Código:

Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 1 - 7

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación,

actualización, identificación de cambios, de los documentos del Sistema Integrado
de Gestión.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos

relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de la empresa

3. Responsable.

Administrador del SIG.

4. Descripción

Ítem Actividad Descripción Responsable Registro

1. Identificar Identificar la Jefe de área Correo

necesidad necesidad de electrónico.
elaborar
documento de
un proceso.
Dicha solicitud
debe ser
notificada al
Administrador
del SIG a
través del
correo
electrónico, u
otros medios.
2. Evaluar y analizar Evaluar y Administrador
las necesidades analizar la del SIG y jefe
presentadas necesidad de de área
creación
modificación o
eliminación de
documento.
3. Comunicar la Una vez Administrador Correo
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 2 - 7

aprobación o negación aprobada o del SIG. electrónico.

negada la
necesidad
presentada se
informa al jefe
de área para
su elaboración
o modificación
continua a la
siguiente
actividad.
En el caso de
eliminación de
documentos se
requiere pasar
a la actividad
7.
4. Elaborar modificar Elaborar el Responsable Documento
documento: documento del proceso y elaborado o
según las 6. jefe de área modificado
Condiciones
generales de
este
documento.
Para el caso
de
modificaciones
se debe
solicitar el
documento
editable al
Administrador
del SIG. Para
su posterior
modificación.
5. Revisión y ajustes del Es realizada la Jefe de área y Documento
documento final revisión y los responsable elaborado o
ajustes del proceso modificado
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 3 - 7

pertinentes.
6. Codificar documento Asignar código Administrador Documento
al documento, del SIG codificado
Los códigos se
asignan de
acuerdo con lo
establecido en
las 6.
Condiciones
generales de
este
documento.

7. Solicitar Con el jefe de área y Formato

creación, documento responsable Solicitud
modificación o elaborado o del proceso para crear,
eliminación modificado modificar,
versión eliminar
editable se documento
procede a
diligenciar el
Formato
Solicitud para
crear,
modificar,
eliminar
documento,
llenando los
campos
pertinentes.
8. Publicación o Publicación: Administrador Documento
eliminación del se verifica el del SIG elaborado.
documento formato en que
se requiere
publicar el
documento
(Ejemplo: .xlsx,
PDF) y se
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 4 - 7

procede a la
actualización
de la carpeta
con la
documentación
codificada del
sistema
Integrado de
Gestión.
Eliminación:
se procede a la
búsqueda del
documento de
acuerdo a su
código y se
procede hacer
eliminado

5. Elaboración, revisión y aprobación

La elaboración, revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal

autorizado según se indica a continuación:

Documentos Elaboración Revisión Aprobación

Procedimientos. Responsable del Administrador del Administrador del
Formatos. proceso y jefe de SIG. SIG.
Instructivos. área
Manual

6. Condiciones generales
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 5 - 7

Los documentos del SIG se elaboran respetando, las recomendaciones

presentadas a continuación para lograr cierto grado de uniformidad en los
documentos.

6.1. Encabezado

Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un
encabezado que consta de:

 Logotipo, al lado izquierdo de la página.

 Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
 Código del documento al lado superior derecho de la página.
 Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
 Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras.
 Páginas del documento

Ejemplo de encabezado:

Tipo de letra: Arial

Tipo de letra: Arial
Tamaño: 14 negrilla
Tamaño: 9

Código:
Versión:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
Fecha:
DE DOCUMENTOS
Página:

6.2. Contenido
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 6 - 7

6.2.1. Cuerpo del documento.

a) Objetivo
b) Alcance
c) Responsable
d) Generalidades
e) Definiciones
f) Descripción
g) Control de cambios
h) Revisión y aprobación

6.2.2. Características del documento.

El documento debe estar en:

 Tipo de letra: Arial

 Tamaño: 12
 Espaciado: 1.15
 Subtítulos: En negrilla
 Márgenes:
 Superior: 2.5 cm
 Inferior: 2.5 cm
 Derecha: 3 cm
 Izquierda: 3 cm

6.3. Codificación:

6.3.1 Nombre del documento según la codificación y se realiza así:

a) Primera posición: Abreviatura del proceso, según Área o proceso al que

pertenece el documento
b) Segunda posición: abreviatura del documento, según el tipo de documento
c) Tercera posición: consecutivo del procedimiento con el que se encuentra
relacionado el documento a codificar.

6.3.2. Códigos:
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 7 - 7

a) Área o proceso al que pertenece el documento

Área de trabajo Codificación

GESTION FINANCIERA GF
GESTION DEL TALENTO HUMANO GH
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIG
DIRECCIONAMIENTO DE
ESTRATÉGICO
COMPRAS C
ALMACEN AL

b) Tipo de documento

Documento Codificación
Manual M
Procedimiento PR
Instructivo IN
Formato F
Programa PG
Plan PL

c) Consecutivo por proceso

Numero de consecutivo del procedimiento con el que se encuentra relacionado

el documento a codificar.

Ejemplo de codificación del documento:

AL-M-001
Área de trabajo Tipo de procedimiento Consecutivo
 Código:
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 8 - 7

7. Revisión y aprobación

REVISIÓN Y APROBACIÓN
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

8. Control de cambios

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA ITEM CAMBIO VERSION
13/03/2020 Todo el Elaboración del 001
documento presente
documento