Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se
encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa
persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además
otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de d e la Ley General de Archivos de Colombia

señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los
principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar  paso a paso la
recepción o radicación, registro, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente
contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente
establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden
extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de

folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001
Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los
documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración
de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras, es decir,
aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en
el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden Fecha de entrada Día Mes

Clase
Remitente Destinatario
Asunto
Anexos
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con
el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

* El número de registro
* La fecha
* El destinatario

-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la
correspondiente comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº orden Clase de salida

3. Correspondencia interna:

Anexos
Destinatario
Asunto

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa,
éste puede ser:

- único o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de

entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar
que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y
firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el
departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5.
Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y
asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el

Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsables de la ejecución
del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del

Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia
enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
NORMA NTC 185
Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en
las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo
de las comunicaciones impresas y electrónicas.

CARTA

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,

información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa,
departamentos, empleados, etc.

Características de una circular:

• Documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar

términos que impidan o dificulten su comprensión.

• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Clases de circulares:

1. Circular General: Se dirige a un grupo específico de personas

2. Carta Circular: Está dirigida en forma personalizada.

Las cartas comerciales tienen un formato con un estilo de bloques, de los cuales
hay por lo menos tres: el estilo de bloque estándar, estilo bloque modificado y
estilo semi-bloque. Los estilos de letra más nuevos, como el estilo simplificado, se
basan en el estilo de bloque. Cada estilo prescribe anchos márgenes, espaciado
entre párrafos y el orden de los contenidos de la carta. El estilo de bloque estándar
es una opción popular debido a que es la disposición más sencilla del formato.
CARACTERÍSTICAS

Utilizando papel con membrete, el emisor no tiene que escribir su domicilio, lo que
sería el primer componente de una carta escrita con el estilo de bloque estándar.
La fecha de la carta viene a continuación, seguido unas líneas más adelante con
el nombre y la dirección del destinatario. Unas líneas más abajo, el saludo
comienza la carta. En el cuerpo de la carta, cada párrafo con un solo espacio está
separado por una línea en blanco. Del mismo modo, una línea en blanco separa el
párrafo final del cierre ("Atentamente" o "Gracias", por ejemplo), que es seguido
unas líneas más adelante por la firma. Como se mencionó anteriormente, cada
línea está alineada con el margen izquierdo.

MEMORANDO
Definición: El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de
carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de
gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media
carta.

TIPOS DE DOCUMENTOS SEGUN LA NORMA NTC 185

La guía GTC - 185 se puede emplear en:
• Cartas
• Memorandos
• Circulares
• Actas
• Informes
• Certificados y constancia
• Hoja de vida corporativa
• Mensajes electrónicos