Fase I. Evaluación preliminar.

Se estudia el estado de su institución para fundamentar las intervenciones más

convenientes.
En esta primera etapa se realizará un análisis profundo para identificar el estado
actual de su institución, qué dificultades está enfrentando, cuáles atributos se deben
fortalecer y definitivamente cómo se encuentra su organización frente al Decreto
1072 de 2015.

Estableceremos un proceso de evaluación preliminar con profesionales idóneos en

donde se construirán los siguientes documentos:

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Matriz legal con normas establecidas.
Manuales de Funciones claros por cada una de las áreas de la institución y sus
colaboradores.
Matriz de Peligros con sus riesgos identificados, análisis y su respectivo control.
Al finalizar esta etapa su institución cumplirá con lo establecido en el Artículo
2.2.4.6.16 del Decreto 1072 de 2015: “Evaluación inicial del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG~SST”.

Fase II. Planeación del SG-SST.

Se realiza la planeación del sistema de gestión integrado y se generan todos los
documentos solicitados por la norma.

Está etapa será muy importante pues es aquí en donde se colocarán las bases para
la implementación de su sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El
objetivo principal n esta etapa es lograr que su institución (propiedad horizontal) se
organice de tal manera que pueda encontrar las estrategias para:

Establecer los canales de transmisión de su política de SST.

Identificar y consolidar los requisitos que son aplicables a la ejecución de sus
labores como institución, teniendo claros sus objetivos y metas a alcanzar.
Iniciar programas que vayan encaminados a fortalecer el principal capital que tiene
su institución, sus colaboradores.
Permitir la participación a todas las áreas de su institución, incluyendo el personal
externo.
Diseñar un plan completo de emergencias, con sus respectivos planos de
evacuación, creación de Brigadas, Puntos de encuentro y ejecutar el simulacro que
confirmará que su institución está preparada para cualquier tipo de evento que se
pueda presentar.
Buscar un mecanismo seguro para la selección del personal que será su
colaborador así como también proveedores que prestan servicios a su compañía.
Aquí debemos tener claro todo lo relacionado con sus colaboradores, proveedores y
sus herramientas y maquinaria.

Fase III.
Asignación y comunicación de responsabilidades.
Se priorizan las actividades con la alta dirección y se establece el plan anual de
seguridad y salud en el trabajo. Se asignan, documentan y comunican las
responsabilidades a todos los niveles de la organización.

Se priorizan las actividades con la alta dirección y se establece el plan anual de

seguridad y salud en el trabajo. Se asignan, documentan y comunican las
responsabilidades a todos los niveles de la organización.

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 del 2015, se debe asignar,
documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en
el Trabajo SST a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.

Las tareas, inspecciones y actividades definidas en el plan de trabajo anual de

seguridad y salud en el trabajo (artículo 2.2.4.6.8 numeral 7) son creadas por
nosotros y se les asigna un responsable y una fecha de ejecución.

Los requisitos especificados para el seguimiento, monitoreo y medición están

basados en un sistema de inspecciones de seguridad y salud ocupacional. Serán
planteados de acuerdo a los formatos y listas de chequeo que se desarrollen, con
base en las necesidades de la organización.

Se ofrecen listas de inspección para equipos de uso común como extintores y

puestos de trabajo.

Fase IV.
Acompañamiento en la implementación del SG-SST. Se capacita al personal en el
manejo de evidencias del SG-SST y en la generación de reportes e indicadores.

Se capacita al personal en el manejo de evidencias del SG-SST y en la generación

de reportes e indicadores.

En concordancia con los artículos 2.2.4.6.12 numeral 16, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.31

numeral 13, se deben conservar las evidencias de cumplimiento de la normatividad
vigente.

El nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo está sometido a

una evaluación permanente. Lo que está en el papel debe estar sustentado por lo
que ocurre diariamente en la organización.

1. DISEÑAR LA POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La política de Seguridad y Salud en el Trabajo contiene los lineamientos
fundamentales del sistema de gestión. No puede ser generalista, sino que se debe
adaptar a las características específicas y al tamaño de la organización. Su
redacción tiene que ser clara, precisa y concisa.

La norma exige que el documento final sea firmado por el representante legal de la
empresa. El contenido se debe difundir a todos los miembros de la organización, y
demás partes interesadas, y tiene que revisarse una vez al año.
Una vez definida la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario
formular los objetivos de dicha política. Estos, deben enfocarse en tres puntos:

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, y establecer los controles
respectivos.
Proteger la seguridad y la salud de todos los miembros de la organización, mediante
un proceso de mejora continua del sistema.
Cumplir con las normas vigentes en la materia.

2. OPERACIONALIZAR EL SG-SST
Este punto se refiere a las acciones que deben llevarse a cabo para poner en
marcha el sistema. Incluye los siguientes elementos:

Definición de obligaciones. Supone establecer las obligaciones puntuales que deben

cumplir los empleados, contratistas y las ARL, en relación con el Sistema de
Gestión.
Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo. Consiste en el diseño de un
programa de capacitación que esté enfocado a formar a los trabajadores en los
aspectos que el SG-SST exige. Este programa debe ser revisado anualmente.
También incluye la elaboración de un programa de inducción dirigido a todos los
trabajadores de la organización, sin tomar en cuenta su modalidad de contratación.

3. PRODUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SG-SST

El Decreto 1443 de 2014 exige que se elaboren una serie de documentos, a saber:

Política del SG-SST

Definición de responsables
Identificación anual de peligros
Informes (condiciones de salud, programa de capacitación, procedimientos e
instructivos, soportes de convocatoria y elección de COPASST)
Reporte de investigación de accidentes, incidentes y enfermedades laborales
Análisis de vulnerabilidad y planes de emergencia
Registros de las inspecciones
Matriz legal actualizada
Evidencias para el control de los documentos
De igual manera, la norma indica que algunos documentos deben conservarse por
un lapso mínimo de 20 años. Estos son:

Resultado del perfil epidemiológico

Resultado de las mediciones ambientales
Resultados de los programas de vigilancia epidemiológica
Registros de capacitación, formación y entrenamiento
Registro de la entrega de Equipos de Protección Personal (EPP)

4. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN EL SG-SST

El Decreto indica que es necesario definir unos mecanismos eficaces para recibir,
tramitar y responder a las comunicaciones relacionadas con el sistema. Esto aplica
tanto para las comunicaciones internas como para las externas.

También se debe garantizar que todos los trabajadores y contratistas conozcan qué
es y cómo funciona el SG-SST.
Finalmente, toda empresa debe contar con canales que hagan posible la
participación del personal dentro del sistema.

5. PLANIFICACIÓN DEL SG-SST

Para llevar a cabo el proceso de planificación se deben tomar en cuenta dos
grandes componentes: la identificación de peligros y valoración de riesgos, y la
evaluación inicial del programa de gestión.

La identificación de peligros y valoración de riesgos permite detectar los factores que

atentan contra la seguridad y la salud de los trabajadores. También hace posible
determinar el nivel de gravedad de esas amenazas. Corresponde a lo que
anteriormente se conocía como “panorama de riesgos”.

Respecto a la evaluación inicial del programa de gestión, su propósito es definir los

peligros prioritarios. Implica tanto la actualización de la información sobre los riesgos
que se habían detectado con anterioridad, como la incorporación de los nuevos
riesgos identificados.

La evaluación inicial debe incluir la revisión de estos componentes:

Matriz legal
Matriz de identificación de peligros
Análisis de vulnerabilidad
Plan de emergencia
Evaluación de las medidas de control
Cumplimiento del programa de capacitación
Evaluación de puestos de trabajo
Evaluación de programas de vigilancia epidemiológica
Estadísticas de enfermedad y accidentes
Registro de indicadores
Diagnóstico de las condiciones de salud