1- contabilidad Gerencial

1.1- Visión previa del concepto de Contabilidad.

El concepto de Contabilidad se puede asentar en una serie de aspectos fundamentales:

1 - Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a través de los cauces de la

metodología científica más avanzada.

2 - Conjunto de conocimientos que tiende a la proyección práctica (metodología de

aplicación de los principios científicos): Método de la Partida Doble.

3 - Tanto el conjunto de conocimientos científicos como las técnicas de aplicación de

los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboración de la información
económica.

4 - Esta información económica no se elabora para quedar oculta, sino para ser
comunicada a diferentes destinatarios (propietarios o socios de la empresa, la
Administración Pública del Estado, entidades financieras, etc.)

5 - El campo del conocimiento contable abarca también aquellas técnicas que persiguen
la verificación de la información (auditoria de cuentas), llevada a cabo por profesionales
independientes de la empresa.

6 - La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y técnicas, el análisis e

interpretación de la información que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la
documentación contable que le proporciona el solicitante de un crédito, sino que la
interpreta para ver si éste va a ser capaz de devolverlo llegado el vencimiento.

De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente

definición para la CONTABILIDAD DE EMPRESAS:

Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboración,

comunicación, auditoria y análisis e interpretación de la información relevante acerca de
la situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa, expresada
en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas
interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones.

La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la información relevante

acerca de la situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa.
Puede considerarse, por otro lado, como un subsistema del “sistema integrado de
información para la gestión”, es decir, un sistema que conecta todo tipo de
informaciones que se producen en la empresa, tales como estadísticas, previsiones,
facturación, nóminas, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este
aspecto, los avances logrados en los últimos años son espectaculares gracias a los
medios informáticos y teleinformáticos hoy en día existentes.

La contabilidad Gerencial (administrativa )involucra el desarrollo o interpretación de la

información contable con el deseo de ayudar específicamente a la administración en la
marcha de los negocios. Los gerentes usan esta información en el marco de las metas
totales de la compañía evaluando la gestión de los departamentos e individuos
decidiendo si se introduce una nueva línea de productos y virtualmente, tomando todo
tipo de decisiones gerenciales.

Gran parte de la información de la “Contabilidad Gerencial” es financiera por

naturaleza, pero ha sido organizada en relación directa con decisiones inmediatas. No
obstante, la información contable financiera a menudo incluye evaluaciones de factores
“no financieros” tales como la política y las consideraciones del medio, la calidad del
producto, la satisfacción del cliente y la productividad del trabajo.

1.2- Puntos de vista Gerencial de la Contabilidad.

La contabilidad debe proporcionar informes y estados contables preparados en

diferentes formas, de acuerdo con muchas reglas distintas. Sin embargo, mientras
satisface estas variadas obligaciones, la contabilidad no puede ignorar la razón principal
por la que existe.

Esta razón principal es la ayuda que brinda a la gerencia. La contabilidad debe colaborar
con ella proporcionándole datos que se reflejen en informes y estados contables.
Además, debe proveer la base para interpretaciones financieras que asistan a la gerencia
en la preparación de determinadas decisiones políticas, así como en el control de las
operaciones corrientes. Esta clase de información interna para la gerencia puede requerir
la recolección y presentación de informaciones en forma completamente distinta a la
que se sigue para las informaciones a terceros. Lo necesario en los informes destinados
a los accionistas, lo legal para impuestos o aquello que requieren ciertas agencias
gubernamentales, puede ser información contable incapaz de satisfacer y ayudar a la
gerencia para la dirección de una empresa. Por cambios en el nivel de precios, con el
objeto de que se mejore el análisis del desempeño durante un determinado periodo.
También puede ser deseable utilizar el costeo directo para un mejor análisis de las
políticas de precios y la planificación futura. Los ajustes a los estados contables por
nivel de precios y el empleo del costeo directo son considerados no ortodoxos por
muchas personas, pues hasta el momento no han sido reconocidos como principios
contables generalmente aceptados. Sin embargo, la gerencia puede estar convencida de
que semejantes innovaciones son necesarias con el fin de que la contabilidad maximice
su estimación en el momento de la toma de decisiones.

1.3- La contabilidad proporciona Información Económica.

La contabilidad ha sido descrita en forma sucinta y exacta como “la medición y

comunicación de datos financieros y económicos”. El contador es el canal por el cual
fluye la información cuantitativa hasta la administración.

La posición del contador administrativo es única con respecto a la información sobre la

empresa. Aparte de la dirección al mismo nivel, posiblemente nadie más en toda la
organización llegue a conocer más a fondo todas las funciones del negocio. El contador
administrativo se encuentra en una situación muy especial con respecto a la información
concerniente a la empresa. Nadie mas dentro de la organización, salvo la alta gerencia,
podrá conocer más acerca de las funciones de un negocio determinado. El contador
administrativo también debe recopilar información de cada función, área y nivel de la
empresa. También debe estar siempre al tanto de lo que sucede fuera de la empresa en el
mundo de los negocios.

Pero, la recopilación de información es solo el primer paso. También debe analizarla. Es

decir, debe desmenuzarla, filtrarla y organizarla en categorías que tengan significado.
Debe evaluarla. Es decir, debe decir en primer lugar, qué cosas son relevantes y cuales
irrelevantes, y hacer a un lado lo intrascendente, para lo cual debe clasificar lo relevante
de acuerdo con su importancia para la administración. Después debe hacer un informe
de lo relevante en forma inteligible, a fin de que pueda servir de foco de luz en las
decisiones que tome la administración responsable, y también las decisiones de personas
interesadas fuera de la empresa. Se deja en claro que esta persona es mucho mas que un
“reportero” de información, es un “editorialista”. En esta forma esta en posición de
poder influir en los que toman decisiones con la esperanza de que se obtengan mejores
resultados.

2- La Auditoría
2.1- La Auditoría Profesional y los Informes de Auditoria.

La auditoria profesional es una disciplina intelectual; se basa en la lógica, porque la

lógica tiene como fin el establecimiento de hechos y la evaluación de las conclusiones
resultantes, juzgando si son o no validas.

La auditoría puede definirse como la revisión objetiva de los estados financieros

originalmente elaborados por la administración. En el examen de los estados
financieros, el auditor habrá de aprender de:

a)- Los procedimientos del control interno del cliente.

b)- La revisión de los registros contables y de las transacciones, las cuales descansaran
en la evidencia que les dará el carácter de autenticidad y de validez.

c)- La revisión de otros documentos financieros o no financieros y de sus registros,

amparándose en la evidencia para que sean auténticos y valederos.

d)- La evidencia que se obtenga de fuentes externas tal como la que se obtiene de
bancos, clientes, acreedores, etc.

Con base en las 4 fuentes de información antes mencionadas, se puede discernir que la
base para cualquier decisión en el ramo de auditoría descansa en la evidencia
proporcionada por un cliente o bien obtenida de otras personas.

Resumiendo, podemos decir que la auditoría es una profesión privada que presta un
servicio plenamente público. La auditoría profesional tiene mayor influencia y eco que
cualquier otro ramo profesional.

La auditoría no es una rama o sub-división de la contabilidad, puesto que la auditoria

mide y evalúa los resultados de las aplicaciones contables en los negocios. Por lo tanto,
la auditoria es independiente de la contabilidad. La auditoría no mide, ni informa acerca
de datos financieros de los negocios; revisa e informa acerca de la corrección o
incorrección de las mediciones y de la comunicación de las operaciones financieras
llevadas a cabo por la administración.

2.2- Objetivos

Los objetivos inmediatos de una auditoria son el asegurarse de la confiabilidad de los

estados financieros y el de rendir una opinión acerca de la razonabilidad en la
presentación de dichos estados. Normalmente los estados financieros auditados son: el
Balance de Comprobación, el Estado de Resultado y el Estado de Cambios en el Capital
Neto de Trabajo.

2.3- Los Distintos Enfoques de la Auditoría

Según el objetivo que se persiga o en función de la importancia que se dé a ciertos

aspectos se puede hablar de uno u otro tipo de auditoría, los más comunes son :

1. a) Financiera: La auditoría financiera es una revisión de los estados financieros

similar a la auditoría externa. Su objetivo es expresar una opinión sobre si las
cifras del balance y la cuenta de resultados presentan razonablemente la
situación actual de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
2. b) Verifica: El objetivo de la auditoría verifica es la revisión de la ejecución y
puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos por la
dirección.
3. c) Operativa: Es más bien una actitud mental del auditor. Se trata del control
sobre las actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la
auditoría encaminado a examinar los datos como medio para mejorar las
actividades de la empresa.
4. d) Especial: La dirección general u órgano competente fija en concreto el
objetivo y el alcance del trabajo de la auditoría.

2.4- Auditoria Externa

Una auditoría externa es aquella que es llevada a cabo por una persona independiente o
firma de contadores públicos. El auditor independiente no es un empleado del cliente.
Su relación con la administración no es otra distinta a una relación profesional.

2.4.1- Objetivos de la Auditoría Externa

Los objetivos inmediatos de una auditoria externa independiente son:

1- Juzgar si lo que presenta la administración en los estados financieros es correcto.

2- Rendir una opinión profesional e independiente respecto a la condición financiera y

resultados de operación en la empresa auditada.

Derivado del trabajo de auditoria realizado para lograr estos objetivos, lógicamente se
habrán de corregir los errores y se habrán de detectar los fraudes. Si bien se señala con
insistencia que la auditoría de estados financieros no persigue el detectar fraudes, la
verdad es que en realidad existen los fraudes. Cuando existe un fraude (con o sin la
complicidad de la administración) el auditor no podría alegar su cumplimiento con su
trabajo si no intentara descubrirlo y revelarlo. Como otro resultado de una auditoria, el
auditor independiente esta capacitado para aconsejar y orientar a su cliente cuando éste
solicita servicios de consultoría administrativa. Los resultados de los servicios de
consultoría administrativa (recomendaciones, procedimientos, conclusiones, etc.) no se
incluyen en el informe de auditoria debido a que los servicios de consultoría
administrativa constituyen un trabajo distinto, debiendo presentarse un informe por
separado.

2.5- Auditoria Interna

Una auditoria interna es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma
negociación y dependiendo de la administración de dicha empresa. La auditoria interna
es una función consultiva. El auditor interno crea y evalúa procedimientos financieros y
de operación, revisa los registros financieros y contables y los procedimientos de
operación, evalúa el sistema de control interno existente, sumariza periódicamente los
resultados de una investigación continua, hace recomendaciones para mejorar los
procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos
(bien sea al presidente o al consejo de directores). El rendir información financiera y de
operación a la administración deberá dar un particular énfasis a los efectos futuros de
los planes y decisiones. El auditor interno no es independiente de la administración, aun
cuando la actitud mental del auditor interno de una compañía deberá ser la de
independencia.

Aún cuando la naturaleza del trabajo del auditor interno difiere en muchos sentidos al
trabajo del auditor externo, en un sentido amplio los objetivos de un auditor interno y de
un auditor externo son similares, o sea el evaluar e informar acerca de los estados
financieros y de la confiabilidad que se puede tener en los datos allí presentados,
determinando además la exactitud e integridad de los registros.

2.5.1- Objetivos de la Auditoría Interna

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, proporcionándole un análisis objetivo, evaluaciones y
recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinada, también hay que decir
que la labor del departamento de auditoría interna facilita y simplifica el trabajo de la
auditoría externa. Todo esto es cumple a través de unos objetivos mas específicos como
pueden ser los siguientes:

1. a) Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con

las políticas y los procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los puntos
siguientes:

1-Averiguar el grado en que se están cumpliendo los planes prefijados.3

2-Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos,

contables y financieros.

3-Determinar si los bienes del activo están registrados y protegidos.

4-Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos
en la organización.

1. b) Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.

2. c) Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen
encontrarse como resultado de las investigaciones, expresando igualmente las
recomendaciones que se juzguen adecuadas.
3. d) Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes
emitidos con anterioridad.

2.5.2- Ventajas de la Auditoría Interna

1. a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente

independiente los sistemas de organización y de administración.
2. b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa que
generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
3. c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los
datos contables y financieros.
4. d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que generalmente se
desarrollan en las grandes empresas.
5. e) Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.

2.5.3- Dependencias y Autoridad

El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningún tipo de autoridad directa sobre otras
personas de la organización.

Por otra parte debe de tener libertad absoluta para revisar y evaluar los métodos, planes
y procedimientos de la empresa.

Finalmente, la auditoría interna debe de ser responsable ante una persona en la

organización, que asegure la consideración y actuación adecuada de acuerdo con las
conclusiones o recomendaciones presentadas.

2.6- Coordinación entre Auditoría Interna y Externa

La coordinación entre la auditoría interna y externa es provechosa ya que por este medio
se obtiene una mayor eficacia tanto en el trabajo del auditor interno como del externo.

Esta coordinación debe de ser cuidadosa para obtener la máxima ventaja en ambos
aspectos y sin que los resultados afecten al carácter independiente que debe de marcar al
auditor externo, para ello es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. a) El auditor externo debe de asegurarse por medio de las pruebas de

observación que considere necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor
interno.
 2. b) El auditor externo no debe comprometerse haciendo saber por adelantado qué
cuentas actividades o informaciones va a revisar ni hasta qué punto lo va a
hacer.
3. c) Tanto el auditor interno como el externo deben de conservar su propia
identidad, es decir no deben hacer el uno el trabajo que corresponda al otro.

2.7- Función de la Auditoría dentro de la Empresa

Es difícil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran
empresa, por eso en estas existen varios departamentos y empleados responsables de
todas sus actividades. La dirección de la empresa es la que se encarga de definir las
políticas que seguirá la empresa y los fines que esta quiere alcanzar, también deberá
seleccionar a los directores subordinados a los que delegara las responsabilidades de
cada área específica.

La dirección siempre debe de estar segura de que tanto la política como los
procedimientos, los planes y los controles establecidos a seguir son los mas adecuados y
se ponen en práctica.

El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las operaciones

expuestas anteriormente en su detalle y en su raíz; sus análisis y sus recomendaciones
deben de ser una ayuda tanto para los subordinados como para la dirección en su
propósito de alcanzar un control más eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en
definitiva, aumentar sus beneficios.

2.8 Principios generales

Ni en contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la existencia de unos principios de

tipo matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de
axiomas fundamentales de carácter técnico - profesional.

La auditoría externa, en la presentación de los estados financieros los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir
en cuatro:

1. a) Exposición: Los estados financieros deben recoger por completo y con

claridad todas las transacciones de la empresa.
2. b) Uniformidad: la base utilizada en la preparación de los estados financieros de
un ejercicio no debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio
precedente.
3. c) Importancia o materialidad: Este es el criterio que debe presidir el trabajo del
auditor es la importancia económica o materialidad de las partidas.
4. d) Moderación: De dos o más posibilidades igualmente validas se debe escoger
siempre la que dé los resultados más desfavorables.

2.9 Normas de la Auditoría

Las normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los principios y requisitos que
necesariamente tiene que observar el auditor en el desempeño de su función y sobre las
que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinión técnica
responsable.

Las normas de auditoría han sido las desarrolladas en la práctica por las opiniones de los
profesionales, estas se suelen resumir en tres grupos:

1. a) NORMAS GENERALES

Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el

desarrollo de la actividad de auditoría .

1- Realización por una persona competente.

2- Realización por una persona independiente.

3- Cuidado profesional en la realización del trabajo y en la confección del informe.

1. b) NORMAS DE TRABAJO

Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor,

regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a los hechos
relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor
fundamenta su opinión responsable e independiente.

1- Programación adecuada.

2- Supervisión adecuada.

3- Análisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas.

4- Opinión basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente.

1. c) NORMAS DEL INFORME

Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del
informe de auditoría estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de
informes, así como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en
cada caso.

1-Expresión de si los estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad

generalmente aceptados.

2-Expresión de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con

respecto al periodo precedente.

3-Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros.

4-El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en
su conjunto.

2.10- Procedimientos de la Auditoría

Los procedimientos de auditoría son la serie de trabajos que hay que realizar para el
adecuado cumplimiento de los principios y las normas, antes de presentar el informe
definitivo. Se pueden señalar los siguientes procedimientos:

1. a) Revisión de las actividades en las operaciones.

2. b) Inspecciones físicas y recuentos.
3. c) Obtención de pruebas de evidencia.
4. d) Obtención de pruebas de exactitud.
5. e) Preparación de reconciliaciones.

3- El control interno
3.1- Origen y Antecedentes.

El desarrollo económico de los pueblos derivado de las conquistas de la ciencia en el

campo industrial, ha permitido el establecimiento de grandes empresas. Esto ha dado
por resultado una gran complejidad en la organización y administración de esas
instituciones.

El comerciante antiguo no tenía problemas de esa especie. En muchos casos, atendía

personalmente la compra, guarda y venta de la mercancía, y, si en ocasiones ocupaba
algún ayudante que le hiciera menos pesada su labor, seguía invariablemente vigilando
y atendiendo el negocio en la totalidad de sus operaciones.

El industrial en pequeño trabajaba en forma semejante: el mismo instalaba su escasa

maquinaria; adquiría los materiales y objetos necesarios para la manufactura, y, en
muchos casos, una vez fabricados algunos artículos, salía en persona a realizarlos.

Estas personas no tenían necesidad de controlar sus operaciones, ellos mismos las
efectuaban y si resultaba algún error estaban en condiciones de saber inmediatamente de
dónde provenía.

A fines del siglo pasado, cuando se inició el desarrollo industrial que ahora estamos
palpando, comenzó a observarse la necesidad de control en los negocios. Por lo general,
en esa época las empresas se producían por sí mismas y en cierta forma a merced de las
circunstancias. No se hacían estudios previos para la promoción y organización de las
compañías; en realidad, estas nacían por efecto de las necesidades más imperiosas.

Como consecuencia, la administración se encontraba en las mismas condiciones y

seguía la misma ruta de incertidumbre. No se conocían los medios más convenientes
para la eficiencia del trabajo; la contabilidad rudimentaria tenía como única función el
registro (la más de las veces incorrecto) de las operaciones del negocio, y la estadística,
desconocida o menospreciada, no se empleaba y si se empleaba, era en forma deficiente.
A menos que el producto que se fabricara fuera de tal manera necesaria y pudiera
realizarse a un precio tal que absorbería las pérdidas causadas por la ineficiencia de la
organización, el fracaso de la empresa era inevitable. El quebranto de capitales, los
errores y el fraude eran el resultado, y en no pocos casos se carecía de los elementos
indispensables para descubrir y comprobar sus alcances y derivaciones.

Como el período del crecimiento rápido de los negocios fue acompañado en gran parte
por utilidades substanciosas, la administración enfoco sus energías a la producción y la
expansión, haciendo caso omiso de la eficiencia de sus operaciones internas. Sin
embargo, la situación en los últimos años ha sido diferente. Hoy, debido a la mayor
estabilidad de los negocios y a la lucha por los mercados, la importancia y trascendencia
de la organización y administración de las empresas están fuera de toda duda. Las
utilidades dependen en una forma más directa del arreglo científico de las partes
componentes de una empresa y de la buena administración y eficiencia de las
operaciones.

El control interno está íntimamente relacionado con el estudio de la organización y

administración de los negocios, por lo que es necesario asentar, aunque sea en forma
breve, lo que se entiende por estos dos últimos conceptos, a reserva de que,
posteriormente, se aclare lo que significa el control interno.

La organización implica proyectar sobre bases científicas la estructura de una empresa,

de manera que las partes que la integran queden ordenadas lógicamente, a fin de que
pueda realizar los propósitos para los cuales fue creada.

La administración, en cambio, se refiere al trabajo de dirigir, controlar y supervisar las

operaciones de una empresa para alcanzar los objetivos previstos en la organización.

Si bien la asignación de funciones del personal representa una parte del estudio de la
organización y administración de empresas, en los tratados sobre estas materias el
problema se enfoca desde un punto de vista muy impreciso, sin llegar a temas tales
como la distribución adecuada de trabajos entre funcionarios y empleados en el sentido
de evitar, o dificultar cuando menos, los errores y los fraudes y, en general, ejercer un
control eficaz sobre las labores del personal.

Asimismo, la contabilidad, además de tener como funciones el registro y la

interpretación de las transacciones que se realizan, debe ser uno de los instrumentos de
control primordiales con que cuente la administración para el logro de sus objetivos.

Un sistema contable, por bien proyectado que se encuentre, no estará completo si no

garantiza a la administración que los datos que se le presentan el los estados e informes
son correctos, y al mismo tiempo es necesaria la distribución adecuada de las funciones
del personal y el establecimiento de responsabilidades a través de la contabilidad para
evitar, en lo posible, los desperdicios, los errores y los fraudes y, en general,
proporcionar los medios indispensables para el control efectivo del negocio en sus
partes vitales. Esta es la función del control interno.

3.2 Definición.
Un sistema de control interno puede definirse como la coordinación del sistema de
contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera que el trabajo de un
empleado llevando a cabo sus labores delineadas en una forma independiente,
compruebe continuamente el trabajo de otro empleado, hasta un determinado punto en
que pueda erradicar la posibilidad de un fraude.

3.3 Importancia del Control Interno.

La necesidad de establecer sistemas de control interno seguramente no fue sentida

mientras las negociaciones no adquirieron el crecimiento extraordinario que han
experimentado en los últimos 40 o 50 años. Como se ha dicho ya, la contabilidad y,
después el control interno, han sido una consecuencia del desarrollo económico de las
empresas.

De la misma manera, en los tiempos actuales, cuando un negocio ha ido creciendo desde
pequeño hasta alcanzar un volumen respetable, su propietario o principal dirigente se da
cuenta de que no le es posible atender un sinnúmero de detalles que antes constituían su
labor más importante. Entonces piensa en la conveniencia de delegar sus atribuciones en
manos de algunos ayudantes, para que la empresa pueda desenvolverse en forma
satisfactoria; así vemos, suponiendo el caso de una industria, que nombra a funcionarios
especialistas para las distintas actividades de la negociación, tales como: un encargado
de las compras de materias primas, un superintendente de la fábrica, un jefe de ventas y
un jefe de contabilidad. Estos funcionarios, a su vez, necesitan de auxiliares para llevar
a cabo las labores relativas a su departamento, implantándose así, la división del trabajo
para el logro de un fin común.

En estas condiciones, el director general o propietario, concreta sus esfuerzos a la

coordinación del trabajo de los funcionarios especialistas, lo cual constituye un
verdadero problema cuya solución se estima como la función más importante de la
administración de una empresa. Además, para la autoridad central, el conocimiento y
control completo de las actividades que se desarrollan es primordial para lograr los
objetivos señalados, entre los cuales son comunes a todos los negocios el de procurar la
integridad del capital invertido y hacer producir a dicho capital un rendimiento
proporcional al riesgo que lleve consigo y al esfuerzo que requiera.

La función de la contabilidad como instrumento de control administrativo esta

unánimemente reconocida en los países de gran capacidad comercial e industrial. No
obstante, un sistema de contabilidad que no esté apoyado en un control interno eficaz,
es, hasta cierto punto, inútil, puesto que no es posible confiar en los datos que arrojen
los informes y estados financieros. Salta a la vista la importancia que tiene no solo para
la dirección general, sino para los jefes de departamento, la seguridad de las
informaciones que les proporciona el departamento de contabilidad; de otra manera,
probablemente, podrían formarse juicios equivocados que redundarían en daños para la
empresa.

Todavía en la actualidad, y aunque parezca mentira, existen algunos hombres de

negocios para quienes los métodos de protección de sus intereses no los conmueven.
Piensan que teniendo “empleados de confianza” están a cubierto de los riesgos que se
derivan del fraude. El tener confianza en los subordinados será muy correcto, emotiva o
espiritualmente, pero es necesario admitir que esta fé da lugar a exponerse a toda clase
de fraudes. Basta decir que la totalidad de los manejos indebidos en los negocios se
deben a empleados que se consideraban dignos de confianza. En consecuencia, esta es
una razon de peso para insistir y subrayar el valor que posee el control interno para
dificultar el que se cometan malversaciones o fraudes.

3.4- Objetivos del Control Interno.

En los párrafos que anteceden se han esbozado las finalidades que se persiguen al
establecer sistemas de control interno; no está por demás precisar detalladamente dichos
objetivos, con el propósito de esclarecer las dudas que pudieran haberse suscitado.

De cualquier modo conviene insistir en la interpretación que debe darse al control

interno. La costumbre ha hecho que uno se refiera al control interno como si tuviera una
identidad separada y única, pero de hecho no sucede así. Constituye simplemente los
fragmentos del sistema de contabilidad juzgados y estimado desde un punto de vista
especial, es decir, como están proyectados y como operan a fin de producir los
resultados que se desean.

Los propósitos del control interno que vienen a constituir, de acuerdo con lo dicho
anteriormente, el índice de la eficiencia y la medida del valor de los procedimientos
contables, pueden clasificarse en los siguientes principales:

1. Comprobación de la veracidad de los informes y estados financieros, así como

de cualquier otro dato que proceda de la contabilidad.
2. Prevención de fraudes, y, en caso que sucedan, posibilidad de descubrirlo y
determinar su monto.
3. Localización de errores y desperdicios innecesarios,
Promoviendo al mismo tiempo la uniformidad y la corrección al registrar las
operaciones.
4. Estimular la eficiencia del personal mediante la
vigilancia que se ejerce a través de los informes
de contabilidad relativos.
5. En general, para salvaguardar los bienes y obtener un control efectivo sobre
todos los aspecto vitales de un negocio.

El trabajo monótono y rutinario de asentar en los libros y registro de contabilidad las

transacciones, tiene, como fin primordial, periódicamente la situación económica del
negocio y los resultados obtenidos. La exposición de datos a los administradores debe
ser de tal manera que a primera vista pueda formarse un juicio del resultado de su
gestión y estar en condiciones de trazar la política a seguir en el futuro. Del mismo
modo, en las empresas que lo requieren, será necesario que los jefes de los
departamentos conozcan las consecuencias de las labores a su cargo con el de ratificar o
rectificar los métodos empleados.

La misión del control interno constituye, en este sentido, la garantía de que los
informes, estados y datos generales provenientes de la contabilidad sean correctos y
estén formulados de acuerdo con las necesidades del caso particular de que se trate.

En la mayoría de los casos, la ocasión para cometer un fraude surge de la falta de un

sistema de control interno adecuado. Sin embargo, no debe considerarse que un sistema
de esta índole por perfecto que fuera, evite en lo absoluto la coyuntura de los malos
manejos. Siempre existe la posibilidad de la connivencia entre dos o más empleados.

Por otra parte, en caso de que llegara a cometerse un fraude, el mismo sistema de
control tarde o temprano delatará al autor o autores, más si se cuenta, como es de
desearse, con revisiones periódicas de la contabilidad, ejecutada por auditores internos o
contadores públicos.

Otros de los objetivos principales de los métodos de control interno se refieren a que
hacen posible, en virtud del mecanismo implantado, la localización de errores
involuntarios que pueden cometerse, y que en algunas ocasiones constituyen perdida de
consideración para las empresas.

En resumen, si en una empresa existen sistemas de control interno debidamente

instalados, y, en consecuencia, la rutina de las operaciones esta encauzada en forma
conveniente, es posible obtener informes exactos y oportunos acerca de la explotación
en todas sus fases importantes; la negociación se encuentra protegida en contra de los
fraudes y errores, y, además, se conoce la eficiencia que rinden cada uno de los
departamentos o secciones. Solo en estas condiciones es factible obtener un control
firme y ejercer una dirección completa y eficaz de ese mecanismo complejo que
constituye un negocio moderno.

3.5- Principios Básicos del Control Interno Contable

3.5.1- Elementos Escenciales en el Control Interno.

1. A) Con Respecto a la Organización

1- Definición de líneas de responsabilidad y autoridad, a ser posible por escrito, a través

de manuales de organización, de organigramas, etc.

2- Segregación de funciones entre los departamentos o personas que llevan a cabo la

autorización, ejecución, contabilización, custodia y cobro o pago de una transacción.

3- El número de empleados bajo la autoridad de un gerente, jefe, supervisor, etc., debe

permitir una efectiva supervisión.

4- Existencia de un departamento de auditoría interna que dependa directamente de la

gerencia y se responsabilice de una continua revisión, evaluación y mejora del control
interno.

B)Con respecto a la autorización, ejecución y control de las operaciones:

1- Existencia de normas y procedimientos operativos claramente definidos y a ser

posible reflejados en manuales de procedimientos, flujogramas, etc.

2- Establecer controles para hacer cumplir las normas y los procedimientos.

3- Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases referentes a una operación.
4- Utilización de planes de cuentas normalizados.

5- Implantación de un sistema de formularios que permitan documentar correctamente

todas las operaciones de la compañía.

6- Utilización de archivos apropiados y seguros.

7- Los activos deben encontrarse debidamente protegidos.

8- Preparación de presupuesto e implantación de sistemas de costes fiables.

9- Establecer sistemas de registro, seguros y operativos.

10- Utilización de cuentas de control y aplicación de cualquier otro procedimiento que

permita comprobar la exactitud de la información contable (recuentos físicos,
conciliaciones, etc.)

Estos elementos configuran una situación ideal. Se pueden establecer sin dificultades en
grandes compañías, pero resultan más difíciles de aplicar en las medianas y pequeñas
debido al elevado coste de implantación que todo sistema de control interno implica.

Cualquier empresa puede aplicar, como mínimo, los siguientes principios:

1) Supervisión directa y efectiva de la gerencia. Este aspecto tiene una importancia

fundamental en empresas pequeñas, donde la eficacia del sistema pasa a depender de la
supervisión de la gerencia.

2) Establecimiento de unas normas y procedimientos mínimos.

3) Selección de personal de calidad. Toda empresa pequeña requiere contratar personal

responsable y de confianza que permita compensar, en parte, la falta de controles que
objetivamente pudieran implantarse.

3.5.2- Principio General Relacionado con la Evaluación del Control Interno:

El coste de implantación y mantenimiento de un control interno debe ser siempre

inferior a los beneficios que dicho control pueda proporcionar.

Este principio puede resultar de difícil aplicación, dado que no siempre es posible
estimar los beneficios que el control proporcionará en el futuro.

Todo control interno, por muy bueno y eficaz que sea, tiene una serie de limitaciones
que son inherentes al sistema. En el funcionamiento de la mayoría de los
procedimientos de control existen posibilidades de error derivadas de falta de
entendimiento de las instrucciones, errores de juicio, descuidos personales, fatiga, etc.

Un buen sistema de control interno garantiza la información contable dentro de límites

razonables pero no con una exactitud total.
El hecho de que el control interno sea débil o deficiente tampoco significa que la
información contable no sea veraz y exacta.

3.6- Clasificación del Control Interno.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno

contable.

1- Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que

ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.

2- Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.

3.7- Características

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

1- Organización: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la

responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

2- Autorización y registro operacional: de manera que sea de la atribución del

departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener
el control

3- Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando

menos tres (3) persona para evitar fraude.

3.8- Áreas en las que podemos establecer un Control Interno.

 Activos
 Efectivo
 Ventas
 Caja chica
 Inventarios


3.9- Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente
permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de
venderlos.

Los activos fijos pueden ser Tangibles o Intangibles.

1- Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios-
sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
2- Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que
posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa
del costo adquirido de un bien más las inversiones realizada en este para usarse entre un
período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:

Línea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos:

1. a) Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.

1) Poseer una relación detallada y actualizada

2) Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.

3) Hacer chequeo periódico de los mismos.

4) Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

3.10- Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de

depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente
contenido por:

- Efectivo en caja

- Cuentas bancarias

- Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

1. A) Operaciones en el mostrador (ventas)

2. B) Ingresos ejecutados por cobradores
3. C) Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las
medidas de control podemos citar:

1) Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de

estos ingresos.
2) La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de
caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta
a todos los cobradores de manera que:

1) Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.

2) Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes
mencionada.

3) Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o

preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los
reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de
contabilidad. Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco

La caja se divide en dos:

 Caja chica
 Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes
conceptos.

Entre las medidas de control están:

1) Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2) Que estos volantes estén numerados.

3) Manejados por una sola persona.

4) La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto
fue creada la caja chica.

5) Depositar el dinero de la caja general.

6) Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

3.11- Métodos utilizados por empleados para robar efectivo.

Existen infinidad de métodos empleados para robar efectivo. Unos cuantos de ellos se
mencionan a continuación:

1. a) El dinero proveniente de las ventas de contado podrá robarse al instante en

que se efectúa la venta. El dinero proveniente de las ventas, que se roba, no se
registra en ninguna factura de las ventas, ni tampoco en una caja registradora.
Este tipo de robo puede ser difícil de descubrirse, puesto que no existen
registros. Es posible que solo una parte del precio de venta se registre en la caja,
robándose el resto.

Medidas de Control: Centralice las cajas y utilice cajas registradoras que permitan que
el cliente se dé cuenta del importe registrado. Entregue al cliente una copia de la factura
o de la nota de venta, o bien el recibo que arroje la caja registradora. Utilice servicios de
vigilancia policíaca.

Los métodos que a continuación se mencionan involucran manipulación de registros.

1. b) Se podrá robar efectivo del dinero proveniente de las ventas, o bien de los
cobros de las cuentas por cobrar a clientes. La cantidad correcta de efectivo
habrá de cargar a caja y acreditar a ventas o a cuentas por cobrar. Sin embargo, a
la hora de sumar las columnas de cargos a caja y de créditos a ventas o a cuentas
por cobrar en el diario de entradas de efectivo, se subestiman. Por lo tanto, una
vez que se haya llevado a cabo la labor de pase a las cuentas del mayor general,
el saldo de la cuenta de caja y bancos habrá de concordar con el saldo del estado
de cuenta que envía el banco, lo que se verá una vez llevada a cabo la
conciliación bancaria. Si se robasen los cheques, será necesario una falsificación
de firma para poder cobrarlos.

Por ejemplo: Si se recibiera un cheque por $10,000 y fuere posible robarse $1,000, pero
el asiento contable se hiciere cargando a caja por $10,000 y acreditando a ventas por
$10,000, el saldo de la cuenta de bancos en los libros de la empresa seria mayor en
$1,000 al saldo según el estado de cuenta bancario, después de llevada a cabo la
conciliación. Sin embargo, si se sumara de menos en $1,000, tanto en la columna de
cargos a bancos, como en la de créditos a ventas en el diario de entradas de efectivo, el
saldo bancario según los libros y según el estado de cuenta habría de concordar, una vez
que se llevara a cabo la conciliación bancaria.

Medidas del Control Interno: Separe las funciones de quienes reciban el efectivo y de
aquellos que contabilicen dichas entradas. Verifique las sumas del diario de entradas de
efectivo. Compare los cargos que la empresa haga a la cuenta de bancos, con los
créditos que haga el banco conforme aparezca en el estado de cuenta que envía a la
empresa.

1. c) Es posible que en diario de entradas de efectivo, los descuentos sobre ventas

que se otorguen a los clientes estén aumentados en relación con los descuentos
realmente aprovechados.

Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba el efectivo y de quien lo

registre. Revise los asientos del diario de entradas de efectivo en donde se cargue a la
cuenta de descuento sobre ventas y coteje los descuentos contabilizados con los
descuentos que se otorgan. Aparee los asientos en el diario de caja con el detalle de los
depósitos conforme el estado de cuenta bancario.

1. d) Es posible que el efectivo recibido de un cliente se cargue a una cuenta de

gastos; el efectivo se habrá de robar, pero la cuenta del cliente se acreditara
correctamente.

Medidas de Control: Rastree los créditos a la cuenta de clientes con los

correspondientes cargos a la contracuenta. Una variante al caso mencionado en este
inciso es el que se cancele como incobrable la cuenta de un cliente solvente y cuando se
reciban los fondos que éste remita para la liquidación de su cuenta, apoderarse de dichos
fondos.

1. e) Cuando se efectúa una venta a crédito se podrá cargar a un cliente ficticio.

Los cobros que se hagan al verdadero cliente no podrán registrarse, puesto que
no existe una cuenta para él en los registros. La remesa se habrá de robar.
Posteriormente el saldo del cliente ficticio se carga a cuentas malas.

Medidas de control: Separe las funciones de quien reciba efectivo y de quien lo

contabilice. Conforme los saldos de clientes; las solicitudes de confirmación enviadas a
los clientes ficticios se habrán de regresar a quien las envío. Exija que todas las cuentas
de clientes que se hayan de cancelar como incobrables sean autorizadas por un ejecutivo
responsable para ello. Una variante de este método de fraude es el cargarle una cantidad
menor a un cliente en los registros; cuando el cliente envíe su remesa de fondos, la
diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad previamente cargada al cliente en los
libros, es robada.

1. f) Encubrimiento o “jineteo” del efectivo recibido, involucra el retener el

efectivo recientemente recibido sin correr asiento alguno en los libros. Al
momento de una entrada de efectivo subsecuente, se corre el asiento por la
primera remesa, omitiéndose el registrar de la segunda.

Por ejemplo: El cliente A remite $100 para abono a su cuenta, el cajero, que a su vez
hace las funciones de tenedor de libros, retiene los $100 y no corre asiento alguno.
Después, el cliente B remite $160 para abono a su cuenta. Al cliente A se le acredita
$100 y al cliente B se le acredita $60. El faltante continúa siendo de $100, pero el
faltante en el cliente A ya está cubierto. Posteriormente el cliente C remite $120 para
abono a su cuenta. Al cliente B se le acreditara $100 y el cliente C no recibe crédito
alguno. El faltante total es de $120. Estas manipulaciones podrán continuar en forma
indefinida.

Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba efectivo de quien contabilice
esas operaciones. Compare las entradas de efectivo individuales con los créditos que se
han hecho a las cuentas de los clientes. Confirme los saldos de cuentas por cobrar.
Compare los depósitos bancarios con el listado detallado de las remesas de los clientes.

1. g) Es posible que los cheques no reclamados por concepto de dividendos y

sueldos sean robados.
Medidas de Control: No permita que el cajero o el contador tengan acceso a la
correspondencia, evitando que puedan abrir la que es devuelta. No regrese los cheques
no reclamados al departamento de contabilidad. Exija que los empleados firmen al
recibir sus cheques por concepto de nóminas. En forma independiente envíe la forma
W-2 a los empleados al finalizar el año calendario o bien cuando concluya la fecha de
terminación del empleo.

1. h) Se podrá robar dinero de los fondos de caja chica u otros fondos. Esta forma
de robo generalmente ira acompañada de la falsificación de las autorizaciones de
los vales de caja chica (u otros), o bien el alterar la cantidad que aparezca en el
vale ya aprobado o bien, el alterar las fechas en los vales utilizados en un
periodo previo de reembolso del fondo de caja chica.

Medidas de Control: Los vales de caja chica ya utilizados deberán mutilarse para evitar
que se vuelvan a usar; esto también es valedero para vales de otros fondos. Una persona
distinta al encargado del fondo de caja chica deberá controlar los vales de caja no
utilizados. Numere en forma consecutiva todos los vales. Todos los pagos que se hagan
del fondo de caja chica deberán estar amparados por vales debidamente autorizados.

1. i) Los cheques podrán ser falsificados y cobrados. Estos cheques podrán ser
destruidos una vez que el banco los haya cargado a la empresa y los devuelva
(costumbre en los Estados Unidos de América). Si se destruyen y no se corrieron
asientos por dichos desembolsos, los totales de créditos a la cuenta de bancos en
el diario de salidas de efectivo deberán aumentarse; otra alternativa podrá ser el
no contabilizar algunos fondos que se reciban y que se depositen en el banco.

Medidas de Control: Se deberá llevar un control numérico de los cheques. La persona

que prepara los cheques, o bien, quien los firma, no deberán tener acceso a los cheques
ya pagados por el banco y que los devuelve a la empresa. Se deberán sumar las
columnas del diario de entradas de efectivo, así como del diario de salidas de efectivo,
rastreándose los planes al libro mayor.

1. j) Es posible que se altere la fecha de una factura de un proveedor, que ya se

haya pagado, o bien de una nota. Se habrá de formular un cheque, robarlo y
cobrarlo. Si se corre un asiento contable, se duplicara un cargo a una cuenta de
gastos o a un activo. Si no se corre un asiento contable, la columna de créditos a
la cuenta de bancos en el diario de salidas de efectivo deberá sumarse de más, de
tal forma que el saldo según los libros coincida con el saldo, según el estado de
cuenta bancario, una vez que se lleve a cabo la conciliación.

Medidas de Control Interno: Las personas que firmen cheques deberán compararlos
contra las facturas de los proveedores y sus respectivas cuentas por pagar. Las facturas
deberán ser selladas con la indicación de pagadas. La fecha de pago deberá anotarse en
las facturas y en la documentación que las acompañe imposible de ser alterada. Los
funcionarios encargados de firmar los cheques deberán conocer los nombres de los
proveedores. Deberán examinarse los endosos extraños, tales como los endosos
estampados seguidos por otros endosos, por lo general los de algún individuo. Los
cheques deberán ser enviados al correo por la última persona que los firme y bajo su
responsabilidad.
 1. k) El traspaso de los cheques se presenta cuando un cheque girado contra un
banco se deposita en un segundo banco, pero ningún asiento se corre reduciendo
el saldo en efectivo en el primero. Este tipo de transacción se realiza al final de
un mes y no se registra plenamente para poder cubrir un faltante en el segundo
banco. Si el cheque librado a cargo del primer banco no ha sido pagado al final
del mes (pasado por la cámara de compensación), el resultado habrá de ser que
el saldo en la cuenta de bancos habrá de estar excedido.

Medidas de Control: Compare los depósitos bancarios según el estado de cuenta

bancario con los cargos a la cuenta de bancos (en forma particular los movimientos de
fin de mes). Obtenga directamente de los bancos con los cuales opere la empresa,
estados de cuenta y cheques pagados, quizá una semana después de la terminación de un
mes, si fuere posible (o espérese hasta que se reciba el siguiente estado de cuenta
bancario) y compare los cheques pagados, devueltos por el banco, con los asientos
registrados en el diario de caja. Sume las columnas del diario de salidas de efectivo y
elabore una relación de los diferentes saldos bancarios.

1. l) Es posible que se presente una menor cantidad de descuentos sobre compras

aprovechados, o bien podrán subestimarse al sumar el diario de salidas de
efectivo en donde aparecen registrados tales descuentos o inclusive podrán no
contabilizarse aun cuando en verdad se hayan aprovechado (posesionándose del
efectivo del descuento no contabilizado).
Medidas de Control: Compare los términos de las facturas de compras con los
asientos en el diario de salidas de efectivo y con los cheques expedidos.
Verifique las sumas.
2. m) Las nóminas podrán manipularse de maneras diferentes:

1- Aumentando el importe de los sueldos realmente ganados por los empleados.

2- Aumentando las sumas de los registros sobre nóminas.

3- Añadiendo nombres de empleados ficticios en los registros de nóminas.

4- No dando de baja de las nóminas y de los registros los nombres de empleados que ya
no trabajan para la empresa.

5- Robándose los sueldos no reclamados.

6- No registrando las deducciones del total de sueldos a los empleados.

El auditor independiente y el auditor interno deberán estar alertas en todo momento para
prevenir o para poner fin a las prácticas dañinas. Sin embargo, no puede existir un
sistema contable alguno que no pueda ser manipulado por una persona por si sola o bien
confabulada con otra persona. Tanto al auditor como al patrón les interesa más prevenir
los fraudes que encontrar la huella de uno ya acontecido.

3.12- Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en
la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de
lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el
pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del
almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:

1- Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al
contado o crédito).

2-Nota de despacho o conduce

3-Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los
diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la

solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor,
cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un

cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y
que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de
la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus
mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el
monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

1) Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.

2) Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.

3) Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

3.12- Control Interno de los Inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la
venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento

de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
3.13.1- Métodos para llevar el Control Interno de los Inventarios

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) y UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera
mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que
se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

1) Hacer conteos físicos periódicamente.

2) Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

3) Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten
los robos.

4) Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

5) Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

6) Hacer verificaciones al azar para comparar con el libro contable.

4- Prevención de Errores e Irregularidades

4.1- Prevención contra el Fraude.

El “fraude” se puede definir como la falsedad deliberada de hechos con la intención de

engañar a alguien. Si el propósito de este engaño es la ganancia personal u ocasionar,
daño a otro el fraude puede ser un acto criminal. Al analizar el papel del control interno
en la prevención de actos fraudulentos es útil distinguir entre errores e “Irregularidades
en los registros contables.

Los contadores utilizan el término errores para referirse a los errores no intencionales.
Las irregularidades, por otra parte, se refieren a errores intencionales, que ingresan a los
registros o informes contables para algún fin fraudulento. Las irregularidades se pueden
sub-dividir aún mas según se trate de “Fraude de empleados” o de “Fraude de
Gerencia”.

4.2- Fraude de Empleados

El fraude de empleados se refiere a actos deshonestos realizados en contra de la

compañía por sus empleados. Algunos ejemplos de fraude de empleados son el robo de
activos o el cobro de precio de venta más bajos a clientes “Favorecidos” el recibo de
“dinero” de los Proveedores, la sobreestimación de las horas trabajadas. El “Relleno” de
cuentas de gastos y desfalco. (El desfalco es un robo de activos que se esconde mediante
la falsificación de los registros contables).

4.3- Póliza de Fidelidad

Ningún sistema de control interno puede proporcionar protección absoluta contra

pérdidas originadas por empleados deshonesto. Por consiguiente muchas compañías
exigen que los empleados que manejan dinero en efectivo u otro activo negociables
estén comprometidos mediante una “Póliza de Fidelidad” es un tipo de seguro en el cual
la compañía aseguradora acepta reembolsar a un empleador hasta cierto limite una
cantidad acordada por las perdidas ocasionadas por fraude o desfalco por parte de los
empleados.

4.4- Fraude de Gerencia

El fraude de gerencia se refiere a una falsedad deliberada hecha por la alta gerencia de
un negocio a personas externas a la organización del mismo. Frecuentemente dentro de
este tipo de fraude se incluye la elaboración de estados financieros fraudulentos
tendientes a desorientar a inversionistas y a acreedores.

4.5- Mal uso de los Activos de la Compañía

Otra forma de fraude de Gerencia se relaciona con la mala utilización de los activos de
la compañía para el beneficio personal de la alta gerencia.

4.6- Impacto del Fraude de Gerencia

El fraude de Gerencia difiere del fraude de empleados porque la alta Gerencia es un

participante dispuesto en los actos fraudulentos. Una característica del fraude de
gerencia es que ésta utiliza su posición de confianza y de autoridad para pasar por alto el
sistema de control interno y para enriquecerse a costa de la compañía y/o de personas
externas.