TIPOS DE DOCUMENTOS

Yoana Rodríguez Sogamoso

Junio 2020

Administración documental en el entorno laboral

Alexander Herrera
SENA Virtual
 Tabla de contenidos

Introducción .............................................................................................................................. 1
Contextualizacion Norma Icontec NTC 185. ............................................................................ 2
Documentos relacionados ........................................................................................................ 3
Carta ...................................................................................................................................... 3
Ejemplo .............................................................................................................................. 4
Memorando ........................................................................................................................... 5
Ejemplo .............................................................................................................................. 6
Circular ................................................................................................................................. 7
Ejemplo .............................................................................................................................. 8
Bibliografía ............................................................................................................................... 9
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Introducción

En el presente documentos abordaremos una pequeña contextualización respecto al

propósito de la norma Icontec NTC 185 y su principal objetivo aplicándolo a través de tres

ejemplos en los diferentes tipos de documentos.

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La guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten

la gestión documental en las empresas, con el fin de simplificar y organizar la presentación

y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A la vez que busca contribuir

con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.

Esta norma es aplicada tanto al sector público como al sector privado, con el fin de orientar

sus procesos archivísticos hacia una gestión de mejoramiento continuo, haciéndolo cada vez

más competitivo. Su objetivo primordial, es exponer una serie de recomendaciones para

elaboración de los diversos tipos de documentos que generan las organizaciones, con el

propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Tiene en cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las partes

de cada tipo de documentos, con base en el estilo y la presentación que demanda los

protocolos organizaciones y que se producen en los documentos. Esta norma está dirigida a

empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas

personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y

presentación.

Esta sirve para la realización de documentos como:

 Cartas

 Actas

 Informes

 Memorandos

 Circulares

 Certificados y constancia

 Hoja de vida corporativa

 Mensajes electrónicos
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Documentos relacionados

Carta

Comunicación escrita que se utiliza en las realizaciones entre organización y personas

naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas

entidades se denomina oficio. Se recomienda elaborar las catas u oficios externos en formato

carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario,

para ellos se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

 Tratar un solo tema por comunicación

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

 Usar tratamiento respetuoso y cortes

 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización

 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

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Ejemplo

DC-5-08

Bogotá DC, 02 de Junio del 2020

Señor:

Andrés López Rodríguez

Coordinador de proyectos

Ingeniería Tec-Innova S.A.S

Calle 72 # 16-11
Bogotá D.C
Asunto: Solicitud de Informe

Cordial Saludo, Señor Andrés:

En función de sus labores realizadas en las anteriores semanas el departamento de tecnología

solicita a usted el envió prioritarios de los informes correspondientes a los trabajos

enfatizados en soporte de servidores (DMZ) y (F/Wall) lo más pronto posible para

asignación de los equipos en nuestra VPN.

Agradezco su atención y colaboración.

Fernando Pérez
Ingeniero Integrador (Tecnología)

Copia: Compras, Área de integración,

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Memorando

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para

transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales,

nacionales o internacionales. Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización.

 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal, en

primera persona, en plural.

 Distribuir el texto de acurdo con su extensión.

 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Puede tener uno de los siguientes objetivos:

1. Informar sobre un hecho de forma breve

2. Expresar necesidades

3. Hacer requerimientos

4. Regular o aclarar una situación

5. Tramitar, desarrollar o diligenciar un asunto

6. Dar respuesta a una comunicación recibida

7. Retirar información, requerimiento o solicitud urgente

8. Conocer detalles sobre un aspecto determinado

9. Impugnar o corregir una situación

10. Confirmar eventos ocurridos o pendientes

11. Solicitar o remitir información, documentos u objetivos

12. Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias

13. Hacer llamados de atención, entre otros

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Ejemplo

DC-6-092

Bogotá, D.C 02 de Junio de 2020

Para: Ingeniero Eduardo Vargas, Director de proyectos.

De: Martha López, Director General.

Asunto: Mención por buen desempeño.

Reciba un cordial saludo, por medio la presente el equipo directivo de la empresa Ingeniera

Tec-Innova, quiere hacerle a usted una mención honorifica por un buen desempeño laboral

en los últimos 6 meses, los cuales se vieron reflejados en la adquisición de nuevos proyectos

e implementación de nuevas tecnologías para eficacia de nuestras labores y pro de la

compañía, por tanto la junta toma la decisión de aceptar su requerimiento de ascenso a

Director Regional.

Agradecemos su dedicación en sus labores y buen desempeño.

Atentamente:
Martha López
Director General

Copia: Recursos Humanos

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Circular

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter

general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,

lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios,

nuevamente productos o servicios, entre otros.

Para redactar una circular se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Trata solo un tema

 Iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

 Usar un tratamiento respetuoso y cortes

 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo

 Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada

organización

 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

Existen dos clases de circulares, la circular general que se dirige a un grupo específico de

personas y la carta circular, está dirigida en forma personalizada.

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Ejemplo

DG-1 087

Bogotá D.C, 01 de Junio de 2020

Para: Área de mantenimiento

Asunto: Protocolo de Bioseguridad

Cordial saludo, se comunica que a partir del día lunes 8 de Junio del año en curso el área de

mantenimiento entrara en aplicación del protocolo de bioseguridad instruido por la empresa

Ingeniera Tec-Innova para el continuo uso de sus labores, ya que actualmente se está

presentando una emergencia sanitaria en la ciudad y la aplicación de estos protocolos son de

carácter obligatorio con el fin de mitigar alguna emergencia sanitaria internamente y

protección del personal en turno.

Agradecemos su atención y comprensión a la actual situación, esta se mantendrá hasta nueva

orden o una nueva comunicación por parte de los directivos de la compañía.

Martha López
Director General
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Bibliografía

SENA (O.A) Administración de comunicaciones oficiales, 4.1 Pautas para administración

de comunicaciones oficiales

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/F

inanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf (10-11)