Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental

Efectivo y equivalente al efectivo

Contenido

1 Efectivo

2 Equivalente al efectivo

Palabras clave: Efectivo, equivalente en efectivo, teoría contable, técnica contable, conceptos básicos de la
contabilidad de los activos
1. Efectivo
El efectivo es lo más líquido que integra el Estado de Situación financiera. Corresponde al dinero
en sí mismo y se encuentra dentro del activo corriente. Son los recursos utilizados para extinguir las
obligaciones financieras en el corto plazo.

Está compuesto primordialmente por:

• El dinero circulante

• La Caja

• Los Bancos

• Fondos

Para la contabilización de las entradas y salidas del dinero en efectivo se usan comúnmente las
cuentas de Caja y Bancos.

1.1. Caja general

La caja es el Activo de mayor liquidez en las empresas. Comprende la totalidad de los recursos
monetarios, tales como dinero en efectivo y cheques a la vista, que posee el ente económico y que se
encuentran pendientes de consignar. En esta cuenta no se pueden registrar cheques posfechados que
se hayan recibido como garantía de una obligación.

1.1.1. Medidas generales del control interno

• En la Caja General no debe permanecer dinero, a no ser que el desarrollo normal de las
actividades de la empresa así lo requiera.

• En lo posible no se debe pagar en efectivo. Todo desembolso de recursos debe hacerse con
cheque o como transferencia de recursos.

• Los cheques no se deben girar al portador.

• Los cheques no se deben girar para cobrar por ventanilla.

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 • Se deben separar las funciones de los trabajadores que manejan la información contable,
de los que manejan el efectivo.

1.1.2. Entradas de efectivo

Debido a su liquidez inmediata, el disponible ofrece riesgos de pérdida, ya que puede ocultarse,
transferirse o cambiarse fácilmente. Es imprescindible, entonces, crear un sistema eficiente del
control del recaudo, que tapone las fugas de dinero. Un adecuado sistema de control de recepción de
efectivo debe poseer, al menos, las siguientes características:

• Asignar a una persona la recepción del dinero.

• Establecer documentos especiales para registrar y consignar las partidas recibidas.

• Definir procedimientos para la protección del efectivo.

• Separar el recibo de dinero y su registro contable.

• Elaborar un informe de ingresos monetarios.

Numerosas transacciones comerciales generan los ingresos a caja general, por ejemplo, ventas de
contado, recibo de anticipos por servicios por prestar, cancelaciones parciales o totales de deudores,
donaciones recibidas, transferencias económicas percibidas, emisiones de acciones y préstamos
otorgados a través de la empresa. Independientemente del origen de la entrada de efectivo, el total
de los ingresos debe ser igual al total de los valores parciales consignados en los documentos básicos,
denominados ingresos de caja. Suele suceder que este equilibrio no se presenta debido a descuadres
de caja que aparecen cuando el valor facturado excede los valores contados en el arqueo de caja.
Las causas de estas diferencias ocurren, por lo general, por motivos ajenos a la voluntad del receptor
del dinero. Sin embargo, cuando persisten, requieren una mayor atención y control. También puede
presentarse la situación contraria, relacionada con excedentes de efectivo.

1.1.3. Salidas de efectivo

Los procedimientos relacionados con el manejo del efectivo exigen que los dineros recibidos durante
el día se consignen en una institución bancaria y/o financiera a más tardar el día hábil siguiente. Las
consignaciones se llevan a cabo al totalizar los ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando
formatos especiales que sirven como apoyo contable para la ejecución y el control financiero.

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Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de control, que deberá tener en cuenta,
al menos, lo siguiente:

• Sólo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo.

• Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un documento de salida: Egresos
de caja.

• El origen del desembolso debe ser consistente con las salidas efectivas de dinero.

• La transacción que origina un desembolso debe registrarse formalmente.

Los pagos de alguna consideración para la adquisición de bienes o servicios deben hacerse por medio
de cheques cruzados a favor del beneficiario. Esta política evidentemente beneficia a la empresa por
las siguientes razones:

• Facilita el control de pagos.

• Agiliza el cumplimiento de cancelaciones.

• Constituye prueba verificable de pago.

• Permite afianzar créditos.

1.1.4. Flujo de efectivo NIC 7.

Los flujos de efectivo han ganado importancia en la información IFRS (NIIF) como consecuencia
de su uso generalizado en la toma de decisiones de negocio. Se aplican de manera creciente en la
medición de muchas transacciones, eventos (riesgos) y condiciones (contratos) y están impactando
el desarrollo de los futuros estados de ingresos. En consecuencia, el estado de flujo de efectivo es vital
dentro del conjunto de los Estados Financieros.

1.2. Caja menor

Algunas actividades generan salidas de dinero en menor cuantía. Girar un cheque por estos
conceptos, resultaría oneroso para las empresas y además sería poco funcional y poco práctico desde
el punto de vista administrativo. Por tal razón, se deben destinar algunos recursos para constituir
fondos fijos de caja menor, con el fin de cubrir las necesidades de erogaciones pequeñas de recursos.

No existe normatividad sobre los montos máximos o mínimos de caja menor, ni sobre la cantidad de
fondos fijos que se deben establecer; esto depende de las necesidades de cada empresa en particular.

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Los montos y la cantidad de fondos de caja menor, deben quedar establecidos y reglamentados por la
gerencia, dependiendo de la necesidad de cubrir gastos de menor cuantía y la periodicidad con la que
se tenga que hacer.

Se debe responsabilizar a un funcionario del control y manejo de estos recursos, así como de
determinar los montos máximos que se deben cubrir con estos recursos.

1.2.1. Procedimiento contable:

Tabla 1. Procedimiento contable

• Constitución del fondo fijo de Caja Menor:

• Reembolso de Caja Menor:

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 • Reembolso cuando hay faltante:

• Reembolso cuando hay sobrante:

• Incremento del fondo fijo de caja menor:

• Disminución del fondo fijo de caja menor:

Fuente: Elaboración propia (2017)

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Ejemplos del tratamiento contable de la Caja Menor

Ejemplo No. 1

Comercializadora de morrales AB Ltda., después de analizar los requerimientos promedio quincenales

de gastos menores, decide constituir un fondo fijo de Caja Menor, para lo cual gira un cheque por $
400.000 en Marzo 1º del presente año, al asistente administrativo.

En marzo 14, se solicita el primer reembolso, para lo cual se cuenta con la siguiente información:

• Dinero efectivo en Caja $ 80.000

• Recibos y facturas por los siguientes conceptos:

• Almuerzos para auxiliares de Contabilidad $120.000

• Taxis para mensajería $ 90.000

• Cartuchos para impresora $110.000

En marzo 24, se solicita el segundo reembolso, para lo cual se cuenta con la siguiente información:

• Dinero efectivo en Caja $ 50.000

• Recibos y facturas por los siguientes conceptos:

• Transporte de mercancía $130.000

• Jabón, servilletas, detergentes $100.000

• Taxis y buses mensajería $100.000

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En marzo 30, se gira un cheque para incrementar el fondo fijo en $150.000.

Solución:

Tabla 2. Tratamiento contable de la Caja Menor

Fuente: Elaboración propia (2017)

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 1.3. Bancos

Reflejan los recursos que se tienen en los diferentes bancos del país y del exterior en moneda nacional
y en moneda extranjera, siempre y cuando tengan disponibilidad inmediata, que regularmente son los
depósitos en Cuentas corrientes. Es importante para las empresas mantener cuentas corrientes con
diferentes Bancos, esto proporciona numerosas ventajas, siempre que exista un cuidadoso control en
su utilización. Con el uso del cheque como medio de pago permanente, se evita el manejo riesgoso y
dispendioso del dinero y se optimizan las diferentes transacciones.

1.3.1. Conciliaciones bancarias

Es un mecanismo de revisión detallada, que tiene como fin comparar el movimiento del extracto
Bancario y los libros auxiliares de Bancos en la contabilidad de la empresa, para detectar los motivos
o las causas que ocasionan diferencias entre estas dos fuentes de registro y control, de manera
que se pueda proceder con los ajustes contables necesarios e informar al Banco para su respectiva
corrección.

Los soportes y fuentes de información mínimos para elaborar una conciliación, son:

• Copias de los recibos de consignación.

• Talonarios de chequeras.

• Copias de Notas débito y crédito expedidas por el banco.

• Extractos bancarios.

• Libros de Contabilidad – Auxiliares de Bancos.

• Conciliación bancaria del mes anterior.

• Comprobantes de pago o de egreso

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Ejemplo No 1.

Comercializadora JJ Ltda., dispone de la siguiente información con la cual se debe elaborar la

conciliación bancaria y los ajustes contables necesarios.

Saldo en libros de la empresa a enero 30 $4.310.000.

Saldo en bancos según extracto a enero 30 $2.900.000.

• Una consignación efectuada por la empresa por $730.000, el banco por error la registró en
$370.000.

• Cheques pendientes de cobro: No. 03 $600.000, No. 020 $300.000.

• Nota crédito por $1.100.000 (corresponde a un C.D.T. de $1.000.000 cancelado por el banco
más intereses del mes por $100.000).

• Nota débito de $ 20.000 por comisiones bancarias.

• Nota débito de $ 30.000 por intereses de sobregiro.

• Nota débito de $ 2.000.000, corresponde a un cheque que se había consignado y fue devuelto
por fondos insuficientes. (este cheque se había recibido de un cliente para cancelar una factura).

• Un cheque girado por la empresa por $ 1.800.000, el banco por error lo había registrado por $
2.800.000.

Solución:

Como en toda conciliación bancaria se debe partir del saldo final del extracto bancario y el saldo del
libro auxiliar de bancos, conservando la estructura que se muestra a continuación:

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 Tabla 3. Conciliación Bancaria

Saldo en Bancos según $ 2.900.000 Saldo en Bancos según $ 4.310.000

extracto bancario libros de la empresa

(+) Error en consignación $ 360.000 (+) NC(C.D.T. cancelado) $ 1.100.000

(-) Cheques pendientes (-) ND comisiones $ (20.000)

de cobro:
No. 03 $ 600.000 $ (900.000) (-) ND intereses sobregiro $ (30.000)

No. 020 $ 300.000 (-) ND Cheque devuelto $ (2.000.000)

(+) Error registro de $1.000.000

cheque

Totales $3.360.000 Totales $ 3.360.000

Fuente: Elaboración propia (2017)

Tabla 4. Ajustes contables

Fuente: Elaboración propia

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Explicación:

• Se toma el saldo en Bancos según extracto Bancario y según libros de contabilidad. Se sigue el
siguiente procedimiento:

• Al saldo en bancos, según libros de la empresa, se suman o restan los errores u omisiones de la
empresa, según corresponda.

• Al saldo en Bancos según extracto bancario, se suman o restan los errores u omisiones del
banco, según corresponda.

• Los totales de cada fuente deben ser iguales. Una vez realizada y cuadrada la conciliación, se
debe proceder a contabilizar los ajustes necesarios.

1.4. Cuentas de ahorro

Corresponde a los depósitos en cuentas de alguna entidad financiera que preste este servicio en los
productos de captación.

Este tipo de cuentas no admite saldo en contrario es decir saldos en rojo y paga rendimientos a una
tasa de interés en la contraprestación por los depósitos a la vista que deja el cuentahabiente en la
entidad.

El movimiento o proceso contable es exactamente igual que una cuenta corriente, la diferencia entre
una cuenta de ahorros y una corriente, prima en que la cuenta corriente se dispone del dinero a través
de cheques y no paga intereses.

Tabla 5. Asiento contable

Fuente: Elaboración propia

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 1.5. Fondos

Corresponde a recursos monetarios que han sido congelados en cuentas especiales y que están
destinados para atender necesidades o cierta clase de gastos o actividades especiales del ente
económico. Se considera un Activo de gran liquidez, pero a diferencia de los activos Bancos o Caja,
los recursos en estos fondos no se pueden retirar sino para los fines que generaron la necesidad de
reservar estos dineros.

2. Equivalente al efectivo
De acuerdo a la NIC 7 los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o
similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo.

Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, es necesario que
pueda ser:

1. Fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo poco
significativo de cambios en su valor.

2. Cuando tenga vencimiento no mayor a noventa (90) días o menos desde la fecha de
adquisición.

3. Las participaciones en el capital de otras empresas quedarán excluidas de los equivalentes al

efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al efectivo, como por ejemplo las
acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre que tengan una fecha
determinada de reembolso.

Ejemplo 1.

Se constituye un Certificado de Depósito a Término (CDT) a 60 días por valor de $80.000.000

debido a un exceso de liquidez y para no mantener estos recursos ociosos en la cuenta bancaria.

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Ejemplo 2

Se constituye un fondo de capitalización para ser cancelado en 90 días por $50.000.000 y se

debita de la cuenta corriente para su constitución.

Ejemplo 3

La empresa decide vender un lote al cuál no le tiene ninguna destinación y para su venta firma una
promesa de compra venta para ser cancelada en su totalidad en 45 días por $200.000.000.

En este caso, el Lote debe de estar en una cuenta correspondiente a la Propiedad Planta y Equipo,
pero por existir la probabilidad de una entrada de dinero antes de los 90 días se debe reclasificar en
una cuanta del Equivalente en efectivo.

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Referencias
Fierro, A. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes. Colombia, Bogotá: Eco
Ediciones.

Fierro, A. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para pymes. Colombia, Bogotá: Eco
Ediciones.

Legis. (2015). NIF basicos grupos 2 y 3. Bogotá: Legis.

Legis. (2015). Regimen contable colombiano. Colombia, Bogotá: Legis.

Martínez, Á. M. F. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes. Ecoe Ediciones.

(2009). Decreto 1314 de 2009, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las
autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables
de vigilar su cumplimiento.

(2015). Decreto número 2420 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se
dictan otras disposiciones. Diario Oficial de Colombia.Ley 1314 de 2009

Estatuto Tributario 2016

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Contabilidad de Activos

Unidad 1: Concepto de los activos y efectivo y equivalente
en efectivo
Escenario 2: Efectivo y equivalente al efectivo

Autor: César Augusto Hernández Ocampo

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque

Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Maria Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

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