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Contenido
1 Clase 1: Funciones Avanzadas de Excel
o 1.1 Fórmulas avanzadas generales
o 1.2 Fórmulas avanzadas de referencia
o 1.3 Rastrear precedentes y dependientes
o 1.4 Evaluar fórmula
o 1.5 Creación de nombres
o 1.6 Opciones de cálculo de Excel
o 1.7 Ejercicios Excel Avanzado
2 Clase 2: Gráficos Avanzados de Excel
o 2.1 No hagas chapuzas en tus gráficos
o 2.2 Gráficos interactivos de Excel
o 2.3 Gráficos con varios ejes o gráficos combinados
o 2.4 Crear plantillas para gráficos
3 Clase 3: Excel avanzado – funcionalidades súper útiles
o 3.1 Eliminar duplicados
o 3.2 Filtros avanzado de Excel
o 3.3 Validación de datos
4 Clase 4: Excel avanzado – Gestión y análisis de datos
o 4.1 Tablas dinámicas
o 4.2 Gráficos dinámicos
o 4.3 Obtener datos externos
o 4.4 Análisis de hipótesis
5 Clase 5: Macros de Excel
o 5.1 Grabar una macro
o 5.2 Guardar un libro de Excel con macros
o 5.3 Modificar una macro grabada
6 Clase final del curso de Excel avanzado
o 6.1 Tómate un descanso
6.2 Comparte en las redes sociales
Rastrear precedentes
Rastrear precedentes es una funcionalidad que permite averiguar todas las
celdas que están vinculadas con una fórmula en Excel. Por ejemplo, en la
siguiente imagen, con una fórmula muy sencilla que hace la suma de A1 y
A3 las flechas que se ven son las que van desde las celdas A1 y A3 hasta la
celda seleccionada de la que queremos rastrear los precedentes.
Eliminar flechas
Pero si nos pasamos con el tema rastrear dependientes y precedentes
nuestro Excel se convertirá en una locura innavegable así que convendrá
eliminar dichas flechas. Para ello haz clic en el botón «Quitar flechas» o si lo
prefieres, selecciona del desplegable las flechas que quieras quitar.
EVALUAR FÓRMULA
Esta pequeña funcionalidad es muy poco usada en Excel, pero los usuarios
de Excel avanzado no le tienen miedo, sino todo lo contrario, es una
herramienta muy apreciada que te permite:
Encontrar errores en fórmulas complejas
Entender los resultados parciales en fórmulas anidadas
Ir viendo los resultados dentro de una fórmula poco a poco
Para usar el «evaluador» de fórmulas en Excel deberemos colocarnos justo
encima de la celda que queremos evaluar y hacer clic en el botón «Evaluar
fórmula» dentro del grupo «Auditoría de fórmulas». Una vez hecho clic nos
aparecerá una ventana como la siguiente:
Esta herramienta requiere un poco de práctica para poder usarla, pero no
hay nada en este tutorial avanzado de Excel que nos queramos guardar así
que te lo vamos a contar. Las diferentes funcionalidades son:
Evaluar: haciendo clic sobre este botón verás el resultado de la celda
o función subrayadas. Es muy útil para ir descubriendo los valores
que hay en cada una de las referencias.
Paso a paso para entrar: Si una de las celdas referenciadas tiene a su
vez una serie de fórmulas este botón nos permitirá ver las fórmulas
que hay en dicha fórmula e ir evaluándolas.
Es ideal para tener controladas tus fórmulas de excel más avanzadas.
CREACIÓN DE NOMBRES
Cuando usas un montón de fórmulas (o incluso cuando usas pocas) puede
resultar muy conveniente utilizar los «nombres» de Excel para referirse a un
rango. Este rango puede ser de una sola celda o de un conjunto de celdas.
Por ejemplo, si multiplicamos una serie de valores por el IVA podemos
hacer: =A1*(1,21) o podremos escribir también =A1*(1 + IVA) donde IVA es
un nombre de Excel en el que hemos guardado el valor de una celda o
conjunto de celdas.
Si quieres saber más sobre los «nombres» de Excel te recomiendo que leas
el siguiente artículo sobre el tema: Crear nombres en Excel
OPCIONES DE CÁLCULO DE EXCEL
Hemos considerado que en este curso de Excel avanzado online no debía
faltar una breve explicación sobre las opciones de cálculo de Excel. En
Microsoft Excel podemos modificar cuando hacemos ciertos cálculos. Las
opciones de cálculo son:
Automático: todos los cálculos de las hojas de Excel (fórmulas,
tablas de datos, formato condicional…) se realizarán siempre que se
modifique una celda de Excel. Esto no aplicará para las tablas
dinámicas que a no ser que se modifiquen o se refresquen de manera
manual no se actualizarán.
Automático excepto para tablas de datos: lo anteriormente dicho
excepto para tablas de datos. Las tablas de datos son un método
avanzado de análisis de hipótesis que explicamos en el punto 4 de
este curso de Excel avanzado.
Manual: todas las fórmulas, tablas, y otros elementos que deban
calcularse sólo se calcularán cuando manualmente se haga clic en
esta opción.
La modificación del método de cálculo puede ser especialmente útil en las
siguientes circunstancias:
Cuando exista un gran número de fórmulas normales pero complejas
o varias fórmulas matriciales que requieran de un periodo de cálculo
amplio (con más de 1 décima de segundo cualquier usuario de Excel
se desesperará).
Cuando existan grandes tablas de datos que ralenticen el cálculo del
resto de la hoja de cálculo.
Y en general, cuando exista una circunstancia que haga razonable
cambiar el método de cálculo de manual a automático.
Para acceder a las opciones del método de cálculo iremos a la pestaña
Fórmulas >> Opciones del cálculo (normalmente se encuentra a la derecha
de la pestaña en la esquina superior derecha).
CLASE 3: EXCEL
AVANZADO – FUNCIONALIDADES
SÚPER ÚTILES
Una de las clases más importantes en un curso excel avanzado son las
funcionalidades que puedes descubrir. Quizás ya supieras que existen, pero
nunca te habías atrevido a tocarlas. En este tutorial de Excel avanzado
queremos que aprendas todo lo que puedas para sacarle el máximo partido
a Excel.
Ya sé que son muchas cosas las que estamos explicando en este mega
tutorial de Excel avanzado, pero no te preocupes, no tienes por qué
aprender a usarlas todas hoy. Simplemente saber que existen.
ELIMINAR DUPLICADOS
Hace tiempo grabamos un vídeo que explica perfectamente esta
funcionalidad… te recomiendo que le eches un vistazo. Apenas dura un
minuto y creo que es una muy buena manera de aprender también a usar
Excel.
TABLAS DINÁMICAS
De las tablas dinámicas se ha hablado mucho, muchísimo, pero muy poca
gente se mueve con la soltura que debería para ser un experto en el tema.
Como breve definición te diré: las tablas dinámicas son la manera más
rápida de organizar información sin tener que usar ni una sola función,
simplemente organizando los datos de una tabla de manera súper visual.
Para hacer una tabla dinámica partiremos de una tabla con datos como la
que teníamos en el apartado de filtrar datos, la seleccionaremos e iremos a
la Pestaña Insertar. A la izquierda del todo encontremos un botón que pone
«Tabla dinámica». Haciendo clic en este botón podremos insertar una tabla
dinámica de manera rápida y sencilla en Excel.
Al hacerlo aparecerá un menú como el siguiente:
Una manera muy rápida de ordenar por clases y después según los
nombres. Aunque también lo podríamos haber hecho según las edades. Y
como verás este cambio se tarda en hacer menos de 15 segundos.
ANÁLISIS DE HIPÓTESIS
Las herramientas de análisis y previsión son una de las funcionalidades que
menos uso tienen en Excel, pero para las personas que se pasan el día
haciendo modelización de datos son fundamentales una vez que las
conocen y trabajan con soltura con las mismas. En este curso de Excel
avanzado no pretendemos explicar todas con detalle, pero sí que queremos
explicaros su principal funcionamiento.
Para acceder a estas funcionalidades ve a la pestaña Datos al grupo
Previsión como puedes ver en la siguiente imagen:
Previsión
Dada una serie de datos y una línea temporal, esta funcionalidad te permite
hacer una predicción sobre la tendencia que seguirán los datos. Por
ejemplo, podríamos obtener un gráfico como el siguiente:
y también podemos cambiar a gráfico de columnas
Una vez que le demos al botón crear y hayamos modificado las diferentes
opciones con las que nos prevé Microsoft Excel se generará una hoja de
Excel con un gráfico y todos los datos de la serie que hayamos creado
como puede verse en la siguiente imagen:
Esto nos permitirá jugar con los datos y de esta manera podremos tomar
nuestras propias asunciones con las previsiones.
Administrador de Escenarios
El administrador de escenarios es una herramienta muy potente cuando
tenemos que tomar diferentes hipótesis y tenemos diferentes escenarios
para estas hipótesis. Supongamos que estamos montando un negocio y
queremos tener tres escenarios diferentes con las mismas hipótesis con
valores distintos. Para ello usaremos el administrador de Escenarios donde
crearemos cada uno de nuestros escenarios y daremos valores a las
diferentes hipótesis (que estarán referenciadas a diferentes celdas).
Por ejemplo, podemos tener:
Escenario Negativo
Escenario Normal
Escenario Positivo
Y las hipótesis podrían ser:
Crecimiento esperado
Precio del producto
Número de ventas en el primer mes de lanzamiento
Como puedes ver, la combinación de las diferentes hipótesis puede dar muy
diferentes resultados en función de los valores y para ello creamos los
escenarios como se puede ver en la siguiente imagen:
Utilizando el botón «Resumen» podremos ver una tabla en la que se
resumen los diferentes resultados según cada uno de los valores de las
hipótesis que se han utilizado en los escenarios.
Buscar objetivo
Esta funcionalidad es poco usada pero muy útil para no tener que hacer
tanteos manuales. Nos sirve para identificar automáticamente un valor
complejo sin tener que hacer aproximaciones. Por ejemplo, si queremos
alcanzar un volumen determinado de ingresos un año en nuestro negocio,
pero no sabemos cuántas horas deberemos dedicar entonces usaremos la
herramienta buscar objetivo.
Por ejemplo, si queremos alcanzar un volumen de ingresos de 100.000 € al
año y conocemos el precio que queremos poner a cada hora lo único que
nos faltaría por saber es el número de horas que tendremos que trabajar.
Para ello podremos utilizar dicha herramienta que nos hará el cálculo
automáticamente.
Tabla de datos
Las tablas de datos, son quizás, el elemento más complejo de Excel. Es
similar al uso de los escenarios, pero se calculan en una tabla de Excel y su
cálculo es constante. Lo bueno de las tablas de datos es que puedes tener
una o varias variables que modifican un resultado final y Excel
constantemente actualiza los diferentes resultados de dicha fórmula para el
conjunto de variables definidas.
Si quieres aprender más sobre el uso de Tablas de datos te recomiendo que
le eches un vistazo a este vídeo que es muy fácil de seguir, aunque un poco
largo. En el minuto 9 empieza a explicar cosas muy interesantes sobre
tablas de datos.