NOMBRE DE LA EMPRESA F-TH-156-V1

LOGOTIPO DE LA EMPRESA

PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE CARGO 15-Feb-20

FECHA APROBACIÓN DEL PERFIL: 1/25/2019

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA

Gestionar los procesos administrativos que coadyuve al cumplimiento de los

objetivos y proyectos de la empresa, para dar respuesta a las necesidades de la
OBJETIVO DEL CARGO
coordinación del Talento humano.

CARGO DEL JEFE INMEDIATO ADMINISTRADORA EDUCATIVA

EDUCACIÓN (Hace referencia a los

estudios Formales - Nivel de Primaria Bachiller Técnico X Tecnólogo Profesional Especialista Maestría
educación mínimo deseable)

Descripción detallada de la educación: Carreras Administrativas, Mercadeo

FORMACIÓN: (Hace referencia a los

estudios adicionales realizados,
diplomados, cursos, talleres, Office intermedio, normatividad educativa
seminarios, deben presentar
certificados mínimo de asistencia)

EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA: 2 años en áreas administrativas

HOMOLOGACIÓN: N/A
HABILIDADES O COMPETENCIAS REQUERIDAS
COMPETENCIAS NIVEL EXIGIDO
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES BÁSICO ( 40% -70%) COMPETENTE (71%-90%) DESTACADO ( 91%/100%)
ACTITUD DE SERVICIO X
TRABAJO EN EQUIPO X
COMUNICACIÓN ASERTIVA X
LIDERAZGO X
ORIENTACIÓN A RESULTADOS X
ADAPTACIÓN AL CAMBIO X
COMPETENCIAS DIRECTIVAS
PENSAMIENTO ESTRATÉGICO
TOMA DE DECISIONES
RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
DESARROLLO DEL PERSONAL

PRINCIPALES FUNCIONES INDICADOR META

Apoyar a la Coordinacion del Talento humano y equipo de calidad con labores de asesoría de trascripción,
NA NA
manejo de documentos atención al público y llevar libros reglamentarios por ley.

Efectuar labores de recepción, atención al público en forma personal o telefónicamente, de manera cortes y
Indice de satisfacciòn al cliente NA
oportuna.

Vigilar el trámite de todos los documentos que lleguen a la Coordinación Seguimiento comunicaciones 100%

Atender toda clase de llamadas y efectuar las llamadas que sean solicitadas por el personal que labora en la
institución con previa aprobación, de igual manera recibir la información y pasarla según corresponda a cada Redireccionamiento oportuno 100%
dependencia.

Expedir y firmar bajo autorización y firma del coordinador certificados, constancias y demás que le sean
Entrega oportuna de certifiados 100%
solicitados que le sean solicitados dentro de los plazos establecidos por Ley

Adelanta los trámites pertinentes ante la los entes gubernamentales, Ministerio del trabajo y otras entidades
Entrega oportuna 100%
legales.

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Llevar los libros reglamentarios, registro y controles de tipo administrativo tanto a nivel interno y externo, lo
Archivo actualizado 100%
mismo que el mantenimiento de los archivos correspondientes

Revisar y mantener al día la documentación corrspondiente a la coordinación del talento Humano Entrega oportuna 100%

Asignar y revisa la documentación de inscripción de empleados con respecto a salud, pension, cajas de
Informaciòn oportuna 100%
compensación familiar y arl

Revisar y registrar la documentación de los empleads nuevos para dar comienzo a la etapa de induccion. Informaciòn oportuna 100%

Organizar funcionalmente el archivo de empleados.. Archivo actualizado 100%

Organiza y distribuye la correspondencia física y electrónica que tenga que ver con esta dependencia. Entrega oportuna de correspondencia 100%

Controla y envía circulares y/o comunicados tanto externos y como internos. Envìo oportuno de informaciòn 100%

Mantiene actualizado el cronograma operativo de la institución para consulta permanente y cumplimiento de

Cronograma actualizado 100%
actividades asignadas de las diferentes dependencias.

Elabora cartas, informes, comunicados actas y demás materiales requeridos. NA NA

Organiza y controla los reemplazos imprevistos de aquellos docentes que no asisten a la institución autorizados
Reemplazo oportuno 100%
por la coordinación correspondiente.

Selecciona, clasifica y distribuye los documentos de las carpetas de asistencia. Archivo actualizado 100%

Maneja la agenda del coordinador (a) del area del talento humano NA NA

Realizar los trabajos de oficina que deban ser digitados, mecanografiados, o fotocopiados y que sean ordenados
NA NA
por la coordinación, Administración de recursos del talento humano y Division administrativa.

Atiende a los empleados que requieran impresiones, scanner, fotocopias de acuerdo al procedimiento con la
NA NA
autorización de la respectiva coordinación.

Mantener informados coordinador y al administrador sobre la marcha de la dependencia a su cargo. NA NA

Colaborar con el coordinador en la elaboración de los informes estadísticos; NA NA

Participa en la organización y ejecución del proceso de informes NA NA

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Responder en la agenda inquietudes de los empleados con la autorización de Coordinación del area del talento Cantidad de inquietudes solicitadas/
100%
Humano o administración. Cantidad de solicitudes resueltas

Atender al público en el horario establecido en forma humana, respetuosa, responsable, oportuna y diligente. Indice de satisfacciòn al cliente NA

Entregar novedades, permisos, ausencias a caja de administración, restaurante, enfermería, portería, rutas
NA NA
según corresponda en equipo y coordinación con logística.

Entregar informe de ausencias, permisos periódicamente. Informes oportunos 100%

Entregar circulares, memorandos, recibos de pago asistente administrativa mantener u consecutivo y evidencia
Entrega oportuna 100%
de estos

Seguimiento y control a las carpetas de la Coordinación del Talento Humano Seguimiento eficaz 100%

Atención de conmutador en ausencia de recepción NA NA

NA

Las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato NA

Toma de deciciones NA

NIVEL DE AUTORIDAD: Presupuesto NA

Presupuesto, decisiones, equipos,
información confidencial, etc. Manejo de información Confidencial X

Personal a su cargo NA

• Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Utilizar adecuadamente las instalaciones, elementos de trabajo y de protección personal así como de los dispositivos de control asignados por
la institución para el desarrollo de sus labores.
• Colaborar con el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores.
• Trabajar en forma responsable y seria evitando actuar con descuido o brusquedad y jugar en las áreas de trabajo o circulación.
• Solicitar inmediata prestación de Primeros Auxilios en caso de lesión accidental por simple que parezca e informar sobre el particular jefe
inmediato.
• Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos y metas del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
RESPONSABILIDAD CON EL SGSST
• Procurar el cuidado integral de su salud.
• Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
• Cumplir las normas y reglamentos de la empresa
• Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades y comités que se realicen en la empresa.
• Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
• Participar activamente en las actividades y capacitaciones de SST: Elegir libremente sus representantes al Comité Paritario, convivencia
laboral.
• Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

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