PROCESO LOGISTICO

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El papel que desempeñan los sistemas de información dentro de los procesos
de planeación y control.

DEFINICIÓN DE DATOS

Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra, símbolo

o graficas que representan una idea, objetivo, condición o situación.

Así como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas
electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas, registro de
asistencia escolar, estadísticas medicas, informe de resultados técnicos y
cifras de producción.
Antecedente necesario para conocer una cosa o deducir las consecuencias de
un hecho.
Antecedente documento, cifra estática

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN

Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información; a

saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información, es
decir, es una composición de datos que proporciona conocimiento,
permitiendo así lograr algún objetivo.

Aunque cualquier colección de datos puede tener valor potencial de

información para un individuo en un caso especifico, puede carecer de
significado para otro.

En términos específicos, la información consiste en datos seleccionados y

organizados con respecto al usuario, problema, tiempo, lugar y función.

CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS

Además del mero volumen de los datos no podemos preguntar por que el
procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo crea tal necesidad
de dispositivos mecánicos y electrónicos.
En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se adquiere una
forma definitiva y además útil, los datos pasan a través de una serie de datos
operacionales.

Estos pasos son los siguientes:

1. Origen de datos
2. Registro de los datos
3. Preparación de los datos
4. Preparación de los reportes o documentos
5. Comunicación de los datos
6. Almacenamiento de los datos.

1.- ORIGEN DE LOS DATOS.

 
Para el procesamientos de los datos, se originan en diferentes formas
mercantiles, que se llaman comúnmente documentos fuente. Estos datos
originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o preparados en
gran cantidad de formas.

Ejemplo: en documentos fuente incluye ordenes de venta, ordenes de

compra, facturas y requerimientos de material.

La importancia de documentos originales:

Permite verificar todas las transiciones.

Son base de todas las acciones subsecuentes.

2.- REGISTRO DE DATOS.

 
Significa la anotación a mano en algún tipo de registro o libro, el escribir o
imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir directamente a un
sistema de procesamiento de datos.
Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:

EDICIÓN. Es el proceso de seleccionar los datos significativos y eliminar los

que no se necesitan registrar para un procesamiento futuro.

CODIFICACIÓN.- Con el propósito de reducir a un mas la cantidad de los

datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan códigos
abreviados los cuales expresan los datos en forma condensada.

CLASIFICACIÓN.- Es el proceso de identificar una o mas características

comunes que se utilizan como medios para agrupar sistemáticamente los
datos por categorías.

Las teorías podrían abarcar tipo de producto, localización, departamento

rango de precio.

Es un proceso inicial que precede al reacomodo de los datos por ejemplo, en

os registros personales se deben introducir clasificaciones tales como número
de departamento, grupo de edad, sexo, aun cuando se archive
alfabéticamente.

Gracias a dichos datos de clasificación, es mas fácil reacomodar los registros

en cualquier instante, para fines estadísticos o para cualquier otros.

Los códigos se usan ampliamente como medio de identificar diferentes clase

de datos.

CONVERSIÓN-. La conversión se usa para transformar los datos de un tipo

de registro a otro. Dicha conversión cambia la forma de registro de datos,
pero no la naturaleza de los mismos. Disminución de información respetando
la esencia del concepto.

COPIA Y DUPLICACIÓN-. Estos procesos permiten obtener facsímiles de

los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a mas de un usuario o
para usarlos en diferentes pasos del ciclo de procesamiento.

VERIFICACIÓN-. Esta operación esencial nos asegura que todas las partes
del proceso de registro se realiza sin error y que se introduzcan datos
precisos en el sistema de procesamiento.

MULTIPLICACIÓN DE DATOS-. Si la forma de los datos fuera adecuada

para todos los fines, se necesitaría menos procesamiento.

1. El orden o el rango
2. alguna característica común.

El reacomodo, de acuerdo con el orden o el rango, se conoce como

reacomodo en consecuencia y consiste en ordenar los datos en una secuencia
numérica o alfabética

COMPARACIÓN Y ANÁLISIS-. Mediante estos procesos determinados

factores tales como la naturaleza, proporción, relación, orden, similitud o
valor relativo de los datos.

CALCULO-. El calculo se refiere al procesamiento aritmético de la

multiplicación, división, adición o sustracción, que son necesarias para
convertir los datos a una forma mas significativa.

SUMARIO Y PREPARACIÓN DE REPORTES

SUMARIO-. Sumario en el proceso de condensar los datos de manera que se

destaquen los puntos principales. El sumario implica generalmente listar o
tubular los datos y calcular los totales de cada lista, preparar una lista en una
maquina sumadora, es una forma de hacer sumarios.

El sumario o resumen se relaciona en el reacomodo ya que el arreglo delos

datos en categorías usualmente es parte del proceso de resumen ejemplo,
las ventas diarias de una tienda se pueden listar por departamentos y con
esta operación se logra una distribución de datos de venta.

PREPARACIÓN DE REPORTES- La información procesada que se obtiene

del ciclo de procesamiento de datos se conoce como salida, este puede
consistir documentos tales como cheques de nomina, declaraciones de
contabilidad, reportes completos (por ejemplo, análisis de venta),
distribución de gastos, inventarios o nomina semanal.

COMUNICACIÓN DE DATOS- La comunicación de datos es el proceso de

transferir datos de un punto a otro, durante el ciclo de procesamiento, o de
proporcionar al usuario los resultados finales.

ALMACENAMIENTOS DE DATOS- Una vez que se completa el ciclo de

procesamiento o posiblemente durante el mismo en un punto en los datos,
de tal manera que se puedan recuperar rápidamente.

En algunas organizaciones el almacenamiento de datos en un asunto de

proporciones monumentales.

MÉTODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS

 
Proceso de datos el termino aplicado generalmente a los procedimientos para
manipular el inevitable papeleo requerido para producir y distribuir bienes y
servicios. Durante muchos años solamente se disponía para estos fines de los
métodos manuales y de simples máquinas de oficina entonces las maquinas
de fichas perforadas encontraron su aplicación en este campo.

PROCESOS ACTUALES

1. Procesos de datos
2. Integración
3. Automación
4. proceso electrónico de datos.

PROCESO DE DATOS-. Se refiere a la ejecución de ciertas funciones de

oficina sobre un determinado cuerpo de información están involucradas las
cuatro funciones básicas de oficina, ya sean realizadas manualmente o
mecánicamente.

Estas funciones son entrada o la introducción de los datos en bruto en el

sistema, manipulación o la disposición de los datos en el modelo deseado,
cálculo, mediante el cual se realizan operaciones aritméticas con los datos y
salida o la presentación de los resultados de la manipulación y el calculo en la
forma requerida.

PROCESO DE DATOS INTEGRADOS-. Puede definirse como un todo que

permite utilizar los datos una vez registrados para todo lo que se les quiera
con la frecuencia que sea necesaria sin copias manuales.
Un sistema integrado puede ser manual, mecanizado o una combinación de
ambos, por ejemplo, el uso del papel carbón entre las copias múltiples de un
formulario (es un ejemplo de integración manual).

AUTOMACIÓN-. significa la situación del trabajo humano por el de la

máquina.

ELECTRÓNICO-. es el que utiliza las válvulas de vacío o sus equivalentes y

por tanto, el fijo de electrones para ayudar al funcionamiento de la maquina.
 
SISTEMA DE INFORMACIÓN

SISTEMA-. Es un conjunto de partes entre si para alcanzar determinado

objetivo.
SISTEMA EMPRESARIAL-. Son los hombres y las maquinas que realizan las
operaciones y los procedimientos que definen las operaciones.
 
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN-. Se define como la forma
de proporcionar información oportuna, pertinente y precisa, relativa a las
operaciones internas y ala inteligencia externa a cualquier miembro de una
organización como ayuda de la toma de decisiones o para el desempeño de la
actividad de trabajo asignada.