LA-GHU-01 Plan de Motivación Comunicación Participación y Consulta

CÓDIGO: LA-GHU-01
PLAN DE APOYO VERSIÓN: 1
PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Página 1 de 8
1. OBJETO
Establecer un documento de referencia para la realización de los programas de

motivación, comunicación, participación y consulta para garantizar que estos se realicen
bajo las indicaciones planteadas.
2. ALCANCE
Este Plan aplica para la realización de los programas de motivación, comunicación,

participación y consulta de la empresa Glend SAS.
3. DEFINICIONES
a. Motivación: Son aquellas sucesos que impulsan a una persona a realizar determinadas
acciones y a persistir en ellas hasta el cumplimiento de sus objetivos. Voluntad para
hacer un esfuerzo y alcanzar ciertas metas. Todos los factores capaces de provocar,
mantener, y dirigir la conducta hacia un objeto.
b. Comunicación: Es la forma en que se transmite información de un emisor a un

receptor, a través de cualquier medio.
c. Participación: Es un proceso social por medio del cual la población organizada accede
conscientemente a la toma de decisiones en las cuales está involucrada, con miras al
bien común.
d. Consulta: Consiste en indagar acerca de alguna información de interés
4. RESPONSABILIDADES
Lider Del Sistema de Gestión de Calidad: El encargado del Sistema de Gestión de Calidad
tiene como responsabilidad tener conocimiento de los programas de motivación,
comunicación, participación y consulta y brindar el apoyo necesario para la ejecución del
programa y verificar el cumplimiento de los programas.
Lider de Gestión Humana: Incluir y ejecutar dentro de sus programas de bienestar las
actividades de motivación, comunicación, participación y consulta descritas en el
presente programa.
COPIA CONTROLADA
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CÓDIGO: LA-GHU-01

Lider de Gestión Humana – Supervisor HSEQ: Dar a conocer los programas de

motivación, comunicación, participación y consulta implementados en Glend SAS, a los
demás trabajadores. Verificar el cumplimiento del programa, velar por que el mecanismo
utilizado para la comunicación de las acciones y resultados del Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Empleados: Ser participativos de las actividades y de los programas diseñados.
5. DESARROLLO DEL PROGRAMA
Este programa debe contemplar acciones para lograr que el personal de Glend SAS,
participe en el Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo.
5.1. Actividades de Motivación y Participación en el Programa de Seguridad y Salud

en el Trabajo
Así como la mayor parte de los productos y servicios requieren de una promoción de
venta constante e imaginativa, la Seguridad y Salud en el Trabajo requiere de una
promoción constante y ágil. Por tal motivo, es indispensable crear alternativas diferentes
a las tradicionales, para reforzar el adiestramiento y contribuir al desarrollo de hábitos y
actitudes de trabajo seguros, al tiempo que se permita a los trabajadores la oportunidad
de participar en actividades de prevención.
Se llevaran a cabo las siguientes actividades:
5.1.1. Verificación de Orden y Aseo
Mensualmente se realizarán inspecciones de orden y aseo en las instalaciones de Glend

SAS, las cuales serán efectuadas sin previo aviso en las diferentes dependencias de la
empresa, en las cuales se evaluarán las condiciones de orden y aseo. El consolidado de
esta evaluación será publicado en la cartelera informativa dando a conocer el estado de
orden y aseo de cada área. La dependencia o área que obtenga el mayor puntaje de
calificación se le hará un reconocimiento en la misma cartelera.
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5.1.2. Publicación y Celebración de Cumpleaños
Mensualmente se publicará en la cartelera informativa el listado de los trabajadores que

cumplan años en ese mes. Y al finalizar el mes se reunirá a todos los trabajadores para
compartir una torta con todos los que cumplieron años en ese mes.
5.1.3. Integración de Fin de Año
Se lleva a cabo una integración con todo el personal administrativo y Operativo de Glend
SAS, en la cual los trabajadores podrán compartir con sus compañeros esta actividad de
esparcimiento.
5.1.4. Celebración del día de la Madre y día del Padre
Glend SAS realiza un agasajo con las madres y padres de la compañía, para celebrar su día.
5.1.5. Celebración del día de Amor y Amistad
En el mes de septiembre se realiza integración con todo el personal para conmemorar la

fecha y fortalecer la amistad entre compañeros.
5.1.6. Celebración del día del Niño
A fin de año, se realizará una integración de aguinaldos para los hijos de todos los
trabajadores de Glend SAS, tanto de la parte operativa como administrativa, la cual
incluye diversión, entrega de regalos y merienda. La misma actividad se realiza en el mes
de abril con todos los hijos del personal de la compañía.
5.1.7. COPASST
Los trabajadores cuentan con una representación en el Comité Paritario de Seguridad y

Salud en el Trabajo a quien pueden recurrir para dar a conocer hallazgos desfavorables en
sus puestos de trabajo o cualquier otra situación para ser tratada en las reuniones
mensuales y trabajar en la búsqueda de una solución a lo expuesto.
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5.1.8. Brigadas de Salud
Se programan brigadas de salud con el fin de contribuir con la salud general de todo el
personal de Glend SAS. A través de la prevención, limitación de daños, curación y
rehabilitación, así como detección oportuna de enfermedades sistémicas y remisión a
centros especializados. Estas actividades se realizan en conjunto con la ARL, EPS y
demás.
6. RESPONSABILIDAD SOCIAL
 Favorecemos y aplicamos la política del buen trato a nuestros trabajadores y el

derecho a elegir libremente permanecer laborando con la empresa y en condiciones
justas.
 Mantenemos la política del buen trato a los clientes siendo responsable con la
seguridad del servicio prestado y atendiendo oportunamente a sus quejas y reclamos.
 A través de los programas de capacitación y desarrollo logramos fortalecer las
capacidades de nuestros trabajadores.
7. COMUNICACIÓN Y CONSULTA
Se establece como medios de comunicación y consulta de las acciones y resultados los

siguientes:
- En la primera etapa de la difusión se procederá a la sensibilización empresarial a todo

nivel, esto a través de conferencias, capacitaciones, charlas, inducciones y re
inducciones, donde se explicarán temas referentes al Sistema de Gestión de la
Calidad y la Seguridad y Salud en el Trabajo.
- La publicación de información: Carteleras, boletines, afiches, folletos
- A través de los representantes del COPASST y el Comité de Convivencia Laboral los

trabajadores pueden conocer y consultar los temas tratados en las reuniones
mensuales.
- Las inspecciones a los puestos informan y permiten la consulta de los trabajadores

sobre las condiciones de sus lugares de trabajo.
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- Los supervisores ayudan a retroalimentar aspectos en Seguridad y Salud en el Trabajo

jugando un papel importante para la comunicación y consulta.
- Contamos con un buzón de sugerencias para los trabajadores.
Se establece como medios de comunicación y consulta entre los diferentes niveles de

Glend SAS, contratistas y visitantes y partes interesadas, los medios electrónicos (correo
electrónico, página web, etc.). Esto además de la atención personalizada brindada por
miembros pertenecientes a las áreas implicadas.
7.1. COMUNICACIÓN INTERNA:
 Comité de Gestión: cuya finalidad primordial es direccionar y hacer seguimiento a

la gestión de acción de mejora liderado por las diferentes Gerencias de la
organización, con el fin de que sean congruentes con los objetivos corporativos y
funcionen como inductores de éstos. Estas reuniones se llevan a cabo
periódicamente.
 Reuniones de Jefe – Colaborador: las cuales son realizadas continuamente en

cada área, según las necesidades de la misma y como iniciativa tanto del jefe
como del colaborador.
 Equipo de Mejoramiento Continuo: el cual es un equipo de trabajo

multidisciplinario encargado de llevar a cabo los proyectos o ideas relacionados
con la mejora continua de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión
de Glend SAS.
 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo: el cual es un comité

conformado por 1 representante de la empresa y 1 representante de los
empleados, cuya finalidad es promover y vigilar que las actividades en materia de
prevención de riesgos contribuyen al bienestar físico, social y mental de los
empleados.
 Comunicaciones Internas Escritas: tales como: circulares, memorandos,

reglamentaciones internas, cartas y email emitidos por los diferentes procesos de
la organización.
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 Reuniones de Grupos: efectuados por una misma Gerencia o entre Gerencias.

Generalmente estas reuniones son llevadas a cabo cuando se observan
oportunidades de mejoramiento, fallas dentro de un proceso, entre otras.
 Capacitaciones Internas: realizadas por los mismos empleados de la empresa para

divulgar nuevos procedimientos, normas o políticas, campañas de prevención de
riesgos, entre otros.
 Participación de los Empleados: Para la participación del empleado en los temas

del Sistema de Gestión de la Calidad, se hace a través:
NORMA METODO DE PARTICIPACION

 Buzón de Ideas y Sugerencias del Sistema de gestión, todas estas
ISO ideas o Sugerencias son recolectadas por la Gerencia del Sistema
9001 de Gestión para direccionarla al área responsable y darle
respuesta oportuna al empleado.
 Consulta de los Empleados: La consulta en los temas del Sistema de Gestión de

Calidad, el empleado puede hacerlo a través del Buzón de Ideas, acercándose
directamente al responsable del Proceso de Gestión relacionado.
 Comunicación de Requisitos Legales y de otra índole aplicable a la empresa: son

comunicados por el Representante Legal a todos los responsables de los Procesos
a través de email, reuniones y/o formaciones internas/externas solicitados a través
necesidades de capacitación cumpliendo con el Procedimiento de Gestión
Humana, código PA-GHU-01.
 Revisiones Gerenciales: Son realizadas anualmente para la revisión del Sistema de

gestión de la Calidad con la intervención de los responsables de los procesos, con
el fin de verificar el desempeño del Sistema de Gestión, búsqueda de la mejora
continua y asignación de recursos. Estas están disponibles para comunicación y
consulta de partes interesadas.
7.2. COMUNICACIÓN EXTERNA:
 Comunicación con el Cliente: Se hace a través del cumplimiento del Procedimiento

de Gestión Comercial, código PO-COM-01, dando respuesta a las solicitudes,
COPIA CONTROLADA
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quejas y reclamos por vía email, en visitas de seguimiento al cliente o post-venta,

por la parte operativa de Proyectos/comercial o de forma escrita.
 Participación de Comunidad/Contratistas/Visitantes/Proveedores: ellos pueden

comunicar sus inquietudes a través de email, buzón de ideas y/o sugerencia o
directamente al personal de Glend SAS relacionado, con el fin de brindarles una
eficaz y oportuna respuesta.
NOTA: Debido a la naturaleza confidencial de cierta información de Glend SAS

Relacionada con la seguridad, la empresa considerara adecuadamente la sensibilidad
de la información antes de su divulgación, esta deberá llevar el consentimiento o
visto bueno del STAFF de Gerencia.
8. REGISTROS Y FORMATOS
a. Internos
- NA
9. RESPONSABILIDAD
Son responsables por el cumplimiento de este procedimiento el Lider de Gestión

Humana; apoyan este proceso los cargos de Gerentes de Área y Supervisor HSEQ.
10. DOCUMENTOS RELACIONADOS
a. Internos
- NA
11. ANEXOS
COPIA CONTROLADA
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N/A
Revisó: _________________________ Fecha: 01/09/2015

BAYRON PULIDO
Gerente Financiero
Aprobó: _______________________ Fecha: 01/09/2015

DAVID MONTALVO
Gerente Comercial
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha del Cambio Versión Descripción del Cambio

01/09/2015 01 Documento Original
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Establecer un documento de referencia para la realización de los programas de

Este Plan aplica para la realización de los programas de motivación, comunicación,

b. Comunicación: Es la forma en que se transmite información de un emisor a un

d. Consulta: Consiste en indagar acerca de alguna información de interés

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Lider de Gestión Humana – Supervisor HSEQ: Dar a conocer los programas de

Empleados: Ser participativos de las actividades y de los programas diseñados.

5. DESARROLLO DEL PROGRAMA

5.1. Actividades de Motivación y Participación en el Programa de Seguridad y Salud

Se llevaran a cabo las siguientes actividades:

5.1.1. Verificación de Orden y Aseo

Mensualmente se realizarán inspecciones de orden y aseo en las instalaciones de Glend

PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

5.1.2. Publicación y Celebración de Cumpleaños

Mensualmente se publicará en la cartelera informativa el listado de los trabajadores que

5.1.3. Integración de Fin de Año

5.1.4. Celebración del día de la Madre y día del Padre

5.1.5. Celebración del día de Amor y Amistad

En el mes de septiembre se realiza integración con todo el personal para conmemorar la

5.1.6. Celebración del día del Niño

Los trabajadores cuentan con una representación en el Comité Paritario de Seguridad y

PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

5.1.8. Brigadas de Salud

 Favorecemos y aplicamos la política del buen trato a nuestros trabajadores y el

Se establece como medios de comunicación y consulta de las acciones y resultados los

- En la primera etapa de la difusión se procederá a la sensibilización empresarial a todo

- La publicación de información: Carteleras, boletines, afiches, folletos

- A través de los representantes del COPASST y el Comité de Convivencia Laboral los

- Las inspecciones a los puestos informan y permiten la consulta de los trabajadores

PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

- Los supervisores ayudan a retroalimentar aspectos en Seguridad y Salud en el Trabajo

- Contamos con un buzón de sugerencias para los trabajadores.

Se establece como medios de comunicación y consulta entre los diferentes niveles de

7.1. COMUNICACIÓN INTERNA:

 Comité de Gestión: cuya finalidad primordial es direccionar y hacer seguimiento a

 Reuniones de Jefe – Colaborador: las cuales son realizadas continuamente en

 Equipo de Mejoramiento Continuo: el cual es un equipo de trabajo

 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo: el cual es un comité

 Comunicaciones Internas Escritas: tales como: circulares, memorandos,

PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

 Reuniones de Grupos: efectuados por una misma Gerencia o entre Gerencias.

 Capacitaciones Internas: realizadas por los mismos empleados de la empresa para

 Participación de los Empleados: Para la participación del empleado en los temas

NORMA METODO DE PARTICIPACION

 Consulta de los Empleados: La consulta en los temas del Sistema de Gestión de

 Comunicación de Requisitos Legales y de otra índole aplicable a la empresa: son

 Revisiones Gerenciales: Son realizadas anualmente para la revisión del Sistema de

7.2. COMUNICACIÓN EXTERNA:

 Comunicación con el Cliente: Se hace a través del cumplimiento del Procedimiento

PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

quejas y reclamos por vía email, en visitas de seguimiento al cliente o post-venta,

 Participación de Comunidad/Contratistas/Visitantes/Proveedores: ellos pueden

NOTA: Debido a la naturaleza confidencial de cierta información de Glend SAS

Son responsables por el cumplimiento de este procedimiento el Lider de Gestión

10. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PLAN DE MOTIVACION, COMUNICACIÓN, FECHA: 01/09/2015

Revisó: _________________________ Fecha: 01/09/2015

Aprobó: _______________________ Fecha: 01/09/2015

Fecha del Cambio Versión Descripción del Cambio

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