UNIVERSIDAD DE PANAM

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

ESCUELA DE CONTABILIDAD
DISEO DE INSTALACION CONTABLE
TEMA
FUNCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES
INTEGRANTES:
LPEZ LILIANA,
8-872-1329
KATHERIN AHUANARI EC-47-10920
ESTEFANY ANDRION 8-915-2373

FACILITADORA:
PROF. SERAFINA MARTINEZ

GRUPO:
CV-31
FECHA DE ENTREGA
18 DE MAYO DEL 2016
2016
1

INDICE
Presentacion _______________________________________________ 1
Indice
_______________________________________________ 2
Introduccion________________________________________________ 3
Contenido__________________________________________________ 4
Funciones de los procedimientos contables________________________ 4
Procedimientos contables y no contables _________________________ 5
Procedimientos contable______________________________________ 5
Rubro de cuentas____________________________________________ 6
Procedimento no contables_____________________________________7
Inventariar procedimientos_____________________________________ 8
Tecnica para documentar y comunicar decisiones__________________ 9
Memorandum ______________________________________________ 9
Instructivos_________________________________________________ 9
Circulares__________________________________________________ 9
Manuales__________________________________________________ 9
Narrativos_______________________________________________ 9-10
punto de observacion________________________________________ 11
Como Graficar los Procedimientos_____________________________ 12
flujograma ________________________________________________ 12
tipo de flujograma__________________________________________ 12
flujo de informacion. Una flecha_______________________________ 12
proceso.rectangulo_________________________________________ 12
archivo temporal o permanente________________________________ 13
conector interno____________________________________________ 13
conector de columna y pagina_________________________________ 13
decision. Rombo___________________________________________ 13
documento________________________________________________ 14
inicio y fin de proceso________________________________________ 14
flujograma secuencial _______________________________________ 15
flujograma columnares______________________________________ 15
flujograma analitcos__________________________________________15
glosario___________________________________________________ 16
Conclusion________________________________________________ 17
Recomendacin____________________________________________ 18
Bibliografia________________________________________________ 19
Anexo 1___________________________________________________ 20
Anexo 2___________________________________________________ 21

INTRODUCCION

Las funciones y procedimientos contable tiene la finalidad registrar cada

pasos de los registros contables o llevar a cabo un proceso mas factible,
Como estan los procedimientos contables y no contables.
Las Tcnicas para documentar y comunicar decisiones
Memorndums
Instructivos
Circulares
Manuales
Narrativos

Como Graficar los Procedimientos

Tipos de Flujogramas

FLUJO DE INFORMACIN: UNA FLECHA

PROCESO: Rectngulo
ARCHIVO TEMPORAL O PERMANENTE. TRIANGULO INVERTIDO
CONECTOR INTERNO. CIRCULO
CONECTOR DE COLUMNA Y PGINA:
DECISIN O ROMBO:
DOCUMENTO:
INICIO / FIN DE PROCESO:

FLUJOGRAMAS SECUENCIAL
FLUJOGRAMAS COLUMNARES
LUJOGRAMA ANALTICOS:

FUNCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

A medida que crecen las empresas, estn van estableciendo normas y pautas acercas
de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen bsicamente dos
tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa:
Decisiones no rutinarias y
Decisiones rutinarias
Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del
funcionamiento operativo como de criterio slidamente adquiridos en el desempeo del
cargo.
Generalmente las decisiones no rutinarias, no son susceptibles de
estandarizacin. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles
de que sean estandarizada, con el objeto de que la compaa no vea improvisada su
accin ante hechos de la misma naturaleza.
Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuacin de todo los
empleados. Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo
rutinario. Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los
empleados del departamento de contabilidad y que estn soportados por diferentes
conocimientos y teoras de la profesin contable. Los procedimientos se estandarizan
bsicamente por las siguientes razones:
Consistencia en la actuacin ante situaciones similares
Reglamentacin de la actuacin de los empleados
Seguridad de la eficiencia de todos los procesos
Funcionar con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo posible. Por ejemplo, el
registro de las operaciones referentes a los pagos realizados por seguros puede tener
dos formas de Contabilizacin: anotando en un principio los desembolso en una
cuenta prepagado y ajustar posteriormente el consumo del gastos; y la segunda forma,
registrando en gastos el monto del pago y luego ajustar el monto de lo que realmente
debe quedar en el prepagado. Esta sencilla operacin contable, nos hace ver que se
deben establecer procedimientos destinados a guiar el trabajo rutinario de los
empleados en el rea contable. El objetivo del capitulo es explicar los procedimientos
contables y no contables, analizar cuales procedimientos pueden documentarse y las
tcnicas existente para ello.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

la organizacin administrativa en una compaa puede establecerse a travs de la
clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
Procedimientos Contables
Procedimientos no Contables
PROCEDIMEINTOS CONTABLE
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contable, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en
los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer
procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de
cuentas de estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contable, son los
siguientes:

Recepcin de inventario
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventario

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden

asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al
principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden
afectar los estados financieros. Cuando se est realizando el anlisis de todos los
procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e
identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer
paso del anlisis ayudara a determinar e identificar en cuales de ellos un error pudiera
tener mayor impacto sobre estados financieros que otro. La amortizacin de una
plusvala por lo general, representa montos importantes. En una empresa
manufacturera, se considera altamente critico, el manejo de todo los inventario, sean
estos de productos terminados, productos en proceso, materia primas o materiales y
suministros. Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los
inventarios involucre cifras de poca importancia en comparacin a lo que representan
estos para una empresa manufacturera.
6

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contable no afectan las cifras de los estados financieros; algunos
ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

Procedimiento para cambiar datos de un cuentacorrentista

Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Es importante poder identificar cuales son aquellos procedimientos que no afectan los
registros contables y analizaremos bajo distintos punto de vista. Por lo general, este
anlisis puede ser enfocado a travs de siguientes preguntas:
Quien realiza la actividad?
En que tiempo la realiza?
Cul es el costo de la actividad
Existen redundancias en el procesos
Dnde se puede reducir tiempo ocioso?
Cul es el grado de procedimiento manual y mecanizado que existe en el
procedimiento?
Que controles existen en los procedimientos que se consideran dbiles, traban o
crean cuellos de botella?

TECNICAS PARA DOCUMENTAR Y COMUNICAR DECISIONES

8

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las

herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cmo suceden o se
llevan a cabo los procedimientos en el rea contable. Normalmente, todo el
conocimiento de la empresa es reflejado de distintas formas o maneras. Podemos
distinguir las siguientes tcnicas para comunicar y documentar decisiones y
procedimientos de una empresa:
Memorndums
Instructivos
Circulares
Manuales
Narrativos
Memorndums
Los memorndums ampliamente utilizados en las empresas son comunicaciones
internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisin de algn
funcionario. El texto del memorndum debe expresar en forma corta la pauta o norma a
implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual
se refiere el memorndum.
Instructivos
Los instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se
debe llevar a cabo una tarea o procedimiento especfico. An cuando son mejores que
los memorndums para documentar procedimientos, su carcter aislado no los
favorece, dado que deben ser puntuales y especficos. En este caso, el objetivo de su
elaboracin, es establecer los pasos que debern seguir todos los involucrados en el
procedimiento de toma fsica de los inventarios.
Circulares
Los circulares son instrumentos que comunican a un gran nmero de personas,
situaciones o guas de accin para casos especficos y en forma puntual. En el caso de
entidades gubernamentales, representan un sinnimo de memorndums. Las circulares
se caracterizan por ser un tanto impersonales.
Manuales
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas
gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no
contables. Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a travs
de narrativos denominados responsable/accin. Esta forma de describir
procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la accin
que realizan.
Narrativos
Los narrativos consisten en la descripcin detallada y descriptiva de un procedimiento y
todos los pasos que lo componen. La tcnica de responsable/accin puede clasificarse
9

como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de

procedimientos. Los narrativos pueden ser utilizados para documentar informacin que
es levantada para un sistema del cual se est realizando algn anlisi

Instrumento
Memorndum

Instructivo

Circular

Manual

Narrativo

Objetivo

Ventajas

Desventajas

Comunicar
rpidamente una
decisin, pauta o
norma en forma
breve.
Normalizar
en
forma
muy
detallada,
la
manera en que se
debe llevarse a
cabo alguna tarea
o procedimiento.
Comunicar
un
gran nmero de
personas,
las
pautas de accin
aplicables a una
situacin.
Documentar
en
forma integral los
procedimientos de
un rea, de tal
forma que permita
tener una visin
detallada de las
operaciones.
Documentar
un
procedimiento en
forma detallada y
descriptiva.

Rapidez en la Su
excesiva
transmisin
del utilizacin puede
mensaje.
hacer que sea
inefectivo.
Su especificidad Uso limitado
permite entender situaciones
claramente lo que especficas.
se
desea
comunicar.

Comunicacin a Su utilizacin es
un gran nmero puntual
y
de personas.
aplicable
a
situaciones
especficas.
Su nivel de detalle
permite conocer
adecuadamente
todas
las
actividades de un
rea
en
la
empresa.

Se requiere de
tiempo y personal
especializado
para
su
desarrollo.

El nivel de detalle Puede

existir
es
su
mayor cierta informalidad
ventaja.
si no es utilizado.

10

Una empresa puede decidir documentar sus procedimientos con distintos objetivos:
Dejar evidencia escrita acerca de lo que realizan los empleados.
Analizar el trabajo realizado por stos y buscar las mejoras correspondientes.
Entrenar y transmitir conocimientos a nuevos empleados.
Cualquiera que sean los objetivos, siempre habr un beneficio asociado. La decisin de
documentar los procedimientos, es una decisin que en muchos casos es difcil de
tomar por el costo que ellos implica.

PUNTO DE OBSERVACION:
Cada vez mas las empresas que tomen la decisin de plasmar en papel, todas las
operaciones, actividades polticas, normas y en general el proceso que llevan a cabos
los empleados y el personal que mueve y motora una compaa. Una empresa que no
posea documentada su forma de actuar y operar, es altamente susceptible de que sea
vulnerable por atraso en cualquier proceso critico, sea por ejemplo que un empleado no
siga desempeando algunas funciones por enfermedad, ausencia temporal o retiro
definitivo de la empresa. Es comn encontrar que todo el conocimiento del trabajo se
encuentra almacenado en unos cuantos empleados y que ellos no ha sido comunicado
o transmitido a otras personas. Esta situacin es generada por algunas personas con el
fin de tratar de asegurar el puesto que estn desempeando y hacer altamente
dependiente de ellos a la organizacin.
Para cubrir estos riesgos, el nivel gerencial alto, debe establecer metas y objetivos
especficos en el rea a fin de elaborar un plan de documentacin, en primer lugar de
todos los procesos crticos y luego todos aquellos que se consideren rutinario a nivel de
las actividades operativas.

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COMO GRAFICAR LOS PROCEDIMIENTOS

En el proceso de aprendizaje del ser humano se facilita cuando este esta realizado de
forma grafica mas escrita. Una lectura de cien pagina sin grafica hacerse sumamente
tediosa al contrario si esta se encuentra acompaada de figura o forma de expresin
grafica el aprendizaje es mayor
Existe una razn muy sencilla y es que la lectura de un texto requiere una inversin
mayor de tiempo que el explicado para entender una grafica. A nivel de los
procedimiento en el arrea contable la tcnica del mayor uso de empresa es el
representador a travs de flujograma.

Que es un Flujograma
Un flujograma, tambin denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una
lnea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el
flujograma consiste en representar grficamente, situaciones, hechos, movimientos y
relaciones de todo tipo a partir de smbolos. Es una herramienta tcnica para la
representar los procedimientos en forma grafica.
Tipos de Flujograma:
Secuenciales
Columnares
Analticos

Tipos de Flujogramas
FLUJO DE INFORMACIN: UNA FLECHA representa el
flujo de informacin desde /
hacia. Se usa para
obligatoriamente para reflejar el orden que debe seguir la
lectura del flujograma y muestra igualmente como fluye la
informacin al largo de proceso.

PROCESO: Rectngulo Representa un proceso, en

algunos casos manuales en otros mecanizados. Su
contenido debe comenzar con verbo en infinitivo

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ARCHIVO
TEMPORAL
O
PERMANENTE.
TRIANGULO INVERTIDO: Se utiliza para mostrar un
archivo, ya sea este en forma permanente o temporal.
Dependiendo de que sea uno u otro, llevara
internamente la letra P- permanente o T- temporal

CONECTOR INTERNO. CIRCULO: Algunas veces un

flujograma puede requerir que se efecten salto en la
secuencia de los pasos, pero dentro de la misma
pgina, por lo que esta la accin se representa a travs
de un conector interno.

CONECTOR DE COLUMNA Y PGINA: Se utiliza con el

flujograma es graficado en ms de una pgina o existen
diferentes columnas en las cuales la secuencia de paso es
interrumpida.

DECISIN O ROMBO: Este smbolo es utilizado cuando

dentro del flujo del proceso existen cursos alternativos de
accin.

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DOCUMENTO: Utilizada cuando se requiere diagrama

algn documento que es generado o transferido a lo
largo del proceso.

INICIO / FIN DE PROCESO: Este smbolo se utiliza para

iniciar un procedimiento y para indicar su terminacin. En
algunos casos, se puede omitir el representar el final de un
proceso en razn a que este contine en otro
procedimiento.

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FLUJOGRAMAS SECUENCIAL
Flujogramas
secuenciales se
caracterizan por no
separar las personas y/o
departamentos que

Se caracterizan porque los mismos no se separan la persona del

departamento que llevan a cabo las de las formas que el flujo de
la informacin es presentado en forma totalmente secuencial de
izquierda hacia la derecha.

FLUJOGRAMAS COLUMNARES
Flujogramas
columnares separar
cada una de las tareas
y responsabilidades de
las personas y/o
departamentos dentro
de un procedimiento.

Son los ms utilizados en la empresa y se diferencia de los

secuenciales en la separacin que se realiza de cada una de las
tareas y responsabilidades de personas y/o departamento dentro
de un procedimiento.

LUJOGRAMA ANALTICOS:
Flujogrmas analtico
poseen una
columna adicional
para comentarios, o
llamadas en el
flujograma.

Las ultimas variantes que se pueden identificar en los flujograma,

son los flujogramas analtico, los cuales se caracterizan por poseer
una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con
llamadas en el cuerpo del flujograma se realiza observaciones en
una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee
destacar.

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GLOSARIO

1. Procedimientos No Contables: aquellos que no afectan las cifras de los

estados financieros.
2. Procedimientos Contables: procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.

3. Flujograma: es una herramienta tcnica para representar procedimientos en

forma grfica.

4. Flujograma Secuenciales: se caracterizan porque los mismos no separan las

personas y/o departamentos que realizan las tareas.

5. Flujograma Columnares: separan cada una de las tareas y responsabilidades

de las personas y/o departamentos dentro de un procedimiento.

6. Flujograma Analticos: poseen una columna adicional para comentarios, o

llamadas en el cuerpo del flujograma.
7. Circulares: instrumentos para comunicar a un gran nmero de personas,
situaciones o guas de accin especfica.

8. Manuales: organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos bajo la

esquema de libro actualizable.

9. Narrativos: descripcin detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los

pasos que lo componen.

10. Instructivos: son documentos que norma detalladamente la forma de llevar a

cabo un procedimiento.

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CONCLUSION

Las funciones de procedimientos contables nos ensearon que para llevar

a cabo todos estos proceso se tiene que tener un objetivo de cada paso
que uno lleve en los registro contable,
Tambin en como uno puede documentar y comunicar cada procesamiento
contables y no contables, cada documentacin tiene una tcnica para las
ventajas y desventajas, por lo cual se deber tomar una decisin respecto
a cual usarse.
Como tambin existen los tipo de flujograma de cada departamento
asignado como se debe llevar estos procedimientos. Y sus sistemas
administrativo de cada empresa q uno labores

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RECOMENDACION

Sugerimo a todas las instituciones

que perfeccionen cada sistema
administrativo de cada personal de
contabilidad , control y contar con el
personal, equipo , procesos,
procedimientos y tecnicas de
formas tal que faciliten el logro de
los objetivos

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BIBLIOGRAFIA

Libros
Anlisis y Diseo de Sistemas, Centro de Computacin Profesional de Mxico(CCPM),
McGraw-Hill Interamericana, Editores S.A. de C.V., Agosto 2001,
pginas 4-23.
Introduccin a la Computacin, Peter Norton, McGraw-Hill Interamericana, Tercera
Edicin,Marzo 2001, pginas 402-431.

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ANEXO

20

21