderá como un transporte local resulta más caro que un
envío aéreo al otro lado del mundo, o como un envío aéreo en algún caso
resulta mucho más barato que uno marítimo, o que un servicio
local/nacional de mensajería o transporte indirecto es mucho más
conveniente u oportuno que uno directo.

Otro factor vital relacionado con las dimensiones y que a primera vista
parece carecer de importancia es:
Cabe en el avión? O en su defecto tiene sitio en un contenedor de 20’ o de
40’?.

Una pista importante para la viabilidad de un medio de transporte (tipo de


avión, contenedor, etc.) suele darse, analizando el tipo de mercancías que
estamos manejando, aunque aún desconozcamos las dimensiones precisas.

La maquinaria, moldes, cerámica, etc., suelen mas bien ser pesados y no


presentar problemas de dimensiones. Salvo que se trate de grandes
unidades. El problema más común para éste tipo de mercancías radica en la
posibilidad o nó de remontar las unidades de transporte (cajas/jaulas, etc.).

Los tejidos y confección, así como la mayor parte de artículos de consumo,


aunque suelen cubicar a veces un poco, casi siempre se presentan en varias o
muchas unidades de transporte (bultos/paquetes) y no presentan ningún
problema de estiba en aviones o contenedores marítimos.

Los muebles, artículos de iluminación, calzado, juguetes, por regla general


pagan practicamente siempre por volumen.

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Tambien hay estructuras, tuberías, rieles, vehículos… todos pueden
presentar limitaciones importantes para su envío por el método que se haya
previsto.

La información anterior no es exhaustiva, sólo debe ayudar a determinar a


primera vista que no nos podemos fiar de datos incompletos para ejecutar un
transporte sin consecuencias, que pueden llegar a ser nefastas, si no se tiene
suficientemente en cuenta el factor mencionado.

Ni que decir de productos perecederos, peligrosos, calidad de embalaje


según método de transporte.

Es NUESTRA responsabilidad preveer proactivamente cualquier posible


incidencia, antes de que ésta ocurra – esto distingue la profesionalidad en
una empresa transitaria -.

En un contenedor de 20’ caben nominalmente aprox 30 m3 de mercancía y


en uno de 40’ el doble.

Esto es cierto, si lo llenamos de agua.

Si tengo 1200 cartones de zapatos (40x25x20 cms), a lo mejor puedo


aprovechar el espacio hasta ocupar unos 24 m3 en un 20’., (mejor 12
europalets), pero si tengo 2 bultos de 3,50 m de largo por 1.30 de ancho y
1,30 de alto, (cada uno apenas tiene 5,916 m3, necesito 2x20’ o 1x40’ –
porque?. – Se debe sugerir el transporte en grupaje marítimo para combinar
el contenedor con mercancía menuda -.

Peso:

Algunas empresas creen que los aviones son barcos.

Muchas líneas aéreas alimentan sus vuelos transoceanicos a través de vuelos


regionales intraeuropeos con aviones pequeños con una capacidad más que
limitada en cuanto a las dimensiones (85 cms de altura, 100 o 150 kgs de
peso máximo, etc. – sin embargo cada día son mas las aerolineas que
alimentan sus “hubs” (centros de re-distribución de carga) utilizando
camiones en el primer tramo.

Cuando realicemos oferta o a mas tardar cuando tengamos una órden de


transporte, debemos saber si nuestro proveedor de transporte internacional
puede efectivamente manejar la carga que se le encomienda.

En lo que concierne al proveedor/fabricante, sobre todo en el caso de


maquinaria o estructuras, en algunos casos, sus instalaciones no cuentan con
un muelle de carga (que sirve para cargar la mercancía por la puerta trasera
del camión o porta-contenedores, sino que utilizan “puentes-grua” que sólo
permiten la carga por arriba. En éste caso se requiere equipo especial
(contenedores OT (open top) o en su defecto camiones lona, y en algunos

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casos incluso contenedores FR (flat rack) abiertos que no son sino planchas
especiales que permiten colocar y fijar encima casi cualquier objeto con
dimensiones que sobrepasen la anchura o altura de un contenedor standard.
Evidentemente el precio del flete en esos casos siempre se dispara,
normalmente en multiplos de unidades de transporte enteras (containers) en
función de si la mercancía invade el espacio lateral o superior que ocuparía
otro contenedor. Esto ocurre tambien con mercancía sobredimensionada en
transporte aéreo existiendo asimismo una limitación en la densidad (peso)
por superficie ocupada en una plancha de avión .

En transporte marítimo, la limitación de peso está sobre 24 tons por


contenedor. Es por eso que no tiene sentido ofrecer p.ej. servicio en
contenedores de 40’ para el transporte de marmol o cerámica. (la limitación
de peso es la misma para un 20’ y un 40’).

Ahora – el transporte interior -

Ya hemos verificado exhaustivamente con el suministrador de las


mercancías las peculiaridades de su envío. El proveedor viene obligado a
proporcionar todos los datos y documentos necesarios para realizar un
transporte con éxito.

Necesitamos la factura comercial para despacho de exportación y saber si la


misma es también la factura de venta (Hay negocios triangulares y aún más
complejos en los cuales la factura del proveedor NO sirve para el cliente en
destino y está prohibida su utilización excepto para la Aduana local).

El packing list o indicación de bultos, dimensiones y peso bruto debería ser


aportado por el suministrador. Si no lo hace o la información aportada no es
fiable, cabe la necesidad de pesar y cubicar el envío. El porteador de la
mercancía (línea aérea o consignataria) no nos van a perdonar ni un
kilogramo, y el cliente en destino sólo pagará lo que pongan los documentos
de transporte!.

Es importante, antes de retirar ninguna mercancía, saber si


a) está efectivamente disponible.
b) Horario para poder retirar
c) Situaciones especiales de manejo: hay muelle para cargar? La carga
es convencional o se necesita cargar de forma especial? (puente-grua por
arriba, carga lateral, el tiempo de carga puede ser superior al normal por
cantidad de bultos, es mercancía peligrosa?, refrigerada?
d) La información anterior nos permite contratar al transportista local
con el equipo adecuado. (Los viajes en vacío son costosos, bochornosos y
nos hacen perder un tiempo valioso).

Todos los envíos son intrínsecamente urgentes, pero tambien deben ser
baratos. Es perfectamente común que nos pidan un precio ajustado al
mínimo coste, y a la hora del envío se nos exige que salga de inmediato…

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El transporte interior funciona de 2 maneras diferenciadas que tienen una
importante repercusión en el tiempo de tránsito y desde luego en el coste de
las operaciones.
Puede ser transporte directo (al menos en apariencia) o sea de punto a punto
y siempre dentro del plazo de menos de 24 hrs. – Sistema adecuado para
transporte urgente aéreo, y áreas cercanas al puerto/aeropuerto.
El transporte indirecto es mucho más económico, pues se hacen recogidas
en sitios remotos hasta un “hub” o centro de concentración en una capital,
despues se reenvían las mercancías de forma agrupada al centro de
distribución de la plaza local, para finalmente ser distribuidas al puerto o
aeropuerto indicado en nuestro albarán de transporte.

Siempre debemos calibrar cuando utilizar un transportista u otro, aunque


normalmente prevalece el factor costo, por lo que la decisión suele ser fácil,
- salvo que anticipadamente nos hayan pedido una urgencia y conozcan el
precio que eso implica

Hemos escogido ya el transportista adecuado para el transporte interior?


.

Si existe variación de los datos aportados por el corresponsal/agente o por


el proveedor con respecto a la realidad, es de vital importancia informar
INMEDIATAMENTE a todos los implicados. Quien avisa, no engaña, y
nos evita graves molestias, si posteriormente, resulta que tomamos
decisiones que debían haber tomado quienes pagan el transporte y éstos
evidentemente no nos van a premiar pagando más por circunstancias que les
eran ajenas.

Inciso: Cartas de crédito!

La sola mención de que una operación se realiza por carta de crédito (L/C)
“letter of credit”, produce escalofríos a los operadores en toda la cadena
logística… En verdad es un engorro pero, por norma general sin excesivas
complicaciones siempre y cuando no se exijan documentos imposibles,
información contradictoria, o absurda. La carga de verificación y control de
la carta de crédito la tiene el vendedor de las mercancías, nuestro cometido
se limita casi enteramente a la confección del documento de transporte
AWB o B/L copiando, letra por letra, los “condicionados” de la carta de
crédito en cuestión.
Factores fundamentales, sí son, sobre todo: la fecha última de embarque y
de negociación, desde luego los INCOTERMS y la coherencia entre todos
los documentos aportados por el cliente a su banco.

A tomar en cuenta que un AWB o (HAWB cuando es admitido en la L/C) es


un documento de transporte, como lo puede ser un billete de metro. En
cambio los B/L marítimos (también HB/L) son documentos mercantiles,
tácitamente, títulos de propiedad de las mercancías. Un B/L emitido “to
order” es equivalente a un talón emitido al portador… Esto es muy

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importante a tener en cuenta, cuando se emite un conocimiento marítimo,
dada la responsabilidad en que incurre el transitario. Si ponemos en un B/L
“free on board” más vale que tengamos un conocimiento de la naviera que
nos respalde y ponga la misma información y fecha!.

Le hacemos el favor al cliente local de entregarle un HB/L de una mercancía


que aún no ha salido, el lo presenta en el banco, éste lo envía al banco en
destino, el cliente en destino paga, pues tiene evidencia de que su mercancía
está en camino…..pero ésta nunca llega!. – entendiendo el mecanismo - ,
nunca cometeremos éste error.

Preparación de documentos?

Antes de recibir en los almacenes de la línea aérea o del grupajista marítimo


o en el puerto el contenedor, tenemos que tener imperativamente:

Datos precisos de remitente y destinatario de las mercancías.


Incoterms acordados y entendidos por el vendedor y comprador. (Muchas
veces nadie quiere pagar los gastos FCA/FOB) – mejor si los pagamos
nosotros! -. El vendedor vende EXW y el cliente compra FOB…dejar que se
pongan de acuerdo las partes antes de que tengamos problemas de
facturación…
Peso y dimensiones, (packing list)

A mas tardar cuando la mercancía esté en nuestro poder necesitamos

Valor y datos de las mercancías (factura comercial)


Autorización de despacho
Carta de seguridad (mercancía segura?).

Cualquier variación con respecto a los datos aportados desde destino, debe
ser comunicada de inmediato.
Nuestro corresponsal también agradecerá se le informe cuando la mercancía
está efectivamente en nuestro poder y recibir una copia de la factura
comercial del envío así como los datos previstos de fecha de envío y del
medio de transporte y ruta.

Ahora es una buena oportunidad de pedir el precio vendido al corresponsal,


si no lo sabemos yá y no es un envío directo o con precio cerrado.

Inciso relativo a la “UNIDAD DE TRANSPORTE”.

En física, durante muchos años la unidad en la que se basaba todo el


universo fue el átomo. (ahora ya se han descubierto “unidades” más
elementales. En logística pura, la unidad, es la pieza (referenciable
unitariamente, normalmente por código de barras) y en transportes
internacionales es (por suerte más fácil) la unidad de transporte, o séa el
envío específico de un suministrador/proveedor/fabricante o vendedor a un
destinatario/comprador o cliente.

1
El grupaje del transitario, como su nombre indica, es una acumulación de
uno o varios envíos individuales que realizamos a nuestro
corresponsal/agente y por lo tanto no es más que un criterio de agrupación y
no, como se suele concebir en ocasiones como una unidad de transporte. Un
envío “agrupado” de un porveedor a un destinatario, cubierto por un
documento de transporte del transitario de origen al de destino tambien se
conoce como un envío “back to back”.

Ahora sí: el documento de transporte.

Hemos seleccionado ya la línea aérea o consignataria más adecuada y


realizado la oportuna reserva de transporte?

MAWB, HAWB, AWB (aéreo)

El MAWB (Master Air Waybill) conocimiento aéreo “maestro” – sólo se


utiliza como documento de transporte entre colegas transitarios. El
remitente SIEMPRE somos nosotros (en exportación claro) y el destinatario
SIEMPRE es un agente o corresponsal (transitario en el pais de destino).
Este documento SIEMPRE se emite a portes pagados. – Porque? -.

Nosotros tenemos unos precios “especiales” de la línea aérea y nuestro


corresponsal disfruta de esos precios con el oportuno incremento por nuestra
parte. Si enviamos un conocimiento aéreo a nuestro corresponsal a portes
debidos, la línea aérea cobrará indefectiblemente el importe “facial” IATA
que debe constar en el conocimiento aéreo, sin oportunidad de recuperar
ningún precio especial pactado anteriormente, aparte de que implica nuestra
total desconfianza de que jamás nos vaya a pagar a nosotros.
En los conocimientos aéreos de las propias líneas aéreas no se permiten ni
precios de fantasía ni tampoco menciones de “as arranged” o “as agreed”,
dado que todo esto estaría en violación a la normativa IATA.

El HAWB (House Air Waybill) conocimiento aéreo (de casa) o sea, el


propio. Puede tener cualquier formato e información y sirve como guia y
justificante de un envío en concreto entre un exportador y un importador
específico. Por razones prácticas y a veces por imperativo legal, se utiliza el
mismo formato y condiciones que vienen reflejadas en los conocimientos
aéreos de las líneas aéreas (IATA) , sin embargo en éste documento no hace
falta ni el código IATA, ni una tarifa “oficial” u otros requisitos
mandatorios en el conocimiento aéreo IATA. (MAWB o AWB directo).
Este documento para envíos individuales, “agrupados” (aunque sólo sea
uno), suele ir a portes debidos, pues es nuestro corresponsal quien ha
conseguido el cliente a un precio determinado de transporte y normalmente
nos indicará que importe de flete desea que insertemos como “flete
vendido” en dicho documento. En caso de no tener ninguna indicación
concreta el flete y gastos del HAWB se indican “As agreed” (según
convenido).

1
El AWB. Esto no es ni un HAWB ni un MAWB… Es un conocimiento
aéreo simple, (los dos tipos anteriores tambien son AWB’s). Aquí sólo se
trata de distinguir de un tercer tipo (siendo el modelo el mismo), que se
aplica en los envíos DIRECTOS.

Cuando nos contrata un cliente local para un envío a un destino determinado


y él paga el flete (portes pagados) y, casualmente, no tenemos un
corresponsal en destino (que se alegraría por consignarle un envío libre – y,
deberíamos utilizar el método bajo MAWB si tenemos un corresponsal en el
aeropuerto de llegada), entonces realizamos un envío DIRECTO. Con un
AWB de la propia línea aérea, como si fuera un MAWB, pero insertando el
remitente/exportador y su cliente/destinatario directamente en el
conocimiento aéreo.

Indistintamente de la oferta de precio de transporte que hayamos ofrecido a


nuestro cliente, en el AWB constan siempre los fletes, gastos y recargos
según IATA. (salvo indicación en contra de la própia línea aérea)..

Consideraciones relativas a los datos a indicar en los conocimientos


aéreos. (AWB)

La información de remitente y destinatario debería incluir siempre la


dirección completa y correcta (preferentemente idéntica a la factura del
proveedor en el HAWB) y sobre todo un número de teléfono del
destinatario para facilitar su notificación a la llegada en destino.

En los datos contables (accounting information) nunca está de más incluir


nuestra propia referencia y acaso la referencia que nos dé la línea aérea por
razones de precio especial u otros.

El código IATA exacto se debe indicar sin excepción en el AWB directo o


MAWB pues sirve de base para la facturación a la línea aérea o el CASS
(cargo agents settlement system).

En la actualidad, el margen de tolerancia en el peso bruto a declarar en los


conocimentos aéreos ronda el 5%. O sea que si en el AWB constan 96 kgs y
en realidad pesa 101 la carga no debería ser rechazada por el agente de la
línea aérea.

Algo semejante ocurre con el peso tarifable (cuando el peso por volumen
excede el peso bruto). Al tratarse de un baremo más dificil de comprobar
(habría que re-medir todos los bultos para comprobar el volumen),
antiguamente se solía “recortar” el volumen a la línea aerea, pero no así al
cliente, de manera que se ampliaba el margen de beneficio para la transitaria
por el concepto de vender kilos de 900 grs.

Esta práctica, en las empresas serias, ha caido en desuso, no sólo por la


pérdida de buena reputación que la transitaria puede sufrir si es descubierta,
sino sobre todo, porque por exigencias aduaneras de la mayoría de los

1
paises, los conocimiento aéreos de la línea (MAWB), tienen que coincidir
perfectamente con los datos aportados en los HAWB.

En lo que se refiere a la información de flete por kg y total de flete, por


norma general se utiliza en la actualidad el precio IATA, que no deja de ser
un importe “facial” o teórico de transporte y que no tiene nada que ver con
el precio efectivo pactado con la línea aérea o con el cliente. En los HAWB
(AWB destinado al cliente, cada vez mas se inserta simplemente “as agreed”
– porque? - . pues simplemente para darle mayor libertad a nuestro
corresponsal para engañarnos con el flete que supuestamente ha vendido él a
su cliente en destino.

A tener en cuenta tambien, que el flete en el MAWB debe ser siempre como
mínimo igual o superior al que en su caso se llegue a indicar en el HAWB.

Los demas datos, sobre todo en cuanto al peso, dimensiones descripción,


recargos etc., deberían de coincidir con la realidad. En el caso de
información discrepante, puede haber problemas con la aduana en destino.

Es importante recordar siempre firmar los conocimientos aéreos como


agente del transportista (as agent of carrier) por motivos legales y para
poder endosar nuestra responsabilidad al porteador efectivo (línea aérea) en
caso de cualquier siniestro.

El Manifiesto.

Este documento sólo se emite cuando tenemos un envío


agrupado/consolidado, aunque conste de 1 sola partida.

El motivo? – sobre todo para que tanto la línea aérea, así como las
“autoridades competentes” conozcan el contenido correcto que abarca el
grupaje.

En el conocimiento Master (MAWB) indicamos como naturaleza de las


mercancías “Consolidated cargo as per ATTACHED MANIFEST”.. El
remitente somos nosotros (en importación – nuestro agente -) el destinatario
es el agente (en importación - nosotros). Esta información dá pocas claves
de la naturaleza de las mercancías o de los importadores/exportadores
efectivos. Es pues, una extensión del conocimiento aéreo master (MAWB)
y totalmente obligatorio y necesario en todos los transportes en que se
utilice ésta metodología. (Evidentemente no se utiliza en envíos directos que
ya aportan toda la información necesaria).

El manifiesto básicamente debe de informar , - en cualquier formato -.


Datos del MAWB (número, vuelo, etc)., números de HAWB, datos de la
partida(s) – bultos, peso, remitente, destinatario, mercancía específica, y
eventuales instrucciones para el corresponsal (ev. Importe a cobrar, POD,
COD, etc).

1
MBL, HBL, B/L (marítimo)

Toda la información relativa a éstos documentos, es IDENTICA a los


enumerados anteriormente para el transporte aéreo salvando por supuesto
las siguientes diferencias.

El MBL (Master Bill of lading) lo prepara la consignataria de la línea


naviera que hayamos contratado para realizar el transporte (p.ej. uno o
varios contenedores), o en su defecto el NVOCC (non vessel operating
cargo carrier) – que no es más que alguna transitaria “neutral” que agrupa
mercancías fraccionadas en contenedores a precios ventajosos para los
“colegas” transitarios, conforme a nuestras instrucciones. Vamos, que son
“grupajistas” que a su vez obtienen un MBL de la consignataria de la línea
naviera que efectivamente realiza el transporte. Solemos dar las
instrucciones de igual forma que un AWB, o sea que indicamos todos los
datos relativos al envío concreto así como remitente y destinatario, que
puede, tanto ser un corresponsal nuestro como un remitente/destinatario
específico (como envío directo). En éste caso corremos el riesgo – si se trata
de un NVOCC – que el próximo envío lo realicen directamente y pasen de
nosotros! -.

El H/BL sigue los mísmos parámetros que el HAWB (leer arriba).

Una diferencia fundamental entre el transporte marítimo de mercancías y el


aéreo, es que el documento marítimo (sea HB/L o MB/L) son documentos
mercantiles, a diferencia de los conocimientos aéreos que son “cartas de
porte”.

En el envío aéreo, el conocimiento contiene información relativa al traslado


previsto de las mercancías, en el envío marítimo, el documento de transporte
(B/L – bill of lading) es un título de dominio de la mercancía, podemos
emitir un conocimiento marítimo “a la orden” (to the order), bastante
común, y resulta que el portador de TODOS los originales emitidos (p.ej.
3/3) o de un original endosado por el shipper (remitente indicado en el B/L),
es el DUEÑO de la mercancía amparada por dicho documento!.

Cuidado entonces en tener SIEMPRE instrucciones escritas, claras y sin


ambiguedades para la emisión correcta de conocimientos marítimos. (En
éste caso es buena práctica el obtener la aprobación escrita del borrador de
B/L por el remitente previo a la emisión definitiva del documento). La
responsabilidad por error puede ser millonaria y en primera instancia
siempre recae en la empresa transitaria emisora del documento.

El H/BL debe reflejar con exactitud los datos contenidos en el M/BL, sobre
todo en cuanto al nombre del puerto de origen, eventual trasbordo, destino y
entrega de las mercancías, el nombre exacto y correcto del buque y viaje e
imperativamente en la fecha del documento, que debe ser, sin falta, la
misma que el B/L de la consignataria.

1
A éste último respecto, cabe mencionar que en algunas ocasiones los
proveedores de mercancias/fabricantes apuran hasta el último momento la
extinción de validez de su carta de crédito en cuanto a la última fecha para
tener sus mercancías “clean on board”, por ello nos piden “pre-datar” el B/L
(H/BL), aunque el barco efectivamente zarpe en fechas posteriores.

Si accedemos a ello, debemos saber que incurrimos en un enorme riesgo


legal, sobre todo si antes de que la mercancía se encuentre efectivamente a
bordo, ocurre algún siniestro con la misma. El cliente tiene evidencia de que
la mercancía se entregó correctamente en una fecha determinada y cobra su
carta de crédito. La consignataria no emite el B/L oceánico (M/BL) pues no
ha recibido nunca la mercancía y nosotros… tenemos el problema.

La solución a ésta situación, sólo se puede salvar asumiendo que:

Tengamos una carta de descargo del remitente/proveedor, por escrito y


firmada por una persona con competencias suficientes y

La diferencia de fechas sea muy breve (1 o 2 días a lo sumo) para minimizar


el eventual riesgo.

El B/L – ver MB/L

Certificado de recepción (FCR)

Este documento sustituye el AWB/BL o la carta de porte (Bordereau, en


transporte terrestre) en algunas ocasiones, sobre todo por exigencias de las
cartas de crédito, y no es más, en principio, que un acuse de recibo de
mercancías por la empresa transitaria. Está cayendo en desuso y por lo tanto
no se referencía más. No obstante se debe mencionar que es un documento
vinculante y prueba de recepción fehaciente por el transitario de las
mercancias a que hace referencia, con todas sus posibles consecuencias
jurídicas en caso de emisión sin tener las mercancías indicadas en nuestro
poder.

Otros documentos:

EUR1/ATR/certificado de orígen,

Muchos paises tienen acuerdos recíprocos para el tratamiento preferencial


en sus intercambios mercantiles y aplican aranceles aduaneros reducidos o
nulos según la procedencia de los envíos.

Se trata de mecanismos reguladores, que impiden que determinadas


mercancías invadan con precios al margen de la economía de mercado
(OMC – organización mundial del consumo) otros mercados que se verían
abocados a la ruina en su mercado interno por no poder competir con
mercados cuyas reglas de comercio no se ajustan al mercado propio.

1
De ahí la insistencia en muchos casos de nuestros agentes o clientes de
emitir y corroborar por la aduana, el correspondiente certificado de origen
de las mercancías y/o (ATR – p.ej. Turquía) o EUR1 (México) entre otros.
La diferencia en aranceles a pagar en destino puede ser muy importante y en
algún caso (p.ej. en importación desde China) puede ser incluso prohibido el
transporte, si carece del certificado correspondiente (licencia, etc).

Certificados de fumigación..

Ultimamente se ha incrementado la lista de paises que pretenden proteger su


flora de las plagas transmitidas a través de embalajes de origen vegetal
(básicamente madera) y por ello SIEMPRE debemos indagar con nuestros
clientes si utilizan embalajes de madera (incluso pallets) para sus envíos,
sobre todo si es a paises que exigen el oportuno certificado de fumigación.
La fumigación si no es certificada por el suministrador de las mercancias,
puede ser organizada por el transitario a través de empresas especializadas
en dicho menester, aunque el proceso es caro y requiere una cuarentena de
al menos 24 hrs al aire libre para evitar contaminaciones tóxicas.
El envío de mercancías embaladas con madera no fumigada, o sin
certificado de fumigación, puede ser causa de destrucción de la partida en
destino o en el mejor de los casos, su devolución a origen.

Quien paga el pato? – el transitario – si no ha realizado las “diligencias


oportunas”.

El DUA. (Documento Unificado de Aduanas)

Claro está! - toda mercancía que abandona o entra en territorio nacional


requiere una intervención aduanera. Aquí, cuando hablamos de territorio
nacional nos referimos a la UNION EUROPEA

Desde hace, ahora ya bastantes años, existe el espacio cómun aduanero


dentro de la Unión Europea, por consiguiente si tengo un envío a, digamos,
Polonia, estoy realizando un envío nacional, como si fuera a Madrid y no
hay ningún trámite aduanero. (En el conocimiento aéreo se pone status=”C”
(comunitario)).
En la actualidad, salvo cambios de útlima hora, hay 25 paises de la Unión
Europea para los cuales no se requiere ningún proceso aduanero para el
transporte de mercancías. (Consultar, si hace falta, antes de hacer el
ridículo).

No obstante, el extranjero está ahí y la mayoría de nuestras expediciones


suelen ser a Paises allende la Unión Europea, (status X en conocimiento
aéreo) y, en ese caso no saldrá ninguna partida que no tenga su
correspondiente trámite aduanero ultimado.

A tomar en cuenta que salvo mercancías muy reguladas, como el tabaco y


bebidas alcoholicas que llevan un proceso muy estricto de control aduanero,
el resto de las mercancías de exportación, es tramitado aduaneramente,

1
sobre todo, con fines estadísticos, dado que no hay ninguna contraprestación
dineraria para el Estado en éstas operaciones, excepto, claro está, la
justificación para los suministradores/fabricantes de las mercancías de la
exención de IVA por exportación. (que al fin y al cabo por ahora es del
16%!)

Por la anterior circunstancia, es más importante para el expedidor de las


mercancías, el valor de lo exportado que, incluso la partida estadística a la
que se hace referencia. (Sin embargo, siempre es conveniente utilizar la
información más precisa posible, (partida arancelaria TARIC) por eso de la
multa al canto!).

Hoy en día el DUA, hecha la valoración y clasificación arancelaria (TARIC)


suele realizarse por vía telemática y en exportación (casi siempre) se
autoriza la operación por el canal “VERDE”., y no hace falta ningún trámite
adicional.

Claro, puede ocurrir que exista alguna incongruencia, o factores que


motiven a las autoridades aduaneras a conocer más detalles de la operación
(p.ej. si el valor rebasa los 300,000 Euros), en cuyo caso telemáticamente se
detalla el canal “NARANJA”.

Ahora toca presentar toda la documentación y justificantes relativos a la


operación de forma física ante la aduana para que ésta dé la autorización de
exportación oportuna.

Si a la presentación telemática del DUA aparece el canal ROJO, podemos ir


cambiando la reserva prevista y avisar al cliente, dado que se exige una
inspección física de las mercancías por las autoridades aduaneras. (Esto
puede acarrear tambien costes adicionales de desplazamiento de las
mercancías a las áreas de intervención aduanera, al margen de costes de
almacenaje por permanencia en los almacenes de exportación. – Por suerte
éste tipo de situaciones no suele ocurrir con frecuencia -.

Desde luego ya se ha inventado tambien hace tiempo el TRANSITO


ADUANERO.

Para que sirve?…

La Unión Europea rebasa bastante los límites territoriales de nuestro pais, y


en algunos casos aislados puede pasar que una mercancía se despache de
exportación, digamos que en Barcelona, pero abandona la Unión Europea en
Amsterdam. Tenemos un tránsito aduanero (las líneas aéreas se suelen
ocupar de ello normalmente).- (cuando no lo hacen, tenemos que despachar
en tránsito e insertar T1 en el status del AWB). El riesgo es importante, pues
se tiene que obtener el tránsito “ultimado” (o sea, recepcionado por la
aduana en destino) de retorno para su presentación en la aduana local.

1
Por ésta regla tambien nos puede llegar a interesar enviar una mercancía en
“libre práctica” (como si se tratara de un envío local) a otro pais de la Unión
Europea y despachar de exportación en el lugar de salida de la UE hacia el
extranjero… (Las opciones son muchas). – Falta que nos envíen el DUA
ultimado en el punto fronterizo de la UE para nuestro cliente…

Importación.

La mayoría de las PYMES dedicadas a transportes internacionales en


España (excepto en el transporte de superficie), están especializadas en los
tráficos de importación – porque?

1) El comercio exterior de España, sobre todo en el ámbito exterior a


la Unión Europea es deficitario (mas importaciones que exportaciones).
2) El control de las expediciones (fletes) está en manos de los
importadores (compran EXW o FCA/FOB).

Si la empresa transitaria tiene una buena red de corresponsales que ofrecen


condiciones y fletes “razonables” y a la vez cuenta con un buen equipo
comercial local, puede tener un importante éxito, vendiendo transportes de
importación, incluyendo los servicios locales de despacho y entrega.

Es interesante mencionar que por cada 10 empresas multinacionales que


están supeditadas y ligadas totalmente a la calidad y precios de sus propias
filiales hay 1000 empresas transitarias pequeñas o medianas con calidades y
servicios variables, a escoger, que pueden muy bien competir en el mercado.

No hace falta entrar de nuevo en el capítulo de ventas, sino sólo indicar que
la operativa de importación es tan sencilla como:
a) recibir la “prealerta” con los datos del envío del corresponsal – si
no la recibimos nos encontramos con la sorpresa de un envío que en el
mejor de los casos ya está pagando almacenajes que nadie nos va a pagar
despues.
b) Averiguar quien es el agente de aduanas del cliente y/u ofrecer
nuestro propio servicio de despacho/entrega.
c) Despachar las mercancías conforme a los documentos recibidos o
aportados por el destinatario, o ceder la documentación al agente
correspondiente, previo pago de los gastos de cesión y eventuales gastos de
origen.
d) Entregar las mercancías si hemos sido comisionados a ello,
facturando los conceptos en los que hayamos intervenido.

Desde luego tenemos que informar puntualmente a nuestro corresponsal de


la cesión y/o entrega de las mercancias (POD = proof of delivery).. Si,
excepcionalmente el envío fuera a portes debidos, ademas de cobrar
inmediatamente (antes de la entrega) los gastos de orgien, debemos también
informar al corresponsal del debido cobro y realizar nuestro pago o
compensación sin demora. (La confianza es la máxima distinción que
podemos obtener de nuestros agentes/corresponsales y nunca se debe de

1
defraudar si esperamos en algún futuro volver a tener alguna relación
comercial).

Facturación
Ya hemos realizado casi todo el trabajo y ahora nos dedicamos a la
actividad más placentera para el empresario (despues del cobro por nuestros
servicios, está claro) y que consiste en facturar adecuadamente por nuestro
esfuerzo y buen hacer.

Nuestra facturación se debe emitir INMEDIATAMENTE que se haya


realizado el servicio al que alude. Antes facturamos, antes cobramos!.

Según las condiciones de venta suelen emitirse una factura o dos distintas a
saber:

En exportación:
-factura al corresponsal en todos los casos salvo CFR/CIF/DDU/DDP
-factura al proveedor, salvo EXW

En importación:
-factura al corresponsal sólo si es DDU/DDP
-factura al importador en todos los casos (DDU impuestos e IVA), DDP
sólo IVA)

Suele ser muy útil tener un registro exacto de los gastos previstos o
efectivos de cada operación antes de facturar, pues ésta información junto
con nuestra oferta, evitará normalmente que nos dejemos de facturar algun
concepto o gasto en que hayamos incurrido.

Antes de imprimir una factura resulta exigible, verificar el resultado de la


operación a la que alude y cerciorarse de que el resultado, ademas de
positivo, es coherente y correcto en cada detalle.

Resulta muy dificil y en algún caso, imposible, además de impresentable,


facturar “a posteriori” conceptos que simplemente se nos han olvidado o se
calcularon mal en su momento. Las pérdidas por éste tipo de situación
pueden llegar a ser muy cuantiosas y lamentables, por innecesarias.

En la actualidad, debido al creciente volumen de operaciones y con la ayuda


de las herramientas informáticas, todas las empresas de casi cualquier
ámbito, funcionan con un sistema referencial que permite identificar de
forma única y exclusiva cada operación. Por ésta razón es perfectamente
exigible y si nó al menos de una mínima cortesía, indicar siempre en todos
los documentos, y en especial en nuestras facturas, no sólo nuestra propia
referencia (para nuestra comodidad), sino tambien, si existe, la referencia
que nos haya proporcionado nuestro cliente. Mas importante aún es que
nuestra factura pueda ser identificada plenamente por nuestro cliente, de
forma inmediata, indicando todos los datos significativos de la operación a
que hace referencia, por ejemplo el número de documento de transporte

2
AWB, el nombre del buque, fecha de salida, bultos, peso kgs, remitente y
destinatario (cuando es una factura a un corresponsal) y… huelga decir… la
factura tiene que estar en un idioma que entienda el receptor de la misma.

Si no se cumple cualquiera de las premisas anteriores, corremos el riesgo


que el pago sufra retrasos, demoras, preguntas, dudas, en fín, que cobremos
mas tarde… (nosotros haríamos lo mismo con una factura en chino que no
sabemos a que se refiere).

Siempre debemos ser fieles a los conceptos e importes ofertados, variando


la información únicamente en proporción a la variación que haya sufrido la
propia operación en su caso.

No es defendible facturar nada que no haya sido previamente acordado o al


menos avisado al receptor. Facturas “sorpresa” suelen ocasionar notable
malestar al receptor y es posible que no sean pagadas nunca.

La forma de pago siempre será la que efectivamente se haya pactado con el


receptor o en su defecto la que mejor convenga a nuestros intereses
efectivos, facilitando a su vez nuestros datos bancarios, no sea que el cliente
no nos paga antes pues no “encuentra” nuestros datos para pagar….

Nunca puede haber ningun retraso para facturar, ni excusa para que un
receptor de nuestras facturas deje de pagar o demore su remesa por no tener
información suficiente o satisfactoria.

Pre-alerta.

Este es el último paso dentro de un marco de tiempo delimitado que se


refiere a una operación en concreto y sólo consiste en informar con claridad
a todos los partícipes de la operación de que la misma ha concluido.

Exportación:
Información de salida (vuelos/AWB, o Barco y ETS) junto con TODOS los
documentos relevantes, así como nuestra factura (sólo al receptor de la
misma).

Importación:
Información de llegada al receptor y remitente (o corresponsal en su caso)
Factura(s) al receptor(es)**
* asegurar cobro previo al importador, si procede!.
P.O.D. (proof of delivery) al corresponsal, en su caso.

Control de facturas de proveedores.

Es responsabilidad de operaciones la verificación de las facturas de


proveedores de la explotación (gastos directos de transportes) y contrastar
que los precios cobrados se corresponden con los ofertados o pactados
previamente y previstos en las operaciones realizadas, antes de ponder a

2
disposición las mismas a la administración/contabilidad de la empresa para
el pago en los terminos que se hayan acordado.

Administración

Diferencias del sector

La administración de una empresa transitaria es atípica en tanto que procesa


costes e ingresos muy variables por servicios, en lugar de contar con
inventarios de mercancías con costes y márgenes fijos. Los criterios y
política presupuestaria en función de los gastos de estructura y no asignables
sin embargo, son los ordinarios de cualquier sociedad y por lo tanto no se
profundiza en éste apartado.

Otro aspecto de cierta relevancia es el hecho de que la mayoría de las


transacciones son de carácter internacional por lo que se tiene que tener muy
en cuenta la gestión adecuada del IVA, cuya reglamentación aún en la
actualidad, en ocasiones se presta a confusiones y errores.

Una buena administración en una empresa de transportes internacionales,


requiere de una eficaz herramienta de control de explotación por
operaciones que, al cierre (preferentemente mensual) debe coincidir
totalmente con las cifras contables de ingresos y gastos de explotación. (Por
éste motivo es importante utilizar una herramienta informática que integre
ambos procesos (gestión y contabilidad) para asegurar la coherencia de la
información.

En cuanto al IVA, todas las operaciones están sujetas siempre y cuando se


facturen a un receptor en territorio español y no se refiera a operaciones que
sean de exportación.

Aun existen muchos proveedores de servicios en territorio español (por


ejemplo transportistas), que realizan gestiones que serán facturadas al
extranjero y a los que se les debe exigir la exención de IVA en sus facturas
por dicho motivo y que se niegan a ello. Existe información suficiente de la
Agencia Tributaria al respecto, sin embargo, si el proveedor respectivo no
entra en razón y aún nos convienen sus servicios, tendremos que soportar el
IVA para que nos sea reintegrado con posterioridad en su parte
correspondiente por Hacienda.

En el caso de importación únicamente están exentos de IVA los costos que


son computados dentro del valor en aduana (o sea previos a la importación
efectiva) dado que precisamente sobre dicho valor ya se imputa el IVA de
importación correspondiente.

La empresa transitaria especializada en tráficos de exportación facturadas al


exterior suele tener un déficit de IVA repercutido y se convierte en acreedor
crónico de la Agencia Tributaria. Conviene que la empresa se dé de alta en
el Registro especial de exportadores a fin de recuperar el IVA a su favor en
30 días en lugar de hasta 18 meses.

2
Organización

Conforme a las actuales disposiciones legales, toda empresa transitaria


necesita al menos un titular con habilitación y conocimientos suficientes,
para ejercer como transitario, además del título IATA correspondiente,
acompañado de al menos 2 empleados, por oficina, con certificación para
manejo de mercancías peligrosas (DGR). El capital mínimo requerido para
garantizar el buen fín de las operaciones, está estipulado en Eur. 60,000.-.

Las empresas transitarias con más de una oficina, hacen bien en denominar
un “product manager” (responsable de línea de negocio de transportes) –
figura que se interpone entre la dirección general y los delegados de las
oficinas a efectos de coordinar un proceso de operaciones homogeneo, una
línea de actuación única para toda la organización, instauración de una
imagen de empresa “corporate image” y sobre todo un trato directo con
aquellas cuentas que afecten a mas de una delegación dando una imagen de
seriedad y coherencia a la organización.

La excelencia en el servicio para destacar de la media, es tan fácil de


conseguir, como tener una “hot line” o desvío de llamadas a un único
interlocutor en horarios intempestivos o días festivos. Los negocios más
importantes se obtienen cuando se responde proactivamente a las llamadas
recibidas en éstas condiciones.

Compras

Al margen de los proveedores de gastos de estructura, los proveedores de


servicios a la explotación suelen ser gestionados directamente por los
responsables de las operaciones, dado que tienen que adaptar los servicios a
las exigencias de los clientes de forma flexible e inmediata en todo
momento.

No obstante lo anterior, compete a la administración/contabilidad pactar los


términos de pago y contribuir en obtener las mejores condiciones de precio
posibles.

En la medida de lo posible, siempre se debe de tener más de un proveedor


para un servicio equivalente, a fín de decidir en todo momento, el que mas
convenga por razones de calidad de servicio o precio. Demasiadas veces la
desidia o falta de tiempo produce un coste excesivo cuando se pueden
negociar condiciones mejores en un mercado competitivo.

Riesgos

Todos los servicios prestados tienen un valor y en la mayoría de los casos


tambien un coste directo por suplidos de proveedores que constituyen un
desembolso seguro cuando se contratan por nosotros. Estos desembolsos
constituyen el riesgo financiero en el que incurrimos cuando realizamos

2
operaciones de valor agregado con nuestros clientes. Así como nosotos
tenemos que cumplir con nuestros compromisos con nuestros acreedores
indistinamente que un cliente nos pague o nó, así esperamos de nuestros
clientes que cumplan con el pago de los importes convenidos.

En principio, todo el mundo es bueno hasta que demuestra lo contrario.


Como se calibra la credibilidad de un cliente?

Es imposible saber con exactitud y anticipadamente cuando un cliente dejará


de pagar su deuda pero si es posible utilizar unos criterios de prudencia que
al menos reducirán sensiblemente el riesgo por impago en que podamos
incurrir.

Idealmente, se conoce al cliente personalmente, su infraestructura, su


manera de operar, su “seriedad”. Los vendedores, antes que el
departamento de administración son los que mejor pueden catalogar y
valorar la credibilidad de la empresa.

Desgraciadamente, en la mayoría de los casos, en el ramo de transportes


internacionales, las operaciones de transporte internacional se realizan ad-
hoc, el cliente (corresponsal) se encuentra en el extranjero y no hay
referencias amplias que sirvan de respaldo a nuestro criterio.

A continuación se indica una pequeña lista, como ejemplo, no exhaustiva ni


concluyente del tipo de empresas en función del mayor a menor riesgo
asumible:

1) Multinacionales, con informe comercial y liquidez contrastada.


2) Empresas con las que se tiene un largo historial de operaciones sin
incidencias
3) Empresas nacionales conocidas con informe comercial.
4) Colegas / transitarias
5) Empresas locales conocidas físicamente.
6) Empresas locales desconocidas pero con referencia de terceros
7) Empresas extranjeras desconocidas pero con referencia de terceros
8) Empresas locales desconocidas
9) Empresas extranjeras desconocidas
10) Individuos o particulares locales conocidos
11) Individuos o particuares desconocidos
12) Individuos o particulares extranjeros

Factores que inciden en alto grado en la concesión de un crédito mas o


menos amplio son asimismo:

La realización de transportes de forma continuada (revolvente)


La volatilidad de la información de empresa disponible (por ej. Existencia o
nó de datos de dirección física verificable, correo electrónico corporativo o
de web y por supuesto la profesionalidad detectada en el trato con nuestro
interlocutor.

2
Cada cliente, excepto aquellos que realizan sus operaciones al estricto
contado (10 a 12) debe tener instalada una cuenta corriente que refleje en
cada momento:
1) Crédito concedido inicial
2) Deuda actual
3) Saldo de crédito disponible
4) Previsión de deuda por operaciones en curso *
5) Diferencia prevista disponible o excedido.

Nunca puede interesar detener o retrasar una operación en curso por razones
de riesgo, a priori. Si es importante sin embargo la alerta inmediata tanto
del ejecutivo de cuenta, así como del responsable de administración, cuando
el crédito (riesgo) otorgado es sobrepasado (excedido) de forma sensible, o
repetitiva.

Sólo en éste caso se debe determinar, sea ampliar el crédito concedido, o


dialogar con el cliente para eventualmente agilizar algun pago vencido.

Si “apretamos” a un cliente antes de inicar una nueva operación, nos


podemos encontrar que el transporte en cuestión se pierda, el cliente se
considere rechazado y con una buena excusa para retrasar aún más la deuda
que tenga pendiente. Por el contrario, si tenemos mercancía en nuestro
poder el cliente pondrá todo su interés para que su operación comercial con
su propio cliente final, no sufra posibles consecuencias, retrasos, etc., y, sin
duda será más ductil al tratar su crédito con nuestra empresa.

A ninguna empresa le interesa que se conozca su posible morosidad, en


algunos casos difíciles, la mera mención de organizaciones transitarias
(ATEIA), agrupaciones extranjeras (redes), otras empresas de su grupo, etc.,
son argumentos suficientes para resolver la mayoría de las incidencias.

En cuanto a la prevision de deuda por operaciones en curso (4), resulta


normalmente contraproducente involucrar al personal de operaciones en la
evaluación de dichas previsiones por 2 razones fundamentales.
a) El operario no suele ser quien conozca o calibre la responsabilidad
crediticia de una empresa, la introducción de datos se puede convertir en un
formalismo engorroso y con una alta cuota de error.

b) En muchas operaciones de transportes internacionales, el tiempo de


vida de una operación es extraordinariamente corto. (En muchos casos, p.
ejemplo en envíos de efectos personales, un expediente se abre y se finaliza
en un plazo inferior a 1 hora). En éstos casos, el tiempo disponible en la
operativa no da lugar a entradas del tipo administrativo u otros, pues
entorpecería sensiblemente la operación propiapemente tal.

Existiendo hoy en día sistemas de información que pueden registrar y


procesar todo tipo de datos, resulta sencillo, a partir de los datos básicos de
una operación evaluar con un margen prudente el riesgo potencial que puede
representar a la empresa, sin necesidad de intervención subjetiva del
personal operativo.

2
Considerando que el riesgo real, son los costes efectivos (gastos), que
penden sobre un transporte concreto, podemos facilmente determinar por
ejemplo:

Con los kilos tasables:


En aereo export: el flete aereo medio
En LCL export: el flete marítimo medio
En FCL export: el flete x contenedor (aprox)

En import (sólo si se concede crédito, se sobreentiende)


Con el valor de la mercancía:
El IVA de importación

Los gastos de manejo, consolidación, transporte interior etc., constituyen un


riesgo porcentualmente despreciable comparado con los indicados
anteriormente.

No puede existir impedimento para calcular una sola vez la media de costes
efectivos según tráfico/kgs y valor en importación para que el sistema de
información impute directamente un valor teórico de previsión de riesgo
para operaciones en curso.

La información será en todo caso indicativa y suficiente para conocer


aproximadamente el exceso, o no, del riesgo de una empresa dada y
permitirá en su caso “afinar” la información, de ser necesario.

Aun existe la opción, por otro lado seguramente innecesaria de incluir un


campo en el aplicativo que “proponga” la previsión conforme al cálculo
indicado anteriormente, y opcionalmente el operario pueda editar y corregir
la cifra aportada. Este método, no obstante convierte en variable una
información que por otro lado al menos aritméticamente es sólida.

Herramientas (Tecnologías de Información)

Este apartado merece una muy especial atención, puesto que una eficaz
herramienta de T.I., hace la diferencia en que una empresa funcione con
agílidad, rigor, seriedad, y sin costosos errores humanos, que, en el caso
opuesto, pueden llevar a cualquier empresa a la ruina.

En mis años mozos, el volúmen y ritmo de todas las operaciones, era


acompasado, los márgenes, importantes, el personal, experto. Había
“ordenanzas” que archivaban papeles, ensobraban las cartas y encontraban
los expedientes donde estuvieran.

Los tiempos han cambiado, el ritmo es vertiginoso, los márgenes, apenas


apreciables y el personal, normalmente con relativamente escasa
preparación. Hay, eso sí “ordenadores” perfectamente capacitados para

2
cumplir con todas las exigencias relativas a la clasificación, ordenamiento,
transmisión de información, etc.

Un ordenador, es una sofisticada colección de materiales (hardware), que


con ayuda de la electricidad suele mover algunas piezas en su interior y
encender alguna bonita bombilla de colorines. Por sí sólo no hace nada más.
Requiere ser “programado”, igual que nosotros que necesitamos ser
educados en la disciplina que nos ocupa.

La diferencia entre un ordenador y nosotros, es que:

a) Lo que se le enseña al ordenador, no lo suele olvidar.


b) Obedece a los encargos de inmediato y no se enfada.
c) Es totalmente coherente y desde luego ordenado
d) Es extremadamente veloz y disciplinado.
e) Económico, infatigable….. etc.

Si un ordenador tiene tantas virtudes respecto a nosotros, porqué no hacen


todo el trabajo?

Como indicado más arriba, los ordenadores necesitan ser “enseñados”


(programados). El resultado de la programación se llama “software”. Es la
calidad de la programación lo que determina la eficacia de la máquina. Un
ingeniero tiene por descontado una capacidad de resolver determinados
problemas superior, a alguien con estudios primarios ante los mismos
problemas.

Desgraciadamente, en la gran mayoría de los casos, los programadores sólo


saben programar, y nosotros, sólo sabemos de transportes internacionales.
Hay que enseñar primero a los programadores, para que los programadores
le enseñen a los ordenadores, el resultado, por norma general, deja mucho
que desear.

Los Transitarios, tambien debemos saber lo suficiente acerca de las


posibilidades de nuestro pupilo, el ordenador (a través del programador)
para que podamos exigir y obtener los resultados deseados.

En resumen, los ordenadores pueden hacer casi cualquier cosa que se les
pida mientras se obedezcan las leyes de la lógica, por otro lado se debe
evitar encomendarles tareas innutiles o innecesarias, dado que tambien
nosotros perderemos un tiempo valioso introduciendo o buscando datos
redundantes o irrelevantes.

En materia:

Nosotros aportamos datos y la máquina los procesa para generar informes,


documentos, listados, cálculos etc.

Al programador le tenemos que explicar que le aportaremos:

2
a) datos fijos: p.ej. nombre de mi empresa, importe de IVA,
INCOTERMS, nuestra cuenta bancaria, etc.
b) Datos variables: p.ej. Nombres y datos de empresas (clientes,
proveedores etc.) bultos, kgs, etc.
c) Datos volátiles: comentarios, resultados de cómputos, etc.

Los datos fijos se conservan en tablas y son casi inamovibles. Los variables
se acumulan en tablas dinámicas y se diferencían por su “visibilidad”. La
tabla de empresas resulta útil en todos los procesos (operaciones,
facturación, contabilidad, etc), en cambio el número de bultos, documento
de transporte sólo interesan a operaciones y facturación y la cuenta contable,
p.ej. sólo a contabilidad.

Una vez conocido el “input” debemos de tener muy claro, que es lo que
realmente necesitamos.

Debemos impedir a toda costa que el programador (amigo del ordenador)


nos pida que introduzcamos nunca más, un dato fijo (a menos que, por
mantenimiento, cambie en algun momento alguno de éstos datos.

Cuando introducimos un dato variable no debemos volverlo a introducir en


ningún momento durante el proceso. La información que proporcionamos,
la debemos entender nosotros, no la máquina. El programa debe “traducir”
la información para su posterior proceso.

Se introduce la información necesaria, significativa y no repetida. La


máquina, con suficientes datos de los tipos definidos anteriormente, puede
realizar sorprendentes combinaciones y devolver información objetiva,
completa y coherente.

Los procesos de búsqueda de información tienen que ser “intuitivos”, no


códigos ni criptogramas. Las primeras letras que introduzca me deben dar
un abanico de todas las palabras que comiencen con esa combinación, así
podré escoger la que me interesa.

La información aportada por el sistema de información, debe ser exhaustiva,


rica en todos los datos que ayuden a identificar y resolver eventuales dudas.
Un cliente que nos haya de pagar, agradecerá que en la factura indique
nuestro número de cuenta para la transferencia. Evidentemente, la
identificación completa del envío al que se haga referencia incluyendo, de
ser posible la referencia del propio cliente, es muy de agradecer. Cuanto
tiempo perdemos buscando una operación en la que nuestro proveedor sólo
nos indica que le debemos dinero y que es por una operación que
realizamos.. (cual?, cuando?, como?). Para un envío de Barcelona a
Shanghai, no es suficiente poner de “España a China”….

Si no conocemos a fondo las lenguas extranjeras (al menos el inglés), basta


que nuestro programador, “enseñe” a través del buen hacer en el diseño del
software las equivalencias en ingles, p.ej. de una tabla de conceptos de
facturación. Consecuentemente nosotros introducimos las primeras letras de

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un concepto de facturación en castellano, el sistema de información nos
devuelve el texto completo en castellano, y la impresora imprimirá
perfectamente, lo mismo en inglés (se sobre-entiende que el formulario
correspondiente está diseñado en el mismo idioma).

Con el método anterior al menos no “inventamos” cada vez una expresión


diferente para lo mismo y existe incluso la posibilidad de vincular los envíos
de nuestros clientes a tablas dinámicas de precios conceptos de facturación y
condiciones, que evitarán errores por incoherencia y de cálculo al emitir
nuestras facturas. Por algo los ordenadores tambien se denominan
computadoras. Computan y combinan la información, y no se equivocan
por razones de despiste, prisa o simple error.

Una faceta interesante de los sistemas de información (bien programados),


consiste en la no-redundancia de información. El importe de una factura es
tambien la deuda imputada al cliente en la contabilidad. Una operación de
una empresa siempre se corresponderá a esa empresa y no a otra. En el caso
de una modificación, o error, la misma será persistente a través de todos los
procesos y un solo cambio, devuelve la coherencia en todos y cada uno de
los procesos involucrados (cambio de peso, documento de transporte,
nombre del cliente, etc.). No sería de recibo tener que repetir una
información en más de un sitio, pues nos podemos encontrar que facturamos
a un cliente pero pretendemos cobrar a otro.

Todo lo anterior suele ser analizado por el programador a través de una


“encuesta” a los usuarios. Es absolutamente vital que el diseño sea lo más
completo posible, desde un principio y sea sometido de forma descriptiva a
los sufridos usuarios antes de codificar (programar) absolutamente nada.
Un simple error de diseño puede hacer inútil todo el trabajo. Los agregados
posteriores suelen ser barcazas parcheadas que hacen agua por todas
partes…

Como éste manual no pretende ser un curso de sistemas avanzados de T.I,


baste con dejar patente que no nos podemos dar por satisfechos con nuestro
sistema informático porque nos indican que “es lo que hay”, y debemos
exigir los resultados apetecidos conforme, al menos, con las premisas
indicadas anteriormente. Hay más, pero dejo al lector la oportunidad de
seleccionar sus propias prioridades al respecto. Si tiene sentido común y es
lógico, se puede programar, ademas de forma sencilla y amena para el
usuario. (inversamente proporcional a la dificultad en la programación).

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Anexos
INCOTERMS (2000)
EXW (Ex-works; En Fábrica): el exportador deberá entregar la mercancía en su
fábrica. A partir de ese momento todos los gastos (transporte, seguro, aduaneros,
etc.), así como los riesgos de deterioro o pérdida de la mercancía, serán por
cuenta del importador.
FCA (Free-carrier; Franco transportista): el exportador debe entregar la mercancía
al transportista contratado en el lugar convenido (un puerto determinado, en los
depósitos del transportista, etc.) con los trámites aduaneros de salida del país ya
cumplimentados. Hasta dicho momento todos los gastos y riesgos son por cuenta
del exportador y a partir de dicha entrega, del importador.
FAS (Free alongside ship; Franco al costado del buque): el exportador debe
entregar la mercancía situándola al lado del buque y con los trámites aduaneros
de salida del país ya cumplimentados. El coste y el riesgo de embarcarla y todos
los que se originen a partir de ese momento serán por cuenta del importador. Este
incoterm sólo se utiliza cuando el transporte es marítimo.
FOB (Free on board; Franco a bordo): en este caso el exportador entrega la
mercancía una vez que ya está embarcada y con los trámites aduaneros de
exportación cumplimentados. Se diferencia del anterior en que los gastos y riesgos
del embarque son por cuenta del exportador, solo de uso marítimo.
CFR (Cost and freight; Coste y flete): el exportador entrega la mercancía en el
puerto de destino convenido, pero en este caso no sólo tiene que embarcar la
mercancía, sino que también corre con el gasto de la travesía hasta el puerto de
destino. Sin embargo, el seguro del transporte es por cuenta del importador. Este
incoterm se utiliza únicamente cuando el transporte es marítimo.
CIF (Cost, insurance and freight; Coste seguro y flete). El exportador entrega la
mercancía en el puerto de destino, pero a diferencia del anterior corre además con
el coste del seguro del transporte. Se utiliza sólo cuando el transporte es marítimo.
CPT (Carriage paid to; Transporte pagado hasta el lugar de destino convenido): es
similar al CFR pero en este caso se puede utilizar con cualquier tipo de transporte.
CIP (Carriage and insurance paid to; Transporte y seguro pagados hasta el
destino): es similar a la cláusula CIF pero en este caso se puede utilizar
igualmente con cualquier tipo de transporte.
DAF (Delivered at frontier; Entregado en frontera): el exportador debe entregar la
mercancía en el punto fronterizo acordado, corriendo hasta ese momento con
todos los gastos.
DES (Delivered ex ship; Entregado sobre buque): el exportador entrega la
mercancía sobre el buque, una vez que éste ha llegado al puerto de destino, pero
antes de ser desembarcada. Los gastos y riesgos de la descarga son por cuenta
del importador.
DEQ (Delivere ex quay; Entregado en muelle con derechos pagados): el
exportador corre con todos los gastos y riesgos hasta situar la mercancía en el
puerto de destino y una vez cumplimentados los trámites aduaneros del país
importador.
DDU (Delivered duty unpaid; Entregada derechos no pagados): el exportador debe
entregar la mercancía en el punto convenido (fábrica o almacén del importador),
corriendo con todos los gastos y riesgos. Unicamente quedarían por pagar los
trámites de la aduana del país de destino que serán por cuenta del importador.
DDP (Delivered duty paid; Entregado derechos pagados): es igual que la anterior
pero en este caso el exportador también tramita los derechos de aduana del país
de destino.

3
3
Paises de la Unión Europa (06/2008)

En español Idioma local *


Alemania Deutschland DE
Austria Österreich AT
Bulgaria България BG
Bélgica België/Belgique BE
Chipre Κύπρος CY
Dinamarca Danmark DK
Eslovaquia Slovensko SK
Eslovenia Slovenija SI
España España ES
Estonia Eesti EE
Finlandia Suomi FI
Francia France FR
Grecia Ελλάδα GR
Hungría Magyarország HU
Irlanda Éire IE
Italia Italia IT
Letonia Latvija LV
Lituania Lietuva LT
Luxemburgo Letzebuerg LU
Malta Malta MT
Países Bajos Nederland NL
Polonia Polska PL
Portugal Portugal PT
United
Reino Unido GB
Kingdom
República Checa Česko CZ
Rumanía România RO
Suecia Sverige SE
Candidatos
ARYM Македонија MK
Croacia Hrvatska HR
Turquía Türkiye TR

3
Formato de conocimiento aéreo (AWB)

3
Ejemplo factura a corresponsal

Investigación y desarrollo del transporte

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Centro de Carga Aérea de Barcelona


Edif. Serv.Grales, ofna. A-316
08820 Aeropuerto El Prat (Barcelona)
Tel: 34-609 377 661
Fax: 34-934 783 089
e-mail: idetrans@idetrans.es

AGENT IN INDIA PVT


SPALDING AVENUE, 210
20097 MUMBAI
INDIA

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CUSTOMER: SHIPPER IN ZARAGOZA,S.A. Yr ref.: TML 8746


BARCELONA, 10.10.2008

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INVOICE Nr.: 70303/07 OUR REF: AEG- 7256
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Flight: EK8820/07|EK0548/09 AWB/HAWB: 00060123
Goods: MACHINERY SPARE PARTS Gross weight: 1320
Pieces: 1 Volumen: 2.670 M3
Destination: KOLKATA Date: 30.11.07
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D E S C R I P T I O N Eur.
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Airfreight 924.00
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Profit-share 132.00
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