Compras y suministros Código: 102607

Foro de reconocimiento-Reto 1 Realizar Análisis situacional de la empresa

Grupo 102607_7

Luz Adriana Villada Código 34.066.588

Juan David Posada
Juan David Cuadrado
Sonia Vitalia Rodriguez

Tutor: Alain de Lahoz

UNAD: Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN)
Administración de Empresas
Dosquebradas - Risaralda
Abril de 2020
 Contenido

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................3

1. Aporte Adriana Villada. Empresa Sole Soluciones................................................................4

Análisis situacional...................................................................................................................4

Matriz DOFA.............................................................................................................................7

2. Aporte Juan Cuadrado. Empresa PANADERÍA NUEVA YORK................................................8

Análisis situacional...................................................................................................................8

MATRIZ DOFA...........................................................................................................................8

3. Aporte Juan David Posada. Empresa Caja de Compensación Comfamiliar........................10

Análisis situacional.................................................................................................................10

DOFA......................................................................................................................................13

4. Aporte compañera Sonia Vitalia Rodriguez, Empresa Acerías Paz del Rio S.A....................14

1.1. Análisis Situacional.....................................................................................................14

1.2. Matriz Dofa.................................................................................................................16

Conclusión..................................................................................................................................18

Bibliografía.................................................................................................................................19
 INTRODUCCIÓN

Con este trabajo de reconocimiento del curso fase 1, tiene como competencia a
desarrollar la importancia de la gestión de compras y suministros dentro de una empresa
y elaborar una matriz DOFA con el fin de analizar y así llegar a obtener estrategias en
pro de mejora de la empresa.
 1. Aporte Adriana Villada. Empresa Sole Soluciones
La empresa escogida para las siguientes fases

Análisis situacional

Tomando como referente la Unidad 1- Gestión de compras y sus diferentes temas,

realice un análisis situacional de una empresa de su entorno, en lo posible que sea
industrial; (donde se evidencia la gestión de compras y suministros) que permita
identificar como se da la gestión de compra, presenta un informe y la identificación
clara de ella en el foro correspondiente.

Se analizó la empresa Solé Soluciones Empresariales, ubicada en el municipio de

Dosquebradas con 12 años en el mercado, aunque no es una empresa industrial se
dedica mucho a la gestión de repuestos e insumos para la prestar los servicios de
mantenimiento de equipos industriales de calor y cocinas industriales realizado por
técnicos especialistas con el fin de garantizar la calidad y oportunidad en la gestión del
servicio.

Antes de entrar a analizar la gestión de compras y suministros es importante mencionar

que tipos de equipos se atienden para hacer un panorama más amplio de la empresa:

 Freidoras abiertas y cerradas

 Equipos a gas: Estufas, Parrillas, Planchas
 Marmitas
 Hornos industriales
 Gabinetes conservadores de calor
 Plantas de producción
 Equipos de bebidas como cafeteras, jugueras, capuchineras, entre otros
 Complementarios como licuadoras, batidoras, picadoras entre otros

El 90% de los repuestos que se compran son importados ya que los equipos que más se
mueven en el mercados son las freidoras abiertas y cerradas al igual de los gabinetes de
conservación de calor los cuales son marca Henny Penny y su fabricante es
estadounidense de equipos de alimentos de grado comercial. Muy poco de estos
repuestos por el momento se logran homologar en el país es decir que se logren a
fabricar en la región con las mismas características y calidad.

El área de compras cuenta con un stock de máximos y mínimos de los repuestos

insumos, las Areas de mantenimiento de cada regional (Pereira-Medellin-Bogota-
Cartagena) realizan un pedido de repuestos Semanales al área de compras quien debe
tener en existencia para cubrir estas necesidades y de no tener realizar las Órdenes de
compra correspondientes para suplirlas.

Los repuestos se dividen en diferentes categorías:

 Repuestos de Estética como Empaques o Decales.

 Consumibles los cuales son de bajo costo y que se desgastan en menos de un
año, adicional son fáciles de conseguir.
 Elementos de regulación como válvulas de seguridad o perillas que son más por
desgaste del uso
 Piezas móviles como los brazos que sostienen las tapas de las freidoras y su fallo
es por fatiga en el uso produciéndose fisuras.
 Componentes electrónicos
 Piezas estructurales como tanques rotos donde se almacena el aceite.

La necesidad de stock en el área de compras depende de:

 Repuestos e insumos que son necesarios mantener en stock en la bodega

principal

 Repuestos e insumos que es necesario tener localizadas, con proveedor, teléfono

y plazo de entrega.

Las compras de repuestos de stock máximos el día 15 del mes y Semanalmente el

pedido de stock mínimo. También se realizan compras extemporáneas cuando se agotan
repuestos que son necesarios para el buen funcionamiento de los equipos de los clientes
y adicional se hacen compras de repuestos insumos que no son de stock ya que no es
frecuente su necesidad y solo se realizan si algunas de las áreas las solicita.
El tiempo de entregas puede variar si es por importación normalmente son 20 días
hábiles y si es nacional entre 1 a 3 días dependiendo la ubicación del país y el medio de
transporte que se utilice.

Proveedores: Aunque ya se tienen proveedores establecidos para cada tipo de repuestos

para los pedidos nacionales e importados, constantemente el área de compras está
buscando en el mercado posibles nuevos proveedores que puedan ofrecer mejores
condiciones de negociación en cuanto a precios, formas de pago, calidad y tiempos de
entrega.

La gestión de compras se podría resumir en:

- Solicitud del repuesto

- Solicitud de cotizaciones de proveedores y tiempos de despacho
- Requisición del repuesto
- Cotizaciones
- Orden de compra
- Despacho
- Almacenamiento realizando el ingreso al sistema interno con el código y precio
de compra

Para realizar todos estos procesos y tener un dato certero del valor de la compra y el
valor de las ventas y la entrega de informes a la gerencia se realiza un inventario
mensual de cada una de las bodegas indicando sobrantes y faltantes, realizando los
ajustes pertinentes por el área de compras según los soportes entregados por cada área
en el consolidado de inventarios.

Actividades en cada proceso de la gestión de compras

Compra de repuestos por fuera del stock o que no son recurrentes

 Requisición: Enviada por el cliente interno en cualquier momento.

 Solicitud de cotizaciones o Selección de proveedor establecido: 1 días
dependiendo de la complejidad del elemento.
 Recepción de cotizaciones: 2 días
 Cuadro comparativo de cotizaciones y decisión de compras: ½ día
 Orden de compra (O/C) : 2 horas
  Recepción de los repuestos: 1 Día para hacer ingreso al sistema
 Proceso de documentación para pago de proveedor: 3 días

Matriz DOFA

Elaborar Matriz DOFA, a partir del conocimiento que tenga de la empresa y la

indagación que realice en la Gestión de compra.
 2. Aporte Juan Cuadrado. Empresa PANADERÍA NUEVA YORK

Análisis situacional

Panadería nueva york es una empresa líder en la fabricación venta y distribución de

productos de panadería, cuenta con más de 40 años de experiencia en el mercado, sus
ventas principalmente se realizan en la ciudad de barranquilla y en la mayoría de
municipios del departamento del atlántico. Fuera del departamento del atlántico se
cuenta con distribuidores a los cuales se les vende la mercancía y ellos se encargan de
su distribución en las ciudades de santa marta y Cartagena.

En un 90% las ventas se realizan en tiendas de barrio, bajo la modalidad de auto venta.

La empresa cuenta con un departamento de compras, quien tiene la tarea de mantener

un stock mínimo de materias primas, hay que tener en cuenta que algunas materias
primas como el queso, la leche y los huevos deben estar siempre frescos. Como política
de la empresa a los proveedores se les cancela inmediatamente, no se tiene crédito con
ninguno de ellos lo que permite poder conseguir mejores precios.

El señor Carlos otero Gómez quien es el gerente general y dueño de la compañía

explicaba que el pagar de contado le permite poder buscar en el mercado quien le
garantice los mejores precios, lo cual le permite ser más competitivo.

Debido a que en su gran mayoría las ventas de la compañía se realizan de contado

siempre cuenta con buen flujo de efectivo por lo cual puede pagar a sus proveedores de
contado.
MATRIZ DOFA

debilidades Fortalezas

El 90% de sus clientes son tiendas de La modalidad de auto venta le permite

barrio, en los últimos años hemos visto ahorrar costos de personal, además en su
una gran cantidad de nuevos almacenes gran mayoría las ventas son de contado lo
de cadena que están siendo situados en que le permite contar con un buen flujo
los barrios de las diferentes ciudades y de dinero permanente.
pueblos, dichos almacenes compiten
directamente con las tiendas de barrio.

Oportunidades Amenazas

El hecho de ser una empresa de gran En la actualidad el precio del dólar en el

tradición en la ciudad de barranquilla y país se encuentra en precios
los municipios del atlántico, a encontrado históricamente altos, lo que a hecho que
un nuevo mercado en los diversos nuevos uno de los productos principales de los
almacenes de cadena que están abriendo productos de la empresa se vea
sus puertas a lo largo del departamento encarecido, (harina de trigo) esto a echo
del atlántico y toda Colombia. que la empresa se vea obligada a subir
sus precios.
 3. Aporte Juan David Posada. Empresa Caja de Compensación Comfamiliar

Análisis situacional

Caja de Compensación Comfamiliar

Es una empresa multifuncional dedicada única y exclusivamente al bienestar de los

afiliados (aportantes).

Expreso que es una empresa multifuncional ya que en ella podremos ver: prestación de
servicios de salud, recreativos y turísticos, educativos, subsidios y un área
administrativa encargada de ayudar a estas prestaciones a brindar lo mejor de lo mejor
para el afiliado.

A demás es una empresa que tiene una trayectoria en el la región de 62 años aportando
ayudando al crecimiento y desarrollo del afiliado.

En un principio Comfamiliar Risaralda se encargaba solamente de la administración y

redistribución de los aportes de las empresas afiliadas, mediante el subsidio familiar.
Después se inició la prestación de los servicios sociales con un consultorio pediátrico y
más tarde se abrió una guardería y los servicios de consulta médica y odontológica.

La historia de Comfamiliar Risaralda a través de los hechos más importantes:

1963: Se amplió el número de empresas afiliadas, se impulsó el servicio médico

odontológico y se puso en marcha la capacitación, según lo dispuesto por el decreto
3151 de 1962, para mejorar las condiciones laborales, de salud y capacitación de los
trabajadores de las empresas afiliadas.

Después vino un tiempo importante, en el cual se adquirieron los terrenos que hoy
ocupan la sede de la carrera 5a con calle 22, Parque Comfamiliar en Galicia y los
centros integrales de servicios de Dosquebradas, Circunvalar, Cuba, Jardín y Obrero.

1967: Se implementó el área de capacitación, en el edificio de la carrera 7ª entre calles

22 y 23, sede anterior de la administración, en donde se prestaban los servicios de
consulta pediátrica, odontología, droguería, laboratorio, además del salón auditorio.
1971: Se inaugura la sede administrativa en la carrera 5a con calle 22, para ese mismo
año se inaugura el primer supermercado de la región

1974: Inicia el Colegio Instituto Comercial Comfamiliar con 420 alumnos entre
primaria y secundaria

1982: En el mes de junio se da apertura al Parque Recreacional ubicado en Galicia, el

cual venía siendo trabajado desde el año

1984: Se inaugura en las instalaciones de la carrera 5a, el quirófano para el servicio

ambulatorio

1992: Se inicia la prestación de servicios en el Centro Clínico Odontológico

1996: Se construye el edificio de Capacitación de la carrera quinta.

1997: Se inaugura La Clínica Materno Infantil, conocida hoy como Clínica

Comfamiliar.

1998: Se construyeron 100 soluciones de vivienda en el sector de Villa Santana y se dio

inicio a la construcción del proyecto Ciudad Boquía.

2003: Se inaugura La Granja de Noé, un novedoso parque temático de 24.258 mts2

ubicado dentro del Parque Comfamiliar Galicia.

2004: Este año trajo para Comfamiliar Risaralda procesos que la consolidaron como
pionera en el área del servicio médico regional, entre éstos se encuentra la incursión en
cardiología invasiva.

2006: Se aprueba la creación del servicio de hospitalización en casa y se da paso a la

ampliación locativa de la Clínica, permitiendo la apertura de nuevos servicios. Se
destaca la certificación recibida ICONTEC.

2007: Se inauguró el Edificio Adosado de la Clínica Comfamiliar aumentando la

capacidad del servicio de hospitalización y se conmemoraron los 50 años de la
Institución.

2008: Se inauguran las nuevas atracciones acuáticas en el Parque Comfamiliar Galicia

(Piscina de olas, toboganes, río lento), siendo uno de los principales atractivos para los
risaraldenses y turistas. Se iniciaron los servicios de la UCI Pediátrica
2009: Se realizó el lanzamiento de la Línea de Crédito para la Ampliación y
Mejoramiento de Vivienda.

2010: Se realizó el lanzamiento del Programa de Inserción Laboral Productiva para

personas con discapacidad.

2011: Se dio apertura al Centro Integral de Servicios en La Virginia, un amplio y

moderno edificio de cuatro pisos que permite a los habitantes de ese municipio conocer
diferentes programas ofrecidos por Comfamiliar.

2012: En el Parque se realizó la inauguración de la nueva atracción Consotá, que

incluye la réplica de la Pereira antigua, el servicio de alojamiento en cabañas y el
Parque de la Memoria Indígena.

2013: Durante el año 2013, fue inaugurado el Centro Integral de Servicios en la Calle
22 4 – 40, en esta edificación de cinco pisos, se ofrecen los servicios de Aportes y
Subsidio, Agencia de Viajes, Recreación y Deportes, Capacitación, Instituto
Comfamiliar, Vivienda, el Programa de Atención a la Discapacidad y un auditorio para
seminarios, diplomados y actividades empresariales.

2014: Se inauguró el Centro Integral de Servicios en el municipio de Santa Rosa de

Cabal, se dio apertura a la prestación de servicios en horario nocturno en el Parque
Comfamiliar Galicia y se realizó la celebración de los 20 años del Instituto
Comfamiliar. La Institución fue reconocida por el periódico La Tarde, como la empresa
más responsable socialmente.

2015: Con el objetivo de obtener un mayor posicionamiento y recordación en el país en

el sector turístico, el Parque Comfamiliar Galicia actualizó su marca pasando a llamarse
Parque Consotá.

2016: Se realizó lanzamiento de la Fundación Universitaria Comfamiliar con 4 carreras

profesionales en Administración de Empresas, de Mercadeo, Sistemas y Financiera.

La Clínica Comfamiliar tomó la operación de la Unidad de Cardiología Invasiva e

Intervencionismo adquiriendo nuevo Angiógrafo multipropósito.
2017: Conmemoración seis décadas de servicios, “60 años llevándote en el corazón”,
asimismo, se conmemoraron 60 años de servicio de Aportes y Subsidio, 20 años de
servicio de la Clínica Comfamiliar, 20 años de Crédito Comfamiliar, 25 años de la
Agencia de Viajes, 15 años de los Programas Sociales y 35 años del Parque Consotá.

Es una empresa sostenible brindadora de múltiples beneficios a las personas afiliadas

como se observa en el anterior recuento de lo que han sido el pasar de los años en esta
empresa, donde todo los ingresos son rotados para brindar nuevas alternativas a la
población.

Aunque no es una empresa de producción de algún producto, es una empresa productora

de oportunidades para la población, generando siempre apoyo incondicional
proyectando a los afiliados a la mejora continua.

DOFA
 4.

Aporte compañera Sonia Vitalia Rodriguez, Empresa Acerías Paz del Rio S.A.

Análisis Situacional
Realice un análisis situacional de una empresa de su entorno, en lo posible que sea
industrial; (donde se evidencia la gestión de compras y suministros) que permita identificar
como se da la gestión de compra, presenta un informe y la identificación clara de ella en el
foro correspondiente.

El análisis situacional para este caso lo realizo a la empresa Acerías Paz del Rio. S.A.

Acerías Paz del Río es la segunda empresa siderúrgica más grande de Colombia, propiedad
del grupo empresarial brasilero Votorantim Group. Creada en el año 1948 con el nombre de
"Empresa Siderúrgica Nacional de Paz de Río.
La planta industrial se encuentra ubicada en Belencito- Nobsa- Boyaca, aquí se fabrica el
mejor acero colombiano.

Aquí se inicia la fabricación del acero desde la extracción de los minerales como el mineral
de hierro, la caliza, el carbón, elementos indispensables para la fabricación de nuestro
acero.

La empresa cuenta con diferentes procesos para la fabricación.

El proceso inicia en la mina el Uvo – Paz de Rio donde se hace la extracción del mineral y
carbón este es llevado a la planta industrial por medio de góndolas viaja en tren ha
Belencito, ya están en planta el carbón el llevado a la planta de Coqueria donde se hace el
proceso de coquización y se produce el Coque , otra parte para la planta de Sinterización
aquí se fabrica el Sinter.

Luego pasamos al corazón de la empresa que es el Alto Horno “Elena” aquí se produce el
Arrabio, el alto horno es como una olla gigante donde se le agregan coque , sinter, mineral
de hierro , caliza, gas de coque , gas natural , y otros elementos, luego de este proceso sale
el arrabio es cual es transportado a la Acería , estando en la acería pasa por el Horno
Cuchara aquí les agregan ferroaleaciones y más elementos , luego pasa a la Maquina de
colada continua en este punto luego validar la calidad y otros elementos salen las
palanquillas , que son trasportadas hacia el área de Laminación de acuerdo a la solicitud del
cliente puede fabricarse rollos, mallas, o barras corrugadas.

La Gestión de compra está se da de la siguiente forma:

La empresa cuenta con un almacén Principal en la planta, aquí se cuentan con diferentes
repuestos para toda la empresa.
Para compras críticas, por ejemplo Aceites, Grasas, Ferroaleaciones, Gas Natural,
Gasolina ,etc., el sistema ya tiene establecido un tope mínimo y cuando se hace el
descargue de los ítems mencionados y llega a su tope mínimo el sistema automáticamente
dispara una alerta y orden de compra directa a los proveedores ya establecidos.

Como son criticas estos ítems los están entregando en la planta por tarde 5 días.

Compras Repuestos recurrentes

Se da en dos vías, cuando es por Manteniendo las áreas generan una orden de
mantenimiento, estas solicitudes de pedido deben cumplir con una ruta de aprobación que
dependiendo el monto puede durar varios días para la aprobación.

Para la gran mayoría de los repuestos ya se tienen proveedores seleccionados, por lo tanto,
el proceso de asignación de orden de compra es más rápido y la entrega de acuerdo a los
plazos que nos del proveedor, por lo general las entregas en planta pueden demorar hasta 15
días en el mejor de los casos.

Compras Repuestos no Recurrentes

Para este caso el comprador recibe la solicitud de pedido y ficha técnica del mismo, e inicia
la búsqueda de oferentes, para la compra se requieren como mínimo 3 cotizaciones para
hacer el análisis de compra.

Si el valor de la solicitud de pedido es inferior de 10 MM el comprador tiene la autonomía

de negociar y asignar orden de compra.

Cuando es superior de este valor y menor de 50MM la autoridad de aprobación a tiene el

director de compras.
Si es mayor de este y menor de 150MM la aprobación la realiza el Vicepresidente de
Supply Chain, si es mayor de ese monto va para comité de aprobación, donde los
vicepresidentes y presidente de la compañía revisan la complejidad de los repuestos, los
costos de entrega, tiempos, si es de importación o son repuestos nacionales, este proceso es
un poco demorado.

Para el caso de compras nacionales se revisan las condiciones de pago con el proveedor,
plazos de entrega y se inician procesos de negociación.

Para el caso de las compras del exterior se evalúan las condiciones de entrega, los
incoterms, si es necesario anticipo, etc.

Estos son los tipos de compras más relevantes, que traje para el análisis. Ya que es una
empresa muy grande y tienen muchos procesos.

Matriz Dofa

Elaborar Matriz DOFA, a partir del conocimiento que tenga de la empresa y la indagación
que realice en la Gestión de compra

Matriz Dofa: Fortalezas (F) Debilidades (D)

Mejorar la adquisición de Buen Clima laboral Pocos proveedores para
repuestos recurrentes y no Personal capacitado un mismo repuesto
recurrentes Incremento en el valor de
los inventarios , repuestos
obsoletos
Tiempos de aprobación
de pedidos
 Oportunidades (O)    
Validar los repuestos
físicos con las
descripciones que están
en el sistema, y Clasificar repuestos del
eliminar códigos almacén para disminuir el
Unificar description de materials similares stock
Crear base de datos con
diferentes proveedores
para los repuestos mas
Buscar proveedores   recuentes
Amenazas (A)    
La tendencia alcista del dolar que
aumenta los costos de los repuestos
que se importan    
Agilizar los procesos de
Tiempos de entrega por parte de aprobación y compra para
proveedores   repuestos criticos
Imponer multar a los
Demoras en procesos de proveedores en caso de
nacionalización   incumplimiento
     
     
 Conclusión

Luego de analizar las diferentes empresas de nuestros compañeros se evidencia la

necesidad y la importancia de la gestión de compras en las empresas.

Identificando las estrategias de la Matriz Dofa se puede lograr beneficios económicos para
las empresas. Un buen manejo de los insumos y repuestos de la empresa pude llevar a
gestionar inventarios que sean asequibles en cuanto costo para el balance de las empresas.
 Bibliografía

Solé ingeniería y mantenimiento Recuperado el 06 de Abril de 2020 de

http://www.solesoluciones.com/

Heredia, N.(2013). Gerencia de compras : La nueva estrategia competitiva (2a. ed). Pag. 1

a 10. Recuperado de: https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3212158

Heredia, N.(2013). Gerencia de compras : La nueva estrategia competitiva (2a. ed). Pag.

11 a 18. Recuperado de: https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3212158

Villada, L. (2020) Dofa. Imagen de Excel Fuente elaboración propia

Heredia, N.(2013). Gerencia de compras : La nueva estrategia competitiva (2a. ed). Pag.
43 a 53. Recuperado de: https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3212158

Indicadores de desempeño de Compras - KPI Compras - Gastos de compra sobre las ventas
recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=R72pkPbmrjE