Bucaramanga 15 mayo 2019

Señores

EMPRESA
ASUNTO: Empleadores deberán tramitar reconocimiento de incapacidades y licencias

La ley antitrámites, sancionada el 10 de enero de 2012, elimina, automatiza o racionaliza una gran
cantidad de trámites con el fin de agilizar los trámites a los colombianos; entre ellos está el trámite
para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o
paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, SGSSS; que ahora deberá
tramitar el empleador. En adelante serán los empleadores y no lo trabajadores quienes tendrán
que tramitarlas, mediante la radicación (certificado emitido por medico red de la EPS) o
transcripción (certificado emitido por médico no adscrito a la EPS).

En consecuencia, el trámite no podrá ser trasladado al afiliado para la obtención de dicho

reconocimiento. Este proceso lo debe realizar directamente el empleador ante las Entidades
Promotoras de Salud, EPS, así lo define el Decreto 0019 de 2012 en el Artículo 121. Para efectos
laborales, será obligación de los afiliados trabajadore4s, como lo era antes de la citada norma;
informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencias, y entregar el certificado
médico de incapacidad o licencia emitido por el médico.

Es necesario que tenga en cuenta, que el certificado médico de incapacidad o licencia debe contener
los siguientes datos:

 Fecha de expedición
 Nombre completo de la persona a la que se le expide la incapacidad
 Fecha de inicio y terminación de la incapacidad
 Número de días de incapacidad otorgados
 Diagnóstico clínico completo
 Contingencia/origen, si es incapacidad por enfermedad general, por accidente de
trabajo, enfermedad profesional, licencia de maternidad
 Identificación del médico que expide la incapacidad, nombre completo y número de
registro
 Para la licencia de maternidad, debe contener fecha probable del parto y edad
gestacional.
Los certificados médicos de incapacidad o licencia deben tramitarse para radicación o transcripción
en la sala SIP, donde hay dispuesta una casilla especial para que el empleador pueda hacer esta
gestión, se recomienda entregarlas con una relación de las incapacidades, la cual será devuelta con
firma y sello como constancia de recibido y donde se especifica que estarán sujetas a verificación.

Para el caso de (nombre oficina) el(los) punto(s) de recepción se encuentra ubicado en:

En los casos de transcripción de certificado expedido por profesional no adscrito a la red de la EPS,
siempre será necesario adjuntar copia de la historia clínica del acto donde se generó el certificado
médico de incapacidad o licencia.
Para los casos de radicación de certificado expedido por médico adscrito a la red de la EPS, podrá
ser necesario que el trabajador facilite copia de la historia clínica, lo cual será solicitado
oportunamente por la EPS.

Es necesario conocer que se necesitan soportes anexos al certificado médico en términos generales
estos son:

 Pre-licencia de maternidad: certificado médico o solicitud de la usuaria con historia clínica

anexa donde se pueda verificar la fecha probable de parto y la edad gestacional
 Licencias de maternidad recién nacido viable: historia clínica del acto donde se genera el
derecho, busca determinar la información fecha de parto, fecha probable de parto, edad
gestacional, viabilidad del recién nacido, prematurez, parto múltiple.
 Licencia de maternidad recién nacido no viable o aborto: historia clínica del acto donde se
genera el derecho, busca determinar la información fecha de parto, fecha probable de parto,
edad gestacional, no viabilidad recién nació o constancia aborto.
 Licencia de paternidad: registro civil de nacimiento del hijo, copia de la historia clínica de la
madre para determinar edad gestacional, comunicado empresa certificando no se tomó la
licencia por calamidad doméstica y jornada laboral en referencia a si es de 5 o 6 días
semanales.
 Incapacidad médica no adscrito a la red de la EPS (Transcripción): copia de historia
clínica cuando y donde se genera el certificado de incapacidad o licencia.
 Eventos Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional: copia del reporte patronal,
cuando no se remitió previamente dentro de los dos días hábiles a medicina laboral de la EPS
como lo establece la normatividad.
 Licencia por adopción: copia del acta de entrega del menor.
 Licencia maternidad viuda: si la esposa está afiliada a Coomeva EPS, el usuario debe
realizar novedad del fallecimiento ante la EPS y solicitar su licencia, si no está afiliada debe
anexar la licencia emitida al cónyuge por la EPS y la constancia de la novedad en esa entidad.
 Cuando se deba anexar la historia clínica se recomienda hacer uso de consentimiento
informado.

El procedimiento de pago del subsidio económico a la empresa, no se ha modificado, mensualmente

recibirá el documento que le permita hacer el cobro a la EPS y su descuento por PILA . A partir del 1
de mayo con la aplicación de Decreto 4023 de 2011 artículo 24, el pago de las prestaciones
económicas al empleador, será realizado directamente por la EPS, previa revisión y liquidación
dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de los certificado médicos y a
partir de la autorización de la prestación económica por parte de la EPS, se realizará el
reconocimiento de manera directa o transferencia electrónica en un plazo no mayor a cinco (5) días
hábiles, por eso es importante revisar la información con nuestra Área financiera (nombre persona,
cargo, dirección teléfono).
.
Cualquier información sobre nuestro proceso las líneas de servicio al cliente están a su disposición
01 8000 930 779 al igual que nuestros ejecutivos de cuenta.