INTRODUCCIÓN

En el almacén de una empresa comercial de principios de siglo, nos encontraríamos, a

lo sumo, con veinte o treinta artículos diferentes. Para llevar la gestión de este almacén
no era necesario un inventario continuo. Los artículos estaban etiquetados, no se
codificaban. Había pocas normas de carácter general o de carácter fiscal que requirieran
registros e informes periódicos.

El propietario llevaba unos pocos registros, muy simples, de entradas y salidas de

mercancías, etc. En una palabra, el propietario o el encargado del almacén no dedicaba
a su mantenimiento mas de una hora o dos a la semana.

Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de producirse, el

almacén se ha transformado totalmente. Donde sólo había 30 artículos diferentes, hoy
nos encontramos miles de tipos de artículos diferentes, codificados y etiquetados con
precios variables.

Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno almacén cuando se

efectúa una venta. La transacción es registrada por la cantidad cobrada, el artículo, el
departamento, vendedor, tipo de venta (a crédito, entrega diferida, etc.), hora, fecha,
etc. Informes abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros inventariables
de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y registros de productividad.

En un almacén existen una serie de aspectos mecánicos de movimiento de los

materiales, ubicación, mejor rendimiento de los elementos de transporte, etc. que
pueden mejorarse bajo el prisma de la administración científica.

En la primera parte de este siglo, Frederick Taylor, Frank y Lillian Gilbreth, y Henry L.
Gantt, junto con cientos de directivos, investigadores y asesores de empresas
desarrollaron las técnicas de «Gestión Científica» que hicieron que en 1912 los métodos
de esta escuela constituyeran ya prácticas generalmente conocidas y utilizadas y que en
muchos casos condujeron a una mejor gestión del negocio.

La gestión científica conlleva el estudio de los procesos en detalle, analizando la

información recogida, haciendo cambios para mejorar los procesos, obteniendo
retroalimentación (feed- back) en los mismos, y estudiando tal retroalimentación para
comprobar si los cambios han traído mejoras.

El proceso requiere que los empleados y gerentes de negocios dispongan de

considerable información sobre la que basar sus decisiones. De hecho, ahora que
grandes compañías son propiedad de muchos accionistas y que los contribuyentes
sostienen tantas agencias estatales, es más importante que nunca para los
administradores ser capaces de sintetizar información rápidamente, hacer
comparaciones, determinar tendencias, encontrar relaciones entre informaciones
diversas, calibrar prestaciones y ofrecer toda esta información a los contribuyentes y a
los propietarios.

En cuanto a la tecnología de los ordenadores, nos encontramos con que, si bien la

demanda de información ha aumentado de forma inusitada, la tecnología de los
ordenadores ha evolucionado a un ritmo mucho mayor. Los ordenadores han capacitado
a los empresarios para reunir y almacenar grandes cantidades de datos de un modo tal
que pueden recuperarse de forma rápida, cómoda y económica.

Los datos almacenados pueden ser manipulados y empleados para múltiples trabajos;
independientemente, poseen valor en sí mismos, pues nos permiten estar bien
informados; además, al analizarlos, podemos extraer las conclusiones pertinentes.
Las mejoras en la eficacia de los equipos informáticos, evaluadas por factores como el
coste, la velocidad, la capacidad de memoria, fiabilidad y tamaño se han alcanzado a un
ritmo tan asombroso. Lo que sí puede afirmarse es que el ordenador es el primer
elemento en la secuencia:

INFORMACIÓN => DECISIÓN => ACCIÓN.

El empresario de hoy necesita información oportuna y suficiente para tomar sus
decisiones, lo que sin la ayuda del ordenador se vuelve mucho más difícil, y a medio y
largo plazo más costoso, lo que unido a que los instrumentos informáticos son
perfectamente accesibles a cualquier empresa por pequeña que sea, convierte a la
decisión de informatizar la empresa en una opción muy conveniente.

La Gestión de Stocks, en tanto que se lleva a cabo mediante operaciones aritméticas y

comparaciones lógicas, es natural que se piense confiarla al ordenador. El conocimiento
mediante ordenador de los valores atribuibles a los parámetros y variables que forman
parte de un modelo de Gestión de Stocks merece algunos comentarios.

 El nivel de existencias en almacén es fácilmente determinable gracias al

registro de los movimientos de entrada y salida
 Respecto a la cantidad de pedido, el ordenador debe poseer en sus
memorias el fichero de los pedidos en curso llevado al día en medio del
registro de los pedidos pasados y entradas correspondientes
 En cuanto al plazo de aprovisionamiento, por comparación de los datos
de pedidos y los datos de entrega, indicados en los vales de entrada, el
ordenador conoce los plazos de entrega real; si estos plazos están
agrupados alrededor de un mismo valor, el ordenador puede sin
dificultad encontrar este valor y retenerlo; si están demasiado
esparcidos, nos puede cuantificar el plazo de entrega en términos de
probabilidad
 En relación con la previsión del consumo para necesidades corrientes,
el ordenador puede sin dificultad efectuar los cálculos introduciendo en
el programa las órdenes correspondientes a técnicas de previsión
 Al ordenador se le puede pedir que determine la precisión
correspondiente a un número probable de ruptura de stocks admitido
en el curso de un año, o un nivel de stock que consiga el mínimo total
de gasto de posesión y de los gastos probables de ruptura de stocks,
entre otros datos.
 También deben considerarse las previsiones de necesidades para
trabajos añadidos a las necesidades corrientes. Estas deben
comunicarse al ordenador por los servicios que establecen los
programas (servicios de ventas, de fabricación, de entretenimiento).
 El ordenador no hace más que tratar estas informaciones para de ellas
deducir las cantidades a pedir Es extremadamente importante advenir
que éstas sólo se adaptarán bien a las necesidades si las previsiones
están bien realizadas en cuanto a especificaciones, cantidades y datos
de utilización
 Asimismo, conociendo lo disponible en almacén, los pedidos en curso y
el stock crítico, el ordenador puede ejercer sin dificultad una vigilancia
continua del nivel de stock.
 Por último, se pueden aplicar técnicas de simulación a la gestión de
stock. Así pues, el ordenador está en condiciones de realizar las
principales operaciones de la Gestión de Stocks, para las cuales un ciclo
de tratamiento diario, semanal, mensual, etc., adaptado al plan de
aprovisionamiento será, en general, suficiente.

Los fabricantes de equipos informáticos ofrecen programas preestablecidos para

pronósticos, lotes económicos de pedido y un gran número de actividades rutinarias.
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INFORMACIÓN NECESARIA EN ALMACENES

La gran cantidad de información a manejar y obtener en los almacenes de las

organizaciones empresariales actuales la podemos clasificar en dos grandes grupos
atendiendo a su forma de obtención:

 Información general o directa.

 Información procedente de la aplicación de modelos de
retroalimentación.

La información general es aquélla que se obtiene directamente de los hechos reales

ocurridos tanto en el ámbito externo de la empresa como en el ámbito interno. Esta
información se registra mediante listados de artículos, según código y descripción,
conteniendo:

 Total de entradas y salidas de un período de tiempo, con fecha

de las mismas. Cantidades pendientes de enviar. Cantidades
pendientes de recibir.
 Valoraciones a más de un precio, a precio de venta, o a más de
un precio de venta si es necesario diferenciar precios según
cliente; a precio de coste, a precio medio de coste, etc
 Fecha de las últimas entradas y salidas.
 Stock real y disponible, también valorado a cualquier precio y
en unidades físicas
 Listados de clientes con todo detalle mediante código y
descripción.
 Cantidades vendidas por período de tiempo y por cliente.
 Cantidades acumuladas vendidas a cada cliente.
 Listado de proveedores con todo detalle mediante código y
descripción de pedidos y fecha de recepción de los mismos.
 Listados de facturas, Giros, etc.

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CODIFICACIÓN

Existen varios sistemas de codificación, con diferentes potencialidades. La creación de

un sistema de clasificación basado en un código puede utilizar tres vías fundamentales:

 Utilizando símbolos exclusivamente alfabéticos.

 Utilizando símbolos exclusivamente numéricos.
 Utilizando símbolos alfanuméricos, es decir, mixtos.

Los símbolos exclusivamente alfabéticos constituyen un tipo de código escasamente útil.

Ofrecen una sola ventaja, pero muchas desventajas. La ventaja reside en La gran
potencialidad teórica de una codificación alfabética. Las desventajas son las derivadas
del hecho de que en el sistema literal resulta más difícil determinar y ordenar los
objetos, al ser, como es, fácil de comprobar y menos intuitivo. En resumen, la
codificación alfabética es absolutamente inadecuada para el tratamiento automático de
la información.

La codificación numérica utiliza los números de la serie natural, es decir, del O al 9. A

diferencia de las letras, los códigos numéricos pueden ser tratados con mayor agilidad y
son inmediatamente comprensibles. La única desventaja de la codificación numérica se
encuentra esencialmente en su menor potencialidad teórica.
Los códigos o símbolos de los artículos están constituidos, en el caso de la codificación
mixta, por números y letras. Las ventajas de este tipo de codificación son las
siguientes:

 Una potencialidad teórica superior a la de la codificación

numérica.
 Una mayor elasticidad del código, que puede ampliarse
añadiendo nuevas letras, lo que contribuye a
engrandecer su expresividad.

Cualquiera que sea el tipo de caracteres utilizados, un sistema satisfactorio de

codificación debe ser tal que garantice la existencia de una relación biunívoca entre
cada valor del código y cada uno de los elementos clasificados. Conviene también
señalar que la codificación es una técnica que permite analizar mejor la clasificación.

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LOS CRITERIOS BÁSICOS

PARA LA ELABORACIÓN DE UN CÓDIGO:

 Por estructura: el reagrupamiento se realiza de acuerdo a la

calidad intrínseca de los diferentes elementos.
 Por función: el reagrupamiento se realiza en función del
conjunto del que van a formar parte los elementos a clasificar.
 Por localización: la formación de las clases se basa en el lugar
donde se encuentra cada elemento.
 Mixto: la clasificación mixta es aquélla en la que unos
elementos siguen el criterio estructural y otros el funcional o
locacional.

Para definir la forma de articular un sistema de codificación es necesario establecer,

como mínimo, dos condiciones previas:

 Describir solamente sistemas numéricos de codificación, en

cuanto que son los únicos que pueden satisfacer realmente
todos los requisitos.
 Evitar los sistemas numéricos puramente progresivos, en
cuanto que se oponen a la técnica de subdivisión en clases.

La codificación por escalones consiste en asignar a determinados grupos de elementos

un cierto número de cifras. Los escalones pueden tener diferentes amplitudes. La
codificación por escalones sólo representa un principio rudimentario de clasificación.
Aunque el método es recomendable por su gran sencillez de manejo, elasticidad y
brevedad de código, presenta algunos inconvenientes como la dificultad de análisis y la
escasa expresividad del código.

La codificación por el método decimal puro consiste en que cada una de las cifras que
va del O al 9 identifica una sola clase; por lo tanto, todo el conjunto de elementos a
clasificar ha de dividirse en diez grupos, que podemos llamar fundamentales.

Cada una de estas clases fundamentales puede después subdividirse en otras diez
clases secundarias, numeradas también del O al 9, y así sucesivamente. Las ventajas de
la clasificación decimal pura son la inequívocabilidad y la identificación inmediata de las
clases y subclases. Las desventajas son las derivadas de la rigidez del método y la
imposibilidad de llegar a ciertos niveles de homogeneidad, conduciendo, en
consecuencia, a un desequilibrio en la clasificación.
Los códigos basados en los métodos decimales derivados permiten la identificación de
una clase mediante una sola o varias cifras según la necesidad de la clasificación. Las
ventajas del método derivado consisten en una mayor elasticidad del código y en la
disponibilidad de un mayor numero de clases que componen el código.

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SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

Uno de los temas que siempre han preocupado al comercio, es el de

la identificación delos productos susceptibles de ser intercambiados. A
través del paso del tiempo ha ido aumentando la complejidad en la
definición e identificación de los productos de gran consumo.

Actualmente, muchas empresas tienen estructurados sistemas de

codificación interna para identificar los productos, que son útiles para
agilizar las operaciones necesarias en la realización de las
transacciones comerciales.

El sistema de codificación promovido por la Organización

Internacional EAN (European Article Numbering Association), de la
que AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) forma
parte, es un sistema patrón de codificación y simbolización qué
permite y garantiza la identificación automática única y no ambigua
de cualquier articulo de gran consumo en el momento de la venta y
en cualquier lugar del mundo.

Las primeras conversaciones acerca de la estandarización de la

codificación y simbolización de artículos empezaron en los años 60.

El precedente a estas conversaciones fue el proyecto desarrollado por

varios estudiantes de una importante Universidad Americana en los
años 30.

El 1973-74 se introdujo la codificación de los productos con símbolos

de barras a través del sistema UPC que abarca únicamente los
Estados Unidos de América y Canadá. En febrero de 1977 se firmó en
Bruselas el Protocolo de Constitución de la Asociación Europea De
codificación Comercial EAN, que tomo las normas norteamericanas
como base de una nueva especificación desarrollada para la
aplicación internacional. En la reunión de la Asamblea General de la
Asociación EAN, de 2 de septiembre de 1977, se aprueba la
incorporación de AECOC como miembro activo en EAN.

AECOC está registrada en el censo de asociaciones de España desde

agosto de ese mismo año, aunque ya en 1976, se realizaron los
pasos previos para la constitución de la asociación, en el marco de
varias entidades relacionadas con la industria de la alimentación.
La base que fundamenta el sistema EAN reside en que las unidades
de consumo, dotadas de un símbolo de barras, pueden ser
identificadas automáticamente en el check-out del punto de venta
mediante un sistema electrónico del terminal punto de venta o caja
registradora, equipado con sistema de lector óptico (scanner) que
permite decodificar el símbolo de cada articulo. El sistema operativo
se encarga de acceder a la memoria del ordenador y transmitir al
terminal todos los datos correspondientes al producto decodificado.
De este modo, aparece en la pantalla y se marca en el ticket de
compra una breve descripción del articulo, así como su importe. Con
ello se consiguen dos objetivos fundamentales:

 Seguridad en las operaciones de caja.

 Acceder a una información completa y exacta sobre la
venta. Para que el sistema funcione racionalmente, es
preciso que la mayoría de productos se codifiquen y se
simbolicen en origen, es decir, por el proveedor.

El sistema EAN, se ha establecido de forma que puede ser utilizado

para todos los productos de gran consumo. La incorporación en el
sistema, de los productos denominados mercancías generales (textil,
recambios de automóvil, zapatería, bricolaje, bazar, etc.), es
perfectamente posible.

En el ámbito internacional, la Asociación Internacional EAN es la

responsable de velar que las normas definidas por las diferentes
asociaciones Nacionales sean coherentes y se integren
armónicamente dentro del sistema global.

Los fabricantes de bienes de equipo necesarios para la aplicación del

sistema (terminales punto de venta, aparatos lectores,
decodificadores, maquinas etiquetadoras, etc.) pueden basarse con
toda seguridad en esta normativa para establecer las especificaciones
de sus productos. Los industriales que se han adaptado a esta
normativa para simbolizar sus productos en origen se aseguran la
obtención de unos resultados validos sea cual sea el ámbito de la
actuación de sus productos.

Los distribuidores que se han adaptado a esta normativa y marcan los

productos no codificados en origen en el almacén, aplicando para ello
los prefijos definidos para este uso, disponen de un sistema completo
y único de identificación de los productos que venden sea cual sea el
país de origen de los productos y el tipo de simbolización utilizado (en
origen o en almacén).

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EL CÓDIGO EAN
  Facilita la identificación de las mercancías, cuando se incluye en
los documentos (facturas, albaranes de entrega, etc.) siguiendo
las especificaciones AECOC del lenguaje común, y en el propio
artículo el numero incluido es único. De esta forma es posible
identificar sin error todas y cada una de las referencias en las
operaciones comerciales durante el proceso de distribución del
articulo.
 Facilita la organización de los stocks posibilita la nacionalización
de almacén y confección de pedidos si errores y identifica el
producto en os procesos de intercambio de información
tomando el mismo valor tanto para quien realiza la información
como para quien la recibe.
 Puede ser leído en terminales del comercio al mayor
consiguiendo como mínimo las mismas ventajas de gestión que
en el comercio detallista ello es posible siempre y cuando se
aplique en los embalajes correspondientes el símbolo de barras
que identifique la unidad de expedición.
 Puede ser leído en los terminales punto de venta de los
distribuidores a través de la lectura óptica automática
(scanner). El terminal puede encontrar el precio en el registro
correspondiente de la memoria en el momento de la lectura del
código. Este precio queda automáticamente registrado en la
caja sin necesidad de la clásica entrada manual de precios la
denominación del producto y porte se imprimen en el ticket de
caja todo ello es posible si se ha realizado la codificación y
simbolización siguiendo las normas EAN.
 Finalmente con el funcionamiento de las terminales punto de
cuenta electrónicas y de sistema de lectura es posible el control
automático del punto del centro de distribución.

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CÓDIGO CREADOR DEL PRODUCTO C.C.P.

El código de creador de producto (CCP) esta asignado por AECOC a

aquellas empresas que son responsables de la codificación, el origen
de los artículos que ponen a la venta. Dicho código se debe usar por
la empresa que efectivamente coloca el producto en el mercado con
su nombre o marca y, por lo tanto es quien controla el proceso de
etiquetado y empaquetado. Ello no implica necesariamente que
código identifique a la compañía que realmente produce él articulo.

Cada código de creador de producto está destinado a la empresa

independiente que controle y comercialice su gama de artículos. `Por
lo tanto, existe una relación biunívoca entre dicho código y las
empresas a las que AECOC loes ha asignado su numero, es decir a
cada empresa su código y viceversa.
Aceptando este precepto como norma general a AECOC puede tratar
casos especiales siempre que no exista ninguna posibilidad de
confusión y no se pierda una de las características esenciales del
sistema que es la ni ambigüedad en la comunicación. Podría, pues,
asignarse un código de creador del producto a una división operativa
de una gran compañía, cuando esta asignación este divididamente
justificada. Cuando exista alguna posibilidad de ambigüedad en la
identificación, no se aceptara la solución de asignación de código de
creador de producto.

De este mismo modo, las absorciones de empresas que disponen que

el correspondiente (CCP), serán tratados por AECOC de forma
especial en los casos debidamente justificados, se puede aceptar el
cambio de un CCP por otro, siempre que para ello se garantice que se
tomara las medidas oportunas de comunicación que aseguren la
perfecta identificación de cada producto o articulo en cada momento.

Los distribuidores, detallistas o mayoristas, usualmente identifican él

articulo con el código EAN asignado en que rigen. No obstante, en el
caso de querer distribuir de formas excluidas artículos que no vayan
provistos de código en origen, el distribuidor podrá usar el código de
producto asignado en tal efecto por AECOC, en el bien entendido de
quien toma la responsabilidad en la aplicación de este código es el
distribuidor. (Este es el caso de las importaciones realizadas en
exclusiva sin codificación en origen donde se podrá aplicar el código
del importador).

Alternativamente el distribuidor no utilizara ningún código de creador

de producto (CCP) para los artículos no codificados en origen,
vendidos en el ámbito de su establecimiento o establecimientos de
cadena. Para esta ocasión existen los códigos internos compatibles
con el sistema EAN.

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CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO C.I.P.

El industrial que por el código de creador de producto (CCP) puede

asignar el código de identificación de producto (CIP) a sus
diferencias, de forma discrecional y libre. El fabricante puede usar
cualquier tipo de estructura de codificación interna que desee para la
asignación del CIP, por ejemplo, un criterio ordinal de asignación de
códigos a sus productos. La única condición que se debe tener en
cuenta es que la capacidad de asignación esta restringida a 5 cifras,
que permite codificar hasta 100.000 referencias, como máximo.

Muchas empresas utilizan una estructura de codificación de artículos

de mas de 5 dígitos, dado que con ello identifican, e efectos
puramente internos, algunas propiedades de los artículos. Para
adaptarse al limite de 5 dígitos que exige esta norma AECOC, los
fabricantes proveedores tienen tres posibilidades:

 Cuando sus códigos internos sean de menos de 5 dígitos, usan

este código como el CIP que se integra al código EAN.
 Si, contrariamente se tiene mas de 5 dígitos, pueden
reestructurarse la codificación interna al limite de 5 dígitos.
 Tanto si la estructura de codificación internas no lo permite,
como si por cualquier otra razón, no se quiere usar la misma a
efectos del código EAN, puede escogerse un criterio de
asignación de código, ordinal o aleatorio ordenado a 5 dígitos.
En este caso, los códigos serán NO EXPLICATIVOS.
 A través de la correspondiente TABLA DE CONVERSIÓN, la
empresa podrá identificar tanto con código interno como con el
código usado en efectos del EAN

Las empresas que poseen un código de creador de producto son responsables de

asegurar que la asignación de los códigos de identificación de producto sea única y que
a cada referencia le corresponda un numero, sin ningún riesgo de ambigüedad.

Por lo tanto únicamente el CIP sirve para identificar él articulo por el industrial. Junto
con el código de creador de producto y el prefijo AECOC completa el código EAN
asegurando que este es el único entre todos los códigos EAN asignados en todo el
mundo.

Por ello los productos que estén permanentemente en promoción, y sujetos a varias
campañas promociónales al año, solo deben cambiar de código cuando esté
suficientemente justificado, de forma que no pueda darse la circunstancia de que el
detallista tenga en la estantería un mismo producto con varios códigos.

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CÓDIGO DE BARRAS EN COLOMBIA I.A.C.

El instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial, IAC, es la

organización que representa oficialmente a Colombia en el seno de la EAN. De esta
manera, cualquier empresa que pretenda acceder y acogerse al código de barras
estándar en Colombia, debe solicitarlo por medio de la IAC.

A cargo del I.A.C, la filosofía de calidad en los códigos de barras se basa en las
siguientes estrategias:

 A partir de julio de 1993, para ingresar una referencia

en la base de productos codificados, además del reporte,
debe adjuntarse una muestra física del producto tal
como llega al consumidor final.
 I.A.C. ingresa el producto a la base un vez se haya
procedido a la verificación del mismo.
 El resultado de cada inscripción se remitirá al afiliado.
Dicho servicio no tendrá costo para los miembros de la
I.A.C.

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