1270 - Map03 Manual Tablas de Retencion

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PERSONERÍA DE SABANETA
MONICA PATRICIA LONDOÑO MEJIA

PERSONERA DE SABANETA
SABANETA
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre: Comité de Calidad Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:

Cargo: Representante de la Cargo: Personero Auxiliar Cargo: Personera Municipal
Dirección
Código: M-AP-03 Página 1 de 13 Versión: 01 Fecha aprobación: 01/07/2017
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 5
JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................... 6
METODOLOGIA ..................................................................................................... 7
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

DOCUMENTALES .................................................................................................. 9
1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN ...................... 9
1.2 ENTREVISTA CON LOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS DE LA
ENTIDAD. .......................................................................................................... 14
1.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................ 15
1.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL .................................................................................................. 19
1.5 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 57
2. TIPOS DE ARCHIVOS ................................................................................... 59
3. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA PERSONERÍA

60
3.1 UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO...................... 60
3.2 ORGANIZACIÓN FÍSICA ......................................................................... 60
3.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL ............................................................... 61
3.4 SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL: .......................................... 62
3.5 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y UNIDADES DOCUMENTALES ............. 63
3.6 INVENTARIO DOCUMENTAL ................................................................. 64
3.7 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ................................................................ 65
3.8 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .................................................. 65
3.9 NORMAS BÁSICAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL .................................... 66
3.10 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS .................................. 68
4. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ................................................ 68
5. CONFORMACIÒN DEL ARCHIVO HISTÒRICO ........................................... 68
6. DOCUMENTOS EN OTROS SOPORTES ..................................................... 69
2
7. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............. 70
8. ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL ..................................................................................................... 70
9. RECOMENDACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCION DOCUMENTAL ............................................................................... 71
9.1 PRODUCCION DOCUMENTAL ............................................................... 71
9.2 CODIFICACION DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS ........................... 72
9.3 PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS................... 73
9.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS ................................................................. 73
9.5 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS .................................... 74
9.6 PRESTAMO DE DOCUMENTOS ............................................................. 74
9.7 ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO ........................................ 74
9.8 ORGANIZACIÒN DE COLECCIONES FACTICAS .................................. 75
10. ACTUALIZACIÓN DEL NORMOGRAMA ................................................... 75
11. RESPONSABILIDADES DE LOS ARCHIVOS EN LA PERSONERÍA: ...... 76
12. GLOSARIO ................................................................................................. 76
3
LISTA DE ANEXOS
1. Carta remisora de las Tablas de Retención Documental.

2. Acta No. 001 del 22 de diciembre de 2009 del Comité de Archivo de la
Personería de Sabaneta.
3. Acto administrativo por medio del cual se crea la Personería de Sabaneta
(ver reseña histórica)
4. Acuerdo No.023 del 10 de diciembre de 2000 por medio del cual se
reestructura la planta de cargos de la Personería municipal de Sabaneta.
5. Resolución No.007 del 14 de mayo de 2009, por la cual se adopta el
manual específico de funciones y competencias laborales de la Personería
del municipio de Sabaneta.
6. Resolución No.014 del 23 de junio de 2009 por medio de la cual se adopta
el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de la Calidad
de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y la política y objetivos de calidad
de la Personería municipal de Sabaneta.
7. Cuadro de normatividad.
8. Encuestas de estudio de oficina y unidad Documental.
4
INTRODUCCIÓN
Los documentos y los archivos específicamente, son testimonios del desarrollo

institucional, reflejan las actuaciones de la organización; se convierten en soportes
indispensables para la toma de decisiones, el desarrollo de proyectos, la defensa
de los derechos y la exigencia de deberes, así como fuentes esenciales de la
historia y patrimonio documental. Un buen control de la información permite tomar
mejores decisiones, aumentar la productividad y disminuir costos de operaciones
diarias, en general facilita la aplicación del proceso administrativo.
Para la Personería de Sabaneta, las Tablas de Retención Documental son el

instrumento archivístico que le permite la normalización de la gestión documental
desde su producción o recepción hasta su disposición final, involucrando el
componente de la racionalización de la producción documental, y la aplicación del
concepto de archivo total en cumplimiento a la normatividad vigente en materia
archivística.
5
JUSTIFICACIÓN
En cumplimiento a lo dispuesto en la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”

Articulo 24 “Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental. Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental”. La Personería de Sabaneta se propone a
elaborar, aprobar e implementar sus Tablas de Retención Documental, siguiendo
las políticas y directrices emanadas por el Archivo General de la Nación y
atendiendo al cumplimiento de los principios archivísticos y normatividad vigente,
reconociendo la gestión documental como eje transversal del proceso
administrativo, y éste ligado a la conformación de los archivos como indicadores
de la transparencia en la gestión administrativa y como estrategia para dinamizar
y facilitar las labores de planeación y administración de la entidad mediante el uso
oportuno y adecuado del recurso información.
La Personería de Sabeneta con la implementación de las Tablas de Retención

Documental, pretende agilizar y racionalizar los procedimientos de producción,
trámite, organización y consulta de los documentos que produce, logrando con
ello el cumplimiento de sus objetivos y misión institucionales.
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre: Comité de Calidad Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:

Cargo: Representante de la Cargo: Personero Auxiliar Cargo: Personera Municipal
Dirección
Código: M-AP-03 Página 1 de 13 Versión: 01 Fecha aprobación: 01/07/2017
TABLAS DE RETENCIÓN DOCU MENTAL
METODOLOGIA
La elaboración y presentación de las Tablas de retención Documental se realizó

aplicando los lineamientos establecidos en el Mini-Manual Tablas de Retención
Documental y Transferencias Documentales versión actualizada del 2001 y
acorde al Acuerdo No.039 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación,
y para lo cual se realizaron las siguientes actividades:
1. Capacitación al equipo de trabajo de la Personería sobre la importancia de las

Tablas de Retención Documental en la entidad para el mejoramiento de los
procesos y el compromiso de cada uno al momento de suministrar la
información para el diligenciamiento de las encuestas de unidad documental,
que permitan conocer los documentos que se producen y reciben en
cumplimiento de las funciones, en tal forma que se obtengan los elementos
para proponer el manejo técnico y administrativo de los mismos en relación
con los procesos archivísticos.
2. Compilación de la información institucional de la Personería de Sabaneta, la

cual incluye la consulta del organigrama vigente, Manual de funciones, manual
de procesos y procedimientos enmarcados dentro del Sistema de Gestión de
la Calidad, y actos administrativos que evidencien la creación y desarrollo de la
entidad en lo referente a la creación y supresión de Unidades Administrativas.
3. Inspección óptica a los archivos de gestión para identificar las unidades

documentales, documentos de archivo y documentos de apoyo y las
situaciones especificas del manejo de la documentación en cada uno.
4. Elaboración de las encuestas de estudio de unidad documental a los

productores de la documentación.
5. Análisis a la información compilada de la Entidad y las fuentes documentales y

presentar propuesta de Tablas de Retención Documental, la cual se presentó
a los funcionarios de la Personería, con el propósito de obtener visto bueno y
observaciones antes de presentarlas al Comité de Archivo.
7
6. Envío previo de la propuesta de Tablas de Retención Documental a los

miembros del Comité de Archivo para su revisión y análisis para ser atendidas
previo a la reunión del Comité.
7. Presentación y sustentación de las Tablas de Retención Documental al Comité

de Archivo, quienes con su previa revisión, estudio y análisis de las
observaciones halladas y su corrección, generan el visto bueno de aprobación
unánime de las mismas.
8. Remisión de las Tablas de Retención Documental al Consejo Municipal de

Archivos de Sabaneta, para evaluación y aprobación en cumplimiento del
Decreto 4124 de 2004.
8
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

DOCUMENTALES
1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
Esta etapa permitió conocer la entidad y por tanto tener una visión general de los
documentos que recibe y envía en el cumplimiento de su misión.
RESEÑA HISTÓRICA:
• En la América española, en 1519 y 1528, aparecieron los Síndicos en la época

colonial; al cual le correspondía defender los derechos de los ciudadanos y de
los habitantes de cada localidad tanto en el sector rural como en el urbano,
razón por la cual se considera lo anterior como el germen mediato a lo que
actualmente se denominan Personerías.
Al finalizar el Siglo XVIII se produjo substancialmente una transformación en la

función fiscalizadora, una entidad que perteneciera al Estado para que al
mismo tiempo fuera independiente del Sistema de Gobierno, y el pueblo viera
en él un protector y no un enemigo.
El Ministerio Público en Colombia se fundamentó en el modelo francés y con

similares características se creó y organizó. En Colombia, la figura del
Personero Municipal apareció en la Constitución de 1886. En sus inicios, la
institución en Colombia surgió como un Procurador Municipal (Ley 11 de 1825)
y fue definido por Santander como un funcionario del Cabildo, pero años antes,
según la Ley 1ª de 1821, su definición era la de Procuraduría Sindico, aunque
referencia similar se hacía en la Ley 10 de 1830 cuando en su Artículo 25
alude a la facultad de los Personeros Síndicos para asistir a las sesiones del
Concejo, además de otras funciones que le asignaba, la Ley 3ª de 1848
dispuso que el Presidente del Concejo haría las veces de Personero. Con la
Ley 22 de 1850 se autorizó al Personero Provincial para intervenir ante los
Concejos Municipales con voz pero sin voto.
En la Constitución de 1886 el Personero Municipal es definido como Ministerio

Público, pero bajo la absoluta dependencia del Gobierno Nacional. La Ley 147
de 1888 les da la representación judicial de los Municipios a los Personeros y
le genera el doble papel de ser a la vez Ministerio Público y Funcionario
Municipal Administrativo. La Ley 149 de 1888 le confiere representación legal
9
del Municipio al personero, lo reafirma como Funcionario Nacional y le otorga

al personero la representación de todos los contratos.
Con la reforma Constitucional de 1910 se facultó a los Concejos Municipales

para elegir al Personero Municipal y éste fue perfilado más como el
representante del Municipio que como Agente del Ministerio Público. La Ley 4ª
de 1913 definió al Personero como un funcionario Municipal elegido por el
Concejo para períodos de un año, y tenía la representación judicial y legal del
Municipio, suscribir los contratos del mismo y hacer las veces de Ministerio
Público. 1
La Ordenanza No.7 de noviembre 30 de 1967 “Por la cual se crean los

municipios de Apartadó, Sabaneta y la Magdalena”, en su artículo 5º, dispone:
“El Gobernador dictará los decretos necesarios para la organización y
funcionamiento de los municipios que por esta Ordenanza se crean, y con tal
fin se le faculta para hacer los traslados necesarios dentro del presupuesto de
Rentas y Gastos del Departamento y para abrir los créditos adicionales o
suplementarios requeridos para el cumplimiento de esta Ordenanza”.
El Decreto 01 de 1984 asignó a los Personeros la función de velar por el

cumplimiento del derecho de petición, el Decreto 1333 de 1986 definió al
Personero Municipal como un Defensor del Pueblo, Veedor Ciudadano y
Agente del Ministerio Público. La Ley 3ª de 1990 define al Personero como
Defensor de los Derechos Humanos.2
El Artículo 118 de la Constitución Política de 1991 se refirió a los Personeros

Municipales como Agentes del Ministerio Público.
La Ley 136 de 1994 en el Artículo 168. Personerías. Las personerías

municipales son las entidades encargadas de ejercer el control administrativo
en el municipio y cuentan con autonomía presupuestal y administrativa. Como
tales, ejercerán las funciones del Ministerio público que les confiere la
Constitución Política y la ley, así como las que les delegue la Procuraduría
General de la Nación. Las personerías contarán con una planta mínima de
11 MARIN LOPEZ Oscar, Un Modelo para Gerenciar Proyectos de Capacitación en la Administración Pública. Tesis de
Grado para optar al título de Especialista en Gobierno Público. Universidad de Medellín. 1998.83 páginas.
2
MARIN LOPEZ, Oscar.Op.Cita pág. 14
10
personal conformada por el personero y un secretario, y en el Artículo 178

determinó sus funciones.
Normas internas que regulan a la Personería de Sabaneta:
• Acuerdo 023 del 10 de diciembre de 2000 se reestructura la planta de cargos

de la Personería Municipal de Sabaneta y acuerda:
Artículo 1º.- La Personería Municipal de Sabaneta, para cumplir en forma

óptima su misión de servicio a la comunidad y participación ciudadana,
igualmente para optimizar los recursos, de conformidad con lo dispuesto en la
Ley 617 de 2000, modifica su estructura administrativa de acuerdo a los
postulados de eficiencia y eficacia, principios básicos de la administración
municipal quedando la planta de personal así:
Personero municipal.
Secretaria Personería.
• Resolución No.007 del 14 de mayo de 2009 por la cual se adopta el manual

específico de funciones y competencias laborales de la Personería de
Sabaneta.
• Resolución No.014 del 23 de junio de 2009 por la cual se adopta el sistema de

Gestión de la Calidad bajo la norma técnica de la calidad de la gestión pública
NTC GP 1000:2004 y la política y objetivos de calidad de la Personería
municipal de Sabaneta.
• Resolución No.035 del 4 de diciemgre de 2009 por medio de la cual se crea el

Comité de Archivo.
• Resolución No.016 del 22 de septiembre de 2008 por medio de la cual se crea

el comité Coordinador de Control Interno.
• Resolución No.008 del 14 de mayo de 2009 por medio de la cual se adopta la

estructura organizativa, responsabilidades, autoridad, se designa el
representante de la dirección y se definen los equipos de trabajo para los
Sistemas de Gestión adelantados en la Personería municipal de Sabaneta.
11
VISIÓN
En el año 2020 seremos reconocidos no solo como una Entidad que cumple sus
servicios con calidad; sino que nos caracterizaremos por cumplir nuestras
Funciones de forma descentralizada, trasladándonos a las Veredas, Barrios,
Colegios y demás comunidades a realizar un acompañamiento e intervención
inmediata y personalizado a la población, materializando de forma efectiva y
eficaz la función del Ministerio Público con las comunidades más necesitadas.
MISIÓN
La personería de Sabaneta es un organismo del nivel local que en su condición

de agente del ministerio público trabaja por la guarda, promoción y defensa de los
derechos humanos; la protección del interés general y la vigilancia de la conducta
oficial de quienes desempeñan funciones públicas con el fin de proteger la
moralidad pública, a través de una labor enmarcada en los principios eficiencia,
eficacia, calidez del talento humano, ética pública, honestidad y transparencia,
para alcanzar un orden justo de convivencia.
OBJETIVOS Y FUNCIONES
La Personería de Sabaneta vela por la guarda y promoción de los derechos

humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de
quienes desempeñen funciones públicas a través, del fortalecimiento de las
competencias del talento humano y de la implementación de herramientas de
mejoramiento.
ORGANIGRAMA
Despacho del Personero
12
La Personería de Sabaneta no cuenta con un organigrama debidamente

adoptado, no obstante y de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo No.023 del
18 de dicidembre de 2000, la estructura organizacional de esta entidad
corresponde únicamente al Despacho del Personero con dos cargos adscritos al
mismo.
13
1.2 ENTREVISTA CON LOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS DE LA

ENTIDAD.
• Se realizaron reuniones previas de socialización del proceso a realizar para

que el personal de la entidad entendiera la importancia del mismo.
• Las encuestas se realizaron conjuntamente a la Personera y el personal
adscrito a su despacho, como productores de la información y
responsables de la organización y administración de los archivos de
gestión, con el fin de identificar las unidades documentales que producen
y/o tramitan.
• Realización de inspección óptica a los archivos de gestión con el fin de
determinar estado de la documentación, sistemas de ordenación, volúmen
documental y determinar documentos de archivo y documentos de apoyo.
En la inspección óptica a los Archivos de Gestión se pudo evidenciar que la

apertura y ordenación de unidades documentales obedece a nombres de
entidades y algunas más a temas que a asuntos propiamente conformados.
La ordenación al interior de las carpetas no obedecen al principio de orden
original y no hay forma de realizar trazabilidad a un asunto específico pues
las piezas documentales de un mismo asunto pueden encontrarse en
unidades documentales diferentes.
No se cuenta con un control de las comunicaciones oficiales tanto recibidas

como despachadas e internas, por lo cual se dificulta ubicar un documento
cuando se requiere.
• Se identificaron las funciones y unidades documentales que se producen.

• Se definieron los tiempos de conservación de las unidades documentales
en los archivos de gestión y central.
• Se identificaron los valores primarios de cada una de las unidades
documentales.
• Para la elaboración de las encuestas se tuvo en cuenta el Manual de
funciones de la Personería y los procesos y procedimientos establecidos en
el Sistema de Gestión de la Calidad.
14
1.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Una vez compilada la información institucional, las encuestas documentales, el

manual de funciones, los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la
Calidad y las normas externas aplicables a la entidad, se procedió a hacer la
conformación de Series y Subseries documentales con sus tipologías
documentales correspondientes, para elaborar el cuadro de clasificación
documental de la Personería.
Con la información recogida en las encuestas, se determinaron los valores

primarios y secundarios de los documentos y se definieron los procedimientos
para su disposición final y conformar la respectiva Tabla de Retención
Documental.
Para la conformación de las series y subseries se aplicó el proceso técnico de

identificación y/o clasificación documental y se consideran en su totalidad los
fundamentos teóricos sobre serie, subserie, unidad documental y tipo documental,
al igual que la aplicación de los principios de procedencia y orden original.
La agrupación documental, se realiza de tal forma que los expedientes no se

fraccionen; quiere decir esto que toda la documentación relacionada con el trámite
de un asunto específico, se custodiará bajo la responsabilidad de la oficina
productora, que según las funciones así corresponda; aún cuando otras aporten
tipos documentales diferentes para la conformación del expediente.
En este proceso se confrontó información recolectada en las encuestas

documentales con los manuales de funciones y procedimientos para consolidar el
cuadro de clasificación general de series y subseries.
1.3.1 CODIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES:
Las secciones corresponden a las establecidas en el Acuerdo Municipal 023 de

2000 por medio de la cual se reestructura la planta de cargos de la Personería de
Sabaneta.
15
La codificación es numérica y se define con base en la estructura del Acuerdo

Municipal:
CÓDIGO SECCIÓN
100 Despacho del Personero Municipal
▪ Series documentales: Se identificaron las series documentales y se listaron en

orden alfabético, seguidamente se les numero en orden ascendente con dos
dígitos, ejemplo.
CÓDIGO SERIE
06 INFORMES
▪ Subseries documentales: Se identificaron las subseries que corresponde a

cada serie documental, se ordenaron alfabéticamente y se numeraron en
orden ascendente con dos dígitos, ejemplo
CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

06 INFORMES 02 INFORME DE GESTIÓN
Es así como la codificación estará compuesta de la siguiente forma:
Los tres primeros dígitos identifican la oficina productora, los dos segundos la
serie y los dos últimos la subserie. Cada agrupación está separada por punto.
Ejemplo:
OFICINA PRODUCTORA SERIE SUBSERIE

100 Despacho del Personero 06 Informes 02 Informe de Gestión
16
1.3 2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES
CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE

01 ACTAS DE COMITÉS
01 ACTAS 02 ACTAS DE REUNION DE GRUPO PRIMARIO
01 DERECHOS DE PETICIÓN
02 QUEJAS, SUGERENCIAS Y COMENTARIOS.
COMUNICACIONES 03 SOLICITUDES DE PRÁCTICA DE COMISIONES
02
OFICIALES 04 SOLICITUDES REGISTRO DE VEEDURIAS
05 CIRCULARES
06 SEGUIMIENTO DERECHOS DE PETICION
01 CONCEPTOS JURÍDICOS
03 CONCEPTOS
01 CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
04 CONTRATOS 02 CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
03 CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES
01 DECLARACIONES EXTRAJUDICIALES
05 DECLARACIONES
01 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL
06 INFORMES 02 INFORMES DE GESTIÓN
01 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES
02 CONTROLES DE MENSAJERÍA
03 REGISTRO DE SEGUIMIENTO A DERECHOS
INSTRUMENTOS DE CIUDADANOS
07
CONSULTA 04 REGISTRO DE VEEDURÍAS CIUDADANAS
05 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
06 COPIAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN.
01 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
08 INVENTARIOS 02 INVENTARIOS DOCUMENTALES
01 PLAN ESTRATÉGICO
09 PLANES 02 PLANES DE ACCIÓN
03 PLANES DE MEJORAMIENTO
01 PROCESOS DE AVERIGUACIÓN DISCIPLINARIA
02 PROCESOS DE VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
10 PROCESOS
03 PROCESOS JUDICIALES
04 ACCIONES PREVENTIVAS
01 PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS.
02 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
11 PROGRAMAS
03 PROGRAMAS DE FORMACIÓN CIUDADANA
04 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
01 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
12 PROYECTOS
01 RESOLUCIONES
13 RESOLUCIONES
17
1.3.3 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Se determinaron los valores primarios (valor administrativo, legal, jurídico, fiscal,

contable, técnico), igualmente se valoró si una vez agotados estos, la
documentación cobraba valores secundarios, es decir, si los documentos
presentan interés para la ciencia, el arte, la cultura y la investigación, de ser así la
disposición final obedece a conservación total y permanente.
Para los documentos informativos y comunes se propone eliminación, y para

aquellos, que no adquieren valores secundarios, pero se considera que deben
quedar muestras de la producción documental, para la comprensión del desarrollo
de la entidad en el tiempo, se explicará, en el cuadro de observaciones de la
Tabla de Retención Documental el tipo de muestro a utilizar.
La valoración permitió hacer la propuesta de retención a las series y subseries con

sus correspondientes tipos documentales en cada una de las fases del ciclo vital
de los archivos. La información compilada en la encuesta de unidad documental y
la normatividad que lista el normograma construido en el Programa Sistema de
Gestión de Calidad, fueron el referente para consultar la normatividad que regula
la producción, trámite y conservación de las mismas y con base en esta
información se estableció la vigencia y plazo precaucional de la documentación.
Para la documentación que no tiene prescripción legal, con la información de la
encuesta y participación activa de los funcionarios de la entidad se logró definir los
tiempos de retención.
Para los documentos informativos y comunes se propone la eliminación; para

aquellos que no adquieren valores secundarios, pero se considera se deben dejar
muestras de la producción documental para la comprensión de la evolución
administrativa de la entidad; se dispone realizar muestreo el cual podrá ser
aleatorio o sistemático según las características de la subserie.
18
1.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL
Una vez consolidada la propuesta de Tablas de Retención Documetnal, estas se

enviaron previamente a las personas entrevistadas y a los miembros del comité de
Archivo con el fin de que fueran analizadas y realizar las observaciones que
consideraran pertinentes. Una vez atendidas las observaciones se citó a comité
de Archivo para su respectiva aprobación.
Se consolida la propuesta de Tablas de Retención Documental, para la

Personería municipal de Sabaneta así
19
Código: M-AP-03
PERSONERÍA DE SABANE TA
Versión: 02
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
Fecha: 15/04/2016
ENTIDAD PRODUCTORA: PERSONERÍA DE SABANETA
OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL PERSONERO HOJA 20 DE 78
RETENCIÓN
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS
AG AC CT E M/D S
100.01 ACTAS
CONVENCIONES
AG: Archivo de Gestión M/D: Microfilmación u otro soporte __________________________________

AC: Archivo Central E: Eliminación Firma: Responsable del Archivo
CT: Conservación Total S: Selección Fecha: 24 de Julio de 2013
Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.01.01 ACTAS DE COMITÉ 1 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el archivo central, transferir al Archivo
Comité de Archivo, Comité Directivo, Histórico.
Comité Coordinador de Control Interno
- Acta
- Soportes documentales de las actas.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.01.02 ACTAS DE REUNIÓN DE GRUPO 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención

PRIMARIO en el Archivo Central, transferir al Archivo
Histórico.
- Acta
- Soportes documentales de las actas.
100.02 COMUNICACIONES OFICIALES
100.02.01 DERECHOS DE PETICIÓN 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central, proceder a
- Derecho de petición. seleccionar el 10% de los derechos de
- Comunicación de respuesta. petición recibidos en un año, donde se
- Soportes documentales según sea el caso. incluyan peticiones relacionadas con las
dependencias de la administración
municipal y entes descentralizados y con
los servicios que estas brindan, los demás
proceder a eliminar.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.02.02 QUEJAS, SUGERENCIAS Y COMENTARIOS 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central, proceder a
- Formato de quejas, sugerencias y seleccionar una muestra del 10% de las
comentarios. quejas, sugerencias y comentarios
- Recepción de quejas, sugerencias y recibidos, donde se incluyan aquellas que
comentarios. por su contenido hayan generado impacto
- Comunicación de envío a otra dependencia al interior de la entidad en el desarrollo de
cuando le compete la respuesta. sus labores administrativas.
- Copia de comunicación al usuario sobre
resultado de su queja, sugerencia o
comentario.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.02.03 SOLICITUDES DE PRÁCTICA DE 1 5 X A partir de que se cumpla la comisión de

COMISIONES práctica de pruebas o de notificación,
efectuadas por solicitud y para apoyo de
Notificaciones por Comisión de Otras otras entidades, y agotados los tiempos de
Entidades retención en el Archivo Central, proceder a
seleccionar aleatoriamente el 15% de las
- Solicitud de la entidad comitente solicitudes recibidas. Los documentos
- Oficio de citación generados en este proceso, se devuelven
- Edicto ó constancia de notificación a las entidades que le solicitan este apoyo
- Solicitud y respuesta de fijación de aviso a la Personería en el ejercicio de sus
- Declaración o versión libre. funciones constitucionales y legales.
- Oficio remisorio cumplimiento comisión (fijación
de avisos o imposición)
La recepcion y devolución de estas
solicitudes puede consultarse
Práctica de Pruebas de otras entidades
- Solicitud de la entidad comitente. posteriormente en el Consecutivo y en el
- Citación para versión libre o espontánea Registro de comunicaciones oficiales.
- Citación a particular o a servidor público si se
requiere.
- Versión libre y espontánea
- Declaración juramentada
- Recepción de otra práctica de prueba
- Constancia sobre imposibilidad cumplimiento
de comisión.
- Oficio remisión expediente.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.02.04 SOLICITUDES REGISTRO DE VEEDURIAS 1 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central, transferir al Archivo
- Solicitud del usuario para registro Histórico.
- Acta de constitución veeduría.
- Certificación de inscripción de la veeduría.
Una vez cumplido el tiempo de retención
100.02.05 CIRCULARES 1 5 X en el Archivo Central se microfilma y
elimina
100.03 CONCEPTOS
Una vez cumplido el tiempo de retención
100.03.01 CONCEPTOS JURÍDICOS 1 20 X Histórico, toda vez que respaldan
decisiones de actos administrativos en
- Solicitud concepto jurídico otras Entidades.
- Anexos a la solicitud de concepto Para facilitar la consulta y el acceso
Concepto jurídico. ciudadano, pueden ser publicados en la
página Web de la Personería de
Sabaneta.
0.04 CONTRATOS
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.04.01 CONTRATOS ADQUISICIÓN DE BIENES 1 20 X El tiempo de retención en el Archivo de

Gestión cuenta a partir de la generación
- Estudios previos del acta de recibo a satisfacción final.
- Invitación pública Cumplido el tiempo de retención en el
- Propuesta Archivo Central, seleccione el 50% de los
- Evaluación de las ofertas
- Solicitud de compromiso y disponibilidad
contratos existentes y transfiera al Archivo
presupuestal Histórico; los demás proceder a eliminar.
- Registro de proveedor
- Requisitos habilitantes (certificados de
experiencia, Consulta en el catalogo único de
bienes y servicios (CUBS), Certificado registro
único de precios de referencia (RUPR), Certificado
de existencia y representación legal, Fotocopia
cedula de ciudadanía del representante legal, Paz
y salvo de parafiscales, Certificado de
cumplimiento del contratos, Certificado de
responsabilidad fiscal, Certificado de antecedentes
disciplinarios, RUT)
- Contrato
- Póliza de cumplimiento
- Aprobación de póliza
Reporte registro de contrato en SICE.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
- Acta de inicio
- Acta de recibo a satisfacción
- Designación de interventor
- Informes de interventoria (si se requiere)
- Acta de seguimiento ( si se requiere)
- Otro si (adiciones, modificaciones,
ampliaciones o prorrogas)
- Acta de terminación y liquidación
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.04.02 CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1 20 X Una vez liquidado el contrato y cumplido el

GENERALES tiempo de retención en el Archivo Central,
seleccione el 50% de los contratos
- Estudios previos existentes y transfiera al Archivo Histórico;
- Invitación pública los demás documentos proceder a
- Evaluación de las ofertas eliminar.
- Solicitud de compromiso y disponibilidad
presupuestal
Nota: para los contratos cuyo objeto sea la
- Cotización
- Requisitos habilitantes (certificados de elaboración de plegables, cartillas,
experiencia, Consulta en el catalogo único de tarjetas, campañas, boletines, se
bienes y servicios (CUBS), Registro único de conservará un ejemplar para conformar la
precios de referencia( RUPR, Certificado de colección fáctica denominada Archivo de
existencia y representación legal, Fotocopia Diseño Grafico, que se conserva en
cedula de ciudadanía del representante legal, medio electrónico y en soporte papel como
Paz y salvo de parafiscales, Soportes de pagos memoria institucional.
a la seguridad social y parafiscales
- Certificado de responsabilidad fiscal,
Certificado de antecedentes disciplinarios,
RUT)
- Contrato
- Póliza de cumplimiento
- Aprobación de póliza
- Reporte registro de contrato en SICE
- Publicación en gaceta municipal (si se requiere)
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
- Designación de interventor
- Acta de inicio
- Informes de interventoria (si se requiere)
- Acta de seguimiento ( si se requiere)
- Otro si (adiciones, modificaciones,
ampliaciones o prorrogas)
- Acta de terminación y liquidación
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.04.03 CONTRATOS DE PRESTACIÒN DE 1 100 X Una vez cumplido el tiempo de retención

SERVICIOS PERSONALES en el Archivo Central, seleccionar un 50%
de los contratos, donde queden incluidos
- Estudios Previos. aquellos contratos pertenecientes a
- Código CUBS. personas que se hayan destacado en el
- Propuesta. ámbito departamental o nacional, o cuyo
- Acta de evaluación de propuestas.
- Disponibilidad presupuestal.
objeto contractual haya cobrado relevancia
- NIT (si es persona jurídica) o Copia de la Cédula para el desarrollo administrativo de la
de Ciudadanía. Personería, para transferir al Archivo
- RUT (Registro Único Tributario). Histórico, los demás contratos proceder a
- Libreta militar eliminarlos.
- Certificado del Das (solo para persona natural)
- Boletín de responsabilidad fiscal (Contraloría
General de la República, último boletín)
- Certificado Antecedentes Disciplinarios
(Procuraduría)
- Formato único de Hoja de Vida y Declaración de
Bienes y rentas (formato del DAFP)
- Afiliación y pago Seguridad Social. (salud y
pensión).
Certificado del Revisor Fiscal o representante legal,
según el caso, de paz y salvo de aportes a la
seguridad social (salud, pensión, riesgos
profesionales y parafiscales) (solo personas jurídicas.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
- Certificados académicos que acrediten la

idoneidad para cumplir con el objeto
contractual
- Certificados de experiencia
- Copia del contrato legalizado entre las
partes
- Póliza
- Aprobación Póliza
- Acta de inicio
- Informes de actividades
- Certificado de recibido a satisfacción
- Autorización de pago
- Copia del recibo de pago de la publicación
- Copia de recibo de pago pro Cultura
- Acta de Supervisión y Vigilancia
- Acta de suspensión
- Acta de reinicio
- Contrato adicional u Otrosí
- Acta de liquidación (unilateral o bilateral).
100.05 DECLARACIONES
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.05.01 DECLARACIONES EXTRAJUDICIALES 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el

Archivo Central, proceder a eliminar. Estas
declaraciones se envían al Departamento
- Formulario de Declaración Administrativo de la Prosperidad Social donde
- Anexo de registro único de víctimas: 1.Acto realizan el estudio para ingreso al Sistema de
Terrorista/atentados/combates/enfrentamie Población Desplazada. Para este trámite la
ntos/hostigamientos de desplazado 2. Personería de Sabaneta es el puente de
comunicación entre el desplazado y Acción Social de
Amenazas. 3. Delitos contra la libertad y la la Presidencia de la República la cual es
integridad sexual en desarrollo del conflicto responsable de la administración del Sistema de
armado. 4. Desaparición forzada. 5. Población Desplazada y donde se recupera en el
Desplazamiento forzado. 6. Homicidio – tiempo esta información para efectos de estudios
sociales y análisis estadísticos, entre otros.
masacre 7. Minas antipersonal, munición
sin explotar y artefacto explosivo Debe tenerse presente que son documentos que
improvisado 8. Secuestro 9. tortura 10. contienen información de carácter confidencial y se
Vinculación de niños, niñas y adolescentes debe garantizar el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las personas y
a actividades relacionadas con grupos demás derechos consagrados en la Constitución y
armados. las Leyes y de manera especial el de las víctimas de
- Comunicación oficial de remisión de las violencia sexual y de las niñas, niños y adolescentes
declaraciones al Departamento víctimas de los grupos armados al margende la ley.
Administrativo de la Prosperidad Social.
100.06 INFORMES
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.06.01 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo seleccione uno de los
- Comunicación de solicitud de informe. informes anuales por organismo de control
- Informe con sus soportes: Informe de y transfiera al Archivo Histórico, los demás
Rendición de cuentas, informe de Control proceder a eliminar.
Interno, Informe de contratación.100
- Comunicación remisoria del informe.
- Plan de mejoramiento institucional.
100.06.02 INFORME DE GESTIÓN 1 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención

- Informe de gestión consolidado. Histórico.
- Oficio remisorio del Informe de gestión.
- Soportes documentales del informe.
100.07 INSTRUMENTOS DE CONSULTA
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.07.01 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES 1 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención

OFICIALES en el Archivo Central, transferir al Archivo
Histórico.
- Consecutivo de comunicaciones enviadas
- Consecutivo de memorandos Los documentos que reposan en los
- Consecutivo de comunicaciones recibidas consecutivos hacen parte de otras series
documentales por lo cual puede
recuperarse la información relacionada
con asuntos específicos. El registro se
lleva de manera electrónica y se
conservará la copia de seguridad anual
que se realice.
Se deberán garantizar las condiciones

medio ambientales y de seguridad para la
administración de otros soportes
documentales y un programa de
transferencia para la migración de
información, en tal forma que se garantice
la conservación y recuperación de la
información en el tiempo.
100.07.02 CONTROLES DE MENSAJERÍA 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención
en el Archivo Central, proceder a eliminar.
- Planilla de mensajería interna
Planilla de mensajería externa.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
-
100.07.03 REGISTRO DE SEGUIMIENTO A 1 5 X Una cumplido el tiempo de retención en el
DERECHOS CUIDADANOS Archivo Central, seleccionar el 15% de las
solicitudes recibidas para transferir al
Seguimientos a Derechos Ciudadanos Archivo Histórico, donde se incluyan
solicitudes relacionadas con las distintas
- Solicitud del usuario verbal o escrita. entidades asentadas en el municipio y que
- Comunicación a la entidad y funcionario son sujetas a seguimiento por parte de la
implicado en la solicitud. entidad; los demás documentos proceder
- Respuesta de la entidad requerida. a eliminar.
- Respuesta al usuario.
Registro de atención a acciones.
-
100.07.04 REGISTRO DE VEEDURIAS CIUDADANAS 1 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención
Registro de veeduría ciudadana Histórico.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.07.05 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES 1 20 X Una vez cumplido el tiempo der etención
OFICIALES en el Archivo Central, transferir al Archivo
Histórico.
- Registro de comunicaciones enviadas
externas Estos registros se llevan en medio
- Registro de comunicaciones oficiales electrónico en Archivo de Excel de la
recibidas secretaría del despacho del Personero. Se
- Registro de comunicaciones internas deben realizar las copias de seguridad de
acuerdo con las políticas internas
establecidas para tal fin y realizar una
copia de seguridad anual al cierre del año
fiscal, la cual será la que se transfiera al
Archivo Central, la información que repose
en otras las copias de seguridad podrá
eliminarse o sobrescribirse.

medio ambientales para la conservación y
posterior recuperación de la información, y
la migración de la información a nuevas
tecnologias en caso de ser necesario.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.07.06 COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS 1 10 X Se deben realizar copias de seguridad de

SISTEMAS DE INFORMACIÓN la información contenida en el servidor y
ELECTRÓNICOS equipos de cómputo locales para
garantizar la conservación de la
- Información de página Web información electrónica.
- Información en discos duros locales.
- Se debe realizar una copia de seguridad
del cierre anual, la cual cumplidos los
tiempos de retención en el Archivo Central
se transfiere al Archivo Histórico.

medio ambientales y de seguridad para la
administración de otros soportes
documentales y un programa de
transferencia para la migración de
información, en tal forma que se garantice
la conservación y recuperación de la
información en el tiempo.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.08 INVENTARIOS
100.08.01 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS 1 2 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central proceder a eliminar.
- Inventario El inventario de los activos fijos de la
- Solicitud de bienes Personería está a cargo de la Alcaldía
Relación de faltantes y sobrantes de municipal razón por la cual son los
Inventario. administradores del Inventario y son los
encargados de su actualización.
Cada año una vez se realice el inventario

general, la Alcaldía genera el inventario de
la Personería para su conocimiento.
-
100.08.02 INVENTARIOS DOCUMENTALES 2 10 X Los inventarios documentales
correspondientes a las transferencias
- Inventario único documental transferencia primarias, una vez cumplido el tiempo de
primaria retención en el Archivo Central, proceder a
Inventario documental transferencia eliminar. Los correspondientes a las
secundaria transferencias secundarias, transferir al
Archivo Histórico.
100.09 - PLANES
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.09.01 PLAN ESTRATEGICO 4 16 X Una vez cumplido el tiempo de retención

- Plan estratégico Histórico.
- Resolución de adopción del Plan
Estratégico
- Cronograma
- Seguimiento al Plan estratégico.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.09.02 PLANES DE ACCIÓN 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de

retención en el Archivo Central,
Plan de Capacitación y plan de incentivos y transerir al Archivo Histórico.
estímulos.
- Diagnóstico individual de necesidades de

capacitación
- Plan de capacitación, plan de inducción,
plan de reinducción.
- Plan de incentivus y estímulos.
- Ficha de capacitación por servidor
- Eficacia de la capacitación
- Evaluación de competencias
- Consolidado de evaluación de
competencias
- Informe de seguimiento de los planes.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.09.03 PLANES DE MEJORAMIENTO 1 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central, seleccione el Plan
- Plan de mejoramiento institucional de mejoramiento anual producto de la
- Acciones de mejora Auditoría integral realizada por el
Informe de seguimiento por procesos a los organismo de control para transferir al
planes de mejoramiento. Archivo Histórico, los demás proceder a
eliminar.
100.10 - PROCESOS
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.10.01 PROCESOS DE AVERIGUACIÓN 1 20 X Una vez emitido el fallo que concluye la

DISCIPLINARIA averiguación disciplinaria y cumplida el
tiempo de retención en el Archivo Central,
- Radicado quejas de servidores públicos y/o seleccionar el 50% de los procesos que
recepción de quejas. tengan fallo sancionatorio, para transferir
- Oficio de remisión por competencia (cuando al Archivo Histórico y los demás
sea el caso).
- Oficio mediante el cual se remite o recibe el
documentos proceder a eliminar.
expediente.
- Auto inhibitorio Las Averiguaciones disciplinarias que
- Auto que ordena la apertura de indagación tengan fallos absolutorios se podrán
preliminar. eliminar a los 10 años.
- Auto de archivo de indagación preliminar.
- Auto de apertura de investigación disciplinaria.
- Oficio de aviso a la Procuraduría General de la
Nación, de inicio de investigación disciplinaria.
- Auto de archivo de investigación disciplinaria.
- Auto de formulación de cargos.
- Constancia de no presentación de descargos.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
- Auto que decreta pruebas después de

descargos.
- Auto que ordena el traslado del expediente
al implicado para los alegatos de
conclusión.
- Fallo absolutorio.
- Fallo sancionatorio.
- Oficio comunicando multa para descuento
(cuando sea el caso).
- Comunicación a la Procuraduría General
de la Nación para registro en la División de
registro y control y correspondencia según
la decisión.
- Citación de cada actuación.
- Notificación de cada actuación.
- Informe de revisión de la averiguación
externa.
- Información al solicitante sobre el resultado
de la revisión.
- Oficio solicitando se decrete la nulidad.
- Solicitud de expediente para asumir la
competencia preferente.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.10.02 PROCESOS DE VIGILANCIA 1 5 X Una vez concluida la vigilancia

ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL administrativa y cumplido el tiempo de
retención en el Archivo Central,
Revisión Actos de la Administración seleccionar el 25% de los procesos de
vigilancia teniendo en cuenta dejar
- Solicitud de oficio o a petición de un usuario. muestra de unidades documentales de
- Comunicación al interesado sobre inicio de la cada proceso para transferir al Archivo
vigilancia Histórico; los demás documentos proceder
- Comisión de vigilancia administrativa a eliminarlos
- Traslado de comisión de vigilancia
administrativa
- Solicitud de información de vigilancia
Nota: Se listan las unidades documentales
administrativa para facilitar la organización de los
- Informe de visita administrativa archivos de Gestión.
- Solicitud de concepto técnico
- Citación en actuación de vigilancia
administrativa
- Declaración bajo juramento.
- Solicitud averiguación disciplinaria.
- Solicitud averiguación disciplinaria a entidad
competente.
- Comunicación archivo de la vigilancia.
- Comunicación a la entidad vigilada.
Comunicación al quejoso sobre resultado de la
vigilancia.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
Revisión a la Contratación Estatal
- Auto de comisión
- Solicitud de información
- Informes de visita administrativa
- Citación vigilancia administrativa
- Declaración bajo juramento
- Informe de vigilancia administrativa
- Auto de archivo
- Comunicación a la entidad vigilada
- Solicitud de averiguación disciplinaria
- Comunicación al usuario sobre inicio de
vigilancia administrativa
- Comunicación al usuario sobre resultado
de la vigilancia administrativa
- Auto traslado de comisión
- Constancia de vigilancia administrativa
- Comunicación usuario por derecho de
petición
- Prórroga de la comisión.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
Revisión procesos Comisaría de Familia
- Solicitud revisión proceso Comisaría de

Familia
- Comunicación al usuario derecho de
petición
- Solicitud de información de vigilancia
administrativa.
- Comunicación al usuario sobre resultado
vigilancia administrativa.
- Solicitud de expediente
- Comunicación interna o externa
- Peticiones de:( Pruebas, solicitud citación a
descargos y de recepción de los mismos,
nulidad, revocatoria directa terminación de
la actuación) interposición de recursos al
comisario de familia
- Remisión del expediente al funcionario
correspondiente.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
Revisión procesos Contravenciones de

Transito
- Solicitud de Expediente
- Comunicación de remisión de expediente
- Solicitud de revocatoria directa
- Solicitud acción de tutela especial
- Solicitud de información vigilancia
administrativa.
- Solicitud de averiguación disciplinaria
- Petición en proceso contravencional de
tránsito
- Comunicación al usuario informando inicio
de vigilancia
- Comunicación al usuario informando
resultado de la vigilancia.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
Revisión procesos Contravenciones de

Policía
- Solicitud de revisión del proceso.

- Comunicación al usuario
- Solicitud de información de la vigilancia
administrativa.
- Solicitud del expediente.
- Solicitud de pruebas.
- Citación a descargos y recepción de los
mismos.
- Declaratoria de nulidad.
- Revocatoria directa.
- Interposición de recursos.
- Solicitud de averiguación disciplinaria.
- Remisión de expediente al funcionario
competente.
- Peticiones de Pruebas, solicitud citación a
descargos y de recepción de los mismos,
nulidad, revocatoria directa, terminación de la
actuación.
- Interposición de recursos al comisario de
familia
Remisión del expediente al funcionario
correspondiente.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
Revisión debido Proceso Judicial
- Solicitud revisión proceso penal

- Respuesta a petición de revisión proceso
penal Revisión proceso civil
- Informe revisión proceso civil
- Revisión proceso revinculatorio ordinario
- Revisión debido proceso
- Informe revisión proceso penal
- Calificación provisional proceso
- Informe de revisión diligencias previas
- Informe revisión indagación preliminar
- Solicitud de pruebas y otras actuaciones
- Informe revisión diligencias previas para
acción social
- Solicitud de expediente
- Informe revisión indagación ley 906 2004
(informe de audiencia)
- Queja contra antecedentes de la policía
- Informe de inspección municipal de policía
- Derecho de petición
- Citación audiencia de conciliación
- Traslado de oficio
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.10.03 PROCESOS JUDICIALES 2 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central, seleccionar aquellos
- Acción Constitucional (expediente remitido procesos que hayan sido identificados por
por despacho judicial). la Personería al momento de realizar la
- Acción de tutela (expediente remitido por transferencia primaria, como relevantes
despacho judicial) para ser conservados en el Archivo
- Acción de cumplimiento (expediente Histórico y los demás proceder a eliminar
remitido por despacho judicial) toda vez que los procesos son fallados por
- Acción Popular (expediente remitido por la instancia judicial y el expediente puede
despacho judicial) consultarse en el juzgado que tuvo el
- Acción de Grupo (expediente remitido por trámite correspondiente.
despacho judicial)
- Demanda (expediente remitido por El Personero o funcionario delegado para
despacho judicial) la transferencia primaria, será el
- Acciones Contencioso administrativas encargado de identificar aquellos procesos
((expediente remitido por despacho que tengan valores secundarios, una vez
judicial) realicen la transferencia primaria al
- Nulidades (expediente remitido por Archivo Central realizando la anotación
despacho judicial) respectiva en el Formato Único de
- Reparación directa (expediente remitido Inventario Documental
por despacho judicial)
- Reestablecimiento (expediente remitido
por despacho judicial)
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
- Poder para representar a la Personería.

- Contestación o formulación de la acción o
demanda.
- Alegatos de conclusión
- Exhortos
- Fallo primera instancia
- Apelación
- Fallo segunda instancia
- Comunicaciones internas requiriendo
información.
- Resolución ordenando cumplimiento de
fallo.
- Respuesta a la acción
- Soportes documentales o pruebas de la
acción
- Fallo o sentencia.
-
100.11 PROGRAMAS
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.11.01 PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E 1 5 X Una vez cumplidos los tiempos de

INCENTIVOS retención en el Archivo Central, transferir
al Archivo Histórico.
- Encuesta de necesidades.
- Programa de Bienestar social e incentivos.
- Sondeos de mercado.
- Consulta de disponibilidad presupuestal.
- Lista de asistencia a programas.
- Evaluación de programas.
- Informe final.
100.11.02 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 5 X El tiempo de retención en el Archivo de

Gestión cuenta a partir de la actualización
- Programa de Gestión documental del programa. Una vez cumplido el tiempo
- Seguimiento al programa de retención en el Archivo Central,
- Cronograma de transferencias proceder a eliminar ya que la nueva
documentales versión reemplaza el anterior.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.11.03 PROGRAMAS DE FORMACIÓN 1 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención

CIUDADANA en el Archivo Central, seleccione por año y
por temática una unidad documental de
- Solicitud de formación ciudadana. los programas de formación realizados
- Guía Temática. para transferir al Archivo Histórico y los
- Convocatoria para participar en el proyecto demás documentos proceder a eliminar.
de capacitación.
- Asistencia.
- Evaluación de la formación.
- Seguimiento y Evaluación del programa.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.11.04 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el

Archivo Central, seleccionar los documentos
- Manual de calidad. de la unidad documental generados en la
- Manual de operación. revisión por la Dirección, el informe final de
- Normograma. auditoría interno y externo, el Certificado de
- Manual de funciones y competencias. Calidad, para transferir al Archivo Histórico,
- Matriz de comunicaciones. los demás documentos proceder a eliminar,
- Caracterización de procesos. toda vez que corresponden a versiones
- Procedimientos. obsoletas y se recupera información de los
- Mapa y políticas de manejo de riesgos. cambios a los procesos, procedimientos,
- Seguimiento al riesgo. instructivos y formatos en las Actas del Comité
- Plan de acción para el logro de los objetivos de de Dirección.
calidad.
- Guía técnica de indicadores. El manual de funciones y competencias se
- Tablas de Retención Documental. recupera en la serie documental resoluciones,
- Lista de auditores pues es parte integral de este documento al
- Programa anual de auditoría momento de la adopción.
- Plan de Auditoria
- Listas de chequeo Nota: El mapa de riesgos, normograma, listado
- Registro de asistencia maestro de documentos internos se producen
en medio electrónico y se consultan en los
- Calificación de la auditoria
discos duros locales y en la Web Institucional,
- Informe final de auditoría
para estos tipos documentales el nuevo
- Comunicaciones internas de notificación de
documento remplaza el anterior, puesto que
auditoría.
recopilan el anterior y son de constante
actualización.
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
- Acta revisión por la dirección Para los tipos documentales: Evaluación

- Registro de asistencia de servicio a usuarios, Encuestas de
- Informe para la revisión por la dirección satisfacción cliente externo, Calificación
- Anexos de la revisión por la Dirección si se del servicio Una vez consolidados los
requiere (cambios proyectados en la datos, presentada y procesada la
norma, mapa de riesgos, plan estratégico) información en los informes de revisión
- Solicitud de acción correctiva. por la dirección y después de la visita del
- Acción correctiva Ente Certificador externo, podrán ser
- Copia de plan de mejoramiento eliminadas en el Archivo de Gestión, toda
- Plan de auditoría en sitio. vez que se convierten en documentos de
- Comunicación remisoria trabajo previos y preparatorios para la
- Registro de análisis de la descripción del presentación de los indicadores.
sistema
- Producto no conforme. La evaluación del Sistema de Control
- Reporte de la no conformidad y toma de Interno es realizada por la Oficina de
acciones correctivas y preventivas. Control Interno de la Alcaldía de Sabaneta
- Solicitud de aprobación y distribución de y allí reposan los registros respectivos.
documentos.
- Informe de auditoría ente externo.
- Certificado de la calidad.
100.12 PROYECTOS
CONVENCIONES

Código: M-AP-03
Versión: 02
Fecha: 15/04/2016
RETENCIÓN
AG AC CT E M/D S
100.12.01 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 1 10 X Una vez cumplidos los tiempos de

retención en el Archivo Central, transferir
- Anteproyecto de presupuesto. al Archivo Histórico.
- Justificación de gastos de funcionamiento.
Resolución de aprobación.
-
100.13 RESOLUCIONES
100.13.01 RESOLUCIONES 2 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención

- Resoluciones del Despacho del Personero Histórico.
CONVENCIONES

1.5 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
El formato de las Tablas de Retención Documental está compuesto de los
siguientes campos:
ENTIDAD PRODUCTORA Nombre de la Entidad: Personería de Sabaneta

OFICINA PRODUCTORA Nombre de la unidad administrativa (dependen
cia), que conserva la documentación tramitada
en el ejercicio de sus funciones.
HOJA _ DE _ Numeración consecutiva ascendente que
determina el núnero que identifica cada hoja, del
total de hojas utilizadas para la elaboración de
las T.R.D.
CÓDIGO Codigo asiangado por el Sistema de Gestión de
la Calidad para el manual
VERSIÓN Versión de las T.R.D.
FECHA Fecha de asignación del código del Sistema de
Gestión de la Calidad a las T.R.D.
CÓDIGO Este campo está constituido por el Código de
Oficina, establecido para la dependencia de
según Acuerdo de estructura organizacional,
código de serie y subserie: indica el número de
serie y susbserie de acuerdo con lo establecido
en el cuadro de Clasificación documental.
SERIES, SUBSERIES Y Constituido por el nombre de la respectiva serie,
TIPOS DOCUMENTALES subserie y tipos documentales, de acuerdo con
lo establecido en el cuadro de clasificación y en
las Tablas de Retenciòn Documetntal.
RETENCIÓN EN AÑOS Determina el tiempo de permanencia de las
unidades documentales en su fase
administrativa en el Archivos de Gestión (AG) y
tiempo de permanencia de las unidades
documentales una vez cumplidos los valores
primarios y secundarios para el Archivo Central
57
CONVENCIONES
Fecha:
(AC). El tiempo est´s determinado en años.
DISPOSICIÓN FINAL Determina el tratamiento que se le debe dar a
cada serie, subserie y tipos documentales, como
última etapa del cliclo vital de los documentos.
Está constituido por: S: Selección. Indica la
disposiciòn que se le concede u otorga a una
unidad documental bien sea para su eiliminaciòn
o conservaciòn total o parcial. M/D
Microfilmaciòn o Digitalizaciòn Proceso que
se realizarà a las unidades documentales,
conforme al anàlisis documental y de acuerdo
con los recursos de que disponga la entidad
para este fin. E Eliminaciòn Señala que
unidades documentales se destruiràn, por perder
sus valores primarios y secundarios, debido a
que no poseen valor històrico. CT Conservaciòn
Total Establece que unidades documentales se
conservaràn permanentemente y seràn
transferidos al Archivo Històrico.
PROCEDIMIENTO Se consignan los procesos aplicados en la
modalidad de selecciòn, muestreo, eliminaciòn
y/o conservaciòn.
CONVENCIONES CT: conservación total M/D: Microfilmaciòn o
digitalización E: eliminación S: Selección
FIRMA Firma del responsable del Archivo
FECHA Fecha de aprobación de las Tablas de
Retención Documental por parte del Comité de
Archivo de la entidad.
En las T.R.D., la información de las series, subseries y tipos documentales se

presenta de la siguiente manera:
SERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA EN NEGRILLA.

SUBSERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA SIN NEGRILLA
Tipos documentales: Minúscula sin negrilla
Unidades Documentales: Mayúscula inicial con negrilla. Se presentan
unidades documentales cuando una serie o subserie tiene varias de ellas, para
facilitar el proceso de organización de los archivos de gestión.
58
CONVENCIONES
Fecha:
2. TIPOS DE ARCHIVOS
En la Personería municipal se establecen los siguientes tipos de archivos:
ARCHIVO DE GESTIÒN: Es el que se encuentra en el despacho del personero y

su secretaria, y está constituido por el grupo de documentos que se producen y
reciben en desarrollo de las actividades que le son propias; son de consulta
permanente mientras cumplen la funciòn que les diò origen.
Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos

iniciados. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de
Gestión Documental:
▪ Producción
▪ Recepción
▪ Distribución
▪ Organización
▪ Consulta
▪ Conservación
▪ Disposición final de documentos.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
En esta etapa los documentos cumplen el plazo precaucional; es decir, el tiempo

en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones
(prescripción legal) y servir de antecedente a otros documentos.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión

Documental:
▪ Organización
▪ Consulta
▪ Conservación
▪ Disposición final de documentos.
59
CONVENCIONES
Fecha:
ARCHIVO HISTÓRICO: El Archivo Histórico reúne los documentos transferidos
del archivo central y que poseen valores secundarios. En este archivo no se
realiza selección documental, los documentos se conservan permanentemente y
llegarán debidamente organizados e inventariados cumpliendo las normas de
transferencia documental definidas para este proceso.
La Personería de Sabaneta realiza transferencia secundaria al Archivo Histórico

del municipio.
3. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA PERSONERÍA
La oganización de los documentos del Archivo de Gestión de la Personería estará

basada en la estructura organizacional y a la Tabla de Retención Documental,
respetando los principios de orden original y procedencia de los documentos que
determinan la producción normal de la documentación y su ordenación en forma
secuencia.
3.1 UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO
Se utilizarán los siguientes elementos para la organización del archivo de gestión:

- Carpeta desacidificada (carátula y contra carátula) yute con pestañas de
identificación según la unidad de conservación.
- Cajas de cartón para archivo inactivo.
- Ganchos legajadores plásticos.
3.2 ORGANIZACIÓN FÍSICA
La organización del Archivo de Gestión, estará bajo la responsabilidad compartida

del Personero y el personal adscrito al despacho, responsables de la producción,
trámite, organización y consulta de los documentos, de acuerdo con lo establecido
en el Acuerdo No.042 de 2002 del Archivo General de la Nación, artículo 3º. “El
respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización,
consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin
perjuicio de la responsabilidad señalala en el numeral 5 de la ley 734 de 2002
para todo servidor público”.
60
CONVENCIONES
Fecha:
Se deben identificar las series, subseries y tipos documentales, acorde con las
Tablas de Retención Documental para realizar la apertura de los expedientes en
los archivos de gestión. Al interior de cada unidad documental (carpeta o legajo),
se ubicarán los documentos asociados al trámite (copia de los enviados u original
de los recibidos según sea el caso), y se ordenarán en orden cronológico
atendiendo el orden original (en la medida en que se producen los documentos),
por lo que el documento más antiguo antecederá al más reciente.Por ningún
motivo se podrán abrir carpetas en forma indiscriminada sin que estas obedezcan
a lo establecido en las Tablas de Retención Documental.
Los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental para el archivo

de gestión empiezan a correr a partir de que la unidad documental ha perdido
vigencia; quiere decir esto por ejemplo para el caso de un contrato, que el tiempo
de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la fecha de liquidación del
mismo; para las historias laborales será a partir del momento de la desvinculación
del servidor público, para un proceso disciplinario a partir del momento de la
notificación del fallo del proceso auto que ordene el archivo del proceso, etc.
Es menester tener presente que en las Tablas de Retención Documental no se

reflejan documentos de apoyo tales como normatividad externa, copias de
expedientes que se llevan en otras dependencias para control administrativo y que
son estas las responsables de transferir al Archivo Central, entre otros; ya que
estos documentos facilitan la gestión administrativa y se conservan en los
archivos de gestión mientras estén vigentes, pero una vez pierdan su utilidad y
vigencia, podrán ser eliminados con previa autorización del Personero municipal
(estos documentos no requieren ser transferidos al Archivo Central).
3.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL
- Las Unidades documentales deberán ordenarse en forma cronológica de la

fecha mas antigua a la más reciente, donde la fecha más antigua deberá ser la
primera al abrir la carpeta y la más reciente la última al cerrar la misma,
atendiendo así al orden natural en que fueron elaborados, evitando guardar
duplicados.
- La foliación se realiza en el orden en que van llegando los documentos
consecutivamente desde uno (1) en adelante. Se realiza con lápiz de mina
61
CONVENCIONES
Fecha:
negra en forma legible y sin enmendaduras en el extremo superior derecho de
la hoja y sin foliar documentos en blanco.
• La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en
ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior con una línea
oblicua.
• Los folios totalmente en blanco y que estén sueltos, no se deben enviar en
la transferencia. Aquellos que estén cosidos al legajo, no deben separarse
ni foliarse.
• Cuando se encuentren manuscritos o documentos en trámite, se verificará
que existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares, las
copias sobrantes y cualquier documento duplicado o sin firmas.
• Las unidades documetnales se conformarán con un máximo de doscientos
(200) folios; así mismo para las unidades documentales que por su
volúmen ocupen más de una carpeta, se deberá identificar cada uno de los
legajos 1 de 2, 2 de 2¸y la foliación se hará de forma consecutiva; es decir,
la carpeta 1 irá de los folios 1 al 200 y la carpeta 2 del folio 201 al 400, y así
sucesivamente si es necesario.
• Cerrar los expedientes por años, excepto para aquellos procesos en los
cuales se da un cierre mediante oficio o acto administrativo; ejemplo:
contratos, procesos disciplinarios, entre otros.
• Para los documentos que por su tamaño, formato o necesidades de
consulta deben archivarse en unidades de conservación y de instalación
por fuera del expediente, debe diligenciarse el formato de “Referencia
Cruzada” con el fin de facilitar la búsqueda en los procesos de consulta y la
descripción documental de los mismos. Lo anterior aplica para el caso de
los videos, planos, Casetes, CD, fotografías entre otros, los cuales
conforman las llamadas colecciones fácticas. Así mismo, para evitar
duplicar documentos de gran volumen (más de 5 folios) que hacen parte de
más de un expediente, como por ejemplo, la propuesta ganadora de una
licitación, que hace parte de la licitación y del contrato, se diligencia el
formato de “Referencia Cruzada”, en el proceso de Licitación y la propuesta
ganadora se archiva en el contrato.
3.4 SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL:
En el archivo de gestión se realizarán eliminaciones primarias de documentación,

éste contribuye a la recuperación de espacio, a la racionalización de la producción
62
CONVENCIONES
Fecha:
documental y permite conservar sólo los documentos que posteriormente pasarán
al Archivo Central.
- Se separarán físicamente los documentos objeto de archivo, de los documentos

de apoyo, papelería inservible como formas contínuas, formulados que hayan
perdido vigencia, libros, revistas, folletos, tarjetas y periódicos que se
encuentren en las unidades documetnales o dentro de los archivadores.
- No se transferirán al Archivo central expedientes conformados con la
denominación de correspondencia debido a que la copia de estas debe reposar
en las unidades documentales correspondientes según las series y subseries
establecidas.
- No se deben transferir unidades documentales con copias de decretos,
resoluciones, circulares recibidas o enviadas.
- Se eliminarán copias cuando se tengan los originales de los documentos en la
respectiva unidad documental.
- Una vez separados físicamente estos documentos, se elaborará el acta de
eliminación de estos documentos y posteriormente se eliminarán a través de
picado de papel.
- Para efectos de contribuir con responsabilidad ambiental mediante el uso
racional del papel y en aras de optimizar otros recursos tales como impresoras,
tintas, mantenimiento de equipos, etc.; se recomienda analizar la pertinencia de
imprimir documentos; quiere decir esto que no se deben imprimir documentos
para conservar en las oficinas productoras sólo con la finalidad de tener una
copia, solo imprimir aquellos con los cuales se tiene la responsabilidad de
conformar serie documental.
- Los archivos de gestión de las oficinas productoras, no deben estar
conformados con series documentales que son responsabilidad de
conservación de otra oficina. Para tal fin se debe aplicar las Tablas de
Retención Documental.
- Realizar selección natural, no archivar duplicidad de ejemplares en un mismo
expediente, se debe conservar el original o copia de mayor calidad, previo
cotejo y confrontación.
3.5 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y UNIDADES DOCUMENTALES
Las carpetas, legajos y/o demás unidades de conservación se deben identificar,

marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación; para tal fin
se seguirá el siguiente ejemplo:
63
CONVENCIONES
Fecha:
Carpeta No:_______caja _______
DESPACHO DEL PERSONERO
100.06.02 INFORMES DE GESTION
Informe Anual
Fechas extremas: 2009 -2009
Folios: 120
Legajo: 1 de 1
MARCACIÓN DE LAS CAJAS:
PERSONERÍA DE SABANETA
DESPACHO DEL PERSONERO
GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO
CÓDIGO DEPENDENCIA 100
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE 01.01
AÑO Y CAJA No. 2010/1
DEL ___ AL ____ 1-3
3.6 INVENTARIO DOCUMENTAL
Una vez organizadas, ordenadas, foliadas e identificadas las unidades

documentales, se procederá a realizar el respectivo inventario documental en el
Formato único de inventario documental.
64
CONVENCIONES
Fecha:
3.7 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
En los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos

producto de una selección natural, con el visto bueno de la Personera municipal,
ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo está
facultado para realizar eliminaciones documentales.
Los documentos a eliminar por parte del Archivo Central de acuerdo con las
Tablas de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta
que será suscrita por el Comité de Archivo, donde se relacionarán las
correspondientes unidades documentales a destruir.
3.8 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Con base en las Tablas de Retención Documental y una vez cumplidos los
tiempos de retención allí estipulados para la permanencia de la documentación en
cada fase de archivo, se realizaran las transferencias primarias (de los archivos de
gestión al central) y las transferencias secundarias (del archivo central al histórico)
por lo que se normalizará este proceso así:
▪ En los tres primeros meses del año el encargado de la Gestión Documental de

común acuerdo con los productores de la documentación; elaborarán el
cronograma de transferencia y será avalado por el Comité de Archivo.
▪ Implementar el Formato Único de Inventario Documental con su
correspondiente instructivo.
▪ Organizar los archivos de gestión en coherencia con la Tabla de Retención
Documental y aplicando los procesos técnicos definidos en la guía explicativa
para la organización de los archivos.
▪ Aplicar las normas de transferencia documental.
Las transferencias que no reúnan los requisitos establecidos no se recibirán en el

archivo central.
Se debe implementar el Formato único de Inventario Documental para la

realización de las transferencias documentales (transferencias primarias y
secundarias) y para entrega de cargos por retiro o traslado, acorde con lo
establecido en el Acuerdo No.038 de 2002 del Archivo General de la Nación.
65
CONVENCIONES
Fecha:
3.9 NORMAS BÁSICAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL
▪ Documentación organizada: clasificada, ordenada e identificada.
Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados

respetando la secuencia de su producción, y previamente depurados extrayendo
copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen
valores secundarios. Retirar duplicidad de información, previa confrontación con el
original o copia de mejor calidad.
▪ Preparación física de la documentación:
Se deben aplicar los siguientes pasos:
• Eliminación de material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.

procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Si es
necesario conservar estos materiales se puede emplear un fragmento o trozo
de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.
• Revisión y Foliación: La documentación deberá numerarse consecutiva y
cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones:
a. Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en
adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin
enmendaduras.
b. La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en
ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
c. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén
doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la
unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben
numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas
del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y
número total de páginas.
d. Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en
recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia,
66
CONVENCIONES
Fecha:
aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni
foliarse.
▪ Unidades de conservación:
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse

en cajas y carpetas, debidamente identificadas.
- Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con las
guías suministradas por el archivo central para tal fin. Las carpetas se
identificaran sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los
siguientes datos:
CAJA___________________ CARPETA_______________
SECCIÓN________________ SUBSECCIÓN ___________
SERIE __________________ SUBSERIE ______________
N° DE FOLIOS____________ FECHAS EXTREMAS_____
• La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de

transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la
documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta
sino también su peso.
▪ Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos
seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente
unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin
impresión, preferiblemente papel periódico blanco.
▪ Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario, que se realzará

en el formato único de inventario documental
▪ Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar

visible, con marcador sobre un rótulo.
▪ No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos

varios o misceláneos, igualmente se confrontará que la documentación
corresponda a la establecida en las T.R.D., si se en cuenta que falta
67
CONVENCIONES
Fecha:
información el responsable de la oficina se hará responsable ante la
administración de la entidad.
▪ Las transferencias se realizaran según calendario definido con anticipación.
3.10 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
El funcionario y/o contratista que necesite un documento o una unidad documental

tanto del Archivo de Gestión como del Central, deberá diligenciar la ficha de
AFUERA.
Al devolver el documento o unidad documental, el encargado deberá revisar su

contenido e integradad y se procederá a ubicarlo en su sitio de origen, registrando
en el formato de préstamo la fecha de devolución y la firma de recibido.
4. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
El archivo central recibirá los documentos debidamente organizados e

inventariados atendiendo a las normas de transferencia definidas para este
proceso y no recibirá unidades documentales que estén vigentes o que no estén
concluidas, ejemplo: un contrato que aún no se ha liquidado.
5. CONFORMACIÒN DEL ARCHIVO HISTÒRICO
El Archivo Histórico reúne los documentos transferidos del archivo central y que
poseen valores secundarios. En este archivo no se realiza selección documental,
los documentos se conservan permanentemente y llegarán debidamente
organizados e inventariados cumpliendo las normas de transferencia documental
definidas para este proceso.
La Personería de Sabaneta realiza transferencia secundaria al Archivo Histórico

del municipio.
68
CONVENCIONES
Fecha:
6. DOCUMENTOS EN OTROS SOPORTES
Los archivos producidos en medios electrónicos tienen el mismo tratamiento

archivístico de los documentos en soporte papel, quiere decir esto que deben
reflejar la estructura orgánico-funcional y conformarse y organizarse atendiendo a
las Tablas de Retención Documental. Los documentos electrónicos para gozar de
la validez y eficacia de un documento original, deberá ser garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales (Ley 527 de 1999, ley de Comercio Electrónico).
Los documentos de carácter histórico en ningún momento podrán ser destruidos

aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio técnico. Cuando la entidad
disponga de un sistema de gestión electrónica de documentos debe implementar
un programa de transferencia de información con el fin de garantizar la
preservación y conservación de la misma en el tiempo; dicho programa asegurará
la migración tecnológica de la información de tal manera que se garantice su
lectura en el tiempo. Teniendo en cuenta la estructura organizacional de la
Personería de Sabaneta; este programa será coordinado desde la Dirección de
Informática de la Alcaldía municipal y se garantizarán las condiciones
ambientales, de seguridad y técnicas de conservación para el material documental
en otros soportes.
Los lugares destinados a albergar material de archivo deben cumplir con las
condiciones de manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación, establecidas en el Acuerdo No.037 de
2002 del Archivo General de la Nación.
69
CONVENCIONES
Fecha:
7. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención Documental por la

instancia externa competente, debe hacerse su difusión a través de acto
administrativo de la Personería municipal, indicando:
▪ Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

▪ Instructivo para su aplicación
▪ Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia
con las Tablas de Retención Documental aprobadas.
Su aplicación será de obligatorio cumplimiento y constituyen la base y el referente

para la organización de los archivos y podrá aplicarse a los documentos
producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la
misma estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración, para el
resto de la documentación deberán elaborarse las Tablas de Valoración
Documental.
Serán responsables de la aplicación el Personero Municipal, el Comité de Archivo,

el funcionario encargado de la Gestión Documental y en general todos los
funcionarios que administren archivos de gestión.
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención

Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de
inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
8. ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL
Las modificaciones que surjan a las Tablas de Retención Documental producto

del seguimiento o modificaciones normativas o estructurales de la entidad
deberán ser evaluadas por el Comité de Archivo de la Personería municipal para
su estudio y aprobación, y se informarán al Consejo Municipal de Archivo de
Sabaneta en el informe semestral de la gestión realizada en cumplimiento de la
Ley 594 de 2000 y demás normas archivísticas
70
CONVENCIONES
Fecha:
Cada año el encargado de la Gestión Documental verificará la aplicación de las
Tablas de Retención Documental e informará al Comité de Archivo de la entidad.
9. RECOMENDACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCION DOCUMENTAL
Para el proceso de implementación de la actualización de las Tablas de Retención

Documental se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
9.1 PRODUCCION DOCUMENTAL
a. Las comunicaciones internas se deben elaborar en los formatos de memorando

y carta comercial como lo establece la Norma ICONTEC para documentos
comerciales, y su administración se hace a través de la unidad correspondencia
quien será la encargada de asignar el consecutivo único e independiente por cada
serie documental. El consecutivo para cada serie documental incluirá los cuatro
dígitos del año como prefijo al número de radicación, ejemplo: 2010-001, 2011-
001. etc.
b. Las comunicaciones internas se utilizan para transmitir información,

orientaciones y pautas a las dependencias y solo podrán ser firmadas por quienes
tienen la facultad de firmar acorde al manual de funciones. Se debe evitar generar
comunicaciones internas radicadas, cuando se trate de asuntos como: remisorios,
entrega de documentos, envío de documentos a título informativo, pues para
estos efectos se utiliza la Nota Interna.
c. Diseñar plantillas electrónicas para la elaboración de los documentos más

comunes tales como cartas, memorandos, circulares, nota interna, acta de
reunión, constancia y certificado de tal manera que se dé cumplimiento a lo
dispuesto en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación
“ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar
una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales
de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros,
teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda
de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el
71
CONVENCIONES
Fecha:
número de fax institucional, la dirección de la página Web y la dirección del correo
electrónico de la entidad”.
9.2 CODIFICACION DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS
Se propone la siguiente codificación con base en la estructura organizacional

actual de la Personería de Sabaneta:
COD. SECCIÓN COD. SUBSECCIONES
100 Despacho del Personero
La codificación deberá utilizarse al elaborar las comunicaciones oficiales, para

rotular los expedientes en los archivos de gestión y diligenciar el formato único de
inventario documental al momento de las transferencias documentales.
72
CONVENCIONES
Fecha:
9.3 PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
La entidad debe disponer lo necesario para que el proceso de recibo y despacho

de las comunicaciones oficiales sea centralizado (Unidad de Correspondencia).
a. Las comunicaciones recibidas y enviadas por correo electrónico y por fax

deben ser radicadas y registradas en la Unidad de Correspondencia, para
garantizar el respectivo seguimiento.
b. Reglamentar el uso del correo electrónico, de tal manera que la unidad de

correspondencia lleve control de estas comunicaciones, tal como se hace con
las de soporte papel. Se recomienda la utilización del correo corporativo
personería@sabaneta.gov.co para canalizar las comunicaciones oficiales vía
correo electrónico y el cual estará bajo la responsabilidad del funcionario
encargado de la Gestión Documental en la Personería. Este control se
extiende a los documentos recibidos vía fax.
c. Cuando se trate de comunicaciones oficiales que se envían a distintos

destinatarios con el mismo asunto, se debe utilizar la carta matriz con un
listado de los datos de los destinatarios, la cual se conserva en el consecutivo
de comunicaciones oficiales enviadas, y se asigna a estas comunicaciones el
mismo consecutivo de salida.
d. El carácter de oficialidad de las comunicaciones lo da entre otros, la firma y el

radicado para las comunicaciones internas, y para las externas el recibido y
radicación por parte de la Unidad de Correspondencia. Las comunicaciones no
radicadas en la Unidad de Correspondencia se consideran no oficiales, por lo
que no se deberán tramitar hasta no cumplir con este requisito.
El control de recepción y despacho de documentos será responsabilidad única

y exclusiva de la Unidad de Correspondencia.
9.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Para la entrega de documentos a destinatarios internos y externos, implementar

un formato único de control de Mensajería interna para la entrega de documentos
entre las dependencias y un formato de control de mensajería externa para la
entrega de documentos a otras entidades.
73
CONVENCIONES
Fecha:
9.5 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
Para garantizar que la numeración de los actos administrativos sea consecutiva,

no se reserven, tachen o enmienden números, no se enumeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados, se garantice la conformación
integra del consecutivo, se lleven los controles, atiendan las consultas, elaboren
los reportes necesarios y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el
efecto; se recomienda centralizar la numeración de las distintas subseries
documentales en la Unidad de Correspondencia y llevar los debidos controles.
9.6 PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Los responsables de los Archivos de Gestión y Central solo deberán atender el

préstamo de documentos para consulta o fotocopia a otras entidades o personas
particulares, solo con el visto bueno del Personero municipal y previa solicitud
escrita por parte del interesado indicando el motivo de la consulta de los mismos.
Lo anterior, con el fin de determinar la autorización de la reproducción o préstamo

de los mismos, acorde con el grado de accesibilidad que el documento presente
con relación al trámite que realice el peticionario.
Por ningún motivo se podrán retirar documentos de las carpetas o series

documentales, no solo por los problemas futuros de consulta que esta práctica
conlleva, sino también por las repercusiones legales que el extravió de un
documento pueda generar.
Se recomienda implementar los controles necesarios para el registro de consultas

y préstamo de unidades documentales o documentos simples.
9.7 ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO
Las Tablas de Retención Documental son un manual archivístico que permite la

racionalización de la producción documental y la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
74
CONVENCIONES
Fecha:
archivística y se aplica para la documentación producida y recibida a partir de su
aprobación por el Comité de Archivo de la entidad (diciembre de 2009).
Para la documentación de años anteriores, toda vez que no se aplicaron los

principios archivísticos al conformar las series documentales técnicamente
denominadas, se deberá gestionar lo necesario para la elaboración de las Tablas
de Valoración Documental según lo dispuesto en el Acuerdo No.02 de 2004 del
Archivo General de la Nación.
La aplicación de la Tabla de Retención compromete la actualización, modificación

del Proceso de Gestión Documental, producto que hace parte de la actualización
de las Tablas de Retención documental, por lo que se requiere compromiso
institucional e integración al Sistema de Gestión Corporativo.
Una vez conformadas las series documentales tal y como se establece en las
Tablas de Retención Documental, los demás documentos que reposan en los
archivos de gestión y que no se generan en cumplimiento de las funciones, se
clasifican como documentos de apoyo y estos no serán transferidos al archivo
central, deberán ser eliminados una vez cumplan el propósito y finalidad para los
cuales fueron creados.
9.8 ORGANIZACIÒN DE COLECCIONES FACTICAS
Se debe organizar la colección fáctica de la Personería municipal de Sabaneta la

cual estará conformada por plegables, cartillas, tarjetas, campañas, boletines,
fotografías, archivo de prensa, archivo de gráfico y las cintas con las grabaciones
de eventos cuando se presente el caso. Se conservará un ejemplar y se deben
llevar instrumentos de descripción para las mismas. Lo anterior teniendo en
cuenta las condiciones medioambientales para la conservación de documentos en
otros soportes, establecidas en la normatividad técnica y jurídica.
10. ACTUALIZACIÓN DEL NORMOGRAMA
Con la información compilada en las encuestas de unidad documental, se

recomienda actualizar el normograma del Sistema de Gestión Corporativo, de tal
manera que en un mismo documento, se integren las normas jurídicas, técnicas, y
administrativas que tienen relación con la producción, trámite y conservación de
los documentos y las de los otros procesos de la Personería.
75
CONVENCIONES
Fecha:
11. RESPONSABILIDADES DE LOS ARCHIVOS EN LA PERSONERÍA:
La Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación, por lo que se recomienda
disponer los medios logísticos y de talento humano necesarios para la realización
de las labores asociadas a los procesos técnicos archivísticos.
12. GLOSARIO
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
76
CONVENCIONES
Fecha:
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y

hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la

Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
encargado de conceptuar sobre:
- El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las

privadas que cumplen funciones públicas.
- La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental.La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración
documental.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se
adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 060 de
2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
77
CONVENCIONES
Fecha:
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, programas; entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a

los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como
una disposición final.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión

al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
78
CONVENCIONES
Fecha:

1270 - Map03 Manual Tablas de Retencion

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

MONICA PATRICIA LONDOÑO MEJIA

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Firma: Firma: Firma:

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

3. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA PERSONERÍA

5. CONFORMACIÒN DEL ARCHIVO HISTÒRICO ........................................... 68

6. DOCUMENTOS EN OTROS SOPORTES ..................................................... 69

7. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............. 70

8. ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

9. RECOMENDACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE

11. RESPONSABILIDADES DE LOS ARCHIVOS EN LA PERSONERÍA: ...... 76

12. GLOSARIO ................................................................................................. 76

1. Carta remisora de las Tablas de Retención Documental.

Los documentos y los archivos específicamente, son testimonios del desarrollo

Para la Personería de Sabaneta, las Tablas de Retención Documental son el

En cumplimiento a lo dispuesto en la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”

La Personería de Sabeneta con la implementación de las Tablas de Retención

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Firma: Firma: Firma:

La elaboración y presentación de las Tablas de retención Documental se realizó

1. Capacitación al equipo de trabajo de la Personería sobre la importancia de las

2. Compilación de la información institucional de la Personería de Sabaneta, la

3. Inspección óptica a los archivos de gestión para identificar las unidades

4. Elaboración de las encuestas de estudio de unidad documental a los

5. Análisis a la información compilada de la Entidad y las fuentes documentales y

6. Envío previo de la propuesta de Tablas de Retención Documental a los

7. Presentación y sustentación de las Tablas de Retención Documental al Comité

8. Remisión de las Tablas de Retención Documental al Consejo Municipal de

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN

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• Resolución No.014 del 23 de junio de 2009 por la cual se adopta el sistema de

• Resolución No.035 del 4 de diciemgre de 2009 por medio de la cual se crea el

• Resolución No.016 del 22 de septiembre de 2008 por medio de la cual se crea

• Resolución No.008 del 14 de mayo de 2009 por medio de la cual se adopta la

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1.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez compilada la información institucional, las encuestas documentales, el