UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD HUMANIDADES Y CIENCIAS DE

LA EDUCACIÓN
“CARRERA CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN”

CAPITULO 5
CÓMO PUEDE EL DIRECTOR ORGANIZAR
SU LABOR CON EFICACIA

MATERIA:
Administración Educativa 1
ORIENTADORES:
✓ Aguilar Apaza Erick Rolando
✓ Blanco Rodríguez Sergio Walter

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 Capítulo 5

CÓMO PUEDE EL DIRECTOR ORGANIZAR SU LABOR CON EFICACIA.

LAS FUNCIONES DEL DIRECTOR DE UN CENTRO EDUCATIVO

La función del director escolar conlleva cultivar diversos factores que son clave para que el centro
de enseñanza sea eficaz: el trabajo en equipo y la colaboración entre el personal, la
sensibilización hacia las preocupaciones y las aspiraciones no sólo de los estudiantes sino
también de sus padres, y la planificación y aplicación con visión de futuro de toda una serie de
cuestiones administrativas -- contratación o iniciación del personal, construcción de edificios y
pedidos de equipamiento, y organización de la escuela en general. Toda esta serie de
responsabilidades vinculadas a la enseñanza es naturalmente más amplia en los países donde
la autonomía de las escuelas es mayor, ya tengan que responder ante las autoridades locales o
ante los consejos escolares.

Recomendaciones para la organización personal de la labor del director.

La eficacia del trabajo del director está condicionada, entre otros aspectos, por su estilo de
dirección, la organización de su actividad laboral y de hecho la utilización racional del tiempo de
que dispone.

De nada valdrá que el director esté

constantemente ocupado, si todo el tiempo
lo emplea en tareas que no coadyuvan
directamente al logro de los objetivos
principales de la escuela. Cuando esto
ocurre, pierde su capacidad de ver los
problemas fundamentales, dentro de las
situaciones concretas de su centro docente,
y aunque haga grandes esfuerzos su labor
será siempre limitada.

Una mala organización de la labor del director, engendra falta de tiempo y frente a esto se ve
obligado, en la mayoría de los casos, a aumentar su jornada laboral y adoptar falsos e

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inconsistentes procedimientos de trabajo. En todas estas situaciones el director no tiene tiempo
para la elevación de su nivel cultural y pedagógico, ni puede analizar las experiencias positivas
de su escuela que pueden elevar el nivel de la actividad profesional de los docentes y ni siquiera
puede pensar en actividades para su recreación y esparcimiento.

La dirección científica del trabajo escolar exige del director reflexionar sobre las acciones
concretas a desarrollar para dar cumplimiento a las direcciones de trabajo planteadas al mismo
en capítulo anterior.

En todas estas reflexiones el director deberá siempre concentrarse en:

La organización personal de su labor lo cual implica:

Planificación y distribución del tiempo de

trabajo.
Desarrollar la habilidad para disponer, ordenar,
priorizar y concretar las acciones dentro de su
tiempo.
Organización correcta del trabajo con la
información recibida.
Autoeducación y superación profesional
Autoeducación y superación profesional
Régimen descanso

La organización del trabajo con sus subordinados

lo cual implica:

Encuentros con los subordinados y otros factores externos:

a. Conversaciones personales: despachos y otros encuentros.

b. Encuentros colectivos: reuniones y asambleas

Si organizare es la clave principal en el aprovechamiento del tiempo, trabajar con prioridades, en

el requerimiento principal para lograr organizarse.

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Para determinar las prioridades hay que disponer del listado o inventario de problemas y en él
precisar aquellos asuntos de menor urgencia y los de mayor o menor importancia.

La dificultad está en aprender a asignar a cada tarea la prioridad que le corresponde. La idea está
en categorizar lo que hay que hacer y asignarle tiempo en función de su clasificación, pues
mientras que a la tarea no se le asigne un tiempo determinado no se desarrollará.

Cada director, a partir de sus ideas, técnicas y experiencias asó como sus conocimientos debe
encontrar las fórmula que mejor se adecue a sus caracterís ticas personales, poniendo de
manifiesto su enfoque del empleo del tiempo.

La agenda de trabajo es el instrumento más adecuado para distribuir el tiempo del director. Su
uso es muy personal, a tenor de sus gustos y características de trabajo. Pueden clasificarse en
anuales, mensuales, semanales entre otros.

Las técnicas de aprovechamiento y la organización personal del trabajo tienen un contenido

altamente subjetivo y su aplicación depende en gran medida de quién o con quién y con quién la
emplea y en qué circunstancias se utilizarán.

A pesar de ello el director, para sacar mejor provecho de su tiempo debe reflexionar en aspectos
tales como:

Las reuniones

Las reuniones constituyen un recurso de

gran valor para la dirección de la escuela,
por cuanto permite involucrar a todo el
personal en la solución de los principales
problemas del centro en la toma de
decisiones. A través de ella es posible la
coordinación de las tareas a abordar los
problemas integralmente con el concurso
de los criterios especializados de los
participantes.

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Por estas razones, la organización científica de las reuniones es de enorme importancia para la
labor del director, pues dirigir y animar reuniones es un proceso que tiene de ciencia y de arte y
requiere habilidades específicas muy desarrolladas en el dirigen te o conductor de la reunión.

Es muy difícil encontrar reuniones puras donde su cumpla un solo objetivo, por esta razón, es
importante que los directores tengan claridad en sus objetivos que se puedan lograr en sus
reuniones. Entre ellos podemos señalar:

Informar a los participantes determinados aspectos del

trabajo.
OBJETIVOS A Recibir de sus subordinados elementos necesarios para
LOGRAR EN formarse una opinión, emprender un estudio o tomar una
LAS decisión.
REUNIONES Aportar a los subordinados sus vivencias y conocimientos a
fin de que el grupo aprenda y progrese en su conjunto.
Desarrollar la creatividad con el apoyo de técnicas
participativas
Someter a discusión uno o varios asuntos para que se
pronuncien respecto a ellos y adoptar acuerdos.

Para la realización correcta de las reuniones, el director debe tener presente los tres momentos
fundamentales que coadyuvan al logro de los objetivos propuestos. Estos momentos son tres:
antes, durante y después de la reunión.

Primer momento: ANTES DE LA REUNIÓN

La elaboración de la agenda de trabajo de la reunión es la acción básica de este momento. Esta

ayuda al director a determinar quiénes deben asistir, facilita la preparación de los participantes, y
una estructura adecuada al desarrollo de la reunión, así como una distribución del tiempo que
permita el tratamiento de cada tema.

La agenda u orden del día debe ser clara, precisa y entre otros aspectos debe contemplar
elementos tales como:

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 Título general de la reunión. (Debe ser sugestivo.)
Fecha y hora de inicio y clausura.
ORDEN DEL Lugar de celebración.
DÍA Qué se va a discutir. (Descripción breve del tema,
determinación de los expositores de cada uno.)
Tiempo probable a dedicar en cada tema a analizar.

La agenda de trabajo estará acompañada de los documentos que deben estudiar los participantes
y debe circularse con suficiente antelación para garantizar la preparación, tanto del director como
de los subordinados.

Es muy importante que el director controle el proceso de preparación de la reunión y en este

puede auxiliarse de comisiones de trabajo para preparar las informaciones que se va a debatir.
Por ejemplo, una comisión de maestros puede preparar la información sobre el estado de la
asistencia a clases de alumnos y trabajadores para ser analizada en el consejo de dirección.

En esta etapa de la reunión el director debe reglamentar las pausas o descansos, los medios
técnicos de otro tipo y precisar los proyectos de acuerdos. También es importante asegurar las
condiciones del lugar de la reunión tales como su ventilación y tranquilidad para llevar acabó con
conformidad la reunión.

Segundo momento:

El director o persona que lleva la dirección de la reunión en esta etapa debe tener presente los
aspectos siguientes:

• Esclarecer el propósito de la reunión, lo que contribuirá a la preparación psicológica de los

participantes,
• Verificar la asistencia, ser exigente con la puntualidad a la reunión, esta debe comenzar a
la hora fijada.
• Lograr un ambiente agradable que estimule la comunicación y la cooperación, no temer a
las críticas y no creer que todo desacuerdo es un signo de hostilidad.
• Aprender a identificar a los personajes que perjudican el clima psicológico de la reunión,
seguirlos de cerca y trabajar con ellos. Entre estos personajes se encuentran el que habla

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 por el gusto de oírse, el que no habla hasta que no ha logrado captar las ideas y opiniones
del jefe pues no le gusta perjudicarse, el que discrepa ante todo lo que se dice, el que
manifiesta ser indeciso, callado e inseguro, el que habla poco y gusta de interrumpir a los
que hablan cuando lo hacen, el que toma la reunión para dormir o conversar, el que trata
siempre de interpretar a sus compañeros y el autosuficiente ya sea suficiente o insuficiente.
• No utilizar la reunión para despachar
• Buscar la oportunidad e introducir técnicas participativas que estimulen el desarrollo del
pensamiento creador de los participantes.
• Hacer la demanda de cooperación de los presentes en la reunión
• Dejar hablar a los participantes, no coaccionarlos
• Controlar la discusión, si esta es muy compleja, resumir para poder asegurar la
comprensión del problema.
• Ajustarse al tiempo previsto
• Resumir al concluir cada asunto tratado, y al finalizar la reunión
• Si se requiere de una acción posterior, tomar acuerdos y precisar responsabilidades así
como fechas de cumplimiento.
• No temer estar callado y escuchar, esto hace posible la meditación y el análisis de lo
planteado, hablar solamente cuando sea necesario, tomar notas
• Auxiliarse de ser necesario de un facilitador o conductor, del registrador y del controlador
• En el caso de grandes grupos aplicar una variante libre de la técnica del acordeón, para
algunos aspectos de la reunión dividir el grupo en sub grupos y beneficiarse del trabajo en
paralelo. Esta variante de mayor participación y posibilidad de abordar un mismo asunto
desde varios puntos de vista.
TERCER MOMENTO: DESPUES DE LA REUNION

Este es un momento muy importante que coadyuvara al logro y materialización de los objetivos
propuestos para la reunión. En esta etapa de la reunión el director debe:

• Enviar de ser posible, el acta a los asistentes o los acuerdos adoptados así como las tareas
derivadas de estos.

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 • Hacer la valoración de la reunión con sus participantes, determinando si se han cumplido
los objetivos, que opinan del desarrollo de la reunión y el grado de satisfacción de los
participantes.
• Vigilar y revisar la marcha de las acciones promovidas por la reunión.
• Establecer mecanismos de control, que le permitan verificar el cumplimiento de las tareas
y tomar a tiempo las medidas correspondientes, incluyendo las acciones contra los
incumplidores.
EL ENFOQUE PARTICIPATIVO EN LAS REUNIONES

El enfoque participativo de un componente de la dirección moderna que se basa en las

concepciones de la denominada administración participativa que ha tenido un éxito rotundo en
Japón y que se abre paso en Estados Unidos y otros países.

Este enfoque descansa en el principio en que los trabajadores puedan desempeñar un papel
relevante en la dirección, siempre que se les den oportunidades para ello, y se empleen los
métodos adecuados para que desarrollen su creatividad y puedan dar vuelo a su iniciativa.

Su aplicación a las reuniones se deriva funcionalmente de los círculos de calidad o grupos de

trabajo que han marcado sin lugar a dudas un nuevo camino para la elevación de la productividad,
al mayor comprometimiento de todos los resultados y un mejoramiento significativo en la
confiabilidad y en los valores estéticos de la producción y los servicios.

El trabajo con grupos está en la escuela misma de la actividad del director por lo que este debe
dominar las reglas para una discusión efectiva en grupos. Este trabajo estimula la creatividad,
favorece el conocer, aumenta la seguridad personal, hace la comunicación eficaz y favorece el
incremento de la productividad tanto individual como colectiva. Para lograr una buena discusión
en grupo el director debe tomar en consideración aspectos tales como:

No se considere obligado a refutar todos los

Oír y respetar los planteamientos de los participantes.
puntos de vista Sea paciente y escuche sin interrumpir, espere su turno.
de todos los No subestime las ideas o preguntas de los demás.
miembros.

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 Ayudar a que Mantenga una buena atención.
todos participen, Mantenga su participación en un nivel mínimo.
aporten y se Propicie que los que hablan se sientan seguros y libres para
sientan parte de hablar.
la discusión.
Use preguntas para dirigir las intervenciones.
Utilice preguntas Cuando sea apropiado resuma lo dicho.
y resúmenes para Propicie que los subordinados planteen sus dudas y
guiar y estimular preocupaciones
a alcanzar el Evite distracciones y conversaciones que desvíen la
objetivo. atención de lo que se discute

Use preguntas para dirigir las intervenciones.

No considere sus Cuando sea apropiado resuma lo dicho.
intervenciones Propicie que los subordinados planteen sus dudas y
como el centro de preocupaciones.
la reunión. Evite distracciones y conversaciones que desvíen la
atención de lo que se discute.
Al analizar el enfoque participativo en el marco de desarrollo de las reuniones, es imprescindible
analizar la dinámica de grupo y las técnicas que puedan apoyar al director a lograr los objetivos
trazados en cada una de las reuniones convocadas.

La dinámica de grupos expresa una realidad que siempre ha existido, la de que un conjunto de
personas interactuando directamente constituye un sistema muy complejo y dinámico. Dirigir una
reunión y no conocer al menos, elementalmente, tales características es una gran desventaja
para el director.

Las técnicas de dinámica de grupos, precisamente, tienen la tarea de lograr que ese conjunto de
personas se encamine al alcance de los objetivos y que todos se sientan satisfechos con los
resultados.

Estas técnicas pueden lograr efectos tales como: Mantener concentrados los grupos hacia el
objetivo, obtener el máximo de las posibilidades e inteligencia de cada cual, estimular la

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participación activa y real, aprovechar el tiempo, no aburrirse y lograr la identificación con el
objetivo, el método y la tarea entre otros aspectos.

Estas técnicas son analizadas detalladamente en la obra” cuando el tiempo no alcanza” de

Orlando Carnota Lauzan y en ella se plantean las ideas fundamentales de cada una. Se destacan
entre estas técnicas: las centradas en generar ideas y estimular la creatividad, las de alcanzar
consenso y las de organizar ideas. (Anexo 5)

A continuación, una selección de las técnicas más conocidas con una breve ficha descriptiva de
sus principales características, tomadas del libro citado anteriormente. (Anexos 6, 7,8 y 9)

El director en la compleja tarea de dirigir las reuniones, se auxilia de las técnicas de dinámica de
grupos y cuando eso ocurre, este va a actuar como un miembro activo más. Esto significa que no
ha perdido autoridad, sino que mantiene su poder delegando algunas funciones, tales como: La
conducción, el registro y el control del tiempo en otras personas.

Esta delegación favorece escuchar y analizar las opiniones con mayor profundidad, expresar sus
ideas sin importar, así como tomar las decisiones finales que sean necesarias.

Los roles que el dirigente ha delegado son asumidos por: el facilitador, el registrador y el
controlador del tiempo.

FACILITADOR REGISTRADOR CONTROLADOR DE TIEMPO

•Personaje clave, se ocupa de •Su función esencial es
la conducción de las recoger y registrar las
acciones, esclareciendo, diferentes ideas expresadas
regulando, relajando, por los miembros. Crea la
metodizando y memoria del grupo que es el
sistematizando lo tratado. registro de todas las ideas
expresadas en la reunión y
una poderosa herramienta
visual que ayuda a la
concentración y a ver que
está sucediendo en ella.
•Su función es velar porque
los tiempos previstos para
desarrollar cada punto de la
agenda y la reunión en
general sean cumplidos. Es
un auxiliar importante para
el facilitador, el que alerta
cuando el tiempo utilizado
es excesivo.

LOS DESPACHOS

Esta actividad del director se basa en la discusión de problemas comunes con sus subordinados.
Es un importante contacto con sus colaboradores, posibilita la transmisión de órdenes,

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instrucciones, información, el chequeo del trabajo, el conocimiento de la iniciativa de los
trabajadores, para lo que necesita lograr una alta comunicabilidad, confianza y un clima
psicológico favorable.

Los despachos al igual que las reuniones demandan determinados requisitos, se ahí que se
recomiende para su ejecución:

o No despachar en los pasillos, de esa manera el director no puede captar lo que se le

plantea, asimismo, el que le hace el planteamiento no se puede sentir atendido de forma
adecuada. En la medida que el director programe sus despachos contara con una brillante
justificación para no permitir que lo aborden en el pasillo salvo en casos urgentes.
o Fijar el día y la hora para realizar el despacho. Precisar la agenda a tratar para que el
subordinado pueda prepararse
adecuadamente.
o Habilitar una carpeta para el despacho
con cada subordinado colocando en ella
los documentos o asuntos tratados y los
acuerdos adoptados.
o Preparar bien el despacho significa
determinar los asuntos a tratar, revisar los
acuerdos pendientes y pensar en los
nuevos asuntos a tratar.
o Utilizar el despacho como una vía importante para el trabajo con los cuadros subordinados.
o Ser exigente con el cumplimiento de los acuerdos del despacho anterior así como con las
propuestas que traigan los subordinados.
o Llevar a la mente del subordinado que debe tratar el despacho las ideas elaboradas, traer
diferentes alternativas para la solución de los problemas que realmente no se han podido
resolver en el nivel inferior.

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