ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Tecnología en Gestión Logística

Fase planeación

Equipo 8
Aprendices.
Brenda Yolet Cochero Sierra
Sánchez Henao Javier Darío
Sánchez Ramírez Jesús Alberto
Julio Cesar Riascos Micolta

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

Noviembre 2019
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7
Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

ABC. Del personal de la empresa y sus funciones.

- MILENA: maneja los clientes de T a T, mayoristas y los clientes especiales.
- ERICA: maneja los supermercados y conoce todos los procesos de la
empresa.
- CARLA: recibe los documentos de los auxiliares de servicio tales como
facturas, ruteros, notas y créditos.
- MAURICIO: analista de los inventarios y supervisa las bodegas.
- JUAN: maneja las canastillas.
- PAULA: servicio al cliente.
- SANDRA: líder del área, supervisora de producción y transporte.
- JULIAN: líder de producción.
- ALEX: supervisor de ventas.
- TURNO NOTURNO: un supervisor facturador y cinco despachadores.

Información complementaria.
- Inicio de la jornada laboral ordinaria 07:00 am.
- ERICA. Inicia su jornada laboral a las 05:00 am.

Errores o fallas en los procesos.

- Mala comunicación interna en la entrega o empalme de tareas.
- Pocos vehículos para el proceso de distribución.
- Fallas en el correcto despacho de los pedidos.
- Es común la improvisación.
- Mal enrutado los pedidos.
- No se respeta la jerarquía.
- Falta de responsabilidad con la empresa y los clientes.
- Falla coordinación de los vehículos.
- Diferencias en el inventario físico y el sistema.
- Fallas en la proyección de la demanda de los diferentes productos.
- Aplicación de políticas no acertadas por parte de la gerencia.
- Stock de inventario no confiable.
 Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las
áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Recibo de pedidos

No hay comunicación en tiempo No se registran los

real entre el que recibe los No se priorizan los pedidos de
pedidos en la minuta del
pedidos, inventario y producción los clientes más importantes
día a día

Stock de inventario

La actualización se hace cada 24 No intercambian información con

horas perioridad con producción

Área de producción

No existe una No se caracterizan No se cuenta Se produce lo

proyección de la los clientes para con la que no se
demanda conocer sus infraestructura necesita
necesidades y ni el personal
priorizarlas suficiente
 Área de
despacho

No se
Falta de Trocan los No hay comunicación
establece un
concentración pedido y asertiva entre el turno de
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de los operarios clientes la noche y el día
estrega

Entrega o distribución de los

productos

No hay una
No se No se Mal No se preveen
planificación
respeta el cumplen las programada posibles
estratégica
itinerario ordenes s las rutas inconvenientes
de las rutas

Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:
- La descripción de los procesos.
- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.
R// Lo primero es replantear o actualizar nuestro sistema, es decir; el software
operativo, se necesita una herramienta que permita tener información de todos los
procesos en tiempo real y en línea.
También se requiere estandarizar todos los procesos de la empresa para no dar
pie a la improvisación.
Para solucionar los problemas del área de recibo de pedidos se requiere un
aplicativo o programa capaz de almacenar y de generar las ordenes de servicio y
facturas del día y estar en línea con bodega, inventario y producción, de esa
manera se reducen los errores que se presentan en el cambio de turno.

Stock de inventario y bodega.

R// La solución es casi que inmediata de esta área, es actualizando el inventario
cada tres horas, intercambiando información con producción y el área de recibo de
pedidos varias veces al día.
Es inevitable identificar la falta de un sistema de información donde todas las
áreas estén concentrando la información de manera oportuna y se detecten las
modificaciones de manera inmediata y más cuando es una empresa donde se
maneja movimiento de inventario permanentemente.

Área de producción
R// Lo primero es trabajar de manera mancomunada y prioritaria en la proyección
de la demanda y a la vez nuestra capacidad de producción, es decir; nuestra
oferta. Además, caracterizar los clientes para poder satisfacer sus necesidades de
manera más eficiente y oportuna.

Despacho de pedidos
R// para solucionar los problemas de esta área se debe implementar un sistema
de codificación para los productos y clientes, esto ayuda a reducir los errores a la
hora de la entrega o despacho de los pedidos.

Área de distribución
R// Área de vital importancia, en la cual tienen los mayores problemas y para
solucionarlos se debe tener en cuenta algunos aspectos, tales como;
- Caracterización de los clientes
- Ubicación geográfica de los clientes (dirección)
- Volumen de compra
- Frecuencia de compra
- Movilidad en la ciudad (trafico)
Con esta información se puede rediseñar las rutas de distribución. Además,
pueden definir o establecer el número de carros y frecuencias que se necesita
para cumplirle a los clientes de T a T, también se determinan las rutas y vehículos
para los supermercados, y de la misma manera se planifican para los casinos y
servicios especiales.

Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

R// Se observa que los tiempos de respuesta para los clientes internos, no son
bueno. Porque no existen incentivos adicionales como motivación para mejorar la
productividad ni tampoco de dan capacitaciones al personal. Hay que diseñar y
poner en práctica el manual de procesos y procedimientos para la empresa y a la
vez replantear el talento humano de la organización, para que cada quien cumpla
con sus funciones a cabalidad y hacer rotación del personal para que cada
operario conozca por lo menos tres puestos de la empresa.

Los tiempos de respuestas para los clientes externos, no son la acepción.

También son bastantes regulares, pero pueden mejorar a corto plazo
siguiendo estas recomendaciones:
- Organizar todas las áreas con tareas y ejecutarlas lo más rápido posible en
tiempos determinados.
- Mejorar el desempeño de los empleados a la hora de entablar relaciones
con los clientes.
- Diseñar estrategias que garanticen el buen funcionamiento de las redes de
distribución.

La implementación de las TIC. En las empresas dejaron de ser un lujo, para

convertirse en una herramienta de mucho valor, porque ellas permiten organizar
las informaciones, facilitan los procesos, dinamizan el flujo de información.
Contribuyendo al crecimiento de la empresa, ofreciendo información en tiempo
real y confiable.
Los softwares que se recomiendan para mejorar el funcionamiento de la empresa
son:
- Sistema ERP este solucionaría los problemas de inventarios.
- Sistema SAP este mantiene todos los procesos en línea desde informes,
facturación y también nos permite hacer trazabilidad a todas las
dependencias.